Własna firma

Wezwanie do zapłaty. Jak je skonstruować, by było skuteczne?

9 listopada 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 29 głosów

29 głosów

6 komentarzy
Wezwanie do zapłaty. Jak je skonstruować, by było skuteczne?
Wezwanie do zapłaty to nie tylko narzędzie windykacyjne, ale fundament ochrony finansów firmy. Jego skuteczne przygotowanie i stosowanie może przynieść pozytywny skutek dla płynności finansowej przedsiębiorstwa. Dowiedz się, jak je przygotować.

Wezwanie do zapłaty jest formalnym dokumentem, który służy do poinformowania dłużnika o konieczności uregulowania zaległych płatności. Jest to zazwyczaj ostatni krok przed rozpoczęciem postępowania sądowego lub przekazaniem sprawy do firmy windykacyjnej.

Dlaczego warto przygotować wezwanie do zapłaty?

Przedsiębiorcy często mają problemy z odzyskiwaniem zaległych należności. Warto pamiętać, że w każdym roku tysiące podmiotów gospodarczych kończy działalność. Powody są różne – niektóre firmy nie poradziły sobie w walce o klienta z silną konkurencją, inne zaś upadły, bo nie mogły odzyskać należności od swoich kontrahentów. W jaki sposób uchronić się przed tymi problemami?

Zaczynasz działalność? Sprawdź wypłacalność swoich klientów

Pamiętaj o możliwości skorzystania z wywiadu gospodarczego. Taki na najwyższym poziomie oferują agencje detektywistyczne. Mogą one sprawdzić, czy firma, z którą chcesz podjąć współpracę:

  • posiada majątek,
  • jest wypłacalna,
  • zatrudnia specjalistów.

W takim raporcie znajdziesz również informacje na temat posiadanych przez kontrahenta nieruchomości czy cennych ruchomości, które w przyszłości mogłyby ułatwić odzyskanie zaległości. Takie informacje są ważne, bo nie można przewidzieć czy podmiot, który aktualnie prosperuje bardzo sprawnie, za pół roku czy rok nie będzie borykał się z problemami finansowymi. Czytaj: PUE - co to jest i dlatego powinieneś założyć taki profil?

Masz problem z zaległymi fakturami? Przygotuj wezwanie do zapłaty

Jak reagować w przypadku firm, które spóźniają się z opłacaniem faktur? Sposobów jest kilka – to od Ciebie zależy, jaką drogę postępowania wybierzesz. Jeżeli w dalszym ciągu chcesz współpracować i utrzymywać poprawne stosunki z podmiotem zalegającym z płatnością, to w pierwszej kolejności spróbuj dowiedzieć się, co się stało – na przykład przez telefon. Takie rozwiązanie pozwala wybadać sytuację, w której znajduje się kontrahent. Może się bowiem zdarzyć, że brak przelewu jest związany wyłącznie z przeoczeniem.

Gdy termin płatności upłynął dawno temu, a firma niechętnie odpowiada na wiadomości wysyłane drogą elektroniczną lub też jej pracownicy nie są w stanie określić, kiedy przelew zostanie wykonany, najlepszą decyzją jest wystosowanie wezwania do zapłaty.

Szukasz pracy?

Doradca Klienta Ryn i okolice

Provident Polska S.A.

  • Ryn
Dodana

Specjalistę ds. BHP

Uniwersyteckie Centrum Kliniczne im. prof. K. Gibińskiego Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach

  • Katowice
Dodana
Dodana

Technolog obróbki skrawaniem / programista maszyn CNC

AVIOMECHANIKA Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Wezwanie do zapłaty faktury – co musisz o nim wiedzieć?

Choć terminowe regulowanie należności jest podstawą dla zapewnienia rentowności firmy, to przypadki niepłacenia zdarzają się i trzeba się na nie przygotować. Jeśli klient nie chce uregulować kwestii finansowych w odpowiednim czasie, to warto wystosować do niego specjalny dokument, czyli ponaglenie lub wezwanie. Choć jednorazowy brak zapłaty za fakturę w terminie nie powinien zachwiać płynnością finansową naszej firmy, to nie można dopuszczać do sytuacji, w których zaległości będzie więcej.

Jak napisać wezwanie do zapłaty, aby było ono skuteczne i zgodne z prawem? Powinny się w nim znaleźć przynajmniej podstawowe informacje, takie jak:

  • z jakiego tytułu oczekujemy zapłaty,
  • jaki był pierwotny termin płatności,
  • informacja o tym, jakie kroki zamierzamy podjąć,
  • dane dłużnika,
  • dane naszej firmy,
  • informacje o wysokości długu,
  • numer konta bankowego do przelania wierzytelności.

Mimo wystosowania ponaglenia może się zdarzyć, że adresat wiadomości postanowi nie dostosować się do naszych wymagań i nadal będzie zwlekał z zapłatą. Dlatego w wezwaniu warto uwzględnić możliwość naliczenia odsetek za opóźnienie w płatności, a w cięższych przypadkach poinformować o możliwości skierowania sprawy do sądu.

Wezwanie do zapłaty wynagrodzenia za zrealizowane usługi warto wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, abyśmy mieli pewność, że dokument dotarł do osoby zainteresowanej i został przez nią odebrany.

Przedsiębiorcy, którzy często mają problem z terminowym uzyskaniem pieniędzy od klientów czy kontrahentów, powinni również rozważyć możliwość skonsultowania treści wezwania do zapłaty z prawnikiem, aby skuteczność takiego dokumentu była jak najwyższa. Warto również zainteresować się tematem pieczęci prewencyjnej.

Video

Wezwanie do zapłaty – rzeczy, które zwiększą jego skuteczność

Na wyobraźnię zalegającego z zapłatą przedsiębiorcy mogą podziałać konkretne kwoty. Warto poświęcić chwilę, by poinformować dłużnika, o ile należność powiększy się w przypadku skierowana sprawy do firmy windykacyjnej lub na drogę sądową.

Czytaj: Własna firma. Jak pozyskać środki na start?

Wiele działających na rynku firm windykacyjnych stosuje również graficzne wyróżnienia niektórych sformułowań, większa czcionką wpisując np. kwotę do zapłaty. Możesz spróbować, ale to ważne, aby nie przesadzić. Pismo powinno wyglądać przede wszystkim profesjonalnie.

Wezwanie do zapłaty – samodzielnie czy ze specjalistą?

Przedsiębiorcy myślący o tym, by wystosować wezwanie do zapłaty, mają możliwość przygotowania szablonu takiego pisma samodzielnie lub skorzystania z pomocy specjalisty, czyli np. radcy prawnego. Drugie rozwiązanie jest o tyle korzystne, że pomaga uniknąć błędów. Przedsiębiorca może dzięki niemu zaoszczędzić czas, co w przypadku prowadzenia firmy jest niezwykle istotne.

Ostateczne wezwanie do zapłaty

Jeśli przedsądowe wezwanie do zapłaty nie przyniosło oczekiwanego efektu i dłużnik nadal ignoruje swoje zobowiązania, można rozważyć wysłanie ostatecznego wezwania do zapłaty. Ostateczne wezwanie to, jak sama nazwa wskazuje, ostatnia szansa dla dłużnika na uregulowanie należności przed podjęciem dalszych działań prawnych.

W ostatecznym wezwaniu do zapłaty powinno się podkreślić powagę sytuacji i konsekwencje związane z dalszym zignorowaniem wezwania. Należy jednoznacznie wskazać, że brak zapłaty w odpowiednim terminie spowoduje podjęcie dalszych kroków prawnych, takich jak skierowanie sprawy do sądu czy przekazanie jej firmie windykacyjnej. Ostateczne wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym lub kurierem w celu potwierdzenia otrzymania.

Typy wezwań do zapłaty

Wezwania do zapłaty można podzielić na kilka typów, które różnią się stopniem formalności, kontekstem i następstwami:

  • Wezwanie przedsądowe – jest to formalny dokument, który zazwyczaj wysyła się przed wszczęciem postępowania sądowego. Ma na celu dać dłużnikowi ostatnią szansę na dobrowolne uregulowanie zobowiązania bez konieczności angażowania sądu.
  • Wezwanie pozasądowe – może być to mniej formalny dokument, często stosowany w początkowej fazie niewielkich zaległości. Jest to zwykle uprzejmy sposób na przypomnienie dłużnikowi o zaległej płatności i zmotywowanie go do uregulowania długu.
  • Wezwanie do zapłaty w postępowaniu nakazowym – to wezwanie do zapłaty, które jest elementem postępowania nakazowego w sądzie. 
  • Monit – jest to prostsza forma przypomnienia o zaległości, często używana w przypadku rutynowych opóźnień w płatnościach, na przykład przez firmy telekomunikacyjne lub usługi publiczne.
  • Ostateczne wezwanie do zapłaty - jest to zwykle ostatnia próba skłonienia dłużnika do zapłaty przed podjęciem bardziej zdecydowanych działań, takich jak przekazanie sprawy do firmy windykacyjnej lub sądu.

Warto pamiętać, że niezależnie od rodzaju wezwania, celem jest zawsze zachęcenie dłużnika do uregulowania zobowiązania i uniknięcie dalszych kroków prawnych.

Podsumowanie

Wezwanie do zapłaty to element zarządzania płynnością finansową firmy, umożliwiający przedsiębiorcom efektywne odzyskiwanie zaległych należności. Jego właściwe przygotowanie i zastosowanie może zapobiegać wielu problemom związanym z nieterminowymi płatnościami, a także stanowi solidną podstawę do ewentualnych działań prawnych. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien być przygotowany do jego wykorzystania, pamiętając o zachowaniu profesjonalizmu oraz jednoznacznym określeniu konsekwencji niewykonania zobowiązań przez dłużnika.

Przemyślane i zgodne z prawem wezwanie do zapłaty może okazać się nie tylko skutecznym narzędziem windykacyjnym, ale również środkiem zapobiegawczym, zwiększającym dyscyplinę płatniczą kontrahentów i chroniącym przedsiębiorstwo przed kryzysami finansowymi.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są rodzaje wezwań do zapłaty?

Rodzaje wezwań do zapłaty obejmują przedsądowe, ostateczne, przedawnione i negocjacyjne.

Jak skonstruować przedsądowe wezwanie do zapłaty?

Przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno zawierać informacje o należności, terminie płatności i konsekwencjach zaniedbania.

Czym jest ostateczne wezwanie do zapłaty?

Ostateczne wezwanie do zapłaty to ostatnia szansa dla dłużnika na uregulowanie należności przed podjęciem dalszych działań prawnych.

Jakie są konsekwencje zignorowania wezwania zapłaty?

Zignorowanie wezwania do zapłaty może skutkować podjęciem dalszych działań prawnych, takich jak skierowanie sprawy do sądu czy przekazanie jej firmie windykacyjnej.

Jakie są typy wezwań do zapłaty poza przedsądowym i ostatecznym?

Innymi typami wezwań do zapłaty są wezwanie przedawnione i wezwanie negocjacyjne.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Anna Różak

Copywriterka, autorka głównie dla branży HR. Piszę o rekrutacji, benefitach pracowniczych, jestem na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.

Prywatnie mnóstwo czytam i opiekuję się najpiękniejszym kundelkiem po tej stronie Wisły.

6 komentarzy

Tomasz Pilch

Tomasz Pilch

Odpowiednie zapisy i schematy pism są ważne - wykorzystanie ich w sowim celu uważam za dobre rozwiązanie.
Skald

Skald

Dobrze wiedzieć jak to działa. Najważniejsze by nie było jakiegoś błędu co potem będzie podstawą do odwołania.
Archon

Archon

Tak jak tutaj widzę wiele jest schematów oraz gotowych pism jak to robić. To ułatwia sprawę, jednak w realizacji tego trzeba znać bardzo dobrze przepisy i realizować to powinni przede wszystkim specjaliści.
Wera

Wera

Jak ktoś zalega z należnościami płatnymi, to musi być sporządzone prawidłowo "wezwanie do zapłaty".
strona

strona

Są na to różne programy oraz schematy i tak należy postępować. W ogóle dzisiaj to jest powszechna opcja takie coś realizować i w swiecie znajdzie się wiele przykładów.
Moster

Moster

My współpracujemy zarówno z osobami fizycznymi, jak i prawnymi. Odzyskiwanie z przedsiębiorstw to dość skomplikowany proces. Windykacja jednak z drugiej strony jest bardzo potrzebna.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.