Spis treści
Rozliczenie kosztów podróży służbowej
Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest powszechną praktyką w wielu firmach. Daje to pracownikom większą swobodę i komfort podczas podróży, ale wiąże się także z pewnymi kwestiami finansowymi. W przypadku korzystania z samochodu prywatnego pracownika w celach służbowych, istnieje możliwość zwrotu pracownikowi kosztów związanych z użytkowaniem samochodu. Warto jednak wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć te koszty, aby uniknąć nieporozumień i nieprzyjemnych sytuacji.
Podstawową kwestią przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej samochodem prywatnym jest ustalenie stawki kosztów przejazdu. Stawka ta jest ustalana przez pracodawcę i powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie przebytej odległości, która jest wyliczana na podstawie liczby kilometrów.
W przypadku podróży służbowej samochodem prywatnym, należy pamiętać o zachowaniu odpowiedzialności pracodawcy w kwestii bezpieczeństwa. Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie ubezpieczenie samochodu, aby w przypadku awarii lub kolizji pracownik był odpowiednio zabezpieczony. W razie wypadku lub szkody, pracownik powinien zgłosić zdarzenie swojemu pracodawcy i postępować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi awarii lub kolizji samochodu służbowego.
Koszty użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych nie ograniczają się jedynie do kosztów przejazdu. Należy również wziąć pod uwagę inne wydatki, takie jak paliwo, opłaty drogowe, parkingi oraz ewentualne koszty napraw i konserwacji samochodu. Pracownik powinien zbierać i udokumentować wszystkie faktury i rachunki związane z tymi wydatkami, aby móc poprawnie rozliczyć podróż służbową.
Prawo do jazdy własnym samochodem w przeznaczeniu służbowym
Każdemu z Nas najbardziej komfortowo, jeździ się we własnych samochodach to może być zaleta dla Ciebie oraz dla pracodawcy, jednak nie zawsze, dlatego § 3 z przywołanego przeze mnie Rozporządzenia na specjalną prośbę stwarza pracownikowi taką możliwość. Pracodawca może wydać zgodę na przejazd krajowy bądź zagraniczny pracownika samochodem, motocyklem lub motorowerem. Jeżeli twój szef pozytywnie przystanie na twoją propozycje będziesz mógł zrefundować swoje podróż poprzez poniższy wzór:
Przebyte kilometry x stawka za km
Stawka za kilometr jest ustalana zgodnie z art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).
Reasumując powyższy artykuł stwierdzam, że zatrudniony pracownik musi korzystać ze swojego prawa i nie dopuszczać do bezwzględnego wykorzystywania ciebie jako darmowego transportu, ponieważ prawo trzeba przestrzegać i nie dawać się oszukiwać przedsiębiorcom.
Opracowane na podstawie tekstu ze strony www.bielsko.biala.pl przygotowanego przez:
Martę Czajowska-Wawak Kancelaria Księgowo-Podatkowa MERITUM S.C. www.meritumsc.pl
Operator prasy krawędziowej CNC - Szwecja
Baltix.se sp. z o.o.
- Szwecja
OPERATOR MASZYN - produkcja śrub
BULTEN POLSKA S.A.
- Bielsko-Biała
Praca dodatkowa- tygodniówki- Czestochowa- zmiany nocno-poranne
TWG Polska Sp. z o.o.
- Częstochowa
- 27-27 zł / h
Praca na sortowni paczek- tygodniówki- Nowa Huta- zmiany noce
TWG Polska Sp. z o.o.
- Kraków
- 26-28 zł / h
Pracownik/czka Magazynu
FUNDACJA AKTYWIZACJA
- Rzeszów
W każdym przypadku, gdy pracownik będzie wykorzystywał swój pojazd w celach służbowych, pracodawca powinien z nim zawrzeć stosowną umowę, przy czym dla celów dowodowych powinna ona zostać sporządzona na piśmie.
Przyjmuje się, że w zależności od potrzeb pracodawcy, istnieją dwie możliwości wykorzystywania samochodu. Pierwsza związana jest z podróżą służbową. Zatrudniony może zwrócić się do pracodawcy ze stosownym wnioskiem o wyrażenie zgody na wyjazd własnym środkiem transportu i wówczas też przysługuje mu stosowna rekompensata. W drugim przypadku mowa o wykorzystywaniu swojego pojazdu do odbycia jazd lokalnych. I tutaj zatrudnionemu będzie przysługiwał odpowiedni zwrot poniesionych kosztów.
Jak obliczć wysokość rekompensaty
Obliczeń rekompensaty, która należy się pracownikowi, zatrudniający powinien dokonać na postawie stosownych przepisów. W tym przypadku należy odwołać się do Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobów wykonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. I tak, zatrudniający w pierwszej kolejności przy jazdach lokalnych ustala miesięczny limit kilometrów. Zgodnie z przywołanym Rozporządzeniem, wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony. Aktualnie limity te wynoszą odpowiednio:
- 300 km ? do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km ? ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km ? ponad 500 tys. mieszkańców.
Warto zaznaczyć, że podane wartości są maksymalne, co jednocześnie oznacza, że mogą być niższe, dostosowane do potrzeb pracodawcy. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli firma dysponuje również samochodami służbowymi, zaś pracownicy ze swoich pojazdów w celach służbowych korzystają jedynie sporadycznie.
Innym zagadnieniem jest obliczanie kwoty rekompensaty, która należy się pracownikowi. Zwrot kosztów używania pojazdu następuje w formie miesięcznego ryczałtu, który liczony jest jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu i miesięczny przebieg kilometrów. Zatrudniający ma obowiązek stosować stawki, które określone zostały w §2 wyżej wymienionego Rozporządzenia. I tak, za 1 km widnieją następujące stawki maksymalne:
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900cm³ ?-0,5214zł,
- dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900cm³ - 0,8358zł,
- dla motocykli - 0,2302zł,
- dla motorowerów - 0,1382zł.
Podstawą do sporządzenia prawidłowych obliczeń powinno być złożone przez pracownika pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Dokument też powinien wskazywać między innymi pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny oraz dokładnie określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy, jak również ilość dni, w których pracownik ewentualnie nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Dalej, zgodnie z Rozporządzeniem, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy, w tym podróży służbowej, która trwa co najmniej osiem godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym zatrudniony nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Maksymalna kwota refundacji
Powyższe limity, jak wskazano, są maksymalnymi. W niektórych przypadkach mogą zostać jednak zwiększone. Dotyczy to praktycznie dwóch sytuacji, o których przeczytać można w Rozporządzeniu. Są nimi odpowiednio limity dla pojazdów:
- do celów służbowych w służbie leśnej- limit nie może przekroczyć 1 500km,
- do celów służbowych w służbach ratowniczych i innych właściwych sytuacjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej - limit nie może przekroczyć 3 000km.
Są to jedyne wyjątki od powyższej reguły, jakie przewidział ustawodawca.
Konsekwencje podatkowe
Wypłacanie rekompensaty musi być zgodne z innymi przepisami aktualnie obowiązującego prawa, w tym zwłaszcza z prawem podatkowym. I tak, zgodnie z Ustawą z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku od osób fizycznych, kwoty, które wypłacane są pracownikom jako rekompensata za używanie przez nich do celów służbowych prywatnych pojazdów, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód. Od kwot tych pracodawca nie jest zobowiązany potrącać składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Dzieje się tak dlatego, że zastosowania nie ma pogląd i stanowisko, że samochód osobowy może zostać uznany za narzędzie lub sprzęt. Taka interpretacja byłaby sprzeczna z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, gdzie samochód osobowy został sklasyfikowany jako środek transportu.
Czas podróży służbowej
Podczas podróży służbowej samochodem prywatnym, ważne jest także odpowiednie zarządzanie czasem. Pracownik powinien dokładnie zaplanować trasę i uwzględnić możliwe utrudnienia drogowe oraz czas potrzebny na dotarcie na miejsce przeznaczenia. Pracodawca również powinien uwzględnić czas podróży służbowej przy ustalaniu harmonogramów i terminów zadań.
W przypadku wyjazdów zagranicznych, należy pamiętać o dodatkowych czynnikach, takich jak czas potrzebny na przekroczenie granicy, wymagane dokumenty i ewentualne opłaty graniczne. Pracownik powinien być odpowiednio poinformowany i przygotowany na podróż służbową za granicę.
Podsumowując, korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych daje pracownikowi pewną swobodę i komfort, ale wiąże się także z pewnymi kwestiami finansowymi i organizacyjnymi. Właściwe rozliczenie kosztów podróży służbowej, zarówno na podstawie wyliczenia ryczałtu, jak i na podstawie faktycznych kosztów, jest istotne dla zapewnienia sprawiedliwości i zadowolenia pracownika. Pracownik powinien również pamiętać o odpowiedzialności za stan techniczny samochodu oraz o konieczności zachowania bezpieczeństwa podczas podróży służbowej.
Wady użytkowania samochodu prywatnego
Choć korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych ma swoje zalety, warto również zwrócić uwagę na pewne wady związane z tą praktyką. Przede wszystkim, pracownik musi pamiętać o odpowiedzialności za stan techniczny swojego samochodu. Regularne serwisowanie, wymiana opon i inne naprawy są niezbędne, aby samochód był w pełni sprawny i bezpieczny do podróży służbowej.
Inną wadą korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych jest ryzyko awarii lub kolizji. Jeśli samochód ulegnie awarii w trakcie podróży służbowej, pracownik może napotkać trudności z kontynuacją podróży i dotarciem na miejsce przeznaczenia. W przypadku kolizji, pracownik musi postępować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi awarii lub kolizji samochodu służbowego i zgłosić zdarzenie swojemu pracodawcy.
| Zagadnienie | Opis |
|---|---|
| Rozliczenie kosztów podróży służbowej | Pracownik może otrzymać zwrot kosztów podróży służbowej na podstawie wyliczenia ryczałtu lub faktycznych kosztów przejazdu. |
| Wyliczenie ryczałtu | Stawka ryczałtu jest ustalana przez pracodawcę i uwzględnia koszty eksploatacji samochodu służbowego. |
| Wady użytkowania samochodu prywatnego | Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych wiąże się z odpowiedzialnością za stan techniczny pojazdu oraz ryzykiem awarii lub kolizji. |
| Czas podróży służbowej | Pracownik powinien odpowiednio zaplanować czas podróży służbowej, uwzględniając trasę i ewentualne utrudnienia drogowe. |
Podsumowanie
Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych wiąże się z możliwością zwrotu pracownikowi kosztów podróży. Warto jednak pamiętać o prawidłowym rozliczaniu tych kosztów, aby uniknąć nieporozumień. Pracownik może otrzymywać zwrot kosztów na podstawie przebytej odległości lub w formie stałego ryczałtu. Korzystanie z samochodu prywatnego ma swoje zalety, ale wiąże się także z odpowiedzialnością za stan techniczny pojazdu oraz ryzykiem awarii lub kolizji. Pracownik powinien również uwzględnić czas podróży służbowej przy planowaniu tras i terminów zadań. Podsumowując, rozliczanie kosztów podróży służbowej samochodem prywatnym wymaga odpowiedniej organizacji i uwzględnienia różnych czynników, aby zapewnić sprawiedliwość i zadowolenie pracownika.
To może Cię również zainteresować
