„Jesteś zwolniony” w SMS-ie. Czy takie wypowiedzenie jest skuteczne?

W prawie pracy liczy się nie tylko to, co pracodawca chciał zakomunikować, lecz także treść oświadczenia, sposób jego złożenia, umocowanie osoby składającej takie oświadczenie oraz możliwość wykazania daty i faktu jego doręczenia.

Krótka odpowiedź brzmi: najczęściej SMS może doprowadzić do rozwiązania umowy, ale z naruszeniem przepisów kodeksu pracy dotyczących wypowiadania umów o pracę.

W konsekwencji pracownik może odwołać się do sądu pracy i żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania.

Ryzyko rośnie, gdy wiadomość nie zawiera przyczyny, pouczenia o prawie do odwołania, została wysłana przez osobę nieumocowaną albo trafiła do pracownika objętego szczególną ochroną.

„Jaka forma? Co mówi art. 30 § 3 k.p.”

Punktem wyjścia jest art. 30 § 3 k.p., zgodnie z którym oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę albo o jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

Wykładnia art. 30 § 3 k.p. jest uzupełniana przez art. 300 k.p. oraz przepisy Kodeksu cywilnego o formach czynności prawnych. Forma pisemna w rozumieniu art. 78 k.c. co do zasady wymaga własnoręcznego podpisu pod treścią oświadczenia.

Równoważna jej forma elektroniczna, o której mowa w art. 78¹ k.c., wymaga opatrzenia dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie wystarczy wpisanie imienia i nazwiska w stopce e-maila, użycie grafiki podpisu, wklejenie skanu podpisu ani samo zalogowanie się do służbowego systemu.

SMS, e-mail bez kwalifikowanego podpisu, wiadomość w WhatsAppie, Messengerze lub Teamsie, a także skan podpisanego pisma przesłany jako załącznik, mogą spełniać wymogi formy dokumentowej z art. 77² k.c., jeżeli umożliwiają ustalenie osoby składającej oświadczenie i zapoznanie się z jego treścią.

Nie oznacza to jednak zachowania formy pisemnej. Dlatego nie należy przyjmować, że skoro wiadomość można zapisać, wydrukować i przedstawić w sądzie, to automatycznie spełnia ona wymóg z art. 30 § 3 k.p.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 kwietnia 2024 r. (II PSKP 86/22): SMS bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie spełnia wymogu formy pisemnej.

Forma to dopiero pierwszy test prawidłowości

Nawet prawidłowo podpisane pismo może być wadliwe, jeżeli nie spełnia pozostałych wymogów.

Zgodnie z art. 30 § 4 k.p. pracodawca ma obowiązek wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę zawartej zarówno na czas nieokreślony, jak i na czas określony, a także przyczynę rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

Przyczyna powinna być konkretna, rzeczywista i zrozumiała, nie może być pozorna ani ogólnikowa. W postępowaniu sądowym pracodawca nie może zastąpić przyczyny zakomunikowanej pracownikowi inną podstawą faktyczną.

Pismo powinno zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy, o którym mowa w art. 30 § 5 k.p.

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, trzeba przeprowadzić wymaganą konsultację, w szczególności na podstawie art. 38 k.p. przy wypowiedzeniu oraz art. 52 § 3 k.p. przy rozwiązaniu dyscyplinarnym.

Przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia z winy pracownika dodatkowo kluczowy jest miesięczny termin z art. 52 § 2 k.p., liczony od uzyskania przez osobę uprawnioną, dostatecznie wiarygodnej wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie.

Przed upływem tego terminu oświadczenie musi dojść do pracownika tak, aby mógł zapoznać się z jego treścią.

„Wadliwe, ale skuteczne” – kluczowa zasada prawa pracy

Utrwalone orzecznictwo Sądu Najwyższego odróżnia skuteczność oświadczenia rozwiązującego stosunek pracy od jego zgodności z prawem.

Naruszenie art. 30 § 3 k.p. nie powoduje nieważności oświadczenia: czynność może doprowadzić do ustania zatrudnienia, a pracownikowi przysługują roszczenia przewidziane w Kodeksie pracy.

Sąd Najwyższy uznawał za skuteczne, choć wadliwe, nawet ustne oświadczenie przekazane przez bezpośredniego przełożonego (wyrok z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98), a w sprawie II PSKP 86/22 przyjął, że umowa rozwiązała się w dniu otrzymania SMS-a.

W relacji pracowniczej naruszenie formy jest przede wszystkim podstawą zakwestionowania zgodności czynności z prawem.

W praktyce pracodawca może więc osiągnąć zamierzony skutek w postaci ustania zatrudnienia, ale jednocześnie otworzyć pracownikowi drogę do procesu sądowego.

Kiedy SMS dochodzi do pracownika?

Skuteczność oświadczenia ocenia się na podstawie art. 61 § 1 i 2 k.c. w zw. z art. 300 k.p.: jest ono złożone, gdy doszło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią.

Nie jest konieczne wykazanie, że adresat faktycznie przeczytał wiadomość, lecz nadawca powinien udowodnić stworzenie realnej możliwości zapoznania się z nią.

W odniesieniu do SMS-a nie należy formułować automatycznej reguły, że skutek następuje już w chwili technicznego dostarczenia na urządzenie, gdyż znaczenie ma także rzeczywisty dostęp pracownika do telefonu.

W każdym sporze trzeba ustalić okoliczności faktyczne: czy numer był aktualny, czy telefon pozostawał w dyspozycji pracownika, czy wiadomość została dostarczona, czy nadawca otrzymał potwierdzenie, czy treść nie była usunięta lub zmieniona oraz czy kanał był wykorzystywany do komunikacji służbowej.

Sam zrzut ekranu z telefonu pracodawcy może nie wystarczyć do wykazania, że wiadomość rzeczywiście dotarła do właściwej osoby.

„Nie przychodź jutro” – polecenie czy rozwiązanie umowy?

Nie każda wiadomość o zaprzestaniu przychodzenia do pracy jest oświadczeniem o rozwiązaniu umowy. Oświadczenie woli musi być dostatecznie jednoznaczne.

Sformułowanie „Od jutra jesteś zwolniony” zwykle wskazuje na zamiar natychmiastowego zakończenia zatrudnienia, choć nadal może być sporne, czy chodzi o wypowiedzenie, czy rozwiązanie bez wypowiedzenia.

Wiadomości „Nie przychodź jutro”, „Musimy się rozstać, pogadamy” albo „Na razie zostań w domu” mogą być tylko poleceniem organizacyjnym, zapowiedzią rozmowy albo decyzją o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy.

HR powinien analizować całą konwersację, wcześniejsze ustalenia i zachowanie stron po wysłaniu wiadomości. Jeżeli pracodawca twierdzi, że doszło do wypowiedzenia, powinien wykazać nie tylko treść komunikatu, lecz także jego sens w konkretnym kontekście.

Wątpliwości interpretacyjne są szczególnie ryzykowne, gdy pracodawca nie sporządził następnie żadnego dokumentu porządkującego sytuację.

Czy kierownik miał prawo zwolnić?

Pracodawcą jest podmiot zatrudniający, ale w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy może wykonywać osoba lub organ zarządzający albo inna wyznaczona do tego osoba, zgodnie z art. 3¹ k.p.

Kierownik zmiany może mieć umocowanie do bieżącego organizowania pracy, lecz nie musi być uprawniony do składania oświadczeń o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy.

Zakres umocowania może wynikać z regulaminu, struktury organizacyjnej, uchwały, pełnomocnictwa indywidualnego albo utrwalonej praktyki.

Brak umocowania nie powinien być pomijany tylko dlatego, że wiadomość pochodzi z firmowego numeru.

Trzeba ustalić, czy osoba składająca oświadczenie była uprawniona na podstawie art. 3¹ k.p. albo stosownego umocowania oraz czy pracodawca później potwierdził czynność.

„Ile kosztuje SMS?” – roszczenia pracownika

Naruszenie formy nie jest neutralnym błędem technicznym. Pracownik może zakwestionować wypowiedzenie albo rozwiązanie bez wypowiedzenia, a sąd oceni zgodność całej czynności z przepisami.

Wymóg formy narusza się niezależnie od tego, czy pracodawca miał uzasadniony powód rozstania.

Innymi słowy, nawet rzeczywista przyczyna, która mogłaby uzasadniać zakończenie zatrudnienia, nie usuwa problemu wysłania decyzji wyłącznie SMS-em.

Wypowiedzenie: przywrócenie albo odszkodowanie

Przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony pracownik może na podstawie art. 45 § 1 k.p. żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeżeli umowa już się rozwiązała – przywrócenia do pracy albo odszkodowania, jeżeli wypowiedzenie narusza przepisy lub jest nieuzasadnione.

Odszkodowanie określa art. 47¹ k.p., a jego ustawowe ramy wiążą się z wynagrodzeniem za okres od dwóch tygodni do trzech miesięcy, nie niższym jednak niż wynagrodzenie za okres wypowiedzenia. Konkretna kwota zależy od wynagrodzenia, długości okresu wypowiedzenia i ustaleń sądu.

Jeżeli sąd przywróci pracownika do pracy, może powstać obowiązek wypłaty wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy na zasadach z art. 47 k.p.

Przywrócenie oznacza również konieczność odtworzenia relacji zatrudnienia, rozliczenia dokumentacji oraz zmierzenia się z praktycznym problemem dalszej współpracy.

Sąd może uznać przywrócenie za niemożliwe lub niecelowe i zamiast tego orzec odszkodowanie na podstawie art. 45 § 2 k.p., z zastrzeżeniem ochrony przewidzianej w § 3. Nie jest to jednak automatyczna sankcja za każdy błąd formalny, lecz ocena konkretnego sporu.

Także przy wypowiedzeniu umowy na czas określony punktem wyjścia jest obecnie art. 45 k.p. Pracownik może żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu, przywrócenia do pracy albo odszkodowania.

Jeżeli przed wydaniem orzeczenia upłynął umówiony termin zakończenia umowy albo przywrócenie byłoby niewskazane ze względu na krótki czas pozostały do tego terminu, przysługuje wyłącznie odszkodowanie (art. 45 § 2 zdanie drugie k.p.) – za czas, do którego umowa miała trwać, nie więcej niż za trzy miesiące (art. 47¹ zdanie drugie k.p.).

Wiadomość „Od jutra jesteś zwolniony” najczęściej zostanie odczytana jako natychmiastowe rozwiązanie umowy, czyli rozwiązanie bez wypowiedzenia.

Wtedy roszczenia pracownika wynikają nie z art. 45, lecz z art. 56 k.p., który mówi:

Przy umowie na czas określony art. 59 k.p. przewiduje wyłącznie odszkodowanie (w wysokości z art. 58 k.p.), jeżeli umowa już wygasła albo do jej końca zostało niewiele czasu.

Jeżeli natomiast pracownik wróci do pracy, otrzyma wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy – zgodnie z art. 57 § 1 k.p. „nie więcej jednak niż za 3 miesiące i nie mniej niż za 1 miesiąc”, a w przypadku pracowników w wieku przedemerytalnym i kobiet w ciąży lub na urlopie macierzyńskim – za cały ten czas (art. 57 § 2 k.p.).

„Zegar tyka” – 21 dni na odwołanie

Zgodnie z art. 264 § 1 i 2 k.p. pracownik ma co do zasady 21 dni na wniesienie odwołania od wypowiedzenia albo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

W typowej sytuacji termin będzie liczony od dnia, w którym pracownik otrzymał wiadomość zawierającą jednoznaczne oświadczenie o zakończeniu zatrudnienia i mógł zapoznać się z jej treścią.

Samo techniczne potwierdzenie dostarczenia SMS-a nie przesądza o początku biegu terminu, jeżeli pracownik nie miał realnej możliwości zapoznania się z wiadomością. Jeżeli SMS jest niejednoznaczny i dopiero późniejsze zachowanie pracodawcy pozwala zrozumieć, że doszło do rozwiązania umowy, strony mogą spierać się o początek terminu.

To jeszcze jeden powód, aby nie formułować decyzji w sposób skrótowy. Pracodawca powinien zabezpieczyć dowód doręczenia, a w aktach odnotować datę, kanał komunikacji, treść wiadomości i osobę odpowiedzialną za wysyłkę.

Przywrócenie terminu reguluje art. 265 k.p. Brak pouczenia o prawie odwołania z art. 30 § 5 k.p. bywa w orzecznictwie traktowany jako okoliczność przemawiająca za przywróceniem terminu, choć nie oznacza to automatycznego uwzględnienia każdego spóźnionego pozwu.

Warunkiem przywrócenia terminu jest brak winy pracownika w jego uchybieniu. Pracownik powinien uprawdopodobnić okoliczności uzasadniające przywrócenie terminu i złożyć wniosek w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia.

Sam brak lub błąd pouczenia nie uzasadnia przywrócenia do pracy ani odszkodowania – może jedynie otworzyć drogę do przywrócenia terminu (uchwała 7 sędziów SN z 9 września 1999 r., III ZP 5/99; wyrok SN z 3 lutego 2016 r., II PK 333/14).

„A gdy SMS wysyła pracownik?”

Wymóg formy dotyczy również oświadczenia pracownika o wypowiedzeniu umowy albo o rozwiązaniu jej bez wypowiedzenia.

SMS lub e-mail bez kwalifikowanego podpisu może więc być wadliwy co do formy, lecz w określonych okolicznościach skuteczny, jeżeli jednoznacznie wyraża wolę zakończenia zatrudnienia i doszedł do pracodawcy.

Pracodawca zazwyczaj nie ma interesu w podważaniu takiego oświadczenia, ale nie powinien też bezrefleksyjnie uznawać każdej emocjonalnej wiadomości za wypowiedzenie.

Wiadomość wysłana po konflikcie, zawierająca słowa „mam dość”, „rzucam tę pracę” albo „więcej mnie nie zobaczycie”, może być zarówno spontanicznym wybuchem, jak i oświadczeniem woli.

Należy zbadać treść, kontekst, późniejsze wyjaśnienia i zachowanie pracownika. Jeżeli istnieje rozsądna wątpliwość, HR powinien skontaktować się z pracownikiem, potwierdzić, czy zamierza wypowiedzieć umowę, i poprosić o formalne oświadczenie.

Nie należy samodzielnie dopisywać do wiadomości treści, których pracownik nie złożył. Nieusprawiedliwione zaprzestanie pracy może prowadzić do konsekwencji pracowniczych.

Dopiero po ustaleniu, że doszło do skutecznego oświadczenia o zakończeniu zatrudnienia, należy określić datę rozwiązania umowy i wydać świadectwo pracy zgodnie z art. 97 k.p.

Samo zaprzestanie pracy nie rozwiązuje umowy. Jeżeli pracownik zaprzecza, że złożył oświadczenie, bezpieczniej jest nie przyjmować jednostronnie korzystnej dla firmy wersji, lecz przeanalizować ryzyko i na tej podstawie podjąć decyzję np. o wypracowaniu porozumienia stron o rozwiązaniu umowy o pracę.

Kodeks pracy nie przewiduje przy tym dla pracownika sankcji za niezachowanie formy pisemnej.

Trzy scenariusze z życia firmy

A. Kierownik zmiany: „Od jutra jesteś zwolniony”

Kierownik zmiany wysyła pracownikowi zatrudnionemu na czas nieokreślony SMS o treści „Od jutra jesteś zwolniony”.

Jeżeli pracownik mógł zapoznać się z wiadomością, a oświadczenie można przypisać pracodawcy z uwzględnieniem umocowania kierownika i ewentualnego potwierdzenia czynności, sąd może uznać je za skuteczne.

Czynność będzie jednak obciążona co najmniej wadą formy, a prawdopodobnie także brakiem wskazania konkretnej przyczyny i brakiem pouczenia o odwołaniu.

Jeżeli pracodawca potraktował wiadomość jako rozwiązanie natychmiastowe, trzeba dodatkowo badać przesłanki i termin trybu bez wypowiedzenia.

Pracownik może w ciągu 21 dni złożyć odwołanie i żądać przywrócenia albo odszkodowania.

B. E-mail z PDF-em podpisanym kwalifikowanym podpisem

Pracodawca wysyła e-mail z dokumentem PDF zawierającym przyczynę wypowiedzenia, pouczenie o odwołaniu i kwalifikowany podpis elektroniczny osoby umocowanej do działania w imieniu pracodawcy.

Co do zasady jest to prawidłowy model formy elektronicznej równoważnej formie pisemnej.

Sąd Najwyższy (II PSKP 86/22) zastrzegł jednak, że ten sposób jest bezpieczny przede wszystkim wobec pracowników, którzy na co dzień korzystają ze służbowej poczty i sprzętu pracodawcy – najlepiej wysłać dokument na służbowy adres.

Wiadomość na prywatną skrzynkę pracownik nie ma obowiązku odczytywać, jeśli strony tego nie uzgodniły, a wobec pozostałych pracowników bezpieczniejsze jest tradycyjne pismo.

C. SMS podczas zwolnienia lekarskiego

Pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim i otrzymuje SMS z wypowiedzeniem.

W takim przypadku ryzyko jest skumulowane: po pierwsze, wiadomość co do zasady nie spełnia wymogu formy, po drugie, może naruszać zakaz wypowiadania umowy w czasie usprawiedliwionej nieobecności określony w art. 41 k.p.

Ochrona z art. 41 k.p. trwa, dopóki nie upłynie okres uprawniający do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 k.p.; należy też uwzględnić wyjątki ustawowe.

Art. 41 k.p. nie wyklucza rozwiązania dyscyplinarnego, jeżeli spełniono przesłanki art. 52 k.p. Samo przekonanie pracodawcy, że pracownik „i tak nie wróci”, nie jest wyjątkiem ustawowym.

Podsumowanie: forma to nie formalność

SMS może doprowadzić do skutecznego zakończenia umowy, jeżeli jego treść jednoznacznie wyraża wolę pracodawcy, wiadomość doszła do pracownika, a nadawca działał w imieniu pracodawcy.

Nie oznacza to jednak zgodności z prawem. Naruszenie wymagań dotyczących formy, przyczyny, konsultacji lub szczególnej ochrony może uzasadniać roszczenia pracownika dochodzone co do zasady w terminie 21 dni.

Brak pouczenia ma inne skutki: może uzasadniać przywrócenie terminu do odwołania, ale sam nie stanowi podstawy przywrócenia do pracy ani odszkodowania.

SMS jest więc często najdroższym sposobem rozstania z pracownikiem: szybki komunikat może wygenerować kilka niezależnych problemów dowodowych i prawnych.

Dla HR forma nie jest biurokratycznym dodatkiem do decyzji kadrowej. Jest elementem zarządzania ryzykiem, ochrony godności pracownika i przewidywalności całego procesu.