Twoje wsparcie w rekrutacji

Jak korzystać ze sprzętu służbowego?

Jak korzystać ze sprzętu służbowego?
Świadczenie pracy na niektórych stanowiskach wymaga odpowiednich narzędzi. Telefony komórkowe, samochody czy też komputery służbowe są jednymi z najczęściej wykorzystywanych urządzeń, których codziennie używa mnóstwo pracowników. Warto jednak pamiętać, że korzystanie z nich powinno być zgodne z regulaminem firmy. W przeciwnym przypadku pracownik może ponieść surowe konsekwencje.

Obowiązki pracodawcy względem sprzętu służbowego

Zatrudniający jest zobowiązany dostarczyć swoim podwładnym wszelkich urządzeń, maszyn czy też środków, które niezbędne są do prawidłowego wykonywania pracy. W praktyce coraz częściej oznacza to właśnie sprzęt służbowy. Komputer, telefon czy drukarka to urządzenia, które pojawiają się na praktycznie każdym pracowniczym biurku. Ponadto, zatrudniający, który chce, aby podwładni prawidłowo posługiwali się powierzonym im sprzętem, powinien zadbać o sporządzenie stosownych zapisów w regulaminie zakładu pracy. Dzięki temu będzie mógł egzekwować określone zachowania.

W przepisach zakładowych zatrudniający ma nie tylko szansę na uregulowanie sposobu korzystania przez pracowników ze służbowego sprzętu, ale również może umieścić stosowne przepisy dotyczące monitorowania przez niego stanu urządzeń. Dodatkowo może także wskazać, że kontrola obejmować będzie sposób wykorzystywania przez pracowników sprzętów, które otrzymali oni do dyspozycji i wykonywania określonych poleceń służbowych na danym stanowisku. Takie postępowanie zabezpiecza ewentualne roszczenia pracodawcy, które wynikać będą z ewentualnego niedostosowania się pracowników do zapisów, które znalazły się w przepisach zakładowych czy też regulaminie.

 

Używanie sprzętu służbowego do celów prywatnych

Wydaje się, że największym problemem pracodawców jest ewentualne korzystanie przez pracowników ze służbowego sprzętu w celach prywatnych. W takim przypadku chodzi zarówno o użytkowanie komputera do sprawdzania swojej poczty elektronicznej, jak i ewentualnego rozmawiania przez telefon w celu załatwienia spraw, które nie są bezpośrednio związane z pracą świadczoną dla danego pracodawcy. W takim przypadku ? w zależności od firmy ? w regulaminie znaleźć mogą się różne zapisy. Część zatrudniających definitywnie zabrania pracownikom wykorzystywania sprzętu służbowego, część zaś ? z uwagi na ograniczone możliwości monitorowania każdego pracownika ? ustanawia limity. Najczęściej spotykanymi są kwotowe ograniczenia ? pracownik może, dla przykładu, w celach prywatnych dzwonić do pewnej kwoty, zaś rachunek taki pokrywa pracodawca. Przekroczenie ustalonego limitu powoduje jednocześnie, że to sam zainteresowany musi uiścić stosowną opłatę. Jeszcze inną możliwością jest żądanie pracodawcy, aby to zatrudniony pokrył wszelkie rachunki, które związane są z jego prywatnymi rozmowami. Równie często ograniczenia ? na wzór powyższych ? stosuje się, gdy pracownik otrzymał do dyspozycji samochód służbowy. I wówczas w interesie pracodawcy jest uregulowanie możliwości wykorzystywania z pojazdu przez świadczącego pracę w celach ściśle prywatnych.

To Cię powinno też zainteresować: Prawa pracownika - nawet nie wiesz, ile Ci się należy

 

 Korzystanie ze sprzętu służbowego przez pracowników mobilnych

O ile w biurze pracodawca może wychwycić wszelkie grzeszki swoich pracowników, o tyle trudnością jest ewentualne monitorowanie czasu pracy i korzystanie ze służbowego sprzętu w celach niezwiązanych bezpośrednio z pracą wówczas, gdy pracownik jest tak zwanym pracownikiem mobilnym. Mowa o takiej sytuacji, w której zatrudniony świadczy pracę poza zakładem pracy. Może to dotyczyć choćby windykatorów terenowych czy tez przedstawicieli handlowych, którzy nieustannie przemieszczają się w terenie. Ich czas pracy nie ma zazwyczaj ściśle określonych godzin i bardzo często przemieszany jest z czasem prywatnym. Pojawia się tu zatem nie tylko problem ewidencjonowania czasu pracy, ale również właśnie używania sprzętu służbowego. Wobec powyższego, zwłaszcza w takiej sytuacji, pracodawca powinien dążyć do uregulowania wszelkich powyżej omawianych kwestii. Dzięki temu nie będzie ponosił ewentualnych kosztów związanych bezpośrednio z nieuczciwym rozliczaniem przez pracownika rachunków za korzystanie z telefonu służbowego czy też samochodu.

 

Odpowiedzialność pracownika za powierzony sprzęt

Osobnym problemem, który pojawia się przy omawianiu kwestii związanych z korzystaniem przez pracownika ze służbowego sprzętu jest jego odpowiedzialność za zniszczenie urządzeń czy ich zgubienie. Z badań, które przeprowadzone zostały na zlecenie firmy Panasonic wynika, że 21% pracowników przyznaje, iż powierzone im przez przełożonego urządzenia mobilne traktuje gorzej niż własny sprzęt. Taki wynik jasno pokazuje, że to właśnie w interesie pracowników jest ewentualne zadbanie o uregulowanie wszystkich kwestii w zakładowych przepisach.

Zgodnie z art. 211§3 Kodeksu pracy, pracownik jest zobowiązany do dbania o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu. Ponadto, w przypadku, gdy do uszkodzenia dochodzi z winy pracownika, zatrudniający ma prawo dochodzić od niego odszkodowania. Jest tak w myśl art. 124§1 Kodeksu pracy, który wskazuje, że pracownik odpowiada na zasadzie winy za nienależytą pieczę nad powierzonym mu mieniem. I tak, brak odpowiedniej ochrony powierzonego mienia, jak i powstała na skutek tego szkoda, będą w pełni uzasadniały odpowiedzialność pracownika. Wyjątkiem będzie sytuacja, w której zatrudniony udowodni, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, jak również w wyniku braku zapewnienia przez pracodawcę warunków, które umożliwiałyby zabezpieczenie powierzonego mienia.

 

Reguły korzystania ze sprzętu służbowego

Zarówno w Kodeksie pracy, jak i w innych ustawach i rozporządzeniach związanych z prawem pracy, nie ma norm, które dotyczyłyby zasad korzystania przez pracowników ze sprzętu służbowego. W Kodeksie pracy można znaleźć tylko przepisy ogólne, związane z odpowiedzialnością materialną pracownika w przypadku wyrządzenia szkody w mieniu należącym do pracodawcy. W przepisach nie ma jednak szczegółowych uregulowań, dlatego to od pracodawcy zależy, jak będą te kwestie unormowane. Reguły mogą znaleźć się zarówno w osobnym regulaminie, jak i w istniejących przepisach zakładowych czy w umowie o pracę. Podstawą jest oczywiście protokół zdawczo odbiorczy sprzętu służbowego, który musi zostać każdorazowo podpisany przez upoważnionych pracowników.

Oczywiście pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych. Pracownik jest natomiast zobowiązany do wykorzystywania ich w zgodzie z przeznaczeniem i poszanowaniem zasady własności, a także na rzecz pracodawcy. Potwierdzeniem tego zobowiązania jest protokół zdawczo-odbiorczy sprzętu dla pracownika. W takim dokumencie należy zaznaczyć, że przekazany sprzęt ma służyć wyłącznie do wykonywania czynności służbowych, a pracownik musi rozliczyć się z powierzonego mienia na żądanie pracodawcy. Często znajduje się tam także zapis, iż w razie uszkodzenia lub zniszczenia mienia pracownik ma obowiązek okazać i zwrócić składnik tego mienia.

Obecnie najczęściej przekazywanym sprzętem są laptopy oraz telefony komórkowe. W takiej sytuacji pracownik podpisuje protokół przekazania telefonu służbowego lub laptopa. Pracodawca ma prawo wyciągnąć konsekwencje w stosunku do pracownika, który używa sprzętu służbowego do własnych potrzeb. Oczywiście żaden rozsądny pracodawca nie będzie awanturował się o wykonanie prywatnej rozmowy telefonicznej czy wysłanie prywatnego maila ze sprzętu służbowego, ale już wyjazd na wakacje służbowym samochodem może stanowić podstawę do rozwiązania umowy o pracę. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku korzystania ze służbowego laptopa do prowadzenia własnej działalności gospodarczej.

Oceń ten wpis
Jak korzystać ze sprzętu służbowego?
Ocena: 3.6, liczba głosów: 29

Opinie

grafik komp.
2019-05-22, 13:46
Każdy pracownik zazwyczaj pracuje na jakimś sprzęcie. Zazwyczaj jest on materialnie odpowiedzialny za taki sprzęt. Ja mam do dyspozycji w pracy komputer, na wyjazdy laptop, komórkę. Ponadto mam drukarkę wieloczynnościową, skaner. Dbam o ten sprzęt. Nawet uważam, że on jest "mój". To moje narzędzie pracy.
Wedia
2019-05-08, 11:20
No zgodnie z zasadami :) To przecież jest narzędzie do pracy i tak jak w pracy fizycznej to i biurowej sprzęt wykorzystuje się przecież zgodnie z przeznaczeniem bo jak?:)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.