Już na starcie przedsiębiorca musi liczyć się ze sporymi wydatkami. Choć założenie działalności gospodarczej jest bezpłatne, to jednak wyposażenie biura czy hali produkcyjnej może pochłonąć wszystkie zgromadzone oszczędności. Nie można też zapomnieć o konieczności odprowadzenia co miesiąc obowiązkowych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ponieważ wysokość tych nie zależy od dochodu, ich opłacanie – zwłaszcza w początkowej fazie prowadzenia firmy – może być sporym obciążeniem dla budżetu.
By odciążyć finansowo przedsiębiorców stawiających dopiero pierwsze kroki na rynku, wiele podmiotów zajmujących się tworzeniem oprogramowania dla firm, zdecydowało się na udostępnienie bezpłatnych wersji programów do księgowania. Część z nich chce w ten sposób promować swoje produkty, bo klient, po upływie darmowego okresu, może zdecydować się na wykupienie płatnej wersji.
Darmowy i dobry na start
Główną zaletą bezpłatnych programów jest to, że za dostęp do nich nie trzeba płacić. To duża finansowa ulga zwłaszcza dla tych przedsiębiorców, którzy myśleli o korzystaniu z usług biura rachunkowego. Miesięczny koszt obsługi wynosi od 150 do nawet 800 zł. Sięgnięcie po programy do księgowania jest alternatywnym rozwiązaniem, wymaga jednak ostrożności.
Nie każdy darmowy program jest aktualizowany. Z tego też względu najlepszym rozwiązaniem jest wybór aplikacji udostępnianej przez firmę zajmującą się dostarczaniem tego typu oprogramowania. Skorzystanie z darmowego okresu próbnego pozwala na poznanie programu i zdecydowanie, czy jest on intuicyjny w obsłudze i czy opłaca się z niego korzystać. Jest to idealne rozwiązanie dla początkujących firm również z uwagi na fakt, że zdecydowana większość bezpłatnych programów ma ograniczoną funkcjonalność, np. umowy można generować tylko dla jednego pracownika.
Skorzystanie z darmowego okresu próbnego jest o tyle korzystnym rozwiązaniem, że przedsiębiorca nie tylko nie musi martwić się o aktualizacje, lecz także może otrzymać niezbędną pomoc techniczną. W zależności od firmy i jej możliwości, pomoc jest udzielana mailowo lub telefonicznie.
Płatny nie znaczy drogi
Błędnym myśleniem jest twierdzenie, że płatny program do księgowania musi być kosztowny. Firmy oferującego tego typu oprogramowanie doskonale wiedzą, że potrzeby przedsiębiorców są różne i starają się zaspokoić wszystkie. Z tego też względu program do księgowości najczęściej jest dostępny w różnych wariantach. Podstawowy jest dedykowany firmom dopiero rozpoczynającym działalność i np. tym, które nie zatrudniają pracowników, czyli nie potrzebują dostępu do kadr i płac czy delegacji.
Najbardziej rozbudowane warianty są dostępne dla klientów prowadzących duże przedsiębiorstwa. W tym przypadku klient może z programem zintegrować urządzenia rejestrujące sprzedaż (np. kasę fiskalną), czy korzystać z magazynu. Co więcej, dostęp do programu może zostać udostępniony nie tylko właścicielowi firmy, lecz także jego pracownikom. W praktyce z jednego programu korzystają wszyscy pracownicy, a program nie zawsze musi służyć wyłącznie do prowadzenia ksiąg rachunkowych przedsiębiorstwa.
Ile kosztuje korzystanie z płatnych programów, w przypadku których przedsiębiorca otrzymuje również pełne wsparcie? Ceny zaczynają się zazwyczaj od 5 do 10 zł, kończą na 50–80 zł miesięcznie. Tańszy dostęp mogą otrzymać ci, którzy zdecydują się na wykupienie np. kwartalnego czy rocznego dostępu do programu.
To może Cię również zainteresować
Biuro rachunkowe - dlaczego warto powierzyć swoje finanse profesjonalistom?
