Delegacje krajowe i zagraniczne

Rozliczenie Kosztów Podróży Służbowej

12 lipca 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 11 głosów

11 głosów

8 komentarzy
Rozliczenie Kosztów Podróży Służbowej
Dowiedz się, jak prawidłowo rozliczyć koszty podróży służbowej samochodem prywatnym. Otrzymaj zwrot kosztów przejazdu i wylicz ryczałt.

Rozliczenie kosztów podróży służbowej

Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest powszechną praktyką w wielu firmach. Daje to pracownikom większą swobodę i komfort podczas podróży, ale wiąże się także z pewnymi kwestiami finansowymi. W przypadku korzystania z samochodu prywatnego pracownika w celach służbowych, istnieje możliwość zwrotu pracownikowi kosztów związanych z użytkowaniem samochodu. Warto jednak wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć te koszty, aby uniknąć nieporozumień i nieprzyjemnych sytuacji.

Podstawową kwestią przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej samochodem prywatnym jest ustalenie stawki kosztów przejazdu. Stawka ta jest ustalana przez pracodawcę i powinna być zgodna z obowiązującymi przepisami. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie przebytej odległości, która jest wyliczana na podstawie liczby kilometrów.

W przypadku podróży służbowej samochodem prywatnym, należy pamiętać o zachowaniu odpowiedzialności pracodawcy w kwestii bezpieczeństwa. Pracodawca powinien zapewnić odpowiednie ubezpieczenie samochodu, aby w przypadku awarii lub kolizji pracownik był odpowiednio zabezpieczony. W razie wypadku lub szkody, pracownik powinien zgłosić zdarzenie swojemu pracodawcy i postępować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi awarii lub kolizji samochodu służbowego.

Koszty użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych nie ograniczają się jedynie do kosztów przejazdu. Należy również wziąć pod uwagę inne wydatki, takie jak paliwo, opłaty drogowe, parkingi oraz ewentualne koszty napraw i konserwacji samochodu. Pracownik powinien zbierać i udokumentować wszystkie faktury i rachunki związane z tymi wydatkami, aby móc poprawnie rozliczyć podróż służbową.

Prawo do jazdy własnym samochodem w przeznaczeniu służbowym

Każdemu z Nas najbardziej komfortowo, jeździ się we własnych samochodach to może być zaleta dla Ciebie oraz dla pracodawcy, jednak nie zawsze, dlatego § 3 z przywołanego przeze mnie Rozporządzenia na specjalną prośbę stwarza pracownikowi taką możliwość. Pracodawca może wydać zgodę na przejazd krajowy bądź zagraniczny pracownika samochodem, motocyklem lub motorowerem. Jeżeli twój szef pozytywnie przystanie na twoją propozycje będziesz mógł zrefundować swoje podróż poprzez poniższy wzór:

Przebyte kilometry x stawka za km

Stawka za kilometr jest ustalana zgodnie z art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz.U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).

Reasumując powyższy artykuł stwierdzam, że zatrudniony pracownik musi korzystać ze swojego prawa i nie dopuszczać do bezwzględnego wykorzystywania ciebie jako darmowego transportu, ponieważ prawo trzeba przestrzegać i nie dawać się oszukiwać przedsiębiorcom.

Opracowane na podstawie tekstu ze strony www.bielsko.biala.pl przygotowanego przez:

Martę Czajowska-Wawak Kancelaria Księgowo-Podatkowa MERITUM S.C. www.meritumsc.pl

Szukasz pracy?
Dodana

Sortowanie paczek**TYGODNIÓWKI**24,50/h**Bielsko-Biała

TWG Polska Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
  • 24-25 zł / h
Dodana

Starszy Doradca Klienta

"CHANGE OF SCANDINAVIA RETAIL POLAND" SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

  • Warszawa
  • 4 300-4 500 zł / mc
Dodana
Dodana
Aplikuj bez CV

W każdym przypadku, gdy pracownik będzie wykorzystywał swój pojazd w celach służbowych, pracodawca powinien z nim zawrzeć stosowną umowę, przy czym dla celów dowodowych powinna ona zostać sporządzona na piśmie.

Przyjmuje się, że w zależności od potrzeb pracodawcy, istnieją dwie możliwości wykorzystywania samochodu. Pierwsza związana jest z podróżą służbową. Zatrudniony może zwrócić się do pracodawcy ze stosownym wnioskiem o wyrażenie zgody na wyjazd własnym środkiem transportu i wówczas też przysługuje mu stosowna rekompensata. W drugim przypadku mowa o wykorzystywaniu swojego pojazdu do odbycia jazd lokalnych. I tutaj zatrudnionemu będzie przysługiwał odpowiedni zwrot poniesionych kosztów.

Jak obliczć wysokość rekompensaty

Obliczeń rekompensaty, która należy się pracownikowi, zatrudniający powinien dokonać na postawie stosownych przepisów. W tym przypadku należy odwołać się do Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobów wykonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. I tak, zatrudniający w pierwszej kolejności przy jazdach lokalnych ustala miesięczny limit kilometrów. Zgodnie z przywołanym Rozporządzeniem, wysokość limitu uzależniona jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony. Aktualnie limity te wynoszą odpowiednio:

  • 300 km ? do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km ? ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km ? ponad 500 tys. mieszkańców.

Warto zaznaczyć, że podane wartości są maksymalne, co jednocześnie oznacza, że mogą być niższe, dostosowane do potrzeb pracodawcy. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli firma dysponuje również samochodami służbowymi, zaś pracownicy ze swoich pojazdów w celach służbowych korzystają jedynie sporadycznie.

Innym zagadnieniem jest obliczanie kwoty rekompensaty, która należy się pracownikowi. Zwrot kosztów używania pojazdu następuje w formie miesięcznego ryczałtu, który liczony jest jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu i miesięczny przebieg kilometrów. Zatrudniający ma obowiązek stosować stawki, które określone zostały w §2 wyżej wymienionego Rozporządzenia. I tak, za 1 km widnieją następujące stawki maksymalne:

  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900cm³ ?-0,5214zł,
  • dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900cm³ - 0,8358zł,
  • dla motocykli - 0,2302zł,
  • dla motorowerów - 0,1382zł.

Podstawą do sporządzenia prawidłowych obliczeń powinno być złożone przez pracownika pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych. Dokument też powinien wskazywać między innymi pojemność silnika, markę, numer rejestracyjny oraz dokładnie określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy, jak również ilość dni, w których pracownik ewentualnie nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Dalej, zgodnie z Rozporządzeniem, kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy, w tym podróży służbowej, która trwa co najmniej osiem godzin oraz za każdy dzień roboczy, w którym zatrudniony nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Maksymalna kwota refundacji

Powyższe limity, jak wskazano, są maksymalnymi. W niektórych przypadkach mogą zostać jednak zwiększone. Dotyczy to praktycznie dwóch sytuacji, o których przeczytać można w Rozporządzeniu. Są nimi odpowiednio limity dla pojazdów:

  • do celów służbowych w służbie leśnej- limit nie może przekroczyć 1 500km,
  • do celów służbowych w służbach ratowniczych i innych właściwych sytuacjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej - limit nie może przekroczyć 3 000km.

Są to jedyne wyjątki od powyższej reguły, jakie przewidział ustawodawca.

Konsekwencje podatkowe

Wypłacanie rekompensaty musi być zgodne z innymi przepisami aktualnie obowiązującego prawa, w tym zwłaszcza z prawem podatkowym. I tak, zgodnie z Ustawą z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku od osób fizycznych, kwoty, które wypłacane są pracownikom jako rekompensata za używanie przez nich do celów służbowych prywatnych pojazdów, podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód. Od kwot tych pracodawca nie jest zobowiązany potrącać składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Dzieje się tak dlatego, że zastosowania nie ma pogląd i stanowisko, że samochód osobowy może zostać uznany za narzędzie lub sprzęt. Taka interpretacja byłaby sprzeczna z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych, gdzie samochód osobowy został sklasyfikowany jako środek transportu.

Czas podróży służbowej

Podczas podróży służbowej samochodem prywatnym, ważne jest także odpowiednie zarządzanie czasem. Pracownik powinien dokładnie zaplanować trasę i uwzględnić możliwe utrudnienia drogowe oraz czas potrzebny na dotarcie na miejsce przeznaczenia. Pracodawca również powinien uwzględnić czas podróży służbowej przy ustalaniu harmonogramów i terminów zadań.

W przypadku wyjazdów zagranicznych, należy pamiętać o dodatkowych czynnikach, takich jak czas potrzebny na przekroczenie granicy, wymagane dokumenty i ewentualne opłaty graniczne. Pracownik powinien być odpowiednio poinformowany i przygotowany na podróż służbową za granicę.

Podsumowując, korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych daje pracownikowi pewną swobodę i komfort, ale wiąże się także z pewnymi kwestiami finansowymi i organizacyjnymi. Właściwe rozliczenie kosztów podróży służbowej, zarówno na podstawie wyliczenia ryczałtu, jak i na podstawie faktycznych kosztów, jest istotne dla zapewnienia sprawiedliwości i zadowolenia pracownika. Pracownik powinien również pamiętać o odpowiedzialności za stan techniczny samochodu oraz o konieczności zachowania bezpieczeństwa podczas podróży służbowej.

Wady użytkowania samochodu prywatnego

Choć korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych ma swoje zalety, warto również zwrócić uwagę na pewne wady związane z tą praktyką. Przede wszystkim, pracownik musi pamiętać o odpowiedzialności za stan techniczny swojego samochodu. Regularne serwisowanie, wymiana opon i inne naprawy są niezbędne, aby samochód był w pełni sprawny i bezpieczny do podróży służbowej.

Inną wadą korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych jest ryzyko awarii lub kolizji. Jeśli samochód ulegnie awarii w trakcie podróży służbowej, pracownik może napotkać trudności z kontynuacją podróży i dotarciem na miejsce przeznaczenia. W przypadku kolizji, pracownik musi postępować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi awarii lub kolizji samochodu służbowego i zgłosić zdarzenie swojemu pracodawcy.

Zagadnienie Opis
Rozliczenie kosztów podróży służbowej Pracownik może otrzymać zwrot kosztów podróży służbowej na podstawie wyliczenia ryczałtu lub faktycznych kosztów przejazdu.
Wyliczenie ryczałtu Stawka ryczałtu jest ustalana przez pracodawcę i uwzględnia koszty eksploatacji samochodu służbowego.
Wady użytkowania samochodu prywatnego Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych wiąże się z odpowiedzialnością za stan techniczny pojazdu oraz ryzykiem awarii lub kolizji.
Czas podróży służbowej Pracownik powinien odpowiednio zaplanować czas podróży służbowej, uwzględniając trasę i ewentualne utrudnienia drogowe.

Podsumowanie

Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych wiąże się z możliwością zwrotu pracownikowi kosztów podróży. Warto jednak pamiętać o prawidłowym rozliczaniu tych kosztów, aby uniknąć nieporozumień. Pracownik może otrzymywać zwrot kosztów na podstawie przebytej odległości lub w formie stałego ryczałtu. Korzystanie z samochodu prywatnego ma swoje zalety, ale wiąże się także z odpowiedzialnością za stan techniczny pojazdu oraz ryzykiem awarii lub kolizji. Pracownik powinien również uwzględnić czas podróży służbowej przy planowaniu tras i terminów zadań. Podsumowując, rozliczanie kosztów podróży służbowej samochodem prywatnym wymaga odpowiedniej organizacji i uwzględnienia różnych czynników, aby zapewnić sprawiedliwość i zadowolenie pracownika.

To może Cię również zainteresować

Delegacja

Najczęściej zadawane pytania

Jak obliczyć rekompensatę za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?

Rekompensata za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych może być obliczana na podstawie miesięcznego ryczałtu. Stawka ryczałtu jest ustalana przez pracodawcę i uwzględnia koszty eksploatacji pojazdu. Należy pomnożyć stawkę za jeden kilometr przebiegu przez miesięczny przebieg kilometrów. Przy obliczaniu rekompensaty należy również uwzględnić ewentualne dni nieobecności pracownika w miejscu pracy oraz dni, w których nie dysponował on samochodem do celów służbowych.

Jakie są limity kilometrów przy korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych?

Limity kilometrów przy korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych są uzależnione od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w którym pracownik jest zatrudniony. Obecnie maksymalne limity wynoszą: 300 km dla miejscowości do 100 tys. mieszkańców, 500 km dla miejscowości powyżej 100 tys. do 500 tys. mieszkańców oraz 700 km dla miejscowości powyżej 500 tys. mieszkańców. Pracodawca może dostosować limity do swoich potrzeb, jeśli firma posiada także samochody służbowe.

Czy istnieją wyjątki od limitów kilometrów przy korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych?

Tak, istnieją wyjątki od limitów kilometrów przy korzystaniu z samochodu prywatnego do celów służbowych. Przykładami są pojazdy używane w służbie leśnej, gdzie limit nie może przekroczyć 1 500 km, oraz pojazdy używane w służbach ratowniczych i sytuacjach zagrożenia klęską żywiołową lub katastrofą ekologiczną, gdzie limit nie może przekroczyć 3 000 km.

Czy rekompensata za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych podlega opodatkowaniu?

Tak, rekompensata za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych podlega opodatkowaniu jako przychód w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych. Pracodawca jest zobowiązany do potrącenia składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od kwoty rekompensaty wypłaconej pracownikowi.

Jakie są wady korzystania z samochodu prywatnego do celów służbowych?

Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych wiąże się z pewnymi wadami. Pracownik musi samodzielnie dbać o stan techniczny pojazdu oraz ponosić koszty jego eksploatacji. Istnieje również ryzyko awarii lub kolizji, które mogą utrudnić podróż służbową. Pracownik powinien być odpowiedzialny za regularne serwisowanie samochodu i postępować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi awarii lub kolizji.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Mateusz Strykowski

Stażysta

Jako copywriter współpracuje z Aplikuj.pl, tworząc treści głównie związane z prawem pracy i wszystkim, co wiąże się z zarządzaniem firmą.  

8 komentarzy

Enka

Enka

A ja z kolei jadą na wyjazdy służbowe autem służbowym, ba jadę na prywatne wakacje autem służbowym i nie ma z tym problemu.
Romik

Romik

Z tym to też według mnie problem. Przecież własne auto to nie tylko zwrot kosztów paliwa, ale także amortyzacji. Tutaj bym się zastanawiał jak z tym robić. Co innego służbowe auto.
Dorota

Dorota

Byłam na delegacji własnym autem. Szef mnie rozliczył - wiedział ile km przebyłam i za 1 km dostałam brutto 50 groszy. Zyskałam na tym, bo jeżdżę na gazie.
Regina Jóźwiak

Regina Jóźwiak

Po podjęciu decyzji o delegowaniu zadania należy wziąć pod uwagę również inne czynniki. Przecież własny samochód to koszty eksploatacji muszą być jakoś zminimalizowane.
Tekla

Tekla

Podróże służbowe za granicę, jak w przypadku podróży służbowej menedżera lub grupy specjalistów organizacji komercyjnej, wymagają właściwej organizacji procesu.
Iga

Iga

U nas jest oczywiście zwrot kosztów za benzynę i jakiś dodatek. Przecież auto jest używane i jest amortyzacja. W sumie zawsze na pewnych zasadach można się dogadać.
Anka

Anka

Kadra kierownicza u nas wszyscy mają samochody. To jest chyba dodatek ogólnie do piastowanego stanowiska. Nie dość, że mają sporo płącone, to jeszcze większe profity dodatkowe.
oma_pp23

oma_pp23

Dobrze, że kolporterzy czy np. specjaliści ph i agenci mają auta służbowe. Koszty amortyzacji prywatnych rzeczy to przecież zupełnie inna sprawa. Zawsze auto jest korzyścią.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka