Po co i kto powinien sporządzić plan urlopów?

Informacje na temat planu urlopów znajdują się w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 163 § 1 urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane pracownikom zgodnie z planem urlopów. Rozwiązanie to jest praktyczne z kilku powodów, ale nie każdy pracodawca decyduje się na sporządzenie planu. Nie trzeba tego robić np. wówczas, gdy w zakładzie pracy nie działa zakładowa organizacja związkowa lub jeżeli wyraziła ona zgodę na to, by nie ustalać takiego planu.

Gdy mowa o urlopach, warto pamiętać, że inny wymiar urlopu przysługuje osobie zatrudnionej po raz pierwszy, inny zaś tej, która świadczy pracę od wielu lat (więcej: „Pierwszy urlop. Co musisz o nim wiedzieć?”).

Co w planie urlopów?

Zasadniczo w planie urlopów muszą zostać uwzględnione wszystkie urlopy, jakie należą się pracownikowi. Mowa zatem nie tylko o urlopie wypoczynkowym, do jakiego prawo pracownik nabył z początkiem roku kalendarzowego, lecz także zaległym urlopie wypoczynkowym (jeżeli zatrudniony ma do takiego prawo) oraz np. urlopie uzupełniającym. O tym, komu przysługuje urlop uzupełniający, możesz przeczytać na tej stronie internetowej: www.pcbiznes.pl/poradnik/wszystko-o-urlopach-cz-6-urlop-uzupelniajacy.

Poza planem urlopów znajduje się jeszcze pula 4 dni, która jest zarezerwowana na urlop na żądanie. Ten urlop przysługuje pracownikom z początkiem każdego roku kalendarzowego i może – ale nie musi zostać przez zatrudnionych – wykorzystany.

Dobre rozwiązanie dla pracownika

Plan urlopów jest dobrym rozwiązaniem zarówno z punktu widzenia pracowników, jak i pracodawcy. Ci pierwsi mogą wybrać taki termin urlopu, jaki im odpowiada i tym samym mieć pewność, że będą mogli skorzystać z dni wolnych w wybranym okresie. Jest to o tyle istotna kwestia, że zasadniczo termin urlopu może zostać przesunięty wyłącznie z ważnych przyczyn.

Korzyści związane z przygotowaniem planu urlopów odnosi również pracodawca. Warto zauważyć, że w przypadku dużych firm, które zatrudniają dziesiątki lub setki pracowników, nie ma możliwości takiego rozplanowania urlopów, by wyeliminować konieczność zatrudnienia pracowników sezonowych – w tym samym terminie będzie wypoczywać kilku lub kilkunastu zatrudnionych. Sporządzenie planu urlopów pozwala zatem na rozplanowanie pracy i zatrudnienie wystarczającej ilości pracowników tymczasowych tak, by firma mogła pracować normalnie.

By dostosować się do obowiązujących przepisów

Sporządzenie planu urlopów ma jeszcze jedną, ważną funkcję – dzięki niemu pracodawca może być pewien, że nie narazi się na wysoką karę grzywny z powodu naruszenia praw pracowników. Dlaczego? Ponieważ w planie urlopów możliwe jest uwzględnienie wszystkich urlopów, jakie przysługują poszczególnym pracownikom, włącznie z zaległymi, pracodawca może być pewien, że każdy z jego podwładnych skorzysta z przysługujących mu dni wolnych. 

Poza przygotowaniem planu urlopów, pracodawca powinien pamiętać o konieczności podania go do wiadomości pracowników. Może to nastąpić np. przez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeniowej zakładu pracy. Zasadniczo sposób poinformowania pracowników jest dowolny – powinien być jedynie zgodny ze sposobem przyjętym u danego pracodawcy.