Pracodawca - prawa i obowiązki

Ochrona i Przetwarzanie Danych Osobowych w Pracy

10 sierpnia 2023

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 11 głosów

11 głosów

3 komentarze
Ochrona i Przetwarzanie Danych Osobowych w Pracy
Jak działa ochrony danych osobowych w miejscu pracy? Poznaj kluczowe informacje o przetwarzaniu danych kandydata, RODO i odpowiedzialności w tej dziedzinie.

Kodeks pracy i inne ustawy dokładnie regulują kwestie danych, jakie pracodawca może zebrać od swoich podwładnych. Warto zauważyć, że ustawa o danych osobowych dokładnie instruuje - również podmioty zatrudniające - o tym, w jaki sposób powinny one zadbać o dane swoich pracowników. Poza bowiem danymi, które dotyczą osoby zatrudnionej, pracodawca może również dysponować np. imionami, nazwiskami i datami urodzenia dzieci pracownika (w sytuacji, gdy takie dane są niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień, jakie zostały przewidziane w prawie pracy).

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika

Dla każdego pracodawcy, ważne jest, aby rozumieć konieczność uzyskania zgody na przetwarzanie danych osobowych swojego pracownika. W świecie cyfrowym, gdzie ochrona danych osobowych w pracy jest kluczowa, zgoda ta stanowi podstawę prawną do przetwarzania danych. W przypadku, gdy pracownik nie udzieli zgody, pracodawca musi szanować jego wybór i nie może przetwarzać jego danych bez ważnego powodu, tzn. bez istnienia innej podstawy prawnej.

Służbowe dane pracownika

Różnica między danymi osobowymi a danymi służbowymi pracownika jest subtelna, ale kluczowa dla pracodawców. Dane służbowe, takie jak adres e-mail czy numer telefonu służbowego, są niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa i komunikacji wewnętrznej. Chociaż mogą być one uważane za dane osobowe w pewnych kontekstach, ich przetwarzanie jest często dozwolone w celu realizacji umowy o pracę. Niemniej jednak ważne jest, aby pracodawcy byli świadomi odpowiedzialności związanej z przechowywaniem i ochroną tych danych.

"Dla skutecznej ochrony danych pracowników, pracodawcy powinni znać i stosować się do obowiązujących przepisów oraz najlepszych praktyk branżowych."

Ochrona danych osobowych w pracy

Szukasz pracy?
Dodana

Operator wózków widłowych

Zakład Wyrobów Metalowych STRUMET Sp. z o. o.

  • Strumień
Dodana

Operator wózka widłowego

Atus Group sp. z o.o. Sp. k.

  • Sadkowa Góra
Dodana
Dodana

Sortowanie paczek** TYGODNIÓWKI**27,5zł/h* Wyry **

TWG Polska Sp. z o.o.

  • Mikołów
  • 27-28 zł / h
Dodana

W dobie rosnącej cyfryzacji i regulacji prawnych takich jak RODO, ochrona danych osobowych pracownika w miejscu pracy jest nie tylko obowiązkiem, ale też kwestią zaufania i profesjonalizmu. Wykorzystując nowoczesne technologie i odpowiednie praktyki, pracodawcy mogą zabezpieczyć się przed naruszeniami oraz zapewnić, że wszystkie dane są chronione zgodnie z najwyższymi standardami. To z kolei wpływa na postrzeganie firmy jako wiarygodnej i odpowiedzialnej w oczach pracowników oraz klientów.

Kategoria Opis Przykład Wskazówki dla pracodawców
Zgoda na przetwarzanie danych Podstawa prawna do przetwarzania danych pracownika. Uzyskanie zgody przed gromadzeniem danych CV kandydata. Szanuj wybór pracownika i przetwarzaj dane tylko wtedy, gdy istnieje ważna podstawa prawna.
Służbowe dane pracownika Różnica między danymi osobowymi a służbowymi. Adres e-mail, numer telefonu służbowego. Zapewnij odpowiednie przechowywanie i ochronę tych danych.
Ochrona danych w pracy Zabezpieczenie informacji zgodnie z RODO. Nowoczesne technologie, odpowiednie praktyki. Dbaj o reputację firmy, zapewniając najwyższe standardy ochrony.
Przetwarzanie danych pracownika Przechowywanie, przetwarzanie i ochrona danych. Dane osobowe kandydata podczas procesu rekrutacji. Inwestuj w szkolenia i systemy dla odpowiedzialnego zarządzania danymi.

Pierwsze informacje przy rekrutacji

Już na etapie rekrutacji podmiot zatrudniający zaczyna gromadzić pierwsze dane na temat swoich potencjalnych pracowników. Warto zauważyć, że wysłanie przez osobę zainteresowaną swojego CV czy listu motywacyjnego sprawia, że pracodawca dysponuje już całkiem sporą ilości danych. Mowa tu nie tylko o danych osobowych, ale również wykształceniu czy dotychczasowej ścieżce zawodowej kandydata. Utarło się przy tym, że poza wskazanymi w Kodeksie pracy informacji, większość bezrobotnych wzbogaca CV również choćby o numer telefonu kontaktowego. W momencie zaś, gdy kandydat staje się pracownikiem, pracodawca może pozyskiwać informacje również o jego najbliższych, np. dzieciach. ,

Dane wrażliwe, czyli jakie?

Pracodawca, choć może wymagać podania wielu danych, zasadniczo nie może gromadzić informacji tzw. wrażliwych czy tych, które odnoszą się bezpośrednio do życia osobistego pracownika. Czym są dane wrażliwe? Często określa się je mianem danych sensytywnych i - co ważne - terminy te są potocznymi, gdyż nie występują w ustawie o ochronie danych osobowych. Za takie dane ustawa o ochronie danych osobowych uznaje pulę danych, które dotyczą m.in. informacji o:

  • pochodzeniu rasowym lub etnicznym,
  • stanie zdrowia, życiu seksualnym czy kodzie genetycznym,
  • przynależności wyznaniowej, partyjnej lub związkowej,
  • poglądów politycznych.

Wyjątkiem jest przy tym sytuacja, gdy pracownik chce skorzystać choćby z funduszu socjalnego, który działa w zakładzie pracy. Wówczas może zostać zobowiązany do dostarczenia informacji np. o zarobkach swojego małżonka.

Czasem pracodawca musi wiedzieć

W zakresie omawiania problemu gromadzenia i przetwarzania danych osobowych przez pracodawców, uwagę należy zwrócić na sytuację choćby osób niepełnosprawnych. Fakt, że pracownik nie poinformuje o swojej niepełnosprawności pracodawcy, wpływa niekorzystnie na jego uprawnienia. W sytuacji, gdy jego przełożony nie ma wiedzy w tym względzie, pracownik nie może liczyć choćby na dodatkową przerwę. Czasem zatem w interesie pracownika leży to, aby przekazać szczegółowe informacje. Co więcej, w niektórych przypadkach również pracodawca ma możliwość zażądać danych o stanie zdrowia pracownika. Może to być podyktowane chęcią przestrzegania przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Dostęp do danych

O ile od ogólnej zasady gromadzenia danych istnieje wiele wyjątków, o tyle nie ma ich w temacie dostępu do danych osobowych zgromadzonych przez pracodawcę. Ustawodawca przewiduje, że wszelkie zgromadzone dane podlegają szczególnej ochronie. Oznacza to, że podmiot zatrudniający - jako ich administrator - powinien odpowiednio zadbać, aby dostęp do nich był ograniczony dla osób postronnych. W praktyce tylko pracodawca i zainteresowany pracownik powinni mieć dostęp do danych osobowych.

To może Cię również zainteresować

Zarządzanie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Najczęściej zadawane pytania

Czym jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych?

To formalne zezwolenie dane przez osobę, aby jej dane osobowe były przetwarzane w określonym celu. W kontekście pracy, jest to kluczowe dla pracodawców, którzy chcą przetwarzać dane swoich pracowników.

Co to są służbowe dane pracownika?

To dane związane z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, takie jak adres e-mail czy numer telefonu służbowego pracownika.

Jak można zapewnić ochronę danych osobowych w pracy?

Pracodawcy powinni stosować się do przepisów RODO, korzystać z nowoczesnych technologii i wdrażać najlepsze praktyki branżowe.

W jaki sposób przetwarza się dane kandydata i pracownika?

Dane te są przechowywane, przetwarzane i chronione zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kluczowe jest zapewnienie, że wszelkie informacje są bezpieczne i nie są naruszane.

Jakie są kluczowe aspekty przetwarzania danych pracownika?

Ważne jest przestrzeganie przepisów, zapewnienie odpowiedniej ochrony danych, a także zapewnienie, że pracownicy są świadomi swoich praw i obowiązków w tym zakresie.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Albert Turza

Stażysta

Jestem copywriterem w serwisie Aplikuj.pl. Copywritingiem zajmuje się już kilka lat i od zawsze mnie to pasjonowało.

3 komentarze

Jarosłąw

Jarosłąw

Na pewno pracodawca z samego CV już wie, jakie wykształcenie ma pracownik ubiegający się o pracę, jakie przebył kursy i szkolenia przydatne do wykonywanej pracy i zna pracownika ścieżkę zawodową pracownika. Powinien tez wiedzieć, jakie języki obce zna pracownik.
pracownik UT

pracownik UT

Co pracodawca powinien wiedzieć o swoich pracownikach, mówią odpowiednie przepisy. Aktualnie obowiązuje i o tym należy pamiętać RODO. Nie wolno pracodawcy pytać się pracownika m.in. o jego poglądy polityczne, wyznaniowe....
Grzesiek

Grzesiek

Rodo wiele też zmieniło w tym zakresie. Dane muszą być zgodne z obowiązującym prawem. Poza tym pracownicy wielokrotnie muszą te zgodny podpisywać gdy jest aktualizacja.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka