Spis treści
Osoby prowadzące firmy doskonale wiedzą, jak ważne są oszczędności. To właśnie te pieniądze pozwalają na przetrwanie przedsiębiorstwu gorszych okresów. A skoro są one tak ważne, pojawia się pytanie, jak dążyć do ich gromadzenia? Okazuje się, że w firmach można oszczędzać na wielu płaszczyznach, by jednak oszczędności nie były tylko pozorne, niezbędne jest opracowanie planu lub skorzystanie z pomocy specjalistów – firm, które pomagają w tym zakresie przedsiębiorcom.
Do planowania oszczędności w firmie warto usiąść z długopisem i kartką
Pierwszym krokiem powinno być przeanalizowanie dotychczasowych kosztów ponoszonych przez firmę. W ten sposób właściciel przedsiębiorstwa może zorientować się, na których płaszczyznach można wdrożyć oszczędności. Takie analityczne podejście przynosi wymierne korzyści, bo pozwala na uwzględnienie wszystkich najważniejszych informacji.
Oszczędności bez uszczerbku dla jakości
Planowanie oszczędności w firmie powinno zostać przeprowadzone w taki sposób, by przedsiębiorstwo nie zostało narażone na spadek jakości. Jako przykład można podać firmę, która zużywa w procesie produkcji energię elektryczną. Próba zaoszczędzenia prądu – i tym samym obniżenie otrzymywanych rachunków – jest możliwa, ale musi być przeprowadzona z głową. W przeciwnym razie może okazać się, że poszczególne urządzenia nie działają właściwie lub wyprodukowane produkty są niepełnowartościowe.
O ile przedsiębiorca może zdecydować, że firma będzie nabywała np. mniej przyborów biurowych, o tyle trudnością dla niego może być wdrożenie oszczędności choćby w przypadku wspomnianej energii elektrycznej. W takim przypadku niezbędne jest wsparcie się pomocą specjalistów. Nawiązanie współpracy z firmą zewnętrzną pozwala na określenie, czy i ile dokładnie przedsiębiorstwo może zaoszczędzić na wprowadzonych zmianach.
Rachunki za energię. Czy mogą być niższe?
Być może podpisałeś umowę na dostawy energii elektrycznej, gdy operator był jeden. Dziś sytuacja wygląda inaczej – na rynku pojawiły się konkurencyjne podmioty. Efekt? Poszczególne firmy zaciekle walczą o klienta. Przejrzyj zatem podpisane umowy, sprawdź cenniki dostawców, skontaktuj się z wybranymi podmiotami. Być może po przeanalizowaniu twoich rachunków będą oni w stanie zaoferować ci lepsze warunki.
Z twojego punktu widzenia dostawca energii nie ma znaczenia – każdy wywiąże się ze współpracy. Dla firmy to zaś kolejna płaszczyzna, na której możesz skutecznie poszukiwać oszczędności. Zwróć przy tym uwagę, że twoje przedsiębiorstwo na zmianie dostawcy energii może wyłącznie zyskać.
Rachunki za internet i telefon
Doradca Klienta- umowa zlecenie
PeoplePro
- Pabianice
Doradca Klienta- umowa zlecenie
PeoplePro
- Piekary Śląskie
Operator Maszyn
R&N Praca Sp. z o.o.
- Tychy
- 4 500-4 800 zł / mc
Specjalista ds. Rozwoju
METCHEM Sp. z o.o.
- Wadowice
- 7 000-10 000 zł / mc
KSIĘGOWA/MŁODSZA KSIĘGOWA
Biuro Rachunkowe Beata Imiołek
- Warszawa
- 5 000-6 800 zł / mc
Tu oszczędności mogą być największe, zwłaszcza jeżeli firma zajmuje się działalnością usługową i takie narzędzia wykorzystuje na co dzień. Jak obniżyć wysokość rachunków za internet i telefon? Najlepiej zweryfikować swoją dotychczasową umowę i porównać zapisy znajdujące się w niej z cennikiem innych dostawców takich usług działających na rynku.
Podobnie jak w przypadku energii, powinieneś poprosić o przygotowanie ofert potencjalnych dostawców. Być może otrzymasz lepszą propozycję, a w firmowej kasie zostanie więcej pieniędzy.
Podstaw na… dobre ubezpieczenie
Ubezpieczenia to wciąż temat tabu w polskich firmach. Znaczący odsetek przedsiębiorców uważa zakup polisy za zbędny wydatek. Trudno się z tym zgodzić. Dobre ubezpieczenie może stworzyć solidne zaplecze finansowe, z którego będzie można skorzystać w sytuacji kryzysowej.
Kiedy koniecznie powinieneś pomyśleć o ubezpieczeniu? Wówczas, gdy zakupione przez ciebie urządzenia czy maszyny kosztowały wiele, a ich utrata czy usterki mogą skutecznie doprowadzić firmę na skraj bankructwa.
Japońscy przedsiębiorcy doskonale wiedzą, że w obliczu kryzysu lub osiągnięcia przez firmę niższych zysków niż zaplanowane, to prezesi firm jako pierwsi mają obowiązek zrezygnować z otrzymywanych wynagrodzeń lub zmniejszyć je o kilkanaście procent. Jako przykład można podać firmę Nintendo, której szefostwo i kadra zarządzająca oddali od 20 do 30% swojej pensji wówczas, gdy ogłoszono, że przedsiębiorstwo wypracowało niższe zyski niż oczekiwano. W Polsce większość prezesów nie rezygnuje z wynagrodzeń, ale w obliczu strat, kryzysu lub problemu z płynnością firmy szuka płaszczyzn, na których można byłoby poczynić oszczędności.
Niezależnie od tego, czy mowa o dużej, międzynarodowej korporacji, czy też o znacznie mniejszej, działającej lokalnie firmie, każda musi pamiętać o tym, by bacznie przyglądać się wydatkom. Gdy te są zbyt duże, należy rozważyć optymalizację kosztów. Jest to możliwe na kilku płaszczyznach przez następujące działania: zlecenie części prac podmiotom zewnętrznym, dokładne zapoznanie się ze stanem zatrudnienia i rodzajami umów, jakie zostały wręczone pracownikom czy przeanalizowaniem wydatków związanych z zakupem papieru lub przyborów biurowych.
Nie obniżka pensji, ale zmiana umowy
Wielu pracodawców poszukiwania oszczędności w firmie rozpoczyna od pracowników. Rzeczywiście, tu oszczędności mogą być duże i wcale nie oznaczają cięć w wysokości wynagrodzeń poszczególnych zatrudnionych. Przeciwnie, rozpocząć należy od umów. Zdarza się, że pracownicy otrzymali umowy o pracę, choć wykonują pracę, która może być rozliczana na podstawie jednej z tańszych umów cywilnoprawnych.
Jeżeli chodzi o kwestie pracownicze, to eksperci zalecają ostrożność . Na tej płaszczyźnie z pewnością lepiej inwestować niż oszczędzać, bo inwestycja w zatrudnionych może się zwrócić w postaci zaangażowanych i lojalnych podwładnych.
Zatrudnienia pracowników wiąże się z konkretnymi kosztami. Przedsiębiorca powinien pamiętać, że nie zawsze do podpisania kandydatowi musi wręczyć umowę o pracę, czasem wystarczająca jest umowa cywilnoprawna: zlecenie lub o dzieło. Doradztwo w tym zakresie prowadzi wiele firm, które intensywnie rozwijają się, oferując swoje usługi przedsiębiorcom.
By mądrze oszczędzać, przedsiębiorca powinien zainteresować się nie tylko stanem zatrudnienia w swojej firmie, lecz także umowami, jakie zostały wręczone poszczególnych pracownikom. Dzięki temu będzie miał możliwość zweryfikować, czy rzeczywiście wszyscy zatrudnieni muszą wykonywać swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę. Ponieważ jednak popełnienie błędów w tym zakresie może być kosztowe, niezbędne jest zdanie się na opinię specjalistów.
Współpraca z podmiotami zewnętrznymi
Z roku na rok rośnie również liczba firm decydujących się na korzystanie z pomocy wyspecjalizowanych firm. Takie rozwiązanie sprawdza się niezależnie od branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo, bo dotyczy usług np. informatycznych, obsługi prawnej i podatkowej czy utrzymania czystości w poszczególnych pomieszczeniach firmy.
Nawiązując współpracę z zewnętrznymi podmiotami, przedsiębiorca oszczędza na wielu płaszczyznach. Poza tym, że nie musi zatrudniać specjalistów (choćby księgowej czy radcę prawnego), w dalszym ciągu współpracuje z profesjonalnymi podmiotami, co oznacza, że poziom świadczonych usług nie powinien być niższy.
Ile miesięcznie firma wydaje na… papier?
Często drukujemy zupełnie niepotrzebne nam dokumenty. Na znacznie większą skalę odbywa się to w firmach. Przedsiębiorca powinien dokładnie przeanalizować, czy wydatki na papier lub przybory biurowe nie są zbyt duże. Uwagę należy zwrócić również na to, czy firma nie wydaje zbyt wiele pieniędzy tytułem utrzymania urządzeń biurowych. Zdarza się, że zupełnie niepotrzebnie pracują np. trzy drukarki, podczas gdy w zupełności wystarczyłaby jedna.
Gdy mowa o wykorzystaniu papieru, należy pamiętać, że w tym zakresie przyda się edukacja zatrudnionych. Powinni oni dokładnie wiedzieć, jakie dokumenty mają drukować, a na druku jakich można oszczędzać.
Outsourcing to pojęcie pochodzące z języka angielskiego (dokładniej: outside-resource-using) i oznaczające korzystanie przez firmę z usług podmiotów zewnętrznych. Współcześnie ten termin jest bardzo popularny – przedsiębiorcy używają go chętnie i często. Outsourcing związany jest najczęściej z poszukiwaniem oszczędności, bo współpracowanie z zewnętrznymi firmami w pewnym zakresie jest często bardziej opłacalne niż tworzenie w firmie np. nowego działu.
Ponieważ temat optymalizacji kosztów działania firmy i oszczędzania jest bardzo szeroki, w praktyce przedsiębiorca ma możliwość wprowadzić szereg zmian ukierunkowanych na poczynienie oszczędności w firmowym budżecie. Wśród najczęściej wymienianych są: zmiana nawyków pracowników, optymalizacja kosztów druku czy współpraca z zewnętrznymi podmiotami zamiast zatrudniania specjalistów.
A co z kosztami reklamy?
Reklama to istotny element dla każdej firmy. Fakt ten nie musi jednak oznaczać dużych wydatków. Istnieje wiele sposobów na obniżenie kosztów reklamy przy jednoczesnym utrzymaniu skuteczności kampanii. Zastanów się nad wykorzystaniem mediów społecznościowych, które oferują potężne narzędzia promocji przy znacznie niższych kosztach.
Usługi abonamentowe
Koszty usług abonamentowych to często niedoceniany obszar, w którym można znaleźć dodatkowe oszczędności. Skoncentruj się na optymalizacji kosztów, wybierając abonamenty, które naprawdę są niezbędne dla działalności firmy. Regularne przeglądy subskrypcji mogą ujawnić obszary do oszczędności.
Firma odpowiedzialna społecznie
Przedsiębiorstwo poszukujące oszczędności jest odpowiedzialne społecznie. Dążąc do zminimalizowania kosztów funkcjonowania, najczęściej wprowadza szereg rozwiązań przyjaznych środowisku naturalnemu. W praktyce zatem właściciel zyskuje na kilku płaszczyznach: poza zmniejszeniem comiesięcznych wydatków, może liczyć również na to, że jego firma będzie postrzegana jako odpowiedzialna społecznie i dbająca o zasoby naturalne.
Jaką firmę można uznać za odpowiedzialną społecznie? Choćby taką, która dąży do zmniejszenia ilości wykorzystywanego papieru, oszczędnie użytkuje tusze, a do sprzątania poszczególnych pomieszczeń stosuje środki niezawierające szkodliwych dla środowiska naturalnego detergentów. By jednak wprowadzić takie rozwiązania, konieczne jest przeprowadzenie analiz i określenie np. ilości wyrzucanych do kosza zadrukowanych kartek papieru.
Zmienić przyzwyczajenia pracowników
Chcąc zaoszczędzić czas, pracownicy mogą np. nie wyłączać komputerów, wychodząc z biura. Dla firmy oznacza to nie tylko wyższy rachunek za energię elektryczna, lecz także jej marnotrawienie. By zauważyć zmianę, wystarczy niewiele – pracownicy powinni zmienić swoje codzienne przyzwyczajenia. W ten sposób możliwe jest zaoszczędzenie sporej ilości pieniędzy.
Innym, powszechnie stosowanym w firmach na Zachodzie rozwiązaniem, jest montaż specjalnego, automatycznego oświetlenia. Takie rozwiązanie wdraża również coraz więcej polskich przedsiębiorstw, głównie tych większych, w których montaż detektorów pozwala na zaoszczędzenie sporej ilości energii elektrycznej.
| Sposób oszczędzania | Korzyści | Praktyczne wskazówki | |
|---|---|---|---|
| 1 | Optymalizacja kosztów energii | Zmniejszenie rachunków za prąd, zwiększenie zrównoważenia | Zamień żarówki na energooszczędne, wyłącz urządzenia w nocy |
| 2 | Outsourcing usług | Oszczędność na wynagrodzeniach, dostęp do specjalistów | Współpraca z zewnętrznymi firmami, unikanie zbędnych kosztów |
| 3 | Redukcja kosztów reklamy | Zwiększenie efektywności reklam, oszczędność finansowa | Wybór bardziej celowanych kampanii, monitorowanie efektów |
| 4 | Planowanie oszczędności | Wykrycie źródeł marnotrawstwa, zwiększenie stabilności finansowej | Analiza dotychczasowych kosztów, opracowanie planu oszczędności |
| 5 | Uszczelnienie kosztów zatrudnienia | Oszczędność na pensjach, dostosowanie umów do potrzeb | Rewizja rodzajów umów, unikanie przesadnego zatrudniania |
| 6 | Edukacja pracowników | Zmniejszenie zużycia papieru i energii, podnoszenie świadomości | Szkolenia dotyczące oszczędzania, przekazywanie wskazówek |
Ile można zaoszczędzić?
Zmiany w firmie mogą być wprowadzane przez jej właściciela, może on też zdecydować się na współpracę z firmą przeprowadzającą audyty kosztowe. Takie rozwiązanie jest o tyle dobre, że wówczas specjaliści sprawdzają, na jakich płaszczyznach możliwe jest zminimalizowanie kosztów. Choć przedsiębiorca musi liczyć się z kosztami, w praktyce zwracają się one szybko.
To może Cię również zainteresować
Formy prowadzenia działalności gospodarczej – wybierz odpowiednią dla siebie
