Każdy pracodawca, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, może domagać się od pracownika podania puli danych osobowych, w tym również numeru PESEL. Dodatkowo, jeżeli w zakładzie pracy funkcjonuje fundusz socjalny i osoba zatrudniona ubiega się o wsparcie, niezbędne będzie, aby przekazała ona informacje o dochodach swojej rodziny. W związku z powyższym, w zależności od sytuacji, teczka danego pracownika może szybko się zapełniać. To rodzi problem dla właściciela zakładu pracy ? w jaki sposób powinien on odpowiednio przechowywać dane osobowe swoich podwładnych? I kto ma dostęp do zebranych w teczce informacji?
Pracodawca chowa, pracownik sprawdza
Podstawową kwestią jest fakt, że każdy z pracowników powinien mieć dostęp do swoich danych. Osoba zatrudniona powinna kontrolować, czy w dokumentach jej dotyczących nie ma choćby błędów. Co więcej, każdy pracownik ma prawo do wglądu w te papiery, na podstawie których wyliczana jest jego pensja. Pracodawca nie może przy tym zasłaniać się faktem, że jego podwładny nie jest dysponentem tych dokumentów ? zgodnie z przepisami, szef jest zobowiązany je udostępnić na każde żądanie swojego pracownika. Ewentualna odmowa pracodawcy będzie złamaniem prawa.
Po pierwsze chronić
W teczce osobowej każdego pracownika znaleźć można informacje, które są powszechnie znane współpracownikom (choćby imię i nazwisko zatrudnionego), ale można również takie, które wielu z nas wolałoby pozostawić wyłącznie do własnej wiedzy. Mowa tu między innymi o wysokości wynagrodzenia. Nie każdy pracownik chce dzielić się taką informacją z osobami, z którymi pracuje w jednym pomieszczeniu. Warto jednak wiedzieć, że takie dane nie powinny dotrzeć do osób postronnych, jeżeli sam pracownik ich nie ujawni. Dlaczego? Gdyż nikt nieupoważniony nie powinien czytać akt osób postronnych i to pod żadnym pretekstem. Z uwagi na pokusę, warto przy tym zadbać, aby teczki podwładnych były dobrze zabezpieczone.
W biurku szefa
O ile przechowywanie teczek pracowniczych może być problemem, o tyle znacząca część zatrudniających decyduje się na ich przechowywanie we własnym gabinecie. Zalet takiego rozwiązania jest wiele, przede wszystkim jednak nie mają do nich dostępu osoby nieupoważnione. Ponadto, warto zauważyć, że takie rozwiązanie jest po prostu wygodne zwłaszcza wówczas, gdy dane z teczek będą chciały uzyskać osoby do tego uprawnione, w tym inspektorzy. Warto pamiętać, że pracownicy Państwowej Inspekcji Pracy mają uprawnienia do tego, aby przeglądać teczki osobowe osób zatrudnionych w danym zakładzie pracy pod kątem ich właściwego wypełnienia czy prowadzenia.
Tak nie kontrolujemy pracowników
Trzeba też pamiętać, że za dane identyfikujące bynajmniej nie można uznać tylko tych, które znajdują się w pracowniczej teczce. Otóż, zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem, ewentualne zastosowanie biometrycznych metod badań jest formą zbierania takich danych, które pozwalają na identyfikację pracownika. Choć to popularny i doceniany przez szefów sposób na to, aby sprawdzać, czy pracownicy nie spóźniają się do pracy oraz jak często robią sobie dodatkowe przerwy, trzeba pamiętać, że zastosowanie biometrycznych badań do określenia, ile godzin naprawdę pracują zatrudnieni jest niezgodne z prawem. Taka ewidencja i kontrola czasu pracy, według specjalistów, zbyt daleko ingeruje w prywatność. Z drugiej strony, według Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO), jej wykorzystanie może być uzasadnione, ale tylko szczególnymi względami bezpieczeństwa, nie zaś po to, aby sprawdzać pracowników i usprawniać funkcjonowanie firmy.
To może Cię również zainteresować
