Spis treści
Mogłoby się wydawać, że sporządzenie grafiku nie powinno być takie trudne. Tymczasem pracodawcy muszą przestrzegać licznych przepisów i pamiętać o wielu sprawach w czasie jego układania. Wbrew pozorom nawet w małych zespołach ilość zmiennych jest tak duża, że planowanie czasu pracy może być problematyczne. W takim razie, jak powinien wyglądać harmonogram pracy i co musi zawierać? Przybliżmy temat układania grafiku.
Czym jest grafik czasu pracy?
Zacznijmy od najważniejszej kwestii, czyli tego czym jest grafik czasu pracy? Dokument nazywany także harmonogramem pracy jest w zasadzie rozplanowaniem dni i godzin pracy dla wszystkich pracowników przedsiębiorstwa lub konkretnych zespołów.
Grafik pracy należy ułożyć w taki sposób, aby zaspokoić potrzeby przedsiębiorstwa dotyczące utrzymania ciągłości pracy i sprawnego funkcjonowania. Równocześnie grafik powinien spełniać wszystkie zasady czasu pracy pracownika zawarte w Kodeksie pracy. Dzięki dobrze sporządzonemu harmonogramowi zagwarantuje się zgodne z prawem funkcjonowanie firmy.
Zgodnie z art. 129 § 3 Kodeksu pracy należy przekazać pracownikom harmonogram czasu pracy najpóźniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie. Grafik powinien zostać przekazany w formie pisemnej lub elektronicznej. W praktyce często wprowadza się zmiany w grafiku odpowiadające zmieniającej się sytuacji i nagłym potrzebom przedsiębiorstwa. Jednak nie w każdym przypadku jest to dozwolone.
Nie wszyscy pracodawcy muszą sporządzać grafik pracowniczy. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorstw, w których wszyscy pracownicy pracują w takich samych godzinach, czyli występuje tzw. sztywny czas pracy.
- rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy lub umowy o pracę;
- pracownik świadczy pracę w zadaniowym systemie pracy;
- pracownika na jego wniosek dotyczy ruchomy system pracy;
- pracownika na jego pisemny wniosek dotyczy indywidualny rozkład czasu pracy.
Grafik pracy - jak go stworzyć i co powinien zawierać?
Osoba odpowiedzialna za stworzenie grafiku, czyli harmonogramu pracy w zakładzie musi uwzględnić w nim wiele czynników określonych przepisami prawa. Zanim zacznie się tworzyć grafik pracy należy dobrze zapoznać się ze wszystkimi wymogami prawnymi.
- system czasu pracy obowiązujący w firmie;
- wymiar czasu pracy, każdego z pracowników;
- obowiązującą dobę pracowniczą;
- obowiązujące odpoczynki dobowe;
- obowiązujące odpoczynki tygodniowe;
- 5-dniowy tydzień pracy;
- obowiązek zagwarantowania wolnej niedzieli przynajmniej raz na 4 tygodnie;
- dni wolne od pracy;
- urlopy uwzględnione w planie urlopowym.
Planowanie grafiku pracowniczego należy rozpocząć od ustalenia ilości godzin, jakie powinni przepracować poszczególni pracownicy w danym okresie rozliczeniowym. Należy pamiętać, że ze względu na różną ilość dni wolnych w każdym miesiącu liczba godzin będzie się różnić. Jakie czynniki wpływające na grafik musimy wziąć pod uwagę?
Wymiar czasu pracy - pracodawca musi określić, ile godzin pracownicy powinni przepracować w danym okresie rozliczeniowym. W tym celu należy pomnożyć 40 godzin normy tygodniowej przez ilość pełnych tygodni w okresie rozliczeniowym. Następnie do wyniku dodajemy do końca okresu rozliczeniowego pozostałe dni robocze w wymiarze 8 godzin za każdy. Od całości należy odliczyć 8 godzin, za każdy dzień wolny przypadający w innym dniu niż niedziela. Wynik oblicza się proporcjonalnie dla niepełnoetatowców.
Doba pracownicza - każdy pracownik nie może zacząć pracy wcześniej niż po upływie 24 godzin od rozpoczęcia pracy dnia poprzedniego. W skrócie zatrudniona osoba może zacząć pracę kolejnego dnia najwcześniej o takiej samej godzinie, jak w dniu poprzednim.
Odpoczynki dobowe - zgodnie z art. 132 Kodeksu pracy odpoczynek dobowy musi wynieść co najmniej 11 godzin. Tyle musi trwać nieprzerwany odpoczynek pomiędzy kolejnymi dniami pracy. Ten przepis oraz zachowanie doby pracowniczej oznaczają, że pracownik nie może pracować na dobę więcej niż 13 godzin.
Odpoczynki tygodniowe - pracownikom należy się 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku od pracy pomiędzy tygodniami pracy. W pewnych przypadkach można skrócić ten czas do 24 godzin. Np. w sytuacji zmiany pory wykonywania pracy związanej z przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy.
5-dniowy tydzień pracy oraz jedna wolna niedziela - planując grafik należy uwzględniać 5-dniowy tydzień pracy, a w razie odstępstw w kolejnym tygodniu pracownikowi należy skrócić tydzień. Jeżeli zatrudniony będzie świadczył pracę przez 6 dni w tygodniu, to w kolejnym powinien wykonywać pracę przez 4 dni. Art. 151 Kodeksu pracy gwarantuje pracownikom wykonującym pracę w niedziele przynajmniej jedną wolną niedzielę w przeciągu czterech tygodni.
urlopy i dni wolne od pracy - harmonogram pracy musi uwzględniać urlopy wydawane zgodnie z planem urlopowym lub wnioskami pracowników. Oczywiście konieczne jest także wzięcie pod uwagę dni ustawowo wolnych, których nie ma wiele w roku, ale muszą być respektowane, chyba że chodzi o pracę dozwoloną w święta.
Układanie grafiku - planowanie efektywnej pracy zespołu
Planowanie grafiku to nie tylko dbanie o zgodność ze wszystkimi przepisami oraz rozkładami czasu pracy poszczególnych pracowników. Przede wszystkim celem dobrze skonstruowanego harmonogramu jest zapewnienie sprawnego działania przedsiębiorstwa.
Grafik pracowniczy musi zapewnić zasoby ludzkie do wykonywania pracy koniecznej dla utrzymania ciągłości funkcjonowania zakładu. W efekcie jego przygotowaniem powinna się zajmować osoba bardzo dobrze znająca specyfikę przedsiębiorstwa, rynku na jakim funkcjonuje czy konkretnego działu. Szczególnie ważne jest to w przypadku handlu. Sklepy notują podwyższony ruch w różnych porach dnia, czy tygodnia. W grafiku należy odpowiednio ująć potrzeby zwiększonego ruchu.
Niezwykle ważne jest zwracanie uwagi na sezonowe okresy wymagające pracy na większych obrotach. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie grafiku powinna na odpowiednie dni i i godziny pracy kierować większe zasoby ludzkie. Celem harmonogramu jest zapewnienie, jak najbardziej efektywnej pracy zespołu. Nie można sobie pozwolić na sytuację, w której zabraknie rąk do pracy w najbardziej potrzebnym momencie.
Warto przed rozpoczęciem prac nad grafikiem ocenić, w jakich dniach i godzinach konieczne będzie zwiększenie obsady sklepu czy działu. Powinno się również pamiętać o odpowiednim rozłożeniu osób funkcyjnych, które w czasie pracy muszą poprowadzić zespół. Czasem drobne przeoczenia w grafiku mogą mieć poważne konsekwencje.
Wzór grafiku pracy
Samodzielne przygotowanie grafiku jest czasochłonne i może przysparzać problemów. Dobrym pomysłem jest skorzystanie z gotowego wzoru harmonogramu czasu pracy. W sieci można znaleźć liczne publikacje pozwalające na szybkie i sprawne uzupełnienie wszystkich danych.
Darmowy grafik pracy można pobrać między innymi ze strony pakietu Microsoft Office. Popularną formą przygotowania grafiku pracowniczego jest wykonanie go właśnie za pomocą narzędzi pakietu Office. Szczególnie za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel, które pozwalają między innymi na automatyczne zliczanie godzin, co pomaga w przejrzysty sposób kontrolować zaplanowany czas pracy.
Grafik tygodniowy wzór:
Na rynku można także znaleźć wyspecjalizowane oprogramowanie przeznaczone właśnie do tworzenia harmonogramów czasu pracy. Takie aplikacje znacząco usprawniają planowanie czasu pracy oraz mają wbudowane narzędzia zabezpieczające przed złamaniem przepisów poprzez niedotrzymanie odpoczynków dobowych lub tygodniowych. W tym wypadku jednak potrzebna będzie pewna inwestycja ze strony pracodawcy.
Grafik pracy zmianowej
Charakter wielu przedsiębiorstw wymusza stworzenie harmonogramu pracy zmianowej. Wynika to z faktu, że pory świadczenia usług przez pracownika zmieniają się po upływie określonego czasu. W takim przypadku ułożony grafik powinien obejmować cały okres rozliczeniowy. Najczęściej stosuje się harmonogramy miesięczne lub trzymiesięczne.
Pracodawca musi dostarczyć harmonogram pracy zmianowej pracownikom na 7 dni przed tym jak zacznie on obowiązywać. Ewentualne zmiany czasu pracy są w tym wypadku bardzo ograniczone i nie wolno ich wprowadzać, aby manipulować ilością nadgodzin. Nie wolno redukować ilości nadgodzin przez zmiany w obowiązującym grafiku.
Przykładowy grafik pracy na 2 zmiany:
Rozkład czasu pracy na miesiąc ……………………………….. rok …………………..
Legenda:
I – zmiana ……………….………….
II – zmiana ………………….……….
III – zmiana ……………………..……
N – zmiana nocna ……………..……
Dw – dzień wolny od pracy wynikający z 5-dniowego tygodnia pracy
Wn – dzień wolny za niedzielę
Wś – dzień wolny za święto
Źródło: https://www.infor.pl/
Rozkład czasu pracy, a harmonogram
Omawiając grafiki pracownicze, nie sposób nie wspomnieć o niezwykle ważnej różnicy między pojęciami rozkładu czasu pracy i harmonogramu czasu pracy. Bardzo często oba pojęcia są stosowane naprzemiennie, ale jest to błąd.
Rozkład czasu pracy jest de facto systemem, w jakim funkcjonuje dany zakład. Przedsiębiorstwa mogą bowiem pracować w innym systemie niż podstawowy obejmujący 5-dniowy tydzień pracy po 8 godzin dziennie.
Harmonogram czasu pracy jest już szczegółową listą dni oraz godzin, w jakich konkretni pracownicy wykonują swoje obowiązki. To harmonogram nazywa się popularnie grafikiem pracy. Należy pamiętać, że stosuje się go zawsze przy pracy zmianowej, czyli w sytuacji, gdy po upływie określonego czasu zmienia się pora świadczenia usług przez pracownika. Każdy pracownik musi otrzymać harmonogram ściśle określający plan pracy na dany okres rozliczeniowy.
Wiedząc te rzeczy, możecie przystąpić do tworzenia grafiku pracowniczego. Pamiętajcie jednak, aby zwracać uwagę na wszystkie przepisy ujęte w Kodeksie pracy i przepisach prawa pracy.