Spis treści
Przedsiębiorca nie ma obowiązku korzystania z pomocy biur rachunkowych – może zdecydować się na samodzielne prowadzenie ksiąg. Rozwiązanie to ma swoje plusy i minusy, wymaga również wybrania dobrego programu do księgowania. Znalezienie takiego nie jest łatwym zadaniem, bo na rynku można znaleźć wiele aplikacji. Różnią się one między sobą ceną i funkcjonalnością.
Program do zarządzania biurem rachunkowym
Jako pracownik, istotne jest, aby zrozumieć korzyści wynikające z wykorzystania odpowiednich narzędzi w pracy, a systemy do zarządzania biurem rachunkowym są jednym z nich. Takie oprogramowanie nie tylko pomaga w efektywnej organizacji codziennych zadań, ale również pozwala na łatwe i szybkie zarządzanie danymi klientów, co jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w branży księgowej. Wybierając program do zarządzania biurem rachunkowym, zwracaj uwagę na jego funkcjonalności - system powinien umożliwiać zarządzanie fakturami, dokumentami księgowymi, a także płacami i zamówieniami.
Bezpieczne oprogramowanie dla biura rachunkowego
Kwestia bezpieczeństwa jest szczególnie istotna w kontekście zarządzania danymi księgowymi. Dlatego wybierając oprogramowanie do zarządzania biurem rachunkowym, upewnij się, że oferuje ono odpowiednie mechanizmy zabezpieczające. Dostawcy oprogramowania księgowego zazwyczaj wykorzystują zaawansowane technologie zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych, autentykacja wielopoziomowa i regularne kopie zapasowe, aby zapewnić, że Twoje dane są zawsze bezpieczne. Pamiętaj, że bezpieczeństwo danych to nie tylko ochrona przed cyberatakami, ale także zapewnienie zgodności z przepisami prawa, takimi jak RODO.
Profesjonalny program dla księgowych
W przypadku profesjonalnych programów księgowych, ich zalety rozciągają się daleko poza samo przechowywanie danych. Programy te są zaprojektowane tak, aby pomagać Ci w efektywnym zarządzaniu finansami firmy. Dzięki wbudowanym funkcjonalnościom, takim jak automatyzacja procesów, zarządzanie płacami czy generowanie raportów, oprogramowanie księgowe pozwala pracownikom na skupienie się na bardziej skomplikowanych zadaniach, zamiast na rutynowych obowiązkach administracyjnych. Pamiętaj, że kluczem do wyboru dobrego programu jest zrozumienie Twoich potrzeb i oczekiwań - nie każde oprogramowanie będzie pasować do każdej firmy, dlatego ważne jest, aby dokonać świadomego wyboru.
Wersja pudełkowa czy online?
W pierwszej kolejności przedsiębiorca powinien zdecydować, czy jest zainteresowany programem pudełkowym czy online. Dostęp do tych pierwszych klient otrzymuje po zakupieniu właśnie pudełka, w którym znajduje się płyta z programem. By rozpocząć korzystanie z niego, niezbędne jest jego zainstalowanie na komputerze.
Programy online są nowością, ale firm ich oferujących przybywa z roku na rok. Aplikacje online wyróżniają się tym, że nie trzeba ich instalować, by móc z nich korzystać. Z uwagi na fakt, że są one online, klient nie musi samodzielnie dokonywać aktualizacji danych, bo ta następuje natychmiastowo. Co więcej, dostęp do programu ma w każdym zakątku świata – by wystawić fakturę wystarczy dostęp do sieci.
Opcje programu | Wersja pudełkowa | Wersja online | Program księgowy |
---|---|---|---|
Zalety | Bezpośredni dostęp do oprogramowania | Szybkie aktualizacje, dostęp z dowolnego miejsca | Automatyzacja procesów, zarządzanie płacami, generowanie raportów |
Wady | Potrzeba instalacji, brak automatycznych aktualizacji | Wymagany dostęp do Internetu | Nie wszystkie funkcje mogą być dostępne w darmowych wersjach |
Darmowe czy płatne?
Programy udostępniane osobom prowadzącym firmy nie zawsze są odpłatne. Z części dostępnych na rynku klient może skorzystać zupełnie za darmo. Częstą praktyką podmiotów tworzących oprogramowanie dla firm i biur rachunkowych jest bezpłatne udostępnianie zainteresowanym programu celem jego przetestowania. Rozwiązanie to pozwala przedsiębiorcy stwierdzić, czy będzie on zainteresowany dostępem do produktu po upływie okresu testowego.
Decydując się na darmowy program, trzeba jednak uważać. Zdecydowana większość nie jest na bieżąco aktualizowana, co może wpłynąć na fakt, że przedsiębiorca nie będzie prowadził księgowości firmy zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami. Również funkcjonalność takich programu pozostawia wiele do życzenia – najczęściej nie oferują one wszystkich modułów – klient ma dostęp do podstawowych, np. faktur, ale nie ma możliwości stworzenia choćby magazynu.
Coś dla małej i dużej firmy
Aktualnie programów opracowanych z myślą o firmach jest tak wiele, że każdy znajdzie coś dla siebie. Klienci mogą wybierać wśród modułów podstawowych (np. faktury, aktywa, zamówienia), które są wystarczające dla niewielkich firm, jak i wśród bardziej rozbudowanych aplikacji, wyposażonych w możliwość skorzystania z opcji np. wierzytelności czy płace.
Online nie znaczy niebezpiecznie
Firmy produkujące oprogramowanie dla firm doskonale wiedzą, jak ważna jest kwestia bezpieczeństwa. Z tego też względu stosują one zabezpieczenia na takim poziomie, jakie stosują np. banki (wykorzystują choćby szyfrowaną wersję protokołu HTTP). W praktyce zatem nie ma możliwości, by dostęp do danych zgromadzonych przez użytkownika miała osoba nieupoważniona. Warto o tym pamiętać, bo kwestia bezpieczeństwa to główny powód, dla którego z tej wersji programów najczęściej rezygnujemy i sięgamy po pudełkowe.
To może Cię również zainteresować