Czy szef będzie mógł Cię zwolnić za pomocą e-maila?

Ministerstwo Rozwoju przekazało do konsultacji społecznych projekt, z założeniami którego pracodawcy będą mogli zwalniać pracowników, korzystając z firmowej poczty elektronicznej. Czy to dobre rozwiązanie? Co konkretnie się zmieni, jeżeli projekt zostanie wdrożony w życie i zacznie obowiązywać. Czego mogą spodziewać się zainteresowane strony, czyli pracodawcy i pracownicy?

Zwolnienie? Aktualnie w formie papierowej

Jeżeli chodzi o rozwiązywanie umów o pracę, to aktualnie pracodawcy są związani przepisami znajdującymi się w kodeksie pracy. To właśnie w tym dokumencie zostały szczegółowo określone warunki, jakie musi spełnić pracodawca, aby zwolnić pracownika. Zgodnie z przepisami, oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia musi mieć formę pisemną.

Powyższe rozwiązanie nie jest idealne. Niektórzy pracodawcy spotkali się z sytuacją, gdy pracownik – chcąc uniknąć zwolnienia – nie odbierał kierowanej do niego korespondencji. Czy dotychczasowe rozwiązania już wkrótce przestaną obowiązywać?

Ministerstwo Rozwoju chce zmian i proponuje zwolnienia przez e-maila

Projekt, który Ministerstwo Rozwoju przekazało do konsultacji społecznych, obejmuje nie tylko pomysł zwalniania pracowników za pomocą wiadomości elektronicznych, lecz także dotyczy elektronizacji dokumentów i archiwizacji dokumentacji pracowniczej.

Jeżeli chodzi o zwolnienie pracownika przez wysłanie mu wiadomości e-mail, to pracodawca zasadniczo będzie miał możliwość wyboru. Zgodnie z projektem, to on będzie decydował, czy wręczyć zatrudnionemu wypowiedzenie w dotychczasowej, czyli papierowej formie, czy też skorzystać z nowoczesnego rozwiązania i wysłać stosowaną wiadomość, korzystając z poczty elektronicznej.

Czy składanie oświadczenia  o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy w formie elektronicznej to dobry pomysł? Według specjalistów jest on dość kontrowersyjny – wskazać wystarczy m.in. na kwestię bezpieczeństwa skrzynek pocztowych i trudności z potwierdzeniem, że to właśnie adresat wiadomości faktycznie ją otworzył.

Ile kosztuje przechowywanie dokumentacji pracowniczej?

Odrębnym zagadnieniem, nad którym pochylili się specjaliści z Ministerstwa Rozwoju, jest przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dziś pracodawca ma obowiązek przechowywać taką w formie papierowej przez 50 lat. To bardzo długo, a ponieważ niektóre firmy nie działają przez taki okres na rynku, ich byli właściciele są zobowiązani podpisywać umowy z firmami zajmującymi się archiwizacją danych.

Ile kosztuje przechowywanie akt w archiwum? W zależności od firmy świadczącej takie usługi, stawki są różnicowane – od 2 do 4 zł za akta osobowego pracownika. W skali wspomnianych 50 lat do duże kwoty, które był przedsiębiorca musi wykładać już z własnej kieszeni.

Gdy mowa o okresie przechowywania akt osobowych pracowników, to Polska znajduje się w czołówce. Krócej od polskich przedsiębiorców dokumentację zatrudnionych są zobowiązani przechowywać pracownicy z Wielkiej Brytanii, Niemiec, Francji czy Szwajcarii.