Jeżeli chodzi o rozwiązywanie umów o pracę, to aktualnie pracodawcy są związani przepisami znajdującymi się w kodeksie pracy. To właśnie w tym dokumencie zostały szczegółowo określone warunki, jakie musi spełnić pracodawca, aby zwolnić pracownika. Zgodnie z przepisami, oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia musi mieć formę pisemną.
Powyższe rozwiązanie nie jest idealne. Niektórzy pracodawcy spotkali się z sytuacją, gdy pracownik – chcąc uniknąć zwolnienia – nie odbierał kierowanej do niego korespondencji. Czy dotychczasowe rozwiązania już wkrótce przestaną obowiązywać?
Projekt, który Ministerstwo Rozwoju przekazało do konsultacji społecznych, obejmuje nie tylko pomysł zwalniania pracowników za pomocą wiadomości elektronicznych, lecz także dotyczy elektronizacji dokumentów i archiwizacji dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli chodzi o zwolnienie pracownika przez wysłanie mu wiadomości e-mail, to pracodawca zasadniczo będzie miał możliwość wyboru. Zgodnie z projektem, to on będzie decydował, czy wręczyć zatrudnionemu wypowiedzenie w dotychczasowej, czyli papierowej formie, czy też skorzystać z nowoczesnego rozwiązania i wysłać stosowaną wiadomość, korzystając z poczty elektronicznej.
Czy składanie oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy w formie elektronicznej to dobry pomysł? Według specjalistów jest on dość kontrowersyjny – wskazać wystarczy m.in. na kwestię bezpieczeństwa skrzynek pocztowych i trudności z potwierdzeniem, że to właśnie adresat wiadomości faktycznie ją otworzył.
Odrębnym zagadnieniem, nad którym pochylili się specjaliści z Ministerstwa Rozwoju, jest przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dziś pracodawca ma obowiązek przechowywać taką w formie papierowej przez 50 lat. To bardzo długo, a ponieważ niektóre firmy nie działają przez taki okres na rynku, ich byli właściciele są zobowiązani podpisywać umowy z firmami zajmującymi się archiwizacją danych.
Ile kosztuje przechowywanie akt w archiwum? W zależności od firmy świadczącej takie usługi, stawki są różnicowane – od 2 do 4 zł za akta osobowego pracownika. W skali wspomnianych 50 lat do duże kwoty, które był przedsiębiorca musi wykładać już z własnej kieszeni.
Gdy mowa o okresie przechowywania akt osobowych pracowników, to Polska znajduje się w czołówce. Krócej od polskich przedsiębiorców dokumentację zatrudnionych są zobowiązani przechowywać pracownicy z Wielkiej Brytanii, Niemiec, Francji czy Szwajcarii.
