Ryczałt za nocleg - kiedy należy się pracownikowi?

Wyjazd służbowy, jak sama nazwa wskazuje, wiąże się z podróżą w celach pełnienia obowiązków zawodowych, na którą pracownik jest oddelegowywany przez przełożonych. Najczęściej takie delegacje wynikają z konieczności doszkalania się, zdobywania nowych umiejętności, reprezentowania interesów firmy czy też wspierania pracowników w innym oddziale firmy. Podróż taka nie powinna obciążać kieszeni pracownika, dlatego warto znać zagadnienia dotyczące rozliczenia delegacji, ryczałtu za nocleg w Polsce czy ryczałtu za nocleg za granicą – zarówno kiedy jesteś pracodawcą, jak i osobą zatrudnioną!

Rozliczenie delegacji
 

Pracodawca, który deleguje pracownika w podróż służbową powinien dopełnić kilku obowiązków. Przede wszystkim wyjazd taki powinien ściśle wiązać się z obowiązkami zawodowymi zatrudnionego i być w zakresie jego kompetencji – to znaczy, że nie jest właściwym wysyłanie pracownika do pełnienia obowiązków, do których nie jest on uprawniony. Oczywiście takie wyjazdy mogą być związane nie tylko ze świadczeniem pracy, ale również doszkalaniem się, zdobywaniem nowych umiejętności czy reprezentowaniem firmy – na przykład u klienta albo na targach branżowych. Warto jednak pamiętać, że niedozwolone jest wysyłanie w delegację kobiet w ciąży oraz pracowników wychowujących dzieci do lat 4 – chyba że oni sami wyrażą na to zgodę.

Pracownik, który udał się w delegację, może domagać się jej rozliczenia. Na czym ono polega? Otóż rozliczenie delegacji ma na celu pokrycie kosztów, jakie pracownik poniósł w związku z wyjazdem służbowym. Najczęściej zawiera ono diety, ryczałty za noclegi, wyżywienie, dojazdy, opłaty parkingowe, czy koszty niezbędnych zakupów, związanych z celowością wyjazdu.

Dla jednostek sfery budżetowej występują jasne zasady rozliczania delegacji, które zostały zawarte w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej. W przypadku pracodawców spoza budżetówki, zasady te powinny być indywidualnie ustalone i zapisane w regulaminie pracowniczym. Gdy takich regulacji zabraknie, wówczas firmę obowiązuje postępowanie zgodnie z regulacjami zawartymi we wspomnianym Rozporządzeniu.

Z założenia, za wyjazd służbowy możemy uznać takie zdarzenie, gdy pracownik otrzyma pisemne oddelegowanie do miejsca innego, aniżeli miejsce zatrudnienia. Takie oddelegowanie zatrudniony powinien otrzymać na piśmie – będzie ono podstawą do uzyskania rozliczenia delegacji.

Najczęściej takie rozliczenie zawiera diety pracownicze, które przysługują za każdą dobę, czyli pełne 24 godziny liczone od chwili rozpoczęcia delegacji. Istnieje jednak możliwość otrzymania połowy wysokości pełnej diety, co następuje wtedy, gdy pracownik pozostawał w delegacji od 8 do 12 godzin. W przypadku podróży dłuższych niż doba, pracownik za każdą kolejną powinien otrzymać pełną dietę, a za rozpoczętą adekwatną do liczby godzin jej część – do 8 godzin ½ pełnej diety, a powyżej 8 godzin pełną dietę. Diety mogą zostać pomniejszone wówczas, gdy delegowany otrzymał część posiłków – odejmuje się wówczas 25% za śniadanie, 50% za obiad oraz 25% za kolację.

W rozliczeniu delegacji kluczowe jest dokonanie zwrotu za przejazdy. Są one uzależnione od rodzaju środka lokomocji. Tutaj warto pamiętać, że o tym decyduje pracodawca. Zatrudnionemu przysługuje prawo do złożenia swoich propozycji, a gdy otrzyma zgodę, może wybrać się w podróż pojazdem osobistym zamiast korzystania ze środków transportu publicznego. Wówczas zamiast przedłożenia biletów, może on liczyć na zwrot kosztów na podstawie przejechanych kilometrów.
 

Ryczałt za nocleg – kiedy się o niego upomnieć?
 

Pracownik, który został oddelegowany w celach służbowych, może liczyć na ryczałt za nocleg. Warunkiem jest, aby trwała ona dłużej niż 1 dzień. Wówczas może on liczyć na zwrot kosztów poniesionych w związku z wynajmem pokoju. Niezbędne jest przedłożenie rachunku za dobę hotelową, jednak należy pamiętać, że zostały ustalone odgórne limity – cena nie powinna przekraczać dwudziestokrotności diety, chyba że pracodawca zgodził się na droższy nocleg.

Istnieją jednak sytuacje, że pracownik zapomni rachunku czy też go zgubi. Nie oznacza to, że zostanie on bez zwrotu kosztów. W takiej sytuacji, delegowanemu, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za nocleg. Ten wynosi wysokości 150% diety. Obecnie dieta to 30zł za dobę, a zatem pracownik otrzyma ryczałt w wysokości 45zł. Uwzględniając panujące standardy, kwota ta może być niewystarczająca na pokrycie kosztów noclegu. Warto więc pilnować, aby jednak zachować paragon i móc skorzystać z odpowiedniego zwrotu należności.

Czy zawsze podczas delegacji możemy skorzystać z opcji noclegu? Otóż nie. Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie są zasadne wówczas, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania czy miejsca czasowego pobytu. Tym samym, w sytuacji, gdy miejsce, do którego został oddelegowany nie jest nader odległe, może on nie otrzymać ryczałtu za nocleg ani zwrotu jego kosztów. O tej kwestii decyduje pracodawca, dlatego jeśli pracownik uważa, że niezasadna jest odmowa – powinien przygotować solidne argumenty.
 

Ryczałt za nocleg za granicą – jakie są stawki?
 

Podróże służbowe zagraniczne dziś stają się standardem. Pracownikom, którzy zostają oddelegowani poza granice Polski przysługuje zwrot kosztu noclegów za każdą dobę delegacji na podstawie przedłożenia rachunków. W tym przypadku, górnym limitem zwrotu należności jest ten określony w załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 29 stycznia 2013r. dla danego państwa. Przykładowo, za nocleg w Belgii maksymalny limit wynosi 160 euro, w Czechach 120 euro, Kuwejcie 200 euro, a Stanach Zjednoczonych 200 dolarów.

Ryczał za nocleg za granicą należy się wówczas, gdy pracownik nie przedłoży zatrudniającemu rachunków. Wówczas, zgodnie z Rozporządzeniem, otrzyma on zwrot w wysokości 25% maksymalnej kwoty za nocleg w danym Państwie. Tak też za noc w Belgii dostanie 40 euro, za tę w Czechach 30 euro, w Kuwejcie 50 euro, z kolei w USA 50 dolarów. Nietrudno się domyślić, że ryczał za nocleg ponownie może okazać się niewystarczający, aby pokryć faktyczny koszt noclegu. Ryczałtu za nocleg za granicą ani zwrotu kosztów noclegu nie przyznaje się, kiedy to pracodawca zapewnia oddelegowanemu bezpłatny nocleg.

Podsumowując, koszty wyjazdów służbowych powinien ponosić pracodawca. W tym celu stosuje się rozliczenie delegacji. Pracownik zobowiązany jest przedstawić rachunki za dojazdy, noclegi czy wyżywienie. W przypadku ich braku, może liczyć na diety oraz ryczałt za nocleg, zarówno kiedy jest to podróż krajowa, jak i ta zagraniczna.