Spis treści
Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj także: 5 wskazówek, jak lepiej wykorzystać czas w pracy.
Na czym polega zarządzanie czasem?
Efektywne zarządzanie czasem poprawia wydajność, pozwala osiągać bardziej satysfakcjonujące wyniki oraz zwiększa zadowolenie i motywację pracowników. Dokładne rozplanowanie dnia oraz elastycznych godzin pracy zapobiega rozproszeniom, które potrafią skutecznie odciągać od najważniejszych zadań. Sprawdzanie skrzynki mailowej kilkanaście razy dziennie, odbieranie telefonów z ofertami czy zbyt częste sprawdzanie mediów społecznościowych firmy – to tylko niektóre przykłady klasycznych działań prowadzących do wewnętrznej dezorganizacji myśli. Zarządzanie czasem zakłada szereg działań zorientowanych na cel – jego wyznaczenie ma więc w tym wypadku kluczowe znaczenie. Każdy dzień pracy powinien rozpoczynać się więc od zapisania hierarchicznej listy zadań, które wypełnia się po kolei, zaczynając od najważniejszego. Zarządzanie sobą w czasie pracy jest w tym wypadku znacznie prostsze, pozwala również efektywniej delegować zadania podwładnym i współpracownikom. Optymalne wykorzystanie czasu pracy zmiany możliwe jest dzięki kilku metodom, które jak najszybciej warto wprowadzić do swojej codziennej rutyny.
Zarządzanie czasem – jakie są techniki?
Jedną z najbardziej znanych technik jest tzw. zasada Pareto, która zakłada, że 20% pracy generuje aż 80% zysków i korzyści. W praktyce oznacza to nic innego jak to, że mały nakład pracy pozwala na osiągnięcie kilkukrotnie większych rezultatów. Istotne jest tutaj maksymalne skupienie na mniej więcej dwudziestu procentach pracy, czyli wyłącznie najważniejszych zadaniach. Poświęcenie energii na te wyzwania sprawi, że postawione cele będą osiągane w znacznie krótszym czasie. Często zdarza się, że zbyt wiele czasu, energii i zasobów poświęca się na zadania nie przynoszące realnych zysków, a pochłaniające cenne godziny, co w efekcie daje uczucie braku produktywności i demotywacji. Zasada Pareto powinna być wprowadzana w indywidualnej rutynie pracownika, a ustalenie własnych 20% - najistotniejszych wyzwań dnia, jest możliwe z czasem, w wyniku częstych obserwacji i monitorowania wyników pracy.
Operator wózka widłowego
MGsolutions MGJJ Sp. z o. o. Sp. k.
- Niemcy
Wykładanie towaru w drogerii Włochy
Work&Profit sp. z o.o.
- Warszawa
Wykładanie towaru w sklepie kosmetycznym Ożarów Mazowiecki
Work&Profit sp. z o.o.
- Ożarów Mazowiecki
Wykładanie towaru w drogerii - Piaseczno
Work&Profit sp. z o.o.
- Piaseczno
Wykładanie towaru w sklepie kosmetycznym Gromnik
Work&Profit sp. z o.o.
- Gromnik
Innym sposobem na to, jak zarządzać czasem jest tzw. matryca Eisenhowera, która pozwoli oddzielić zadania pilne od ważnych. Wystarczy podzielić kartkę na cztery części i zatytułować je następująco: zadania pilne oraz ważne, zadania mało pilne oraz mało ważne, zadania mało ważne, ale pilne; oraz zadania mało pilne, ale ważne. Pierwsza kategoria jest oczywiście najważniejsza i to nią trzeba zająć się na początku dnia pracy, z czasem przechodząc do kolejnych części - kończąc na zadaniach mało pilnych i mało ważnych, jeżeli pozwoli na to czas. W ten sposób określamy priorytety, których wypełnienie znacząco wpłynie na pozytywne wyniki pracy. Realizacja zadań najważniejszych pozwoli uniknąć stresu, niepokoju oraz wzmocni pozytywne nastawienie do wykonywanej pracy. W efekcie w miarę upływu godzin - kiedy naturalnie obniża się energia, a pracownika stopniowo dopada zmęczenie - wszystkie najważniejsze cele są już osiągnięte.
Dlaczego umiejętność zarządzania czasem jest tak ważna?
Zarządzanie czasem pracy to umiejętność wyjątkowo pożądana na rynku pracy. Dotyczy to zarówno szeregowych pracowników, ale i najwyższych stanowisk w hierarchii konkretnej instytucji. Odpowiednie zaplanowanie zadań i ich realizacja przekłada się na produktywność i wyniki, te z kolei mogą być koronnym argumentem do awansu lub podwyżki. Odpowiedzialne zarządzanie własnym czasem może więc realnie przysłużyć się do rozwoju osobistego i zawodowego. Z kolei sensowne i optymalne zarządzanie zespołem w przypadku np. menadżerów czy kierowników to recepta na sukces całego oddziału. W tym wypadku należy zaplanować rodzaj podejmowanych działań, ich kolejność, przewidywane rezultaty oraz sposoby motywowania pracowników. Codzienna praca w regularnym, ścisłym systemie zapobiega utracie czasu na mało istotne zagadnienia. Oczywiście takie zaplanowanie działań nie wyklucza przerw - niezbędnych przecież dla zdrowia i produktywności, układa za to i porządkuje sprawy służbowe, pozwalając pracownikom na wyższą efektywność. Wykorzystywanie talentów i umiejętności zarządzania we własnych działaniach są wysoko cenione w każdym środowisku branżowym.
Wyznacz swoje priorytety
Ustalenie priorytetów to rzecz absolutnie niezbędna. W tym kroku warto wykorzystać kilka praktycznych wskazówek, które pomogą usystematyzować i przyporządkować cele do odpowiednich kategorii. Po pierwsze wszystkie zadania powinny być zapisane – na papierze lub elektronicznie. Wszystkie muszą być maksymalnie doprecyzowane – unika się zazwyczaj słów abstrakcyjnych i zbyt szerokich sformułowań, gdzie nie można ustalić konkretnego, pożądanego efektu. Nie można również wyznaczać sobie zbyt wielu priorytetów na zbyt krótki czas – zamiast pozytywnej motywacji osiągniemy tym zupełnie przeciwne rezultaty, zakładające przytłoczenie, stres i niepokój. Hierarchizacja celów i zadań może zostać przeprowadzona z użyciem wspomnianej już metody - "Macierz Eisenhowera", która pozwoli wyodrębnić ze zbioru najważniejsze punkty, których wykonaniem należy zająć się na samym początku. Te techniki zarządzania czasem pozwolą zaoszczędzić wiele godzin, często marnowanych na mniej ważne zadania.
Deleguj zadania innym
Menadżerowie często zajmują się zadaniami, które powinny zostać oddelegowane pracownikom znajdującym się niżej w hierarchii instytucji oraz specjalistom z danej dziedziny. Pozwala to na szybszą pracę nad konkretnymi projektami, a także szersze spojrzenie oraz bardziej obiektywną opinię - udzieloną przez większą liczbę pracowników. Przydzielanie zadań powinno zakładać odpowiedzialność podwładnych za optymalne wykonanie poleceń, ale i pewną dawkę swobody dla własnej inwencji i kreatywności. Proste wskazówki powinny jedynie nakreślić cel i założenia przedsięwzięcia, natomiast szczegóły mogą być modyfikowane przez samych pracowników. Menadżerowie powinni delegować szczególnie prostsze, ale czasochłonne zajęcia, które normalnie wypełniłyby ich czas, uniemożliwiając pracę nad ważnymi projektami oraz zajmowanie się decyzjami istotnymi dla efektywnego działania firmy. Po wykonaniu zadania bardzo istotny jest feedback, czyli zwrotna informacja dotycząca stopnia zadowolenia przełożonego ze sposobów i wyników wykonanego zadania. Taki system buduje zaufanie i ducha pracy zespołowej, z kolei grupie zarządzającej pozwala na skupienie się na ważnych aspektach dotyczących rozwoju instytucji, szkoleń, pozyskiwania nowych klientów czy realizacji obecnych zobowiązań.
- Zarządzanie czasem pracy wpływa na wydajność, satysfakcję i motywację pracowników.
- Metody zarządzania czasem takie jak zasada Pareto i matryca Eisenhowera pozwalają na skuteczne planowanie dnia i priorytetyzowanie zadań.
- Umiejętność zarządzania czasem jest pożądana na rynku pracy i przyczynia się do rozwoju osobistego i zawodowego pracowników, a także do sukcesu całego zespołu.
- Ustalenie priorytetów i doprecyzowanie zadań na papierze lub elektronicznie są kluczowe w procesie zarządzania czasem pracy.
