Twoje wsparcie w rekrutacji
Znajdź wymarzoną
ofertę pracy i APLIKUJ
OGŁOSZEŃ: 925        SUBSKRYBUJE: 7446
Tematy, które interesują czytelników:  Praca w urzędzie, Odstąpienie od umowy, Pytania na rozmowie

Multitasking - jak sobie z nim radzić w pracy

Multitasking - jak sobie z nim radzić w pracy
Według definicji multitasking to umiejętność wykonywania kilku, niezwiązanych ze sobą czynności jednocześnie. Polskim odpowiednikiem tego słowa jest wielozadaniowość. Umiejętność ta ceniona przez pracodawców, dlatego też bardzo często pojawia się ona w ofertach rekrutacyjnych. Jednak czy rzeczywiście ten sposób pracy jest najbardziej efektywny? Sprawdźmy.

Pojęcie multitasking pochodzi od wyrażenia „computer multitasking”, które związane jest z cechą systemu operacyjnego wykonującego wiele procesów w tym samym czasie. Różnica polega na tym, że maszyny zostały stworzone do wielozadaniowości. Z kolei, według naukowców i psychologów, ludzki mózg nie posiada zdolności do pełnej koncentracji na kilku rzeczach naraz. Oczywiście można składać pranie, jednocześnie oglądając telewizor. Nie są to jednak czynności wymagające wysiłku umysłowego i skupienia, które potrzebne są w miejscu pracy.  
 

Multitasking – czy da się tak pracować?
 

Pracownik, który potrafi robić kilka rzeczy jednocześnie to marzenie wielu pracodawców. Jednak niewielu z nich wie, że wymagając od swojego zespołu wielozadaniowości może zaszkodzić nie tylko pracownikom, lecz również firmie. Co więcej naukowcy przekonują, że multitasking to tylko iluzja. Robiąc kilka rzeczy naraz, tak naprawdę przełączamy się z wykonywania jednej czynności na drugą. Badania pokazują, że skutkuje to utratą nawet 30% czasu, który moglibyśmy spożytkować na dokończenie poprzedniego zadania. Jest to około 20-25 minut – tyle nasz mózg potrzebuje, aby ponownie skupić się na przerwanej wcześniej czynności. Biorąc pod uwagę ośmiogodzinny tryb pracy, marnujemy w ten sposób od półtorej do dwóch godzin.

Wielozadaniowość źle wpływa również na naszą koncentrację. Badania przeprowadzone na Uniwersytecie w Londynie pokazały, że przełączając się między zadaniami tracimy około 15% z naszego IQ. Nasze możliwości wykonywania dalszej pracy można porównać wówczas do osoby, która nie spała całą noc. Ponadto wykonując wiele czynności naraz nasze mózgi stają się przeciążone, przez co pracujemy wolniej i mniej dokładnie. Wtedy możemy również popełniać więcej błędów lub szybciej się dekoncentrować.

Multitasking w miejscu pracy może również wprowadzać chaos oraz przeładowanie informacjami. Jeśli pracownik będzie rozproszony wieloma zadaniami, może okazać się, że nie dokończy on ani jednego z nich. Nadmiar bodźców negatywnie wpływa również na jego pamięć, a także umiejętność określania priorytetów. Ponadto długotrwała wielozadaniowość w miejscu pracy prowadzi do wysokiego poziomu stresu. Konsekwencją w tym wypadku może być wypalenie zawodowe, które sprawi, że dany pracownik nie będzie miał motywacji do wykonywania powierzonych mu obowiązków. Dodatkowo pracując nad wieloma projektami naraz zwiększa się produkcja kortyzolu. Hormon ten nadmiernie stymuluje mózg, przez co szybciej odczuwamy zmęczenie.
 

Wydajność pracy a multitasking
 

Wszystkie powyższe czynniki mają duży wpływ na wydajność pracownika. Badania pokazują, że wykonując wiele czynności jednocześnie nasza efektywność spada aż o 40%. Jednak multitasking to pułapka, w którą wpada coraz więcej osób. Robimy dużo rzeczy i mamy wrażenie, że jesteśmy bardziej produktywni. Jest to chwilowe złudzenie spowodowane hormonem szczęścia, jaki aktywujesię podczas skończenia każdego małego zadania. Sprawia on, że przez chwilę czujemy się dobrze. Naukowcy porównują to do mamienia naszego mózgu cukierkami.

Osoby wykonujące wiele czynności jednocześnie częściej popełniają błędy, pomijają ważne informacje, stają się nieprecyzyjni, podejmują nietrafione decyzje, a także nie potrafią oszacować, ile czasu zajmie im wykonanie jakiegoś zadania. Ich wydajność w pracy stale się obniża, co widoczne jest również w kontaktach z klientami. Taki pracownik nie jest w stanie utrzymać stuprocentowej uwagi na swoim rozmówcy, przez co wypada mniej profesjonalnie w jego oczach.

Mimo, że multitasking nie wydaje się najlepszą opcją pracy, to niestety w dzisiejszych czasach nie da się go uniknąć. Istnieją jednak sposoby na to, aby mimo to zwiększyć swoją wydajność. Pierwszym kluczowym elementem jest konsekwencja. Można na przykład ustalić o jakiej porze dnia sprawdzamy pocztę. Najlepiej jest robić to 3 razy dziennie. Po przyjściu do pracy, w trakcie oraz przed samym wyjściem. Dzięki temu nie będziemy co chwilę przerywać wykonywanego zadania. Inną pomocną techniką jest technika zwana Pomodoro. Polega ona na robieniu 25-minutowych interwałów, podczas których wykonujemy poszczególne czynności. Ważne jest, aby w tym czasie robić tylko jedną rzecz, a dopiero później przejść do następnej. Wydajność pracy podczas multitaskingu można również polepszyć dzięki ustalaniu priorytetów, harmonogramów i planowaniu. Pomocne jest także ustalenie jakie zadania możemy wykonywać równocześnie bez spadku wydajności. Mogą być to na przykład projekty dotyczące podobnych tematów. Dobrą porą na wielozadaniowość jest poranek. Postarajmy się więc, aby większa ilość czynności przypadała właśnie na tę porę dnia.

W ciągu dnia, kiedy odczuwamy największe zmęczenie, róbmy każdą czynność po kolei. Zredukuje to szansę na popełnienie błędu. Ostatnią wskazówką dotyczącą zwiększenia wydajności pracy podczas multitaskingu są notatki. Zapisujmy pomysły oraz informacje dotyczące każdego zadania. Mogą one dotyczyć tego co musimy jeszcze sprawdzić, zmodyfikować, zmienić lub poprawić. Jest to ważne, ponieważ w natłoku pracy bardzo często umykają nam detale.
 

Mity na temat multitaskingu
 

Na temat multitaskingu krąży wiele mitów, jednak trzy z nich są najpopularniejsze. Pierwszy dotyczy tego, że wielozadaniowość w każdym przypadku jest zła. Nie jest to do końca prawda. Jest on dobry na przykład podczas pracy nad trudnym lub wymagającym zwiększonego wysiłku projektem. Podczas jego wykonywania przełączenie się na mniej wymagające zadanie jest nawet wskazane. Dzięki temu nasz umysł ma szanse się zresetować i odpocząć.

Kolejny mitem jest to, że żaden człowiek nie jest w stanie wykonywać kilku rzeczy naraz z dużą efektywnością. Uniwersytet Newcastle w Australii przeprowadził eksperyment dotyczący podzielności uwagi. Okazało się, że około 2% badanych było w stanie wykonywać kilka zadań jednocześnie bez spadku efektywności. W niektórych przypadkach ich wydajność nawet wzrastała. Takie osoby nazywane są super askerami.

Ostatnim mitem jest to, że wielozadaniowości można się nauczyć. Badania dotyczące tego tematu przeprowadził australijski neuropsycholog Paul E. Dux. Dzięki neuroobrazowaniu stwierdził on, że mimo intensywnych treningów umysłowych człowiek nie jest w stanie nauczyć się wielozadaniowości. Z kolei inna badaczka stwierdziła, że minimalna szansa na rozwinięcie się tej kompetencji istnieje jedynie u dzieci do 16-17 roku życia.

Jak widać multitasking to złożone zagadnienie, które wymaga od pracodawcy indywidualnego podejścia. Każdy pracownik powinien mieć prawo do decydowania o tym, ile zadań jednocześnie może wykonywać. Na szczęście coraz więcej firm zaczyna zwracać na to uwagę. Aby pomóc swoim pracownikom stwarzają na przykład strefy rekreacyjne w miejscu pracy. Dzięki temu mogą się oni zrelaksować i wrócić do obowiązków ze świeżym umysłem.
Oceń ten wpis
Multitasking - jak sobie z nim radzić w pracy
Ocena: 3.5, liczba głosów: 9

Zobacz inne porady

Opinie

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.