Twoje wsparcie w rekrutacji
Znajdź wymarzoną
ofertę pracy i APLIKUJ
OGŁOSZEŃ: 934        SUBSKRYBUJE: 6988

Sekretarka - specyfika zawodu sekretarki i asystentki

Sekretarka - specyfika zawodu sekretarki i asystentki

Rozwój rynku usługowego sprowadza się do rosnącej liczby biur, kancelarii i gabinetów. Ich prowadzenie wiąże się z kolei z koniecznością zatrudnienia sekretarek. To właśnie one dbają o kalendarz, zajmują się obsługą firmowej korespondencji czy odbierają telefony od klientów. Jeżeli chcesz w przyszłości pracować jako sekretarka, to sprawdź, jak zdobyć ten ciekawy zawód i dać sobie szansę na zdobycie wszechstronnego doświadczenia zawodowego.

O pracy sekretarki krąży wiele mitów. Jednym z najczęściej powtarzanych jest to, że podstawowym zajęciem sekretarki jest parzenie kawy. Współcześnie osoby te wykonują konkretną pracę i najczęściej są odpowiedzialne za prowadzenie całej firmy. Właśnie dlatego tak ważne są konkretne umiejętności. By zostać sekretarką wystarczy ukończenie szkoły średniej, choć warto pokusić się o skończenie dodatkowych kursów czy szkoleń, które mogą w prowadzeniu sekretariatu. Mimo, że do zawodu sekretarki oraz asystentki nie jest przypisany żaden konkretny kierunek kształcenia, stanowisko takie wymaga od pracownika licznych kwalifikacji oraz określonych predyspozycji.
 

Zakres obowiązków sekretarki
 

Jaka jest idealna sekretarka? Z całą pewnością to osoba świetnie zorganizowana, która doskonale wie, jak ważne jest to, by biuro działało sprawnie. Dobra sekretarka lub dobry sekretarz to osoby posiadające konkretne umiejętności. To właśnie one są odpowiedzialne m.in. za konstruowanie przemówień dla swoich przełożonych czy umawianie spotkań i dbanie o kalendarz. Równie często sekretarki przejmują obowiązki innych pracowników i np. negocjują warunki umów. Skoro praca sekretarek faktycznie jest wyzwaniem, to skąd pogląd, że przez większość dnia parzą one kawę? Taki stereotyp jest krzywdzący, choć rzeczywiście część sekretarek może mieć w swoich obowiązkach wykonywanie takiej czynności. Ma to miejsce zwłaszcza w tych firmach, które często przyjmują gości – klientów, kontrahentów czy przedstawicieli banków.

Bez wątpienia zakres obowiązków sekretarki jest zróżnicowany i zależy ściśle od miejsca pracy. Do głównych zadań należy zazwyczaj:

  • Prowadzenie i monitorowanie firmowego terminarza
  • Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Obsługa firmowej skrzynki e-mailowej
  • Telefoniczny kontakt z interesantami
  • Zarządzanie podstawowymi procesami firmy
  • Określanie zapotrzebowania administracyjnego
  • Kontakt z mediami
  • Tworzenie pism i dokumentów firmowych
  • Obsługa i kompletowanie dokumentacji za pomocą urządzeń biurowych
  • Kserowanie skanowanie dokumentacji w celu archiwizacji

Im wyższa ranga firmy oraz pozycja przełożonych tym większe wymagania w stosunku do osoby sekretarki. Przede wszystkim sekretarka to osoba pełniąca funkcję reprezentacyjną. Z tego względu jej wygląd, postawa i sposób wysławiania stanowią wizytówkę firmy, dlatego wszystkie komponenty powinny świadczyć o pełnym profesjonalizmie. Warto też pamiętać o placówkach pożytku publicznego takich jak przychodnie, szkoły i urzędy. Wtedy sekretarka powinna posiadać ogólne rozeznanie w konkretnej branży, gdyż praca w specjalistycznym środowisku pracy będzie wymagała od niej dopasowania i przejęcia części obowiązków. Omawiając kwestię obecności posady sekretarki na rynku pracy, można stwierdzić, że funkcjonuje ona dzisiaj głównie w rozumieniu potocznym. Aktualne ogłoszenia o pracę częściej podają nazwę stanowiska jako pracownika administracyjnego lub asystentki.
 

Asystentka - wymarzony zawód dla wielu osób
 

Zawód asystentki wiąże się z większym prestiżem niż posada sekretarki. Nie zawsze ma to swoje odzwierciedlenie w zakresie codziennych obowiązków, jednak zasadniczo ich funkcje w firmie znacznie się różnią. O ile sekretarka ma swoje miejsce pracy i w miarę stały zakres zadań, oparty w dużej mierze na zadaniach administracyjnych, o tyle asystentka musi być bardziej elastyczna i wszechstronna.  Osoby zatrudnione w tym charakterze pełnią funkcję asystentek danej osoby lub miejsca. Przykładem są stanowiska takie jak asystentka biura, asystentka prezesa czy asystentka zarządu. Jak widać to właśnie stanowisko, definiuje więc zadania asystentki. Może to być na przykład organizacja spotkań i konferencji, tworzenie prezentacji tematycznych, uczestnictwo w negocjacjach, planowanie podróży służbowych, zarządzanie kalendarzem, sporządzanie raportów i sprawozdań dla przełożonego oraz przygotowywanie dla niego ważnych materiałów lub dokumentów.

Przede wszystkim jednak zadaniem asystentki jest praca pod presją i umiejętność radzenia sobie z nawet najbardziej zaskakującą sytuacją. Każdy dzień niesie za sobą nowe wyzwania, dzięki czemu zawód określa się jako niezwykle rozwojowy. Nierzadko asystentki, które ściśle współpracują z przełożonymi mogą przejmować na ich prośbę zlecenia dotyczące życia prywatnego, jednak wtedy stanowisko takie przyjmuje postać osobistej asystentki. Dlaczego zawód asystentki cieszy się tak dużym zainteresowaniem? Nie można zaprzeczyć, że praca asystentki wiąże się z wszechstronnością i stałą nauką nowych rzeczy. Praca na takim stanowisku nie tylko daje znaczne możliwości, ale przede wszystkim pozwala na zdobycie cennego doświadczenia na wielu polach.
 

 Ile zarabia sekretarka?
 

Zarobki sekretarki są zróżnicowane - podobnie jak sam profil zawodu. Wynagrodzenie sekretarki i asystentki wynosi zazwyczaj od 2,500 zł do nawet kilkunastu tysięcy miesięcznie, zwłaszcza w zasobnych firmach wyższej rangi. Warto jednak zaznaczyć, że o ile sekretarka posiada stałe miejsce i wymiar czasu pracy, o tyle asystentka musi wykazać się większą dyspozycyjnością. Nierzadko pewne kwestie zawodowe wymagają gotowości 24 godziny na dobę, dlatego przy wyborze profilu kariery, warto wcześniej zastanowić się jakie posiadamy predyspozycje i które wymogi spełniamy. Przeważnie to właśnie od tego uzależniona jest wysokość wynagrodzenia, stąd tak duże rozbieżności. Mimo wszystko, zawód sekretarki i asystentki określa się jako nie tylko interesujący, ale także dobrze opłacany.
 

Planowanie i zarządzanie biurem
 

Specjalistyczny profil stanowiska nie ma znaczenia - zazwyczaj środowiskiem pracy sekretarek i asystentek jest biuro. Może one obejmować zarówno niewielki zespół pracowników, jak przewodzić siedzibie całej firmy. Bez względu na zasięg, do podstawowym obowiązków sekretarki należy właśnie planowanie zadań i szeroko pojęte zarządzanie biurem, wraz z troską o jego estetykę i zaspokajanie bieżącego zapotrzebowania. Wbrew pozorom zawód sekretarki oraz asystentki wiąże się z dużą autonomią w podejmowaniu decyzji operacyjnych. Zasadniczo celem działań sekretarek jest efektywne funkcjonowanie firmy jako całości, dlatego stanowisko to wymaga opanowania oraz kreatywności. A to tylko niektóre w potrzebnych umiejętności.
 

Przydatne umiejętności
 

Jakie umiejętności i cechy charakteru powinna posiadać idealna sekretarka?

By móc pracować na stanowisku sekretarki nie trzeba kończyć specjalnej szkoły. Osoby zainteresowane zdobyciem dyplomu powinny pomyśleć o skończeniu kierunków takich jak: prawo, administracja, ekonomia, filologia, marketing czy zarządzanie. Po takich łatwiej poruszać się w gąszczu przepisów, łatwiej również o skonstruowanie oficjalnych pism.

Poza wykształceniem od sekretarki może być wymagana znajomość języków obcych. Ten punkt jest szczególnie ważny, jeżeli firma współpracuje z zagranicznymi podmiotami i na co dzień jej pracownicy muszą komunikować się z pracownikami mówiącymi w różnych językach świata. W takiej sytuacji dobrze, by osoba zainteresowana pracą na tym stanowisku posiadała certyfikaty. Za ich pomocą najłatwiej potwierdzić znajomość języka obcego na poziomie komunikatywnym. Oprócz tego podstawa jest sprawna obsługa komputera oraz pakietu narzędzi biurowych. Oczywiście prawo inne kwalifikacje oraz odbyte kursy świadczą o ambicji kandydatki i chęci uczenia się.

Przede wszystkim jednak o potencjale dobrej sekretarki świadczą kompetencje psychospołeczne. Można do nich zaliczyć: komunikatywność, punktualność, zadaniowość, opanowanie, zorganizowanie, dokładność i rzetelność, dobra pamięć, odpowiedzialność, zdyscyplinowanie, systematyczność, odporność na stres oraz wysoka kultura osobista. Sekretarka to osoba, na której można polegać w każdej sytuacji, dlatego powinna posiadać silną motywację do pracy i starać się realizować wszystkie powierzone zadania na najwyższym poziomie.
 

Gdzie szukać pracy?
 

Znalezienie pracy w tym zawodzie wcale nie jest łatwe. Przyszłe sekretarki muszą pamiętać o dużej konkurencji na rynku pracy. Większość osób wykonujących ten zawód zdobywa pierwsze doświadczenie biorąc udział w stażach organizowanych przez np. urząd pracy. Takie rozwiązanie pozwala zapoznać się z wymaganiami, osoba zainteresowana może również stwierdzić, czy praca ta jej odpowiada. Osoby posiadające doświadczenie i doskonale władające jednym czy dwoma językami obcymi nie powinny mieć większego problemu ze znalezieniem posady. Dobrze też na bieżąco zapoznawać się z ofertami pracy, które są publikowane na największych portalach ogłoszeniowych. Ponieważ firmy coraz częściej kładą nacisk na optymalizację kosztów, dobrym rozwiązaniem może być też nawiązanie współpracy z zewnętrzną firmą – agencją pracy. Wówczas najłatwiej znaleźć dobrą posadę.

Specyfika zawodu sekretarki oraz asystentki to ciekawa alternatywa dla osób, które oczekują od pracy wyzwań i rozwoju. Wbrew powszechnym opiniom, zawód ten nie należy do najprostszych, a wykształcenie zastępuje tu w dużej mierze inteligencja oraz intuicja w pełnieniu codziennych, zróżnicowanych obowiązków.

Zobacz inne porady dla pracowników

Komentarze do wpisu

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.