Dlaczego warto przygotować wezwanie do zapłaty?
Przedsiębiorcy często mają problemy z odzyskiwaniem zaległych należności. Warto pamiętać, że w każdym roku tysiące podmiotów gospodarczych kończą działalność. Powody są różne – niektóre firmy nie poradziły sobie w walce o klienta z silną konkurencją, inne zaś upadły, bowiem nie mogły odzyskać należności od swoich kontrahentów. W jaki sposób uchronić się przed tymi problemami?
Gdy dopiero rozpoczynasz działalność…
…powinieneś pamiętać o możliwości skorzystania z wywiadu gospodarczego. Taki oferują m.in. agencje detektywistyczne. Mogą one sprawdzić, czy firma, z którą chcesz podjąć współpracę posiada majątek, jest wypłacalna, zatrudnia specjalistów. W raporcie otrzymanym od firmy detektywistycznej znajdziesz również informacje na temat posiadanych przez kontrahenta nieruchomości czy cennych ruchomości, które w przyszłości mogłyby ułatwić odzyskanie zaległości. Takie informacje są szczególnie cenne, bo nie można przewidzieć czy podmiot, który aktualnie prosperuje bardzo sprawnie za pół roku czy rok nie będzie borykał się z problemami finansowymi. Czytaj: PUE - co to jest i dlatego powinieneś założyć taki profil?
Masz problem z zaległymi fakturami - przygotuj wezwanie do zapłaty
…powinieneś wiedzieć, że najważniejsza jest szybka reakcja. Dopuszczając do tego, by nikt nie monitorował płatności, możesz nabawić się poważnych problemów. Jak reagować w przypadku firm, które spóźniają się z opłacaniem faktur? Specjaliści podkreślają, że wiele zależy od tego, czy jest to stały klient, czy też jedynie jednorazowy.
Specjalista ds. dokumentacji technicznej na wydziałach produkcyjnych
Zakład Wyrobów Metalowych STRUMET Sp. z o. o.
- Strumień
Jeżeli przedsiębiorca chce w dalszym ciągu współpracować i utrzymywać poprawne stosunki z podmiotem zalegającym z płatnością, to w pierwszej kolejności powinien telefonicznie dowiedzieć się, co spowodowało zaległość. Takie rozwiązanie pozwala wybadać sytuację, w której znajduje się kontrahent. Może się bowiem zdarzyć, że brak przelewu jest związany wyłącznie z przeoczeniem.
Gdy termin płatności upłynął dawno temu, a firma niechętnie odpowiada na wiadomości wysyłane drogą elektroniczną lub też jej pracownicy nie są w stanie określić, kiedy przelew zostanie wykonany, najlepszą decyzją jest wystosowanie wezwania do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty faktury
Większość przedsiębiorców musi liczyć się z tym, że nie wszyscy kontrahenci i klienci będą opłacać faktury w terminie. Choć terminowe regulowanie należności jest podstawą dla zapewnienia rentowości naszej firmy, to na przypadki niepłacenia w terminie też trzeba być przygotowanym. Jeśli klient nie chce uregulować kwestii finansowych w odpowiednim czasie, to warto wystosować do niego specjalny dokument - tzw. ponaglenie do zapłaty. Choć jednorazowy brak zapłaty za fakturę w terminie nie powinien zachwiać rentownością naszej firmy, to nie można dopuszczać do sytuacji, w której tych zaległości będzie więcej.
Jak napisać wezwanie do zapłaty, aby było ono skuteczne i zgodne z prawem? Przede wszystkim powinny się w nim znaleźć przynajmniej podstawowe informacje jak to, z jakiego tytułu oczekujemy zapłaty, jaki był pierwotny termin płatności oraz informacja o tym, jakie kroki zamierzamy podjąć, jeśli adresat wiadomości postanowi nie dostosować się do naszych wymagań, czyli nadal będzie zwlekał z zapłatą. To na przykład możliwość naliczenia odsetek za opóźnienie w płatności oraz w cięższych przypadkach także skierowanie sprawy do sądu.
Wezwanie do zapłaty wynagrodzenia za zrealizowane usługi warto wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, abyśmy mieli pewność, że dokument dotarł do osoby zainteresowanej i został przez nią odebrany.
W wezwaniu powinny znajdować się dane dłużnika, dane naszej firmy (wierzyciela) oraz informacje o długu, czyli jego wysokość, z czego on wynika, wysokość naliczanych odsetek oraz wyznaczony przez nas termin do zapłaty długu. Warto też podać numer konta bankowego, na który dłużnik musi wpłacić pieniądze oraz zamieścić nasz podpis.
Przedsiębiorcy, którzy dość często mają problem z terminowym uzyskaniem pieniędzy od klientów czy kontrahentów powinni również rozważyć możliwość skonsultowania treści wezwania do zapłaty z prawnikiem, aby skuteczność takiego dokumentu była maksymalnie wysoka.
Jak skonstruować wezwanie do zapłaty?
Nie każdy potrafi przygotować skuteczne wezwanie do zapłaty, które skłoni dłużnika do uregulowania należności. W przypadku przedsiębiorców sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana, bo firmy coraz częściej korzystają z usług profesjonalnych kancelarii prawnych, udzielających im informacji na temat tego, jak powinno się dochodzić roszczeń pieniężnych.
By wezwanie do zapłaty było skuteczne, w przygotowanym piśmie musi znaleźć się informacja o terminie, w jakim należność miała być uregulowana. Jednocześnie należy wskazać kolejny termin zapłaty i konsekwencje jego zlekceważenia. W piśmie powinno się też wskazać numer nieopłaconej faktury. Na wyobraźnię zalegającego z zapłatą przedsiębiorcy mogą podziałać również konkretne kwoty. Warto poświęcić chwilę, by poinformować dłużnika, o ile należność powiększy się w przypadku skierowana sprawy do firmy windykacyjnej lub na drogę sądową. Czytaj: Własna firma. Jak pozyskać środki na start?
Wiele działających na rynku firm windykacyjnych stosuje również graficzne wyróżnienia niektórych sformułowań, większa czcionką wpisując np. kwotę do zapłaty. W przypadku przedsiębiorców takie rozwiązanie nie sprawdza się – lepiej, by pismo było po prostu dobrze napisane i odwoływało się do rozsądku osoby, która będzie je czytała.
Te informacje bezwzględnie należy umieścić w przygotowanym wezwaniu do zapłaty:
- datę i miejscowość,
- nadawcę i odbiorcę wiadomości,
- informację o przeterminowanej płatności wraz z podaniem daty, do której dłużnik był zobowiązany dokonać zapłaty,
- numer faktury, której dotyczy płatność,
- numer konta,
- podpis przedstawiciela firmy.
Samodzielnie lub przy pomocy specjalistów
Przedsiębiorcy myślący o tym, by wystosować wezwanie do zapłaty, mają możliwość przygotowania szablonu takiego pisma samodzielnie lub skorzystania z pomocy specjalisty, czyli np. radcy prawnego. Drugie rozwiązanie jest o tyle korzystne, że pomaga uniknąć błędów. Przedsiębiorca może dzięki niemu również zaoszczędzić czas, co w przypadku prowadzenia firmy jest niezwykle istotne.
To może Cię również zainteresować
