Pracodawca - prawa i obowiązki

Regulamin pracy: kompletny przewodnik dla pracodawców

27 lipca 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 9 głosów

9 głosów

4 komentarze
Regulamin pracy: kompletny przewodnik dla pracodawców
W zakładzie pracy pracowników mogą obowiązywać różne akty prawa wewnętrznego. Jednym z takich jest regulamin pracy. Co warto o nim wiedzieć? Kiedy pracodawca ma obowiązek taki wprowadzić?

Czym jest regulamin pracy?

Stworzenie firmy i zatrudnianie pracowników wiąże się dla pracodawców z konkretnymi obowiązkami. Przede wszystkim każdy zatrudniony musi znać swoje obowiązki i prawa. Te najczęściej zostają wymienione w podpisywanej przez strony umowie o pracę. Czasem jednak pracodawca jest zobowiązany wprowadzić regulamin pracy.

Czym jest regulamin pracy? To wewnętrzny akt prawa, obowiązujący wszystkich pracowników zatrudnionych w danej firmie. Za jego pomocą ustala się nie tylko organizację, lecz także porządek w procesie pracy. W regulaminie pracy pracownicy znajdą zarówno swoje obowiązki, jak i prawa. Z punktu widzenia pracodawcy wprowadzenie regulaminu pozwala na uregulowanie stosunków między pracodawcą a wszystkimi zatrudnionymi w zakładzie pracy.

Kiedy trzeba wprowadzić regulamin?

Nie każdy pracodawca ma obowiązek wprowadzić regulamin pracy. Takiego nie mają m.in. właściciele firm, w których obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Wprowadzenie regulaminu nie będzie też konieczne, jeżeli w zakładzie pracy zatrudnionych jest poniżej 50 pracowników.

W praktyce zatem regulaminem nie muszą zaprzątać sobie myśli właściciele niewielkich firm, należących do sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Jeżeli będą zatrudniać mniej niż 50 pracowników, to nie będą zobowiązani do stworzenia regulaminu pracy. Wówczas obowiązki i prawa osób przyjmowanych do pracy najlepiej uregulować w umowie o pracę. Takie rozwiązanie pozwala na wyeliminowanie wszystkich nieporozumień na tej płaszczyźnie, a pracodawca może być pewien, że działa zgodnie z literą prawa.

Firmy zatrudniające powyżej 20 i poniżej 50 pracowników mogą dobrowolnie stworzyć regulamin pracy. Jeśli pracodawca, który jest w powyższej sytuacji i nie zdecyduje się na wprowadzenie regulaminu pracy, powinien w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy o pracę przekazać pracownikowi informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia.

Kto tworzy regulamin zakładu pracy

Oczywiste jest, że na ostateczny kształt regulaminu pracy wpływ ma pracodawca. Ale nie tylko on decyduje o tym, co się w nim znajdzie. Zgodnie z przepisami, by przygotować treść regulaminu, podmiot zatrudniający powinien porozumieć się z zakładową organizacją związkową. To w uzgodnieniu z nią powinny zostać stworzone poszczególne punkty regulaminu, które później będą obowiązywały wszystkich zatrudnionych.

Wyjątkiem od powyższej reguły jest sytuacja, gdy pracodawca nie jest w stanie porozumieć się z działającą w zakładzie pracy zakładową organizacją związkową lub takiej nie ma. Wówczas jest on zobowiązany samodzielnie stworzyć regulamin pracy. Ponieważ to zadanie może okazać się skomplikowane, powinien on rozważyć skorzystanie z pomocy prawnika, specjalizującego się w prawie pracy.

Obowiązek zapoznania pracownika z regulaminem pracy

Gdy regulamin jest gotowy, pracodawca jest zobowiązany podać go do wiadomości pracowników. Jak wygląda to w praktyce? Podmiot zatrudniający może np. wywiesić go na tablicy ogłoszeń lub wręczyć kopie pracownikom, by mogli oni zapoznać się z jego treścią. Dzięki temu będą oni znać swoje prawa, jak i obowiązki.

Regulamin nie wchodzi w życie od razu, co oznacza, że nie obowiązuje pracowników od dnia stworzenia czy wywieszenia go na tablicy ogłoszeń. Zgodnie z art. 1043 § 1 Kodeksu pracy wchodzi on w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. W tym czasie zatrudnieni mają czas na to, by zapoznać się z jego treścią i przyswoić sobie poszczególne informacje.

Szukasz pracy?

Młodszy Specjalista ds. Rozliczeń – Jelenia Góra

ZoltOs.pl Agencja Pracy Tymczasowej i Pośrednictwa Pracy

  • Jelenia Góra
Dodana

Pracownik produkcji

DWABE Sp. z o.o.

  • 4 zł / mc
  • Łódź
Dodana

Pracownik biurowy

Wyciszkiewicz Sp. Z O.O.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Pracownik produkcji

DWABE Sp. z o.o.

  • 4 500 zł / mc
  • Łódź
Dodana
Dodana

Co powinien zawierać regulamin pracy?

Ustawodawca nie określił precyzyjnie, jakie informacje mają znaleźć się w regulaminie pracy, więc pracodawca ma dosyć sporą dowolność. Są jednak pewne elementy, które w takim regulaminie powinny się pojawić.

Dotyczą one:

  • organizacji pracy, warunków przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
  • wyposażenia pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
  • systemu i rozkładu czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy,
  • pory nocnej,
  • terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłaty wynagrodzenia,
  • wykazu prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
  • rodzaju prac i wykazu stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
  • wykazu lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
  • obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
  • przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Od kwietnia 2023 roku w związku z nowelizacją Kodeksu Pracy, niektórych pracodawców może również interesować kwestia regulaminu pracy zdalnej. Z poniższego filmu dowiemy się najważniejszych rzeczy związanych z tym zagadnieniem:

Video

Zmiana regulaminu pracy

Organizację oraz porządek w procesie pracy, a także prawa i obowiązki każdej ze stron stosunku pracy określone są w dokumencie, jakim jest regulamin pracy. Kodeks pracy zawiera przepisy regulujące procedurę uzgodnienia tego dokumentu. Co ważne, regulamin pracy i wynagradzania może być zmieniany wyłącznie z udziałem pracowników reprezentowanych przez związki zawodowe. Pracodawca może więc wprowadzić do niego zmiany wyłącznie po uzgodnieniu ich z zakładową organizacją związkową. W przypadku, gdy do uzgodnień tych nie dojdzie w wyznaczonym terminie lub gdy w danym zakładzie nie ma związków zawodowych, regulamin zakładu pracy może być ustalony wyłącznie przez pracodawcę.

Regulaminy pracy uzgadniane są w sposób przyjęty w danym przedsiębiorstwie. Najczęściej wygląda to tak, że projekt dokumentu jest tworzony przez pracodawcę, który przekazuje go przedstawicielom związków, aby poznać ich opinie. W przypadku, gdy związek ma jakieś uwagi co do zawartości regulaminu, przedstawia je pracodawcy. Istnieje także inne metoda wprowadzania zmian do regulaminu – w niektórych firmach prace nad tym dokumentem od początku prowadzone są z udziałem związków zawodowych. Przepisy prawa nie narzucają wprost dokładnych zasad wprowadzania zmian do regulaminu pracy ani zasad współpracy przy jego opracowywaniu.

Procedura zajmuje najwięcej czasu wtedy, gdy w firmie działa więcej związków zawodowych. Wówczas organizacje związkowe muszą uzgodnić wspólne stanowisko i dopiero wtedy przedstawić je pracodawcy. Metody ustalania tego stanowiska nie są regulowane przepisami – związki ustalają to między sobą. W przypadku, gdy organizacje związkowe nie są w stanie dojść do porozumienia i nie potrafią wypracować wspólnego stanowiska w ciągu 30 dni kalendarzowych, pracodawca ma prawo do samodzielnego podjęcia decyzji po rozpatrzeniu stanowisk wszystkich organizacji związkowych istniejących w danym zakładzie pracy. Należy przy tym pamiętać, że zmiany w regulaminie pracy muszą być uzgadniane wyłącznie z tymi organizacjami związkowymi, które mają status zakładowej.

Jako pracodawca, zadbaj o właściwe przygotowanie regulaminu pracy - to kluczowy element sprawnego zarządzania i relacji z Twoimi pracownikami.

Treść regulaminu pracy

Regulamin pracy jest dokumentem, który odgrywa kluczową rolę w relacji pracownik-pracodawca. Precyzyjnie określa prawa i obowiązki obu stron, zasady organizacji pracy, przestrzegania porządku i dyscypliny, a także przewiduje konsekwencje za ich naruszenie. Regulamin pracy powinien być spersonalizowany dla każdego miejsca pracy, z uwzględnieniem specyfiki działalności, struktury organizacyjnej, ilości pracowników czy formy zatrudnienia.

Podstawową treść regulaminu pracy stanowią przepisy dotyczące czasu pracy, czyli między innymi wymiaru czasu pracy, zasad udzielania urlopów, obowiązków pracodawcy i pracowników, a także praw i obowiązków związanych z przestrzeganiem porządku i dyscypliny. Dodatkowo regulamin pracy może zawierać postanowienia dotyczące np. zasad udzielania i odbywania urlopów, wynagrodzenia za pracę oraz zasad postępowania w przypadku naruszenia dyscypliny pracy.

Jak utworzyć regulamin pracy?

Utworzenie regulaminu pracy to nie tylko obowiązek prawny, ale także kwestia dobrej organizacji pracy. Regulamin pracy obowiązkowy jest w każdym zakładzie, w którym zatrudnionych jest co najmniej 50 pracowników. Pracodawca ma obowiązek zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy, najlepiej na etapie podpisywania umowy o pracę. Pracownik nie musi podpisywać regulaminu, ale potwierdza jego otrzymanie. Wprowadzenie regulaminu pracy odbywa się w procesie konsultacji z przedstawicielami związków zawodowych lub – w przypadku ich braku – z przedstawicielami pracowników.

Regulamin zakładu pracy

Regulamin zakładu pracy stanowi podstawowy dokument regulujący funkcjonowanie danego miejsca pracy. To, co odpowiada regulaminowi pracy, to przede wszystkim jego zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy, jak również dostosowanie do specyfiki zakładu. Regulamin pracy obowiązuje zarówno pracowników, jak i pracodawcę, a każdy pracownik powinien być z nim dobrze zapoznany, aby zrozumieć swoje prawa i obowiązki. W przypadku pracy zdalnej warto również utworzyć regulamin pracy zdalnej, który będzie regulował kwestie związane z tą formą wykonywania obowiązków.

Dobrze sporządzony regulamin pracy zapewnia pracownikom jasno określone zasady funkcjonowania w miejscu pracy i umożliwia prawidłowe przestrzeganie zasad i procedur. Dlatego tak ważne jest, aby regulamin pracy był dostępny dla każdego pracownika, a jego treść była zrozumiała i jednoznaczna. Zadbaj o to jako pracodawca — to proste kroki, które mogą znacząco przyczynić się do zwiększenia efektywności i satysfakcji pracowników.

To może Cię również zainteresować

Obowiązki pracodawcy – co musi zrobić Twój szef?

Najczęściej zadawane pytania

Co zawiera treść regulaminu pracy?

Treść regulaminu pracy zawiera przepisy dotyczące czasu pracy, urlopu, obowiązków i praw pracowników i pracodawcy, zasad przestrzegania porządku i dyscypliny oraz konsekwencje za ich naruszenie.

Jak utworzyć regulamin pracy?

Aby utworzyć regulamin pracy, pracodawca musi opracować dokument, który jest zgodny z przepisami prawa pracy i uwzględnia specyfikę danego miejsca pracy. Następnie musi zapoznać z nim wszystkich pracowników.

Czy regulamin zakładu pracy musi obowiązywać wszystkich pracowników?

Tak, regulamin pracy obowiązuje wszystkich pracowników zatrudnionych w danym zakładzie pracy, niezależnie od ich stanowiska czy rodzaju umowy.

Czym jest regulamin zakładu pracy?

Regulamin zakładu pracy to dokument określający zasady funkcjonowania w miejscu pracy, takie jak wymiar czasu pracy, zasady wynagrodzenia, urlopy, a także zasady porządku i dyscypliny.

Czy pracownik musi podpisać regulamin pracy?

Pracownik potwierdza otrzymanie regulaminu, jednak nie ma obowiązku podpisywania go.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

4 komentarze

Bożena

Bożena

Regulamin pracy – akt normatywny ustalający wewnętrzny porządek, organizację w zakładzie pracy oraz określającym prawa i obowiązki zarówno pracownika jak i pracodawcy związane z procesem pracy. Tak brzmi definicja. Jeśli jest regulamin pracy w zakładzie, to należy go przestrzegać. Co się w nim znajduje- znajdziecie w tym artykule
Hihitak

Hihitak

Regulamin pracy? Nie każdy pracodawca musi go wprowadzić- ciekawe dlaczego by nie musiał. Powinny być w każdej firmie regulaminy pracy- wiadomo, że nie potrzeba takiego regulaminu, jak firma jest jednoosobowa.
widłowy

widłowy

W większych zakładach pracy na pewno jest regulamin pracy i wynagradzania. Warto pracownikom, się z tym regulaminem zapoznać. Regulamin taki nie musi być, jeżeli w zakładzie pracy zatrudnionych jest poniżej 20 pracowników.
barman

barman

Bardzo ważne jest właściwe przedstawienie skonstruowanego regulaminowi pracownikom. Najlepiej by był on powszechnie dostępny dla wszystkich w każdej chwili.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.