Umowa przedwstępna o pracę - jak zabezpieczyć firmę, gdy kandydat nie pojawia się w pracy.

Skutkiem są poniesione koszty rekrutacji, utracony czas, konieczność ponownego prowadzenia naboru oraz nieobsadzone stanowisko, niekiedy istotne dla ciągłości działalności czy konkretnego projektu. Prawo nie pozwala zmusić takiej osoby do pracy, ale daje pracodawcy narzędzia pozwalające realnie ograniczyć ryzyko takich sytuacji.

Umowa przedwstępna o pracę - podstawy prawne

Kodeks pracy nie reguluje wprost instytucji umowy przedwstępnej o pracę. Jej zawarcie jest jednak dopuszczalne na podstawie art. 300 Kodeksu pracy, który pozwala odpowiednio stosować przepisy Kodeksu cywilnego do stosunku pracy, o ile nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy.

Podstawową regulację zawierają art. 389 i art. 390 Kodeksu cywilnego. W konsekwencji umowa przedwstępna może skutecznie tworzyć obowiązek zawarcia w przyszłości umowy o pracę.

Dokument taki powinien precyzyjnie wskazywać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, a więc przyszłej umowy o pracę. Zgodnie z art. 389 § 1 k.c. umowa przedwstępna powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, więc w praktyce należy określić co najmniej rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy oraz termin zawarcia umowy przyrzeczonej.

Jak wskazuje się w doktrynie, w umowie przedwstępnej o pracę za istotne postanowienia uznaje się w szczególności rodzaj pracy, wynagrodzenie i termin rozpoczęcia. Im bardziej jednoznaczne są te ustalenia, tym mniejsze pole do sporów co do tego, czy strony rzeczywiście osiągnęły porozumienie.

Warto także opisać warunki, od których strony uzależniają finalizację zatrudnienia, jeżeli mają one wystąpić. Mogą to być np. pozytywny wynik badań lekarskich, uzyskanie określonych uprawnień czy rozwiązanie umowy z dotychczasowym pracodawcą.

Dopuszczalność zawarcia umowy przedwstępnej o pracę została przesądzona w judykaturze Sądu Najwyższego już w latach siedemdziesiątych. W uchwale z 21 czerwca 1972 r., III PZP 13/72, Sąd Najwyższy uznał, że dopuszczalne jest zawarcie umowy, przez którą strony zobowiązują się do zawarcia umowy o pracę, na podstawie art. 389 k.c. w związku z art. 300.

Sąd podkreślił, że instytucja ta nie pozostaje w sprzeczności z zasadami prawa pracy, gdyż z jednej strony zabezpiecza pracodawcy potrzebną siłę roboczą, a z drugiej pracownikowi przyszłe zatrudnienie.

Stanowisko to zostało podtrzymane w wyroku Sądu Najwyższego z 17 lipca 2009 r., I PK 26/09, w którym Sąd potwierdził, że zawarcie umowy przedwstępnej przewidującej w przyszłości zawarcie umowy o pracę daje stronom uprawnienia określone przepisami prawa cywilnego.

Za dominujący w doktrynie uznaje się pogląd, zgodnie z którym umowa przedwstępna może zobowiązywać do zawarcia wszelkiego rodzaju umów prawa prywatnego, w tym umowy o pracę.

Asymetria roszczeń - dlaczego pracodawca jest w trudniejszej sytuacji

Jeżeli jedna ze stron uchyla się od zawarcia umowy przyrzeczonej, art. 390 § 1 k.c. przyznaje drugiej stronie roszczenie o naprawienie szkody poniesionej przez to, że liczyła na zawarcie umowy.

Chodzi o tak zwany ujemny interes umowny, obejmujący zasadniczo wydatki i straty związane z zaufaniem do zawarcia kontraktu, a nie pełne korzyści, które miałoby przynieść zrealizowanie zatrudnienia (I PK 26/09 - wyrok SN z dnia 17 lipca 2009 r.).

Artykuł 390 § 2 k.c. przewiduje dalej idącą sankcję, czyli możliwość dochodzenia zawarcia umowy przyrzeczonej, gdy umowa przedwstępna czyni zadość wymaganiom, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, w szczególności wymaganiom co do formy.

W relacji pracowniczej uprawnienie to działa jednak asymetrycznie. Z żądaniem zawarcia umowy przyrzeczonej wobec pracodawcy może wystąpić pracownik, natomiast pracodawca nie może sądownie zmusić nikogo do zawarcia umowy o pracę ani do faktycznego przystąpienia do pracy.

Sprzeciwiają się temu zasada wolności pracy z art. 10 § 1 Kodeksu pracy oraz art. 65 ust. 1 Konstytucji RP. Pracodawca nie może skorzystać z silniejszego skutku umowy przedwstępnej ze względu na sprzeczność takiego rozwiązania z zasadą wolności pracy.

Dla pracodawcy pozostaje zatem roszczenie odszkodowawcze z art. 390 § 1 k.c., przy czym wykazanie wysokości szkody i jej związku z niezawarciem umowy bywa w praktyce wymagające dowodowo.

Kara umowna jako skuteczne zabezpieczenie

Praktycznym rozwiązaniem jest zastrzeżenie w umowie przedwstępnej kary umownej na podstawie art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy. Kara może zostać przewidziana na wypadek niewykonania zobowiązania niepieniężnego, a takim zobowiązaniem jest obowiązek zawarcia umowy o pracę.

Jej zasadniczą zaletą jest to, że upraszcza dochodzenie roszczenia, gdyż wierzyciel nie musi udowadniać konkretnej wysokości poniesionej szkody. Dopuszczalność zastrzeżenia kary umownej w umowie przedwstępnej o pracę znajduje poparcie w doktrynie i orzecznictwie.

Sąd Najwyższy w wyroku z 31 marca 2004 r., III CK 446/02, stwierdził, że kara umowna może być zastrzeżona tylko w odniesieniu do świadczenia niepieniężnego, którym jest w umowie przedwstępnej złożenie oświadczenia woli o zawarciu umowy przyrzeczonej.

Należy jednak zaznaczyć, że w orzecznictwie sądów powszechnych istnieje rozbieżność co do dopuszczalności kary umownej zastrzeżonej na rzecz pracodawcy w umowie przedwstępnej o pracę. Część sądów uznaje, że zastrzeżenie kary umownej na wypadek uchylenia się kandydata od zawarcia umowy o pracę jest dopuszczalne.

Przykładowo Sąd Rejonowy w Inowrocławiu w wyroku z 5 listopada 2018 r., IV P 83/18, uznał, że z zasady swobody umów wynika dopuszczalność zastrzeżenia przez strony przedwstępnej umowy o pracę dodatkowych postanowień umownych, w tym kary umownej, która pełni funkcję dyscyplinującą i pozwala na umowne określenie zakresu odszkodowania.

Podobnie Sąd Rejonowy w Warszawie w wyroku z 31 maja 2022 r., VI P 52/21, potwierdził, że z zasady swobody umów wynika dopuszczalność zastrzeżenia kary umownej w przedwstępnej umowie o pracę, a niewykonanie zobowiązania do zawarcia umowy przyrzeczonej skutkuje zaktualizowaniem się obowiązku jej zapłaty.

Z drugiej strony, Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 25 stycznia 2024 r., VII Pa 86/23 oraz Sąd Okręgowy w Płocku w wyroku z 29 listopada 2019 r., VI Pa 47/19, uznały, że zastrzeżenie kary umownej w umowie przedwstępnej o pracę na rzecz pracodawcy pozostaje niezgodne z zasadami prawa pracy, w tym z zasadą wolności pracy wyrażoną w art. 10 § 1 k.p. i art. 65 ust. 1 Konstytucji RP.

Argumentacja sądów sprowadza się do tego, że kara umowna narzuca obowiązek, sankcjonowany koniecznością zapłaty określonej kwoty, zawarcia umowy o pracę z jednym, konkretnym pracodawcą, co ogranicza swobodę wyboru pracy.

Stanowisko to wydaje się trudne do pogodzenia z dominującym poglądem doktryny, która wskazuje, że w przypadku umowy przedwstępnej nie mamy jeszcze do czynienia ze stronami stosunku pracy, a zatem nie można mówić o stosowaniu przepisów ochronnych prawa pracy. Ponadto, jak trafnie wskazuje się kara umowna zastrzeżona dwustronnie, zarówno na rzecz pracodawcy, jak i kandydata zachowuje równowagę stron i nie narusza zasady wolności pracy, jeżeli nie jest rażąco wygórowana.

Dwustronność klauzuli kary umownej, jej zastrzeżenie zarówno na rzecz pracodawcy, jak i kandydata, ma znaczenie praktyczne i aksjologiczne. Chroni również kandydata, gdy to pracodawca wycofa się z uzgodnionego zatrudnienia.

Zastrzeżona w umowie przedwstępnej kara umowna nie narusza wolności pracy, jeżeli nie jest na tyle wysoka, aby tę zasadę przekreślać. Punktem odniesienia powinny być przyszłe wynagrodzenie oraz rozmiar niekorzystnych następstw po stronie pracodawcy.

Zgodnie z art. 484 § 1 k.c. kara umowna należy się w zastrzeżonej wysokości niezależnie od rozmiaru szkody. Jednocześnie art. 484 § 2 k.c. pozwala dłużnikowi żądać jej miarkowania, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane lub jeżeli kara umowna jest rażąco wygórowana.

Klauzula kary umownej powinna więc być sformułowana jasno, być powiązana z konkretnym naruszeniem czyli uchyleniem się od zawarcia umowy przyrzeczonej i ustalona na poziomie, który można racjonalnie uzasadnić charakterem stanowiska oraz ryzykiem organizacyjnym.

Rekomendacje dla działów HR

Po pierwsze, umowę przedwstępną należy zawierać na piśmie i precyzyjnie określać istotne warunki przyszłej umowy o pracę: rodzaj pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy oraz termin zawarcia umowy przyrzeczonej. Forma pisemna nie tylko porządkuje uzgodnienia, ale również ogranicza ryzyko późniejszego sporu o ich treść.

Warto zadbać, aby osoba prowadząca rekrutację nie pozostawiała kluczowych elementów wyłącznie w korespondencji e-mailowej lub w notatkach z rozmów.

Należy również pamiętać, że jeżeli umowa przedwstępna czyni zadość wymaganiom co do formy umowy przyrzeczonej, a więc w przypadku umowy o pracę wystarczy forma pisemna przewidziana w art. 29 § 1 k.p. — pracownik może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej na podstawie art. 390 § 2 k.c.

Po drugie, w umowie przedwstępnej należy zastrzec karę umowną na wypadek uchylenia się od zawarcia umowy przyrzeczonej, zarówno na rzecz pracodawcy, jak i kandydata. Taka wzajemność podkreśla sprawiedliwy charakter mechanizmu i zmniejsza ryzyko zakwestionowania klauzuli jako niesprawiedliwej lub naruszającej równowagę stron.

W świetle rozbieżności w orzecznictwie sądów powszechnych, dwustronność kary umownej stanowi istotny argument na rzecz jej dopuszczalności.

Po trzecie, wysokość kary powinna pozostawać w rozsądnej proporcji do przyszłego wynagrodzenia. W praktyce można rozważyć równowartość od jednego do trzech miesięcznych wynagrodzeń, pamiętając, że kara nie może być rażąco wygórowana i podlega miarkowaniu na podstawie art. 484 § 2 k.c.

Po czwarte, należy pamiętać o krótkim terminie przedawnienia roszczeń z umowy przedwstępnej, który wynosi rok od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała zostać zawarta, zgodnie z art. 390 § 3 k.c. Początek biegu tego terminu rozpoczyna się w dniu, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta.

Po piąte, warto rozważyć uregulowanie w umowie przedwstępnej warunków zawieszających, od których uzależnione jest zawarcie umowy przyrzeczonej, np. pozytywny wynik badań lekarskich, uzyskanie uprawnień wymaganych na danym stanowisku czy rozwiązanie umowy z dotychczasowym. Jasne sformułowanie takich warunków chroni obie strony przed nieporozumieniami i ułatwia ocenę, czy doszło do uchylenia się od zawarcia umowy przyrzeczonej, czy też nie nastąpiły przesłanki warunkowe.

Po szóste, dział HR powinien świadomie zarządzać ryzykiem związanym z rozbieżnością w orzecznictwie. Zważywszy na to, że część sądów okręgowych kwestionuje dopuszczalność kary umownej na rzecz pracodawcy w umowie przedwstępnej o pracę, zaleca się, aby klauzula kary umownej była sformułowana w sposób wyważony i dwustronny, a jej wysokość pozostawała w racjonalnej proporcji do wynagrodzenia. W przypadku stanowisk o szczególnym znaczeniu dla ciągłości działalności firmy, gdzie koszty nieobsadzenia stanowiska są wymierne i wysokie.

Checklista dla działu HR

• Zweryfikuj, czy zastosowanie umowy przedwstępnej jest uzasadnione znaczeniem stanowiska, czasem potrzebnym na jego ponowne obsadzenie i kosztami przerwania rekrutacji.
• Przygotuj umowę przedwstępną w formie pisemnej i uzyskaj podpisy obu stron przed zamknięciem procesu rekrutacyjnego.
• Wskaż co najmniej rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy oraz termin zawarcia umowy przyrzeczonej i rozpoczęcia pracy.
• Opisz jednoznacznie ewentualne warunki zawarcia umowy o pracę, w szczególności badania lekarskie, wymagane uprawnienia lub zakończenie dotychczasowego zatrudnienia.
• Ustal wysokość kary w rozsądnej proporcji do przyszłego wynagrodzenia i możliwych skutków organizacyjnych, uwzględniając ryzyko jej miarkowania.
• Przekaż kandydatowi projekt umowy z odpowiednim wyprzedzeniem i udokumentuj wyjaśnienie skutków niewykonania zobowiązania.
• Zachowaj pełną dokumentację rekrutacji, w tym korespondencję, potwierdzenia uzgodnień, koszty procesu i informacje o rezygnacji z dalszych rozmów z innymi kandydatami.
• Ustal osobę odpowiedzialną za kontakt z kandydatem przed terminem zawarcia umowy i potwierdzenie jego gotowości do rozpoczęcia pracy.
• W razie wycofania się którejkolwiek ze stron szybko ustal datę wymagalności roszczeń i odnotuj termin przedawnienia.

Podsumowanie

Umowa przedwstępna o pracę z klauzulą kary umownej nie eliminuje ryzyka rezygnacji kandydata, lecz może je istotnie zminimalizować.

Kandydat, który zna finansowe konsekwencje wycofania się z dobrowolnie podjętego zobowiązania, zwykle bardziej odpowiedzialnie podchodzi do deklaracji rozpoczęcia pracy.

Jednocześnie prawidłowo wyważona, wzajemna kara zachowuje respekt dla wolności wyboru pracy i chroni obie strony przed nieuzasadnionym wycofaniem się z ustaleń.

Należy mieć świadomość rozbieżności w orzecznictwie sądów powszechnych co do dopuszczalności kary umownej na rzecz pracodawcy, jednak dominujący pogląd doktryny oraz linia orzecznicza Sądu Najwyższego przemawiają za jej dopuszczalnością, pod warunkiem zachowania proporcjonalności i dwustronności.

Świadome korzystanie z instytucji umowy przedwstępnej z karą umowną jest przejawem dojrzałej kultury organizacyjnej i odpowiedzialnego zarządzania rekrutacją, które chroni interesy firmy bez naruszania zasady wolności pracy.