Szkolenia i rozwój

Multitasking i zarządzanie czasem: wykonywanie zadań w pracy

3 lipca 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 9 głosów

9 głosów

5 komentarzy
Multitasking i zarządzanie czasem: wykonywanie zadań w pracy
Odkryj, jak multitasking wpływa na efektywność pracy i zarządzanie czasem. Dowiedz się, jak skutecznie wykonywać zadania, aby zwiększyć swoją produktywność w pracy.

Pojęcie multitasking pochodzi od wyrażenia „computer multitasking”, które związane jest z cechą systemu operacyjnego wykonującego wiele procesów w tym samym czasie. Różnica polega na tym, że maszyny zostały stworzone do wielozadaniowości, a człowiek niekoniecznie. Według naukowców i psychologów, ludzki mózg nie posiada zdolności do pełnej koncentracji na kilku rzeczach naraz. Oczywiście można składać pranie, jednocześnie oglądając telewizor. Nie są to jednak czynności wymagające wysiłku umysłowego i skupienia, które potrzebne są w miejscu pracy.

Multitasking – czy da się tak pracować?

Pracownik, który potrafi robić kilka rzeczy jednocześnie to marzenie wielu pracodawców. Jednak niewielu z nich wie, że wymagając od swojego zespołu wielozadaniowości może zaszkodzić nie tylko pracownikom, lecz również firmie. Co więcej naukowcy przekonują, że multitasking to tylko iluzja. Robiąc kilka rzeczy naraz, tak naprawdę przełączamy się z wykonywania jednej czynności na drugą. Badania pokazują, że skutkuje to utratą nawet 30% czasu, który moglibyśmy spożytkować na dokończenie poprzedniego zadania. Jest to około 20-25 minut – tyle nasz mózg potrzebuje, aby ponownie skupić się na przerwanej wcześniej czynności. Biorąc pod uwagę ośmiogodzinny tryb pracy, marnujemy w ten sposób od półtorej do dwóch godzin.

Wielozadaniowość źle wpływa również na naszą koncentrację. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Londynie pokazały, że przełączając się między zadaniami tracimy około 15% z naszego IQ. Nasze możliwości wykonywania dalszej pracy można porównać wówczas do osoby, która nie spała całą noc. Ponadto wykonując wiele czynności naraz nasze mózgi stają się przeciążone, przez co pracujemy wolniej i mniej dokładnie. Wtedy możemy również popełniać więcej błędów lub szybciej się dekoncentrować.

Pamiętaj, że efektywność w pracy nie zależy od ilości zadań, które wykonujesz jednocześnie, ale od jakości i efektywności wykonanych zadań.

Szukasz pracy?

Budowlaniec - Dam Prace

Van Vugt Verhuur BV

  • Mazowieckie
Dodana
Aplikuj bez CV

AML Analyst with German

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Kraków
Dodana

Specjalista ds. IT

NVH POLAND Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Młodszy analityk ds. bankowości z niemieckim

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Kraków
Dodana

Specjalista ds.  Utrzymania Ruchu

Wörwag Pharma Operations Sp. z o.o.

  • Konstantynów Łódzki
Dodana

Multitasking w miejscu pracy może również wprowadzać chaos oraz przeładowanie informacjami. Jeśli pracownik będzie rozproszony wieloma zadaniami, może okazać się, że nie dokończy on ani jednego z nich. Nadmiar bodźców negatywnie wpływa również na jego pamięć, a także umiejętność określania priorytetów. Ponadto długotrwała wielozadaniowość w miejscu pracy prowadzi do wysokiego poziomu stresu. Konsekwencją w tym wypadku może być wypalenie zawodowe, które sprawi, że dany pracownik nie będzie miał motywacji do wykonywania powierzonych mu obowiązków. Dodatkowo pracując nad wieloma projektami naraz zwiększa się produkcja kortyzolu. Hormon ten nadmiernie stymuluje mózg, przez co szybciej odczuwamy zmęczenie.

Co jest lepsze umiejętność wykonywania zadań, czy multitasking?

Niektóre badania sugerują, że wykonywanie zadań jednocześnie może być skuteczne, ale tylko wtedy, gdy zadania są dość proste i nie wymagają intensywnego skupienia. Dlatego pracownicy muszą rozwijać umiejętność rozpoznawania, które zadania mogą być wykonane jednocześnie bez uszczerbku dla efektywności pracy. To może wymagać czasu i praktyki, ale na dłuższą metę może przynieść znaczne korzyści.

Pracownicy muszą również zrozumieć, że wartość ich pracy nie jest mierzona ilością zadań, które wykonują jednocześnie, ale efektem wykonywanych zadań. Często skoncentrowanie się na jednym zadaniu i wykonanie go dobrze jest znacznie bardziej wartościowe niż próba wykonania kilku zadań jednocześnie, ale z mniejszą skutecznością.

Czy multitasking wpływa na wydajność pracy?

Wszystkie powyższe czynniki mają duży wpływ na wydajność pracownika. Badania pokazują, że wykonując wiele czynności jednocześnie nasza efektywność spada aż o 40%. Jednak multitasking to pułapka, w którą wpada coraz więcej osób. Robimy dużo rzeczy i mamy wrażenie, że jesteśmy bardziej produktywni. Jest to chwilowe złudzenie spowodowane hormonem szczęścia, jaki aktywujesię podczas skończenia każdego małego zadania. Sprawia on, że przez chwilę czujemy się dobrze. Naukowcy porównują to do mamienia naszego mózgu cukierkami.

Osoby wykonujące wiele czynności jednocześnie częściej popełniają błędy, pomijają ważne informacje, stają się nieprecyzyjni, podejmują nietrafione decyzje, a także nie potrafią oszacować, ile czasu zajmie im wykonanie jakiegoś zadania. Ich wydajność w pracy stale się obniża, co widoczne jest również w kontaktach z klientami. Taki pracownik nie jest w stanie utrzymać stuprocentowej uwagi na swoim rozmówcy, przez co wypada mniej profesjonalnie w jego oczach.

Mimo, że multitasking nie wydaje się najlepszą opcją pracy, to niestety w dzisiejszych czasach nie da się go uniknąć. Istnieją jednak sposoby na to, aby mimo to zwiększyć swoją wydajność. Pierwszym kluczowym elementem jest konsekwencja. Można na przykład ustalić o jakiej porze dnia sprawdzamy pocztę. Najlepiej jest robić to 3 razy dziennie. Po przyjściu do pracy, w trakcie oraz przed samym wyjściem. Dzięki temu nie będziemy co chwilę przerywać wykonywanego zadania. Inną pomocną techniką jest technika zwana Pomodoro. Polega ona na robieniu 25-minutowych interwałów, podczas których wykonujemy poszczególne czynności. Ważne jest, aby w tym czasie robić tylko jedną rzecz, a dopiero później przejść do następnej. Wydajność pracy podczas multitaskingu można również polepszyć dzięki ustalaniu priorytetów, harmonogramów i planowaniu. Pomocne jest także ustalenie jakie zadania możemy wykonywać równocześnie bez spadku wydajności. Mogą być to na przykład projekty dotyczące podobnych tematów. Dobrą porą na wielozadaniowość jest poranek. Postarajmy się więc, aby większa ilość czynności przypadała właśnie na tę porę dnia.

W ciągu dnia, kiedy odczuwamy największe zmęczenie, róbmy każdą czynność po kolei. Zredukuje to szansę na popełnienie błędu. Ostatnią wskazówką dotyczącą zwiększenia wydajności pracy podczas multitaskingu są notatki. Zapisujmy pomysły oraz informacje dotyczące każdego zadania. Mogą one dotyczyć tego co musimy jeszcze sprawdzić, zmodyfikować, zmienić lub poprawić. Jest to ważne, ponieważ w natłoku pracy bardzo często umykają nam detale.

Zarządzanie czasem i multitasking, dwa pojęcia, jedno znaczenie?

Multitasking jest często kojarzony z efektywnym zarządzaniem czasem. Może to wynikać z wyobrażenia, że wykonywanie wielu zadań jednocześnie oznacza więcej pracy wykonanej w krótszym czasie. Jednakże, jak wcześniej omówiono, wielozadaniowość często prowadzi do zmniejszenia efektywności pracy, a tym samym do gorszego wykorzystania czasu. To dlatego umiejętne zarządzanie czasem jest kluczowe dla każdego pracownika.

Zarządzanie czasem nie polega na wykonywaniu jak najwięcej zadań jednocześnie, ale na efektywnym wykorzystaniu dostępnego czasu do realizacji zadań. To oznacza priorytetyzację zadań, planowanie swojego dnia i robienie przerw, aby umysł mógł się zregenerować. Przerwy są szczególnie ważne w kontekście multitaskingu, ponieważ pomagają zresetować umysł i przywrócić jego skupienie.

Sprawdź mity na temat multitaskingu

Na temat multitaskingu krąży wiele mitów, jednak trzy z nich są najpopularniejsze. Pierwszy dotyczy tego, że wielozadaniowość w każdym przypadku jest zła. Nie jest to do końca prawda. Jest on dobry na przykład podczas pracy nad trudnym lub wymagającym zwiększonego wysiłku projektem. Podczas jego wykonywania przełączenie się na mniej wymagające zadanie jest nawet wskazane. Dzięki temu nasz umysł ma szanse się zresetować i odpocząć.

Kolejny mitem jest to, że żaden człowiek nie jest w stanie wykonywać kilku rzeczy naraz z dużą efektywnością. Uniwersytet Newcastle w Australii przeprowadził eksperyment dotyczący podzielności uwagi. Okazało się, że około 2% badanych było w stanie wykonywać kilka zadań jednocześnie bez spadku efektywności. W niektórych przypadkach ich wydajność nawet wzrastała. Takie osoby nazywane są super askerami.

Ostatnim mitem jest to, że wielozadaniowości można się nauczyć. Badania dotyczące tego tematu przeprowadził australijski neuropsycholog Paul E. Dux. Dzięki neuroobrazowaniu stwierdził on, że mimo intensywnych treningów umysłowych człowiek nie jest w stanie nauczyć się wielozadaniowości. Z kolei inna badaczka stwierdziła, że minimalna szansa na rozwinięcie się tej kompetencji istnieje jedynie u dzieci do 16-17 roku życia.

Jak widać multitasking to złożone zagadnienie, które wymaga od pracodawcy indywidualnego podejścia. Każdy pracownik powinien mieć prawo do decydowania o tym, ile zadań jednocześnie może wykonywać. Na szczęście coraz więcej firm zaczyna zwracać na to uwagę. Aby pomóc swoim pracownikom stwarzają na przykład strefy rekreacyjne w miejscu pracy. Dzięki temu mogą się oni zrelaksować i wrócić do obowiązków ze świeżym umysłem.

Ostatecznie, multitasking to tylko jeden z aspektów skutecznego wykonywania pracy. Aby naprawdę zwiększyć swoją produktywność, musisz rozwijać szereg umiejętności, takich jak zarządzanie czasem, organizacja, komunikacja i zdolność do skupienia się na jednym zadaniu. Pamiętaj, że jakość Twojej pracy zawsze powinna być priorytetem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy multitasking jest efektywnym sposobem wykonywania zadań?

Mimo że multitasking może wydawać się efektywnym narzędziem, może prowadzić do zmniejszenia efektywności pracy i gorszego zarządzania czasem.

Jak zarządzanie czasem wpływa na wykonywanie zadań jednocześnie?

Dobre zarządzanie czasem polega na efektywnym wykorzystaniu dostępnego czasu do realizacji zadań, a nie na wykonywaniu jak najwięcej zadań jednocześnie.

Jak mogę poprawić moją umiejętność wykonywania zadań?

Możesz to zrobić poprzez priorytetyzację zadań, planowanie swojego dnia i robienie przerw, aby umysł mógł się zregenerować.

Czy jakość moich zadań cierpi, gdy wykonuję ich wiele jednocześnie?

Tak, jakość wykonanych zadań może spaść, jeśli próbujesz robić zbyt wiele rzeczy naraz.

Co jest ważniejsze: ilość zadań, które wykonuję, czy jakość mojej pracy?

Jakość Twojej pracy zawsze powinna być priorytetem. Skupienie się na jednym zadaniu i wykonanie go dobrze jest znacznie bardziej wartościowe niż próba wykonania kilku zadań jednocześnie, ale z mniejszą skutecznością.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Robert Ćwiertnia

Student

Cześć! Jestem Robert i  jestem copywriterem dla  serwisu Aplikuj.pl. Od kilku lat moją pracą jest pisanie artykułów,
Pasjonuję się  prawem pracy i wszystkimi powiązanymi z nimi tematami.

5 komentarzy

Eugenia

Eugenia

Zgadzam się z Lucyną. Artykuł interesujący. Przyznaję szczerze, że z pojęciem Multitasking spotkałam się pierwszy raz. Wykonywanie różnych czynności jednocześnie i to niezwiązanych ze sobą to "wielki dar", wspaniała umiejętność. Ja takiej umiejętności nie posiadam.
Lucyna

Lucyna

Ciekawy artykuł, ale pojęcie zawarte w artykule dla mało kogo znane. Multitasking ogólnikowo mówiąc, to wykonywanie kilku zadań jednocześnie. Według mnie multitasking w miejscu pracy przynosi chaos. Nie jetem znawca w tym temacie - przeczytajcie sobie ten artykuł.
Marta

Marta

Wydajność ma znaczenie. Zamiast szkolić pracowników i oczekiwać ich doskonałego wykonania, daj im szansę na porażkę. Niech wykorzystają to, czego się nauczyli, bez obaw o konsekwencje, jeśli popełnią kilka błędów.
HR2

HR2

Osoby takie są bardzo potrzebne w firmie. Często potrzebna jest dla nich pomoc w postaci asystenta. Wszystko zależy od firmy i jej profitów oraz działania. To dobra sytuacja.
Fibi

Fibi

Ciekawa sprawa, zawsze interesowało mnie co znaczy to pojęcie. Z pewnością dla wielu jest to pomocne, ale każdy ma inne umiejętności, ktoś artytsyczne, ktoś matematyczne. Obrze, że jest różnorodność.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.