Twoje wsparcie w rekrutacji
Znajdź wymarzoną
ofertę pracy i APLIKUJ
OGŁOSZEŃ: 989        SUBSKRYBUJE: 6948
Tematy, które interesują czytelników:  Biurko w biurze, Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Delegacja - gdzie przenocuje pracownik?

Delegacja - gdzie przenocuje pracownik?

Służbowy wyjazd najczęściej związany jest z koniecznością zapewnienia pracownikowi noclegu. Część firm, które stawiają na oszczędności, szuka najtańszego hotelu lub pensjonatu z myślą o delegowanym pracowniku. Często są to jednak tylko pozorne oszczędności.

Wysłanie pracownika w delegację to dla pracodawcy konkretne koszty. Z tego względu część pracodawców zastanawia się, czy można je zminimalizować. Co prawda, strony mogą umówić się na dietę w niewielkiej wysokości, ale nadal pozostaje kwestia noclegu. Nie zawsze opłaca się wynajęcie hotelowego pokoju po najniższych cenach. Takie bowiem najczęściej zlokalizowane są na obrzeżach miasta. Faktycznie zatem zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą całkiem sporo wydać. Czym kierować się przy wyborze noclegu dla podwładnego mając na uwadze to, że to jeden z najbardziej znaczących wydatków związanych z podróżą służbową?

Rezerwacja może pomóc

Często w ograniczeniu kosztów związanych z noclegiem może pomóc zrobiona odpowiednio wcześniej rezerwacja. Wówczas trafić można m.in. na promocje. Skorzystanie z takiej pozwala zaoszczędzić pieniądze i jednocześnie wynająć pokój w centrum miasta. Bo trzeba pamiętać, że lokalizacja ? wbrew wszystkiemu ? ma ogromne znaczenie. Dobra pozwala zaoszczędzić na innych kosztach (np. biletach autobusowych czy kolejowych), ponadto również pracownik może poczynić oszczędności związane z czasem i wykonać powierzone zadania szybciej.

Przy rezerwacji miejsca noclegowego nie można kierować się wyłącznie ceną czy lokalizacją. To błąd, który popełnia wielu pracodawców. Oddelegowany pracownik może potrzebować choćby dostępu do sieci, aby przesłać ważne informacje. Z tego też względu warto sprawdzić, czy wybrany hotel wyposażony jest w niezbędne pracownikowi narzędzia (np. czy w recepcji można skorzystać ze skanera lub drukarki).

To Cię powinno też zainteresować: Delegacja w pracy

W centrum najtaniej

Najczęściej pracownik, który jedzie w delegację wybiera się do dużego miasta. Wówczas też najtańszy wydaje się być hotel lub pensjonat właśnie w centrum. W takiej sytuacji pracodawca nie będzie zobowiązany do wypłacania ryczałtu na przejazdy. Oznacza to, że faktycznie można zaoszczędzić całkiem sporo. Pracodawcy, którzy chcą poznać dokładne koszty noclegu powinni przekalkulować ceny wynajęcia pokoju w centrum i na obrzeżach. Prawdopodobieństwo, że to właśnie w pierwszej lokalizacji będzie taniej, jest bardzo duże.

Jeżeli odpowiednio wcześniej nie dokonano rezerwacji pokoju, pracownik udający się w delegację, powinien zwrócić uwagę nie tylko na koszt hotelu, ale również jego położenie czy standard. Warto jednak pamiętać, że zwłaszcza firmy, które często wysyłają pracowników w delegacje mogą liczyć na preferencyjne warunki ? większość hoteli bardzo chętnie nawiązuje współpracę (głównie te, które działają w sieci).

Pamiętaj o zwrocie kosztów

Zasadniczo pracownik, który wraca z delegacji powinien się rozliczyć. Jeżeli otrzymał zaliczkę na poczet przyszłych kosztów, wylicza się tylko z tych pieniędzy. Inaczej jednak wówczas, gdy pokrywał wydatki samodzielnie. W takim wypadku należy mu się zwrot poniesionych kosztów. Z punktu widzenia pracownika istotne powinno być to, aby móc poszczególne wydatki udokumentować. Również pracodawca powinien na tę kwestię zwrócić uwagę. W sytuacji, gdy pracownik nie posiada np. biletów lub rachunku z hotelu, pojawia się problem.

Rozliczanie kosztów związanych z delegacją inaczej wygląda w przypadku państwowych przedsiębiorstw, inaczej zaś gdy mowa o prywatnych podmiotach. W przepisach można znaleźć bowiem informacje, które odnoszą się do pracowników ze sfery budżetowej. Nie są one jednak wiążące dla osób prowadzących prywatne przedsiębiorstwo ? tu ustalenie np. diety zależy od ustaleń dokonanych między pracownikiem a pracodawcą.

Zobacz inne porady dla pracodawców

Komentarze do wpisu

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.