Pracownik - prawa i obowiązki

Twoja teczka w kadrach - jak chronić dane osobowe?

9 sierpnia 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 4 głosy

4 głosy

4 komentarze
Twoja teczka w kadrach - jak chronić dane osobowe?
Poradnik na temat ewidencji czasu pracy, teczki akt osobowych, i jak prowadzić akta osobowe. Dowiedz się, jak założyć teczkę osobową i jakie są Twoje prawa jako pracownik.

Każdy pracodawca, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, może domagać się od pracownika podania puli danych osobowych, w tym również numeru PESEL. Dodatkowo, jeżeli w zakładzie pracy funkcjonuje fundusz socjalny i osoba zatrudniona ubiega się o wsparcie, niezbędne będzie, aby przekazała ona informacje o dochodach swojej rodziny. W związku z powyższym, w zależności od sytuacji, teczka danego pracownika może szybko się zapełniać. To rodzi problem dla właściciela zakładu pracy - w jaki sposób powinien on odpowiednio przechowywać dane osobowe swoich podwładnych? I kto ma dostęp do zebranych w teczce informacji?

Akta osobowe

Jako pracownik, możesz zastanawiać się, co zawierają teczki osobowe pracowników i jakie są Twoje prawa w odniesieniu do nich. Akta osobowe, czyli teczka akt osobowych, są zbiorem dokumentów dotyczących pracownika, które pracodawca jest zobowiązany gromadzić. Obejmuje to nie tylko umowę o pracę i dokumenty związane z wynagrodzeniem, ale także wszelkie inne informacje, które są istotne dla zatrudnienia. Dowiedzieć się, jak prowadzić akta osobowe, jest kluczowe dla zarówno pracodawcy, jak i pracownika, aby zapewnić zgodność z prawem i ochronę prywatności.

Wgląd w akta osobowe

Wgląd w akta osobowe jest prawem każdego pracownika. Oznacza to, że masz prawo znać i zrozumieć, jakie informacje są przechowywane w Twojej teczkę osobową. Jeśli masz pytania lub obawy dotyczące dokumentu dotyczącego pracownika, powinieneś mieć możliwość zwrócenia się do pracodawcy lub działu HR o wyjaśnienia. Upewnij się, że znasz swoje prawa i nie krępuj się ich dochodzić, gdyż są one istotną częścią Twojego stosunku pracy.

Założyć teczkę osobową: obowiązki pracodawcy

Założenie teczek osobowych pracowników jest kluczowym obowiązkiem pracodawcy. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale także kwestia organizacji i zarządzania zasobami ludzkimi. Jako pracownik, powinieneś wiedzieć, że Twoje akta pracownika są przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Pracodawca ma obowiązek upewnić się, że wszystkie dokumenty są odpowiednio zorganizowane i chronione, aby zapewnić prywatność i zgodność z prawem. Ta praktyka pomaga w utrzymaniu transparentności i zaufania między pracownikiem a pracodawcą, co jest nieodłączną częścią zdrowego miejsca pracy.

Pracodawca chowa, pracownik sprawdza

Podstawową kwestią jest fakt, że każdy z pracowników powinien mieć dostęp do swoich danych. Osoba zatrudniona powinna kontrolować, czy w dokumentach jej dotyczących nie ma choćby błędów. Co więcej, każdy pracownik ma prawo do wglądu w te papiery, na podstawie których wyliczana jest jego pensja. Pracodawca nie może przy tym zasłaniać się faktem, że jego podwładny nie jest dysponentem tych dokumentów - zgodnie z przepisami, szef jest zobowiązany je udostępnić na każde żądanie swojego pracownika. Ewentualna odmowa pracodawcy będzie złamaniem prawa.

Po pierwsze chronić

Szukasz pracy?

Sortowanie paczek** TYGODNIÓWKI**27,5zł/h* Wyry **

TWG Polska Sp. z o.o.

  • Mikołów
  • 27-28 zł / h
Dodana

Operator wózków widłowych

Zakład Wyrobów Metalowych STRUMET Sp. z o. o.

  • Strumień
Dodana
Dodana

W teczce osobowej każdego pracownika znaleźć można informacje, które są powszechnie znane współpracownikom (choćby imię i nazwisko zatrudnionego), ale można również takie, które wielu z nas wolałoby pozostawić wyłącznie do własnej wiedzy. Mowa tu między innymi o wysokości wynagrodzenia. Nie każdy pracownik chce dzielić się taką informacją z osobami, z którymi pracuje w jednym pomieszczeniu. Warto jednak wiedzieć, że takie dane nie powinny dotrzeć do osób postronnych, jeżeli sam pracownik ich nie ujawni. Dlaczego? Gdyż nikt nieupoważniony nie powinien czytać akt osób postronnych i to pod żadnym pretekstem. Z uwagi na pokusę, warto przy tym zadbać, aby teczki podwładnych były dobrze zabezpieczone.

W biurku szefa

O ile przechowywanie teczek pracowniczych może być problemem, o tyle znacząca część zatrudniających decyduje się na ich przechowywanie we własnym gabinecie. Zalet takiego rozwiązania jest wiele, przede wszystkim jednak nie mają do nich dostępu osoby nieupoważnione. Ponadto, warto zauważyć, że takie rozwiązanie jest po prostu wygodne zwłaszcza wówczas, gdy dane z teczek będą chciały uzyskać osoby do tego uprawnione, w tym inspektorzy. Warto pamiętać, że pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy mają uprawnienia do tego, aby przeglądać teczki osobowe osób zatrudnionych w danym zakładzie pracy pod kątem ich właściwego wypełnienia czy prowadzenia.

Tak nie kontrolujemy pracowników

Trzeba też pamiętać, że za dane identyfikujące bynajmniej nie można uznać tylko tych, które znajdują się w pracowniczej teczce. Otóż, zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem, ewentualne zastosowanie biometrycznych metod badań jest formą zbierania takich danych, które pozwalają na identyfikację pracownika. Choć to popularny i doceniany przez szefów sposób na to, aby sprawdzać, czy pracownicy nie spóźniają się do pracy oraz jak często robią sobie dodatkowe przerwy, trzeba pamiętać, że zastosowanie biometrycznych badań do określenia, ile godzin naprawdę pracują zatrudnieni jest niezgodne z prawem. Taka ewidencja i kontrola czasu pracy, według specjalistów, zbyt daleko ingeruje w prywatność. Z drugiej strony, według Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), jej wykorzystanie może być uzasadnione, ale tylko szczególnymi względami bezpieczeństwa, nie zaś po to, aby sprawdzać pracowników i usprawniać funkcjonowanie firmy.

Ustawodawca na pracodawcę nakłada szereg obowiązków, które związane są z zatrudnianiem pracowników. Poza prowadzeniem akt osobowych, każda firma działająca na rynku powinna prowadzić też ewidencję czasu pracy dla osób zatrudnionych. Informację o tym wymogu znaleźć można w art. 149 § 1 Kodeksu pracy: "Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie". Ponadto, w niektórych zakładach pracy może istnieć konieczność prowadzenia dodatkowej dokumentacji.

Co obejmuje ewidencja czasu pracy?

Z punktu widzenia każdego pracodawcy ważne jest, jaką pulę informacji powinien on zgromadzić w związku z prowadzoną dla każdego pracownika ewidencją czasu pracy. Zgodnie z przepisami obejmować powinna ona:

  • pracę w poszczególnych dobach, w tym również pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej lub w niedzielę i święta,
  • wszelkie dyżury i urlopy,
  • zwolnienie od pracy, wszelkie usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w zakładzie pracy.

Szczególne przepisy dotyczą przy tym świadczenia pracy przez pracowników młodocianych. Otóż, w ich przypadku mowa o czasie, w którym wykonywali pracę przy pracach im wzbronionych, a których to wykonywanie jest dozwolone wyłącznie w celu odbycia przygotowania zawodowego.
Pracodawca musi też pamiętać, że ewidencję powinien prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia każdego z pracowników. Ewentualnym wyjątkiem może być przy tym art. 149 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w stosunku do pracowników, którzy:

  • są objęci systemem zadaniowym czasu pracy,
  • zarządzają w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  • otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej,

nie jest konieczne ewidencjonowanie godzin pracy. To jednak wyjątek - w przypadku pozostałych pracowników podmiot zatrudniający jest zobowiązany ewidencję prowadzić.

Ewidencja czasu pracy może być kłopotliwa

Z punktu widzenia pracodawcy, który zatrudnia pracowników prowadzenie ewidencji czasu pracy może być kłopotliwe. Trzeba pamiętać, że przepisy prawa pracy nie określają wzoru takiego dokumentu. W praktyce oznacza to, że pracodawca sam musi zdecydować, w jaki sposób będzie ją prowadził. Warto przy tym pamiętać, że dopiero w momencie, gdy zostaną w niej uwzględnione wszystkie informacje, które wymienił ustawodawca, inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy nie będą zgłaszali zastrzeżeń. Pracodawcy, którzy mają z tym problem, powinni skontaktować się właśnie z nimi, aby rozwiać swoje wątpliwości.

Temat Opis dla Pracodawcy Opis dla Pracownika Przykład / Wyjątek
Ewidencja czasu pracy Obejmuje godziny pracy, dyżury, urlopy Prawo do dostępu do ewidencji art. 149 § 1 Kodeksu pracy
Akta osobowe Obowiązek gromadzenia dokumentów Prawo do wglądu w akta osobowe  
Założenie teczek osobowych Organizacja i zarządzanie aktami Zrozumienie procesu i praw  

Dodatkowa dokumentacja

Zakład pracy może działać w różnych branżach i zatrudniać pracowników z różnych grup. W zależności od tego choćby, czy firma dostarcza pracownikom odzieży i obuwia roboczego czy środków ochrony indywidualnej, niezbędne jest prowadzenie kart ewidencji. Co więcej, z przepisów prawa pracy wynika również, że pracodawca jest zobowiązany rejestrować wszystkie wypadki, jakie miały miejsce w pracy i prowadzić rejestr zachorowań na choroby zawodowe lub podejrzeń o takie choroby.

Zrozum swoje prawa i obowiązki jako pracownik lub pracodawca w zakresie ewidencji czasu pracy i akt osobowych, aby zapewnić zgodność z prawem i transparentność w miejscu pracy.

Szczególne obowiązki zostały nałożone na pracodawców, których pracownicy świadczą pracę w specyficznym środowisku. Zgodnie z art. 222 § 2 Kodeksu pracy podmiot zatrudniający ma obowiązek rejestrowania wszystkich rodzajów pracy wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszaninami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym. Dodatkowo niezbędne jest prowadzenie rejestru pracowników, którzy zatrudnieni są właśnie przy takich pracach. 

To może Cię również zainteresować

Zarządzanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownik ma prawo do wglądu w akta osobowe?

Tak, pracownik ma prawo do wglądu w swoje akta osobowe i może zwrócić się do pracodawcy o dostęp do nich.

Jak założyć teczkę osobową dla pracownika?

Założenie teczek osobowych pracowników wymaga gromadzenia odpowiednich dokumentów, takich jak umowa o pracę, dokumenty wynagrodzeń i inne informacje związane z zatrudnieniem.

Jakie są obowiązki pracodawcy w zakresie akt osobowych?

Pracodawca jest zobowiązany do gromadzenia, organizowania i przechowywania akt osobowych pracownika w sposób zgodny z prawem.

Czy akta osobowe są poufne?

Tak, akta osobowe są poufne, a dostęp do nich powinien być ograniczony do upoważnionych osób w organizacji.

Gdzie mogę znaleźć więcej informacji na temat prowadzenia akt osobowych?

Więcej informacji na temat prowadzenia akt osobowych można znaleźć w Kodeksie pracy lub skonsultować się z działem HR w swojej firmie.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Albert Turza

Stażysta

Jestem copywriterem w serwisie Aplikuj.pl. Copywritingiem zajmuje się już kilka lat i od zawsze mnie to pasjonowało.

4 komentarze

Frydek

Frydek

Teraz tak wiele się o tym rodo mówi, a w rzeczywistości nie jestem pewny czy to tak dobrze jest chronione.
Rolik

Rolik

Niby są te wszystkie pozwolenia a w gruncie rzeczy wcale to tak nie jest.. Ktoś te dane widzi i wiele ludzi ma możliwość jak chce je zobaczyć.
komórkka kadrowa

komórkka kadrowa

Na pewno moje akta i wszystkie akta pracowników, ważne dokumenty są przechowywane w właściwym, bezpiecznym miejscu. Zakłady pracy mają też archiwa, w których przetrzymują dokumenty..
Cyjan

Cyjan

To jest powszechna praktyka wszystkich. Teraz Jeszce bardziej na to wszystko patrzą by dokładniej chronić takie dane. Dobrze jest wiedzieć jak w konkretnym zakładzie to wygląda.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka