Stanowiska dla osób z niepełnosprawnościami – jak je dobrać?

„Nie mamy odpowiednich stanowisk”. Jak dobrać zadania i stanowiska dla osób z niepełnosprawnościami?

Wyobraźmy sobie firmę handlową zatrudniającą 100 osób na pełny etat, która w comiesięcznym rozliczeniu PFRON nie wykazuje żadnego pracownika z niepełnosprawnością. Przy zasadach ogólnych i bez obniżeń wpłaty jej miesięczne zobowiązanie wynosi około 22,5 tys. zł. To wyliczenie dla września–listopada 2026 r., przy założeniu, że wszystkie 100 etatów uwzględnia się w rozliczeniu. (szczegółowe dane znajdziesz na stronie PFRON w sekcji Przeciętne wynagrodzenie i Wysokość wpłat).

Zarząd jest świadomy tego kosztu. Firma już kilkukrotnie podejmowała próby rekrutacji osób z niepełnosprawnościami, ale w rozmowach z managerami za każdym razem wracał ten sam argument o braku odpowiednich stanowisk.

Tymczasem handlowcy tłumaczą się brakiem czasu przy uzupełnianiu CRM lub wypełniają go pospiesznie po godzinach, a opisy produktów od tygodni czekają na aktualizację. Wiele ważnych zadań jest rozproszonych pomiędzy osobami, które mają inne priorytety, bez przypisanego jednego właściciela odpowiedzialnego za dowożenie rezultatu. A co, gdyby część tych zadań połączyć w uzasadnione, nowe stanowisko?

Warto też przyjrzeć się istniejącym wakatom, także tym specjalistycznym. Osoba z niepełnosprawnością może mieć właśnie takie kompetencje, których szuka Twoja firma.

Przygotowaliśmy dla Ciebie pięć kroków, które pomogą Ci przejść od obiekcji o zatrudnieniu pracownika z niepełnosprawnością do decyzji o zatrudnieniu.

1. Znajdź zadania wymagające wsparcia

Zaproś do analizy HR, managerów oraz osoby, które na co dzień wykonują daną pracę. Przez dwa tygodnie zapisujcie czynności powtarzalne, zaległe i realizowane kosztem innych obowiązków. Sprawdźcie również zadania pojawiające się przy zamknięciu miesiąca i w okresach większego ruchu w Waszym biznesie. Za krótka obserwacja może nie pokazać sezonowości.

Szukaj konkretnych czynności: sprawdzenia kompletności danych, przygotowania zestawienia, aktualizacji parametrów produktu. Ogólne określenie „wsparcie administracyjne” mówi za mało, żeby ocenić potencjalnie potrzebne kompetencje i czas pracy.

Karta analizy zadania

Wypełnij kartę osobno dla każdej czynności. Oprzyj odpowiedzi na obserwacji pracy, danych z systemów i rozmowach z zespołem.

Spójrzmy hipotetycznie: zespół sprawdza 150 wpisów w CRM tygodniowo. Jeśli kontrola jednego wpisu zajmuje średnio 8 minut, daje to około 20 godzin pracy tygodniowo. Taki wynik pomaga ocenić skalę potrzeby, ale sam nie przesądza o wymiarze etatu. Trzeba jeszcze uwzględnić wyjaśnianie rozbieżności, komunikację z zespołem i pozostałe obowiązki.

Zanim przekażesz zadanie nowej osobie, sprawdź, czy można je uprościć lub zautomatyzować. Jednorazowa zaległość a regularnie narastająca kolejka spraw wymagają dwóch różnych rozwiązań.

2. Połącz zadania w spójną rolę

Łącz czynności, które należą do jednego procesu, mają wspólnego odbiorcę lub wymagają podobnych kompetencji. Sama suma godzin z kilku działów nie tworzy dobrego stanowiska. Potrzebny jest przełożony, który ustala priorytety, oraz jasny sposób zlecania i rozliczania pracy.

Wydzielanie zadań z istniejących ról i tworzenie z nich nowego stanowiska jest określane jako job carving. Ta metoda łączy analizę potrzeb przedsiębiorstwa z dopasowaniem pracy do kompetencji konkretnej osoby. Przeczytaj więcej o projektowaniu stanowiska dostosowanego.

Oto przykłady zakresu obowiązków, które można rozważyć po analizie potrzeb firmy:

• Operacje sprzedażowe: kontrola kompletności danych w CRM, porządkowanie bazy i przygotowywanie raportów aktywności sprzedaży.
• Obsługa e-commerce: aktualizacja opisów i parametrów produktów, aktualizowanie contentu na stronie, weryfikacja informacji otrzymywanych od dostawców.
• Wsparcie logistyki: kontrola dokumentów dostaw, uzgadnianie statusów przesyłek i raportowanie rozbieżności.
• Analiza danych: przygotowywanie zestawień, sprawdzanie jakości danych i opracowywanie analiz.
• Testowanie oprogramowania: wykonywanie scenariuszy testowych, dokumentowanie błędów i sprawdzanie poprawek.
• Wsparcie księgowości: sprawdzanie kompletności dokumentów, uzgadnianie rozrachunków i przygotowywanie zestawień z odpowiednio określonym zakresem samodzielności.

To ilustracje organizacji pracy, które trzeba dopasować do rzeczywistych potrzeb i kwalifikacji kandydata. Sama niepełnosprawność nie wskazuje bowiem, którą z tych ról dana osoba powinna objąć.

Ustal też granice odpowiedzialności. Pracownik porządkujący CRM może sprawdzać wpisy, ale potrzebuje od handlowca informacji o ustaleniach z klientem. Sam dostęp do systemu nie wystarczy.

Przygotuj jednostronicowy opis stanowiska: jego cel, główne zadania, oczekiwane rezultaty, wymagane kompetencje, przełożonego, narzędzia i organizację czasu pracy. Dopisz wynagrodzenie oraz możliwości rozwoju.

Przykład Normative dotyczący wsparcia sprzedaży

W opublikowanym przez Normative case study firmy produkcyjnej zatrudniającej ok. 130 osób opisano handlowców obciążonych ręcznym wprowadzaniem i porządkowaniem danych. Aby ich odciążyć, utworzono dwa stanowiska asystenckie ds. CRM i zatrudniono dwie osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Według opisu do ich zadań należą aktualizacja danych kontaktowych, uzupełnianie bazy, usuwanie duplikatów i przygotowywanie raportów dla dyrektora sprzedaży. Ten przykład trafnie
pokazuje, jak rozproszone czynności można zebrać w określoną odpowiedzialność. Zapoznaj się
z całym case study Normative.

3. Dobierz kompetencje i zweryfikuj wymagania

Przy każdym wymaganiu zapytaj, do jakiego zadania jest potrzebne.

• Czy obsługa klientów rzeczywiście wymaga rozmów telefonicznych?
• Czy codzienna obecność w biurze wynika z charakteru pracy?
• Czy wszystkie obowiązki wymagają takiego samego poziomu doświadczenia?

Opisz warunki konkretnie. Kandydat powinien wiedzieć, jak często będzie rozmawiać z klientami, jakie terminy będą go obowiązywać i czy musi przenosić przedmioty o określonej wadze.

Rozdziel umiejętności niezbędne na starcie od tych, których można nauczyć podczas wdrożenia. Oceniaj kompetencje przez rozmowę i krótkie zadanie związane z rolą.

Orzeczenie o niepełnosprawności nie opisuje umiejętności ani wszystkich potrzeb kandydata. Rozmawiaj o zadaniach i warunkach ich wykonywania.

4. Przygotuj dostępną rekrutację i warunki pracy

W ogłoszeniu podaj zakres obowiązków, wymagania, wynagrodzenie, wymiar etatu, model pracy i sprawdzone informacje o dostępności. Przy pracy zdalnej wyjaśnij również, jak odbywa się wdrożenie.

Sprawdź, czy formularz pozwala samodzielnie wysłać zgłoszenie. Zwróć uwagę na obsługę klawiaturą, odczytywanie pól przez czytnik ekranu i zrozumiałe komunikaty o błędach. Zapoznaj
się z zasadami dostępności cyfrowej.

Udostępnij alternatywną drogę aplikacji, np. przez adres e-mail, i zapewnij zgłoszeniom taką samą obsługę.Więcej o organizacji procesu znajdziesz w materiale Normative o błędach w
rekrutacji osób z niepełnosprawnościami.

Zapewnij możliwość zgłoszenia potrzeb dotyczących rozmowy lub zadania rekrutacyjnego. Proste pytanie o potrzebną formę spotkania pomaga ustalić rozwiązanie bez wypytywania o historię leczenia.

Racjonalne usprawnienia są obowiązkiem także podczas rekrutacji. Mogą dotyczyć sprzętu, oprogramowania, przestrzeni, komunikacji lub podziału zadań. Dostosowanie może dotyczyć sprzętu, oprogramowania, przestrzeni, komunikacji
lub podziału zadań. Po więcej wyjaśnień odsyłamy do Ustawy.

Dobierz rozwiązanie do bariery i sprawdź, czy pozwala ona samodzielnie oraz bezpiecznie
wykonywać pracę. Czasem wystarczy zmiana sposobu komunikacji, a czasem potrzebny będzie
inny program lub dostosowanie przestrzeni. Uwzględnij ocenę ryzyka zawodowego i orzeczenie
lekarza medycyny pracy dotyczące konkretnego stanowiska.

Czas pracy i planowanie obciążenia

Przy umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności zasadą jest maksymalnie 7 godzin pracy dziennie i 35 tygodniowo. Dla lekkiego stopnia zasadnicze limity wynoszą 8 godzin dziennie i 40 tygodniowo.  To norma, która może obowiązywać na pełnym etacie.
Dla lekkiego stopnia zasadnicze limity wynoszą 8 godzin dziennie i 40 tygodniowo. Niezależnie
od stopnia obowiązuje zakaz pracy nocnej i nadgodzin.

Ustawa przewiduje wyjątki przy pilnowaniu oraz po zgodzie właściwego lekarza wydanej na
wniosek zatrudnionej osoby. Jest nim lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne
pracowników, a w razie jego braku lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą.

Przy planowaniu zadań uwzględnij dodatkową 15-minutową przerwę wliczaną do czasu pracy oraz przysługujące pracownikowi urlopy i zwolnienia od pracy. Przy umiarkowanym lub
znacznym stopniu może przysługiwać dodatkowy urlop w wymiarze 10 dni rocznie po spełnieniu
ustawowych warunków. Wszystkie uprawnienia opisuje na swojej stronie PIP.

Przed pierwszym dniem przygotuj instrukcje, dostępy i osobę odpowiedzialną za wdrożenie.
Umów krótką rozmowę po pierwszym tygodniu i kolejną po miesiącu. Sprawdź z pracownikiem,
czy narzędzia i ustalenia działają w praktyce oraz czy zakres obowiązków jest wykonalny w
uzgodnionym czasie.

5. Oceń efekty pracy i policz zmianę kosztów

Przed rekrutacją ustal stan wyjściowy. Zapisz wielkość zaległości, czas wykonania zadań, liczbę błędów i godziny poświęcane na nie przez obecny zespół. Porównaj wyniki po 90 dniach od zatrudnienia. To proponowany termin przeglądu, który trzeba dopasować do procesu.

Zapytaj również pracownika, co utrudnia pracę i jakie zmiany są potrzebne. Oceń, czy rola ma
jasne priorytety i pozwala rozwijać kompetencje. Poprawa wyników powinna mieć oparcie w
organizacji pracy możliwej do utrzymania na co dzień.

W rachunku finansowym rozdziel 3 elementy:

• Zmniejszenie obowiązkowej wpłaty na PFRON
  Na zasadach ogólnych obowiązek dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 etatów i osiągających wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami poniżej 6%. Kalkulacja uwzględnia również zatrudnienie ogółem. Istnieją szczególne zasady, zwolnienia i
  obniżenia wpłat.
   
• Dofinansowanie wynagrodzeń
  To odrębna pomoc. Dla pracodawcy z otwartego rynku zatrudniającego co najmniej 2etatów jednym z warunków jest wskaźnik co najmniej 6%. Trzeba także spełnić pozostałe wymagania, m.in. dotyczące efektu zachęty. Pierwsze zatrudnienie może więc zmniejszyć
  wpłatę, ale jeszcze nie uprawniać do dofinansowania. Warunki ubiegania się o
  dofinansowanie.
• Korzyści operacyjne
  Odzyskany czas, mniej błędów i sprawniejsza obsługa wymagają pomiaru. Uwolnione
  godziny nie stają się automatycznie oszczędnością pieniężną.

Porównaj pełny koszt zatrudnienia, rekrutacji, wdrożenia, dostosowań i obsługi z potwierdzoną zmianą wpłaty oraz dostępnym wsparciem. Spadek wpłaty nie jest oszczędnością netto.
Uwzględnij realistyczne warianty wykonania tych samych zadań i unikaj podwójnego liczenia
korzyści, np. odzyskanego czasu oraz wartości efektu osiągniętego dzięki tym samym godzinom.

Najczęstsze obiekcje przed decyzją o zatrudnieniu

Jeśli masz jeszcze inne obiekcje poza samym brakiem odpowiednich stanowisk dla osoby z
niepełnosprawnością, pomożemy Ci je rozwiać:

• „Nie mamy pracy na cały etat”
  Sprawdź rzeczywisty wolumen i istniejące wakaty. Rozważ niepełny wymiar, jeśli odpowiada rytmowi zadań i oczekiwaniom kandydata. Krótkotrwała potrzeba może nie uzasadniać tworzenia stałej roli.
• „Dostosowania będą zbyt kosztowne”
  Najpierw ustal bariery, potem wyceń rozwiązania i sprawdź dostępne wsparcie. Zakres
  zmian zależy od potrzeb konkretnej osoby. W budżecie uwzględnij zarówno wdrożenie rozwiązania, jak i jego utrzymanie.
• „Manager nie ma czasu na wdrożenie”
  Zaplanuj ten czas przed rekrutacją. Wyznacz osobę odpowiedzialną i przygotuj instrukcje. Po wdrożeniu sprawdź, czy przekazanie zadań odciąża zespół.
• „Obawiamy się absencji”
  To jeden z najczęstszych mitów dotyczących zatrudnienia pracowników z niepełnosprawnościami. Samo orzeczenie nie pozwala przewidzieć częstotliwości
  zwolnień lekarskich. Ciągłość procesu zaplanuj dla każdego stanowiska, niezależnie od
  orzeczenia lub jego braku, ustalając zastępstwa i dokumentując obowiązki.

Od czego zacząć rozmowę z Normative?

W Normative łączymy analizę możliwości obniżenia wpłat na PFRON z rekrutacją oraz
wsparciem wdrożenia i zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.

Jeśli chcesz ocenić możliwości swojej firmy, zacznijmy od zestawienia zatrudnienia, aktualnych
wpłat i kilku zadań, które dziś pozostają bez wystarczającego wsparcia. Porozmawiajmy o tym,
czy potrzebę można zaspokoić przez obsadzenie istniejącego wakatu, czy warto zaprojektować
nową rolę.

Stawiamy na efektywne rekrutacje, w których pracownik z niepełnosprawnością znajduje swoje
miejsce w organizacji, która rozumie jego potrzeby i nie ocenia go przez pryzmat
niepełnosprawności.

Nie wiesz jeszcze, czy otwierać się na zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami? Zacznijmy
więc od pilotażu. Zatrudnimy dla Ciebie 1 osobę na trzymiesięczny okres próbny. Po tym czasie
wspólnie zdecydujemy, co dalej. Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą.

Źródła

• PFRON, Wysokość wpłat
• PFRON, Przeciętne wynagrodzenie
• Komisja Europejska, Job-carving for jobseekers with disabilities
• Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
• Państwowa Inspekcja Pracy, Zatrudnianie osób niepełnosprawnych
• PFRON, Warunki ubiegania się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych
• Normative, Case study dotyczące stanowisk asystentów ds. CRM
• Normative, Błędy w rekrutacji osób z niepełnosprawnościami
• W3C Web Accessibility Initiative, Forms Tutorial
• Strona Normative