Podróże służbowe dotyczą coraz większej ilości osób wykonujących takie zawody jak przedstawiciel handlowy, inżynier, archeolog czy koordynator imprez i eventów. Przepisy dotyczące diet krajowych reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2013 roku. Dotyczą one głównie przedsiębiorstw państwowych i samorządowych. Prywatne firmy również muszą ich przestrzegać, jeśli w wewnętrznych regulaminach lub umowie o pracę nie zostały zawarte zasady zwrotów kosztu podróży służbowych.
Diety krajowe – komu i w jakiej sytuacji się należą?
Dieta krajowa przysługuje właścicielom firm oraz ich pracownikom. Podstawowym warunkiem otrzymania tego typu świadczenia jest ścisły związek podróży służbowej z działalnością danego przedsiębiorstwa. Głównym kryterium, jakie bierze się pod uwagę podczas przyznawania diety, jest czas trwania wyjazdu. Dieta może być również przyznana podczas delegacji zagranicznej. W celu wyeliminowania wątpliwości co do rozliczenia zwrotu kosztów, warto spisać dokument, w którym będą zawarte informacje odnośnie daty wyjazdu, miejsca pobytu, celu, czasu trwania delegacji oraz środku transportu.
Istnieją jednak sytuacje, w których dieta nie jest przyznawana. Nie należy się ona między innymi pracownikowi, który w miejscu delegacji posiada mieszkanie lub miejsce stałego/tymczasowego pobytu. Podobnie jest wtedy, kiedy dana osoba nie przebywa w wyznaczonej lokalizacji albo ma zapewnione bezpłatne codzienne wyżywienie. Dieta nie jest także naliczana w momencie trwania podróży, czyli tzw. dni w drodze z jednej miejscowości do drugiej. Pracownik może wtedy jedynie starać się o zwrot kosztów paliwa i amortyzacji pojazdu.
Wysokość diety krajowej
Wysokość diety krajowej w 2018 roku wyniosła 30 zł za dobę podróży. Jeżeli wyjazd służbowy trwa mniej niż 8 godzin, to dieta nie jest naliczana. Z kolei, gdy trwa od 8 do 12 godzin, to pracownikowi należy się 50% całej kwoty. Pełne 30 zł otrzymuje się w wypadku podróży przekraczającej 12 godzin. Jeśli delegacja trwa więcej niż jedną dobę, to za każde kolejne pełne 24 godziny przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę trwającą mniej niż 8 godzin pracownik otrzymuje 15 zł. Dieta krajowa może zostać również pomniejszona. W razie otrzymania bezpłatnego śniadania lub kolacji, jej kwota zmniejsza się o 25%, zaś bezpłatnego obiadu o 50%.
Należy pamiętać, że jeśli pracownik jest zatrudniony w prywatnym przedsiębiorstwie, to wysokość diety krajowej nie może być niższa niż określona w rozporządzeniu dotyczącym firm państwowych. Rozliczenia dokonuje się na podstawie rachunków i faktur, które potwierdzają wydatki pracownika. Musi on złożyć je w terminie do 14 dni od powrotu z delegacji. W momencie, kiedy pracownikowi nie przysługuje dieta krajowa, może on starać się o zwrot kosztów. Po okazaniu rachunków, biletów lub faktur, ma szansę na odzyskanie pieniędzy za różne wydatki – między innymi za przejazd płatnymi drogami i autostradami czy parkingi.
W Internecie można znaleźć kalkulatory diet krajowych, które pomagają w obliczeniu kosztów wyjazdu służbowego. Dane, jakie należy podać, to między innymi data wyjazdu i przyjazdu, posiłki zapewnione przez pracodawcę czy ilość pełnych lub niepełnych dób. Dzięki temu pracodawca może oszacować, ile będzie kosztował go wyjazd pracownika, a z kolei zatrudnionego, z jakimi kosztami musi się liczyć, aby mieć przy sobie odpowiednią ilość pieniędzy. Jeśli dana osoba nie posiada środków, które umożliwiłyby jej wyjazd służbowy, może zwrócić się do pracodawcy z prośbą o zaliczkę.
Diety krajowe obowiązują na terenie Polski. A co w sytuacji, gdy wyjazd odbywa się poza granicami? Wówczas koszty diety różnią się pomiędzy poszczególnymi państwami. Na przykład jej wysokość we Francji wynosi 50 euro, w Stanach Zjednoczonych 59 dolarów, a w Wielkiej Brytanii 35 funtów za dobę. Podobnie jak w przypadku diety krajowej, podczas podróży trwającej ponad 12 godzin, osobie oddelegowanej przysługuje pełna jej suma. Jeśli natomiast trwa mniej niż 8 godzin, będzie to 1/3 całej kwoty, a jeśli jej długość waha się między 8 a 12 godzin, to 50%. Jeśli firma zapewnia całodzienne bezpłatne wyżywienie, to pracownikowi przysługuje 25% jej sumy. Jeśli zapewnione było tylko śniadanie, to od całości diety odejmuje się 15%, zaś jeśli obiad lub kolacja to 50%. W sytuacji, kiedy delegacja przebiega przez kilka krajów, to pracodawca może ustalić kilka państw docelowych.
Diety hotelowe
Pracownikowi będącemu w podróży służbowej, przysługuje również dieta hotelowa. Może on starać się o zwrot kosztów noclegu po okazaniu rachunku. Warunkiem w tym przypadku jest to, aby cena za jedną noc nie przekraczała dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 zł. Jeśli pracownik nie będzie posiadał dowodu potwierdzającego kosztów pobytu w hotelu, to przysługuje mu ryczałt za każdą noc w wysokości 45 zł. Dotyczy to tylko sytuacji, w której nocleg trwał minimum 6 godzin i trwał między godziną 21 a 7 rano.
Inaczej niż w przypadku diety krajowej oblicza się czas trwania podróży służbowej. W sytuacji wyjazdu za granicę, brany jest pod uwagę środek transportu. Podczas poruszania się drogą lądową, liczy się moment przekroczenia granicy państwa, zarówno w jedną, jak i w drugą stronę. Czas wyjazdu drogą lotniczą to moment startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju. Z kolei moment przyjazdu to chwila, z którą samolot ląduje na pierwszym lotnisku w Polsce. Podobnie sytuacja wygląda podczas poruszania się drogą morską. W tym wypadku bierze się pod uwagę moment wypłynięcia lub wpłynięcia statku (lub promu) do portu znajdującego się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Limity kosztów noclegu za granicą są różne dla poszczególnych państw. Przykładowo, we Francji wynosi on 180 euro, w Stanach Zjednoczonych zazwyczaj 200 dolarów, jednak za pobyt w Nowym Jorku 350 dolarów, a w Waszyngtonie 300 dolarów. Z kolei w Wielkiej Brytanii wartość maksymalna to 200 funtów. Jeśli pracownik nie okaże rachunku lub faktury za nocleg, przysługuje mu ryczałt wynoszący 25% limitu.
Jak widać, zasady przyznawania diety krajowej lub hotelowej nie są takie trudne. Dodatkowym ułatwieniem są kalkulatory, które pomagają dokonywać wszystkich niezbędnych obliczeń. Państwowa Inspekcja Pracy wydała również broszurę zawierającą wszystkie podstawowe informacje dotyczące diety krajowej, hotelowej i zagranicznej. Jest ona dostępna na oficjalnej stronie PIP w formacie PDF.
To może Cię również zainteresować
