Po co i kto powinien sporządzić plan urlopów?

Nie zawsze urlop musi być czasem odpoczynku. Ustawodawca przewidział kilka możliwości wykorzystania przez pracownika przysługujących mu dni wolnych od pracy. W założeniu jednak każdej osobie, która świadczy pracę na podstawie umowy o pracę ? zgodnie z art. 152 § 1 Kodeksu pracy ? należy się prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu wypoczynkowego. Co warto wiedzieć o urlopach, aby nie stracić?

Gdy mowa o urlopach, warto pamiętać, że inny wymiar urlopu przysługuje osobie zatrudnionej po raz pierwszy, inny zaś tej, która świadczy pracę od wielu lat (więcej: „Pierwszy urlop. Co musisz o nim wiedzieć?”).

Co w planie urlopów?

Plan urlopowy nie może być sporządzony przypadkowo. Ma on zagwarantować pracownikom pewność, że otrzymają oni urlop we wskazanym okresie. Dzięki temu mają szansę dokładnie zaplanować wypoczynek. Ponadto, to także gwarancja dla samego pracodawcy, który może być pewien, że jego firma nie będzie miała przestoju spowodowanego brakami kadrowymi. W taki sposób może on rozplanować pracę i ewentualnie zatrudnić dodatkowe osoby.

Zasadniczo w planie urlopów muszą zostać uwzględnione wszystkie urlopy, jakie należą się pracownikowi. Mowa zatem nie tylko o urlopie wypoczynkowym, do jakiego prawo pracownik nabył z początkiem roku kalendarzowego, lecz także zaległym urlopie wypoczynkowym (jeżeli zatrudniony ma do takiego prawo) oraz np. urlopie uzupełniającym. O tym, komu przysługuje urlop uzupełniający, możesz przeczytać na tej stronie internetowej: www.pcbiznes.pl/poradnik/wszystko-o-urlopach-cz-6-urlop-uzupelniajacy.

Z powyższego jasno też wynika, że planem urlopowym nie obejmuje się dni, które przyznawane są w trybie na żądanie pracownika. Z punktu widzenia pracownika ważne jest, że jeżeli nie zostaną one wykorzystane, to ?zamienią się? w urlop zwykły. Dni, które zatrudniony może wykorzystać jako urlop na żądanie nigdy nie przechodzą do rok następny. Innymi słowy mówiąc, w każdym roku kalendarzowym pracownik będzie miał do wykorzystania cztery dni urlopu na żądanie.

Poza planem urlopów znajduje się jeszcze pula 4 dni, która jest zarezerwowana na urlop na żądanie. Ten urlop przysługuje pracownikom z początkiem każdego roku kalendarzowego i może – ale nie musi zostać przez zatrudnionych – wykorzystany.

Dobre rozwiązanie dla pracownika - plan urlopowy

Plan urlopów jest dobrym rozwiązaniem zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawcy. Ci pierwsi mogą wybrać taki termin urlopu, jaki im odpowiada i tym samym mieć pewność, że będą mogli skorzystać z dni wolnych w wybranym okresie. Jest to o tyle istotna kwestia, że zasadniczo termin urlopu może zostać przesunięty wyłącznie z ważnych przyczyn.

Korzyści związane z przygotowaniem planu urlopów odnosi również pracodawca. Warto zauważyć, że w przypadku dużych firm, które zatrudniają dziesiątki lub setki pracowników, nie ma możliwości takiego rozplanowania urlopów, by wyeliminować konieczność zatrudnienia pracowników sezonowych – w tym samym terminie będzie wypoczywać kilku lub kilkunastu zatrudnionych. Sporządzenie planu urlopów pozwala zatem na rozplanowanie pracy i zatrudnienie wystarczającej ilości pracowników tymczasowych tak, by firma mogła pracować normalnie.

By dostosować się do obowiązujących przepisów

Sporządzenie planu urlopów ma jeszcze jedną, ważną funkcję – dzięki niemu pracodawca może być pewien, że nie narazi się na wysoką karę grzywny z powodu naruszenia praw pracowników. Dlaczego? Ponieważ w planie urlopów możliwe jest uwzględnienie wszystkich urlopów, jakie przysługują poszczególnym pracownikom, włącznie z zaległymi, pracodawca może być pewien, że każdy z jego podwładnych skorzysta z przysługujących mu dni wolnych. 

Poza przygotowaniem planu urlopów, pracodawca powinien pamiętać o konieczności podania go do wiadomości pracowników. Może to nastąpić np. przez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeniowej zakładu pracy. Zasadniczo sposób poinformowania pracowników jest dowolny – powinien być jedynie zgodny ze sposobem przyjętym u danego pracodawcy.

W zależności od okresu zatrudnienia, pracownikowi, który zatrudniony jest na pełen etat, przysługuje 20 lub 26 dni urlopu płatnego w roku. Pracodawca powinien udzielić go jednorazowo i to zgodnie z przygotowanym planem urlopowym. Od tej zasady istnieje jednak szereg odstępstw. Pierwszy dotyczy choćby osób, które podjęły pracę pierwszy raz w danym roku kalendarzowym. Nabywając po każdym miesiącu pracy urlop w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu, który przysługiwałby im po przepracowaniu roku, mogą wykorzystywać go sukcesywnie. Dodatkowo należy pamiętać, że pracownik ma również prawo do urlopu na żądanie czy też urlopu okazjonalnego, który związany jest z ważnymi, okolicznościowymi wydarzeniami.

Zgodnie z planem urlopowym

W myśl art. 163§3 Kodeksu pracy ?urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167? Kodeksu pracy?. Mowa oczywiście o urlopach na żądanie. W tym przypadku pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Plan urlopowy powinien być ustalony na początku okresu urlopowego. Jest on swoistego rodzaju gwarancją zarówno dla pracowników, jak i zatrudniającego. Ustalany jest on zawsze na podstawie propozycji osób zatrudnionych. Te nie są wiążące dla pracodawcy zwłaszcza wówczas, gdy mogłyby kolidować z prawidłowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. W takim przypadku możliwe jest porozumienie się w kwestii szczegółów. Z drugiej strony, warto pamiętać, że zatrudniający jest związany wnioskiem, który złożyła pracownica, która urodziła lub też urodzi dziecko i chce wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy tuż po urlopie wychowawczym. Odnosi się do również do pracownika-ojca, który chce skorzystać z urlopu ojcowskiego. Ponadto, w każdym przypadku pracodawca będzie zobowiązany udzielić dni wolnych pracownikowi młodocianemu i to w okresie ferii zimowych, jeżeli uczęszcza on do szkoły.

Odstępstwa od reguły

Nie zawsze plan urlopów musi zostać przez pracodawcę sporządzony. Swoistego rodzaju odstępstwem od reguły jest art. 163§1? Kodeksu pracy. W jego myśl ?Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem?.

Jeżeli jednak pracodawca będzie zobowiązany do sporządzenia planu urlopów, to powinien pamiętać, że ten musi zostać przekazany do wiadomości wszystkich zatrudnionych i to w taki sposób, aby mogli się oni z nim zapoznać. Przekazywanie informacji w każdym zakładzie pracy może odbywać się w inny sposób i zazwyczaj kwestię tę rozstrzygają przepisy wewnętrzne firmy lub przedsiębiorstwa.

Ustawodawca nie wskazuje, jak należy przygotowywać plan urlopów, brak również stosownego wzoru. Wobec powyższego przyjmuje się, że można go sporządzić w dowolnej formie, pracodawca może też posiłkować się wzorami, które dostępne są na rynku.

Wszystkie urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, niemniej i od tej reguły istnieją odstępstwa. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mają prawo zmienić plan z uwagi na zaistniałe, istotne okoliczności. Te w każdym przypadku powinny być rozpatrywane indywidualnie, aby móc określić ich zasadność.