Własna firma

Zmiana księgowego lub biura rachunkowego - o czym należy pamiętać?

7 marca 2022

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 7 głosów

7 głosów

4 komentarze
Zmiana księgowego lub biura rachunkowego - o czym należy pamiętać?
Wraz z biegiem czasu przedsiębiorca może dojść do wniosku, że współpraca z dotychczasowym księgowym lub biurem rachunkowym nie jest satysfakcjonująca. W poniższym artykule doradzamy, o czym należy pamiętać przy zmianie księgowego oraz na co koniecznie zwracać uwagę.

Zobacz też: Tradycyjne czy online? Wybieramy biuro rachunkowe 

Zmiana księgowego, o czym należy pamiętać?

Profesjonalne usługi księgowe to jedna z najważniejszych kwestii, na którą szczególną uwagę muszą zwracać osoby prowadzące działalność gospodarczą. Gdy właściciel firmy ma dobrego księgowego, wówczas może skupić się na rozwijaniu swojego biznesu, a sprawy związane z podatkami, składkami ZUS i innymi biurokratycznymi kwestiami nie muszą zaprzątać mu głowy. 

Czy warto zmienić księgowego? Jeżeli biuro rachunkowe zaczyna oferować usługi na coraz niższym poziomie - często pojawiają się błędy formalne w dokumentacji, przekraczane są urzędowe terminy dostarczenia pewnych wniosków, wówczas jest to sygnał, iż osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna bardzo poważnie rozważyć zmianę księgowego. 

Stanowczo odradzamy nieustanne odkładanie takiej decyzji na później. Wielu właścicieli firm współpracuje z biurami księgowymi z przyzwyczajenia, jednak jakość oferowanych przez nie usług i tak systematycznie spada. Warto też pamiętać o tym, że sam fakt korzystania z usług księgowych nie zwalnia przedsiębiorców z odpowiedzialności na okoliczność kontroli z urzędu skarbowego.

Tym samym, gdy będziemy współpracować z nierzetelnym księgowym, a przydarzy nam się kontrola, to wobec nas zostaną wyciągnięte negatywne konsekwencje. Oczywiście, biura rachunkowe mogą mieć przyznane pełnomocnictwa do reprezentowania przedsiębiorcy przed instytucjami publicznymi, jednak odpowiedzialność za powstałe uchybienia i tak ponosi właściciel. Długotrwałe korzystanie z usług nieprofesjonalnego biura rachunkowego może narazić osobę prowadzącą działalność gospodarczą na bardzo duże straty wynikające z konieczności uiszczenia kar nałożonych przez kontrolerów skarbowych. 

Video

Szukasz pracy?
Dodana
Dodana
Dodana
Dodana
Dodana

Kiedy i jak należy dokonać zmiany księgowego?

Zmiana księgowego może być przeprowadzona w dowolnie wybranym momencie. Nie jest istotne, czy jest to początek, środek czy koniec roku podatkowego. Trzeba jedynie koniecznie pamiętać o tym, że zmiana musi być zrealizowana po zamknięciu okresu rozliczeniowego, przesłaniu deklaracji oraz uiszczeniu wszystkich zaliczek na podatek. Ponadto należy mieć na uwadze czas trwania okresu wypowiedzenia, który w przypadku niektórych biur rachunkowych może wynosić nawet więcej niż 30 dni. 

Wielu przedsiębiorców chcących zachować spójność w sposobie prowadzenia dokumentacji decyduje się na zmianę biura rachunkowego od początku nowego roku. Takie rozwiązanie może być bardzo dobrym pomysłem zwłaszcza w przypadku tych podmiotów gospodarczych, u których rozliczenia są dość skomplikowane - np. zatrudniające wiele osób bądź realizujące dużą liczbę kontraktów z partnerami biznesowymi. Zanim podejmiemy ostateczną decyzję o terminie zmiany dostawcy usług księgowych skonsultujmy się z nowym biurem rachunkowym. Specjaliści z pewnością doradzą nam, który termin będzie najlepszy na przeprowadzenie takiej zmiany. 

Video

Na co należy zwrócić uwagę podczas poszukiwania nowego biura rachunkowego

Jak wybrać najlepszą księgową lub nowe biuro rachunkowe? Podczas poszukiwania nowego biura rachunkowego należy uwzględnić kilka różnych czynników. Oto kwestie, które warto wziąć pod uwagę przed sfinalizowaniem umowy z nowym dostawcą usług księgowych:

  • Cena usługi. To jeden z najważniejszych czynników - zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców, którzy nie dysponują zbyt dużym kapitałem. Trzeba jednak pamiętać o tym, że cena nie może być wyłącznym kryterium, którym będziemy się kierować. Oczywiście, oszczędności są ważne, jednakże rażąco niska cena może iść w parze z jeszcze niższym poziomem usług. Terminowe składanie dokumentacji do US czy ZUS jest niezwykle istotne - w przeciwnym razie mogą na nas zostać nałożone kary finansowe. Dobre biuro rachunkowe musi być nie tylko tanie, ale również zaoferować usługi na odpowiednim poziomie.
  • Kompetencje. Przed skorzystaniem z usług jakiegokolwiek biura rachunkowego zweryfikujmy także kompetencje i doświadczenie zatrudnionych w nim pracowników. Warto sprawdzić, jak długo poszczególne osoby pracują w tym zawodzie oraz jakie firmy rozliczali w przeszłości. W większości biur rachunkowych nowemu klientowi przydzielany jest dedykowany księgowy. Dobrym pomysłem jest dokładne prześwietlenie jego umiejętności. Miarodajnym wskaźnikiem świadczącym o jakości usług danego biura może też być liczba zatrudnionych w nim osób. Jeżeli zatrudnionych jest tam sporo księgowych, może to świadczyć o tym, że jest to firma ciesząca się dobrą opinią i obsługująca wielu przedsiębiorców. 
  • Opinie. Następna kwestia to opinie na temat firmy. Zachęcamy, aby sprawdzać nie tylko internetowe recenzje, ale również zapytać o doświadczenia rodzinę czy znajomych. Po przeprowadzeniu kilku rozmów dowiemy się, które biura rachunkowe rzeczywiście oferują usługi na przyzwoitym poziomie. Dobrym źródłem wiedzy są także branżowe fora, na których często przedsiębiorcy cieszą się swoimi refleksjami na temat usług oferowanych przez poszczególne biura rachunkowe. Oczywiście, do internetowych wpisów warto podchodzić z dużą rezerwą, ponieważ negatywne wpisy na temat biura księgowego mogą być dziełem nieuczciwej konkurencji. 
  • Ubezpieczenie. Biuro rachunkowe powinno także posiadać specjalną polisę ubezpieczeniową. Jest to gwarancja na wypadek potencjalnych błędów popełnionych przez księgowych. 
  • Możliwość reprezentowania w urzędach. Gdy sprawdzamy oferty poszczególnych biur rachunkowych, zwróćmy także uwagę na możliwość reprezentowania nas w instytucjach publicznych. Warto wiedzieć, że księgowi mogą załatwiać wiele spraw urzędowych w naszym imieniu. 
  • Programy księgowo-podatkoweBiuro rachunkowe powinno zaoferować także usługi dodatkowe - specjalne oprogramowanie, dzięki którym wiele spraw podatkowych będzie można załatwić w komputerze bez wychodzenia z domu. 

Etapy zmiany biura rachunkowego

Zmiana księgowego powinna przebiegać zgodnie z poniższą instrukcją: 

  1. Znalezienie nowego księgowego.
  2. Wypowiedzenie umowy u dotychczasowego usługodawcy.
  3. Podpisanie umowy z nowym księgowym. 
  4. Odwołanie pełnomocnictw dla byłego księgowego i udzielenie ich obecnemu.
  5. Zgłoszenie zmiany księgowego do CEIDG. 
  6. Przeniesienie dokumentacji do nowego księgowego.
  7. Start współpracy z nowym biurem księgowym.
Podsumowanie:
  • Profesjonalne usługi księgowe są kluczowe dla właścicieli firm, którzy chcą skupić się na rozwoju biznesu bez obciążeń związanych z biurokratycznymi kwestiami.
  • Zmiana księgowego może być konieczna, gdy obecne biuro rachunkowe oferuje usługi na niższym poziomie lub pojawiają się błędy formalne w dokumentacji.
  • Zmiana księgowego może zostać przeprowadzona w dowolnie wybranym momencie, jednak należy pamiętać o zamknięciu okresu rozliczeniowego, deklaracji i zaliczek.
  • Podczas poszukiwania nowego biura rachunkowego należy zwrócić uwagę na cenę, kompetencje i doświadczenie pracowników oraz opinie na temat firmy.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy można zmienić księgowego?

Księgowego można zmienić w dowolnie wybranym momencie. Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza zatrudniający sporą liczbę pracowników, decydują się na taki krok wraz z początkiem nowego roku podatkowego, by ograniczyć potencjalne komplikacje formalne.

Na co zwrócić uwagę podczas szukania nowego księgowego?

Podczas poszukiwania nowego dostawcy usług księgowych warto sprawdzić ceny, opinie, doświadczenie pracowników i kompetencje a także zakres ubezpieczenia.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

4 komentarze

Konrad

Konrad

Zdecydowanie polecam ten artykuł swoim pracownikom, którzy zajmują się księgowością w naszej firmie. Ważne, aby zawsze pamiętać o tym, że nierzetelne biuro rachunkowe może spowodować poważne problemy dla naszej firmy i wpłynąć na jej wizerunek. Dlatego zawsze zwracam uwagę na jakość usług i kompetencje księgowych, z którymi współpracujemy.
Seba2

Seba2

Niepokojące jest to, że wiele biur rachunkowych oferuje usługi na coraz niższym poziomie. Wydaje się, że dla nich ważniejsza jest cena, niż jakość i rzetelność. Dla osób, które pozostają bez pracy i chcą założyć swój biznes, to szczególnie trudna sytuacja. Trzeba uważać na to, z kim się współpracuje, aby nie stracić wszystkiego, na co ciężko pracowało się przez lata.
Konik

Konik

Bardzo ciekawy artykuł. Sama szukam pracy w dziale księgowości, więc przydatna mi się taka wiedza. Warto zwracać uwagę na doświadczenie i kompetencje księgowych, zatrudnionych w konkretnym biurze rachunkowym. Mam nadzieję, że w końcu uda mi się znaleźć pracę w tej dziedzinie.
Do naczelnego wodza

Do naczelnego wodza

Zgadzam się z tym artykułem w 100%. Jak pracownik księgowości wiem, jak ważne jest odpowiednie prowadzenie dokumentacji i terminowe składanie deklaracji. Niestety, zdarza się, że nieetyczni pracownicy biura rachunkowego mogą spowodować poważne problemy dla przedsiębiorcy. Zawsze warto zwracać uwagę na jakość usług, a w razie potrzeby, zmienić biuro na profesjonalne i rzetelne.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.