Wysłanie pracownika w delegację to dla pracodawcy konkretne koszty. Z tego względu część pracodawców zastanawia się, czy można je zminimalizować. Co prawda, strony mogą umówić się na dietę w niewielkiej wysokości, ale nadal pozostaje kwestia noclegu. Nie zawsze opłaca się wynajęcie hotelowego pokoju po najniższych cenach. Takie bowiem najczęściej zlokalizowane są na obrzeżach miasta. Faktycznie zatem zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą całkiem sporo wydać. Czym kierować się przy wyborze noclegu dla podwładnego mając na uwadze to, że to jeden z najbardziej znaczących wydatków związanych z podróżą służbową?
Rezerwacja może pomóc
Często w ograniczeniu kosztów związanych z noclegiem może pomóc zrobiona odpowiednio wcześniej rezerwacja. Wówczas trafić można m.in. na promocje. Skorzystanie z takiej pozwala zaoszczędzić pieniądze i jednocześnie wynająć pokój w centrum miasta. Bo trzeba pamiętać, że lokalizacja ? wbrew wszystkiemu ? ma ogromne znaczenie. Dobra pozwala zaoszczędzić na innych kosztach (np. biletach autobusowych czy kolejowych), ponadto również pracownik może poczynić oszczędności związane z czasem i wykonać powierzone zadania szybciej.
Przy rezerwacji miejsca noclegowego nie można kierować się wyłącznie ceną czy lokalizacją. To błąd, który popełnia wielu pracodawców. Oddelegowany pracownik może potrzebować choćby dostępu do sieci, aby przesłać ważne informacje. Z tego też względu warto sprawdzić, czy wybrany hotel wyposażony jest w niezbędne pracownikowi narzędzia (np. czy w recepcji można skorzystać ze skanera lub drukarki).
W centrum najtaniej
Najczęściej pracownik, który jedzie w delegację wybiera się do dużego miasta. Wówczas też najtańszy wydaje się być hotel lub pensjonat właśnie w centrum. W takiej sytuacji pracodawca nie będzie zobowiązany do wypłacania ryczałtu na przejazdy. Oznacza to, że faktycznie można zaoszczędzić całkiem sporo. Pracodawcy, którzy chcą poznać dokładne koszty noclegu powinni przekalkulować ceny wynajęcia pokoju w centrum i na obrzeżach. Prawdopodobieństwo, że to właśnie w pierwszej lokalizacji będzie taniej, jest bardzo duże.
Jeżeli odpowiednio wcześniej nie dokonano rezerwacji pokoju, pracownik udający się w delegację, powinien zwrócić uwagę nie tylko na koszt hotelu, ale również jego położenie czy standard. Warto jednak pamiętać, że zwłaszcza firmy, które często wysyłają pracowników w delegacje mogą liczyć na preferencyjne warunki ? większość hoteli bardzo chętnie nawiązuje współpracę (głównie te, które działają w sieci).
Pamiętaj o zwrocie kosztów
Zasadniczo pracownik, który wraca z delegacji powinien się rozliczyć. Jeżeli otrzymał zaliczkę na poczet przyszłych kosztów, wylicza się tylko z tych pieniędzy. Inaczej jednak wówczas, gdy pokrywał wydatki samodzielnie. W takim wypadku należy mu się zwrot poniesionych kosztów. Z punktu widzenia pracownika istotne powinno być to, aby móc poszczególne wydatki udokumentować. Również pracodawca powinien na tę kwestię zwrócić uwagę. W sytuacji, gdy pracownik nie posiada np. biletów lub rachunku z hotelu, pojawia się problem.
Rozliczanie kosztów związanych z delegacją inaczej wygląda w przypadku państwowych przedsiębiorstw, inaczej zaś gdy mowa o prywatnych podmiotach. W przepisach można znaleźć bowiem informacje, które odnoszą się do pracowników ze sfery budżetowej. Nie są one jednak wiążące dla osób prowadzących prywatne przedsiębiorstwo ? tu ustalenie np. diety zależy od ustaleń dokonanych między pracownikiem a pracodawcą.
To może Cię również zainteresować
