Pracodawca - prawa i obowiązki

Koszty związane z utworzeniem stanowiska pracy

18 stycznia 2024

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 6 głosów

6 głosów

3 komentarze
Koszty związane z utworzeniem stanowiska pracy
W tym artykule odkryjemy, jakie koszty i wyzwania wiążą się z tworzeniem nowego stanowiska pracy, od początkowych inwestycji w proces rekrutacyjny, przez wyposażenie i szkolenia, aż po różne aspekty prawne i finansowe związane z różnymi formami zatrudnienia. Znajdziesz tu kompleksowy przegląd wszystkiego, co musi wiedzieć każdy pracodawca, planując rozwój swojej firmy poprzez zatrudnienie nowych pracowników.

Tworzenie nowego stanowiska pracy to znacznie więcej niż tylko wynagrodzenie przyszłego pracownika. Koszt ten składa się z wielu czynników, od wydatków związanych z rekrutacją, przez wyposażenie miejsca pracy, aż po szkolenia i adaptację pracownika.

Wstępne koszty rekrutacyjne mogą obejmować ogłoszenia o pracę, wydatki na agencje rekrutacyjne oraz czas poświęcony na przeprowadzenie procesu selekcji. Kolejnym istotnym elementem jest wyposażenie stanowiska pracy – od zakupu sprzętu biurowego, przez oprogramowanie, aż po narzędzia niezbędne do wykonywania zadań.

Jakie koszty ponosi pracodawca tworząc nowe stanowisko?

Koszty tworzenia nowego stanowiska pracy są różnorodne i mogą znacznie różnić się w zależności od branży i wymagań. Do podstawowych należą:

  • wydatki na sprzęt, takie jak komputer, telefon czy biurko
  • koszty związane z infrastrukturą, taką jak dostęp do Internetu czy miejsce w biurze,
  • koszt rekrutacji, szkoleń, onboardingu.

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które mają zamiar zatrudnić pracownika, są zobowiązane do tego, aby stworzyć im stanowisko pracy. W zależności od branży, w jakiej działa firma, niezbędne jest odpowiednie wyposażenie w narzędzia lub sprzęt biurowy. Ale to nie jedyne koszty, jakie ponosi pracodawca.

Niezbędne jest też zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy. Wśród podstawowych zadań z tego zakresu należy wymienić między innymi opłacenie badań wstępnych czy szkolenia w zakresie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W niektórych przypadkach kosztem utworzenia stanowiska będzie także zakup odpowiedniego sprzętu i odzieży ochronnej.

Jak rozliczać koszty utworzenia nowego stanowiska?

Rozliczanie kosztów związanych z utworzeniem nowego stanowiska wymaga precyzyjnego planowania i analizy. Pracodawcy powinni dokładnie kalkulować wszystkie wydatki, począwszy od kosztów rekrutacyjnych, poprzez wyposażenie stanowiska pracy, aż po szkolenia. Istotne jest, aby ująć te koszty w budżecie firmy i odpowiednio je monitorować. Można to robić za pomocą oprogramowania księgowego, które pozwala na segregację i śledzenie wydatków związanych z każdym stanowiskiem. Dzięki temu pracodawca ma jasny obraz rzeczywistych kosztów i może lepiej zarządzać finansami firmy.

Video

Szukasz pracy?

Doradca Klienta- umowa zlecenie

PeoplePro

  • Aleksandrów Łódzki
Dodana

Doradca klienta – obsługa chat-u

Concentrix CVG International sp. z o.o.

  • Lublin
Dodana
Dodana
Dodana
Dodana

Korzystanie z samochodu pracownika

Korzystanie z samochodu pracownika na potrzeby służbowe to jeden ze sposobów na optymalizację kosztów związanych z transportem w firmie. Pracodawca może w tym przypadku zaoferować pracownikowi zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu, co jest zwykle tańsze niż utrzymanie floty służbowych samochodów.

Ważne jest jednak, aby takie rozwiązanie było oparte na jasnych zasadach i umowach, określających m.in. stawkę za kilometr przejazdu oraz sposób dokumentowania przejazdów służbowych.

W Polsce możliwe jest rozliczenie kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych poprzez tzw. kilometrówkę, czyli ryczałt za każdy przejechany kilometr. Oto jak to funkcjonuje:

  • Rząd ustala stawkę za każdy kilometr przejechany samochodem prywatnym w celach służbowych. Ta stawka jest podawana w złotych i może być aktualizowana, np. ze względu na zmiany cen paliwa. Stawki różnią się w zależności od typu pojazdu.
  • Aby rozliczyć kilometrówkę, pracownik musi prowadzić ewidencję przejazdów. Ewidencja powinna zawierać datę przejazdu, cel wyjazdu, trasę (miejsce początkowe i końcowe), liczbę przejechanych kilometrów oraz podpis pracownika.
  • Na podstawie tej ewidencji pracownik rozlicza się z pracodawcą, który wypłaca ryczałt za przejechane kilometry. Pracodawca może potem zaliczyć te koszty do kosztów uzyskania przychodu.
  • Pracodawca może wyznaczyć limit kilometrów, do których pracownik może otrzymywać zwrot kosztów. Przekroczenie tego limitu może skutkować koniecznością uiszczenia podatku od nadwyżki.
  • Warunki zwrotu kosztów za używanie prywatnego samochodu powinny być określone w umowie między pracodawcą a pracownikiem lub w wewnętrznym regulaminie firmy.
  • Kwoty wypłacane pracownikowi w ramach kilometrówki są zwolnione z podatku dochodowego do określonego limitu. Przekroczenie tego limitu może skutkować koniecznością zapłaty podatku od nadwyżki.

Pamiętaj, że stawki kilometrówki oraz zasady ich stosowania mogą ulec zmianie, dlatego warto być na bieżąco z aktualnymi przepisami w tym zakresie.

Optymalizacja kosztów tworzenia stanowiska

Optymalizacja kosztów związanych z tworzeniem nowego stanowiska pracy polega na znalezieniu równowagi między inwestycją a przewidywanym zwrotem. Pracodawcy powinni analizować różne opcje wyposażenia stanowiska, szukając rozwiązań kosztowych, które jednocześnie nie wpłyną negatywnie na efektywność pracy.

Możliwością jest na przykład wybór sprzętu poleasingowego lub korzystanie z usług w modelu abonamentowym, co może obniżyć wstępne koszty inwestycji. Ważne jest również planowanie długoterminowe – inwestycje w dobrej jakości sprzęt czy systemy mogą przynieść oszczędności w przyszłości.

Umowa o pracę – czy jest najdroższa?

Wśród najpopularniejszych umów, jakie zawierane są przez pracodawcę i pracownika, wskazać należy na umowę o pracę. W jej przypadku kosztami uzyskania przychodu firmy są zarówno wynagrodzenie brutto pracownika, jak i składki, jakie odprowadzić musi pracodawca z własnej kieszeni.

W 2024 roku minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi 4 242 zł brutto od 1 stycznia, a od 1 lipca wzrasta do 4 300 zł brutto. Dodatkowo, minimalna stawka godzinowa dla niektórych umów cywilnoprawnych również wzrosła, osiągając 27,70 zł od stycznia i 28,10 zł.

Jaka jest wysokość składek?
Dla przykładu, dla minimalnego wynagrodzenia w wysokości 4 242 zł brutto (obowiązującego od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 r.) składki, które odprowadza pracodawca, wynoszą:
  • Składka emerytalna: 9,76% z 4 242 zł = około 414,10 zł.
  • Składka rentowa: 6,50% z 4 242 zł = około 275,73 zł.
  • Składka wypadkowa: przyjmując średnią wartość 1,67% z 4 242 zł = około 70,86 zł.
  • Składka na Fundusz Pracy: 2,45% z 4 242 zł = około 103,93 zł.
  • Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 0,1% z 4 242 zł = około 4,24 zł.

Należy pamiętać, że składka wypadkowa może się różnić w zależności od warunków pracy i jest ustalana indywidualnie dla każdej firmy. Wartości te są przybliżone i mogą się nieznacznie różnić w zależności od dokładnych wartości procentowych i zaokrągleń stosowanych w praktyce księgowej​.

Video

Czy umowa zlecenie jest tańsza?

Zgodnie z najnowszym Krajowym Planem Reform na lata 2023/2024, od pierwszego kwartału 2024 roku całość wynagrodzenia z umów zlecenia podlega pełnemu oskładkowaniu. Oznacza to, że każda kolejna umowa zlecenia będzie objęta obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów.

Głównym celem tych zmian jest redukcja segmentacji rynku pracy i zapewnienie większego socjalnego zabezpieczenia dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie kolejnych umów zleceń. Zmiany te mają dotyczyć wyłącznie umów zlecenia, a nie umowy o dzieło.

Przed wprowadzeniem tych zmian, pełna składka ZUS była płacona co najmniej do minimalnego poziomu wynagrodzenia dla osób, dla których umowa zlecenie była jedynym źródłem dochodu. Były one zobowiązane do obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) oraz podlegały ubezpieczeniu zdrowotnemu z opcjonalnym ubezpieczeniem chorobowym. W przypadku posiadania kilku umów zlecenia z różnymi zleceniodawcami, oskładkowanie obejmowało wszystkie umowy zlecenia, ale tylko do momentu, kiedy całkowity przychód pracownika z tych umów nie przekroczył kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku.

Od 2024 roku zatrudnianie na podstawie umów zlecenia wiąże się z większymi obciążeniami dla pracodawców, ponieważ składki ZUS są obowiązkowe, niezależnie od wysokości przychodów z tych umów. To oznacza, że koszty zatrudnienia na umowie zlecenia są teraz bardziej zbliżone do kosztów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przynajmniej pod względem składek ZUS​

Koszty przy umowie o dzieło

Umowa o dzieło jest jednym z najtańszych sposobów zatrudnienia, ponieważ nie wymaga odprowadzania składek ZUS ani innych obciążeń typowych dla umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca płaci tylko wynagrodzenie ustalone za konkretną pracę lub projekt. Jest to atrakcyjne rozwiązanie dla pracodawców szukających oszczędności, ale trzeba pamiętać, że umowa o dzieło jest przeznaczona wyłącznie do realizacji określonych zadań czy projektów i nie nadaje się do regularnego zatrudnienia.

Podsumowanie

Tworzenie nowego stanowiska pracy jest procesem, który wymaga uwzględnienia wielu czynników, od kosztów rekrutacji, przez wyposażenie stanowiska pracy, aż po zobowiązania prawne i finansowe związane z różnymi formami zatrudnienia. Rozważne podejście do tych kwestii pozwala na efektywne zarządzanie zasobami firmy i budowanie solidnych fundamentów dla jej przyszłego rozwoju.

Najczęściej zadawane pytania

Czy koszty związane z umową o pracę są wyższe niż koszty związane z umową zlecenia?

Tak, zazwyczaj koszty związane z umową o pracę są wyższe, ponieważ obejmują wynagrodzenie brutto oraz składki na różne fundusze.

Czy mogę zatrudnić pracownika na podstawie umowy o dzieło?

Tak, ale tylko wtedy, gdy natura pracy jest zgodna z definicją umowy o dzieło. Nie można używać umowy o dzieło do zastąpienia umowy o pracę.

Jakie są koszty związane z umową o dzieło?

Pracodawca nie ma obowiązku odprowadzania składek, więc jedynym kosztem jest wynagrodzenie brutto.

Czy mogę zatrudnić studenta na umowę zlecenia?

Tak, a jeśli student ma mniej niż 26 lat, pracodawca nie ma obowiązku odprowadzania składek do ZUS.

Jakie składki muszę pokryć jako pracodawca?

Składki mogą obejmować ubezpieczenie społeczne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, ale dokładne składki zależą od typu umowy i sytuacji pracownika.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Anna Różak

Copywriterka, autorka głównie dla branży HR. Piszę o rekrutacji, benefitach pracowniczych, jestem na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.

Prywatnie mnóstwo czytam i opiekuję się najpiękniejszym kundelkiem po tej stronie Wisły.

3 komentarze

Jola

Jola

Każdy pracodawca, który zamierza zatrudnić kolejnego pracownika musi liczyć się z kosztami stworzenia miejsca pracy. Fajnie to napisaliście na samym początku tego artykułu. Pracodawca nie powinien stwarzać byle jakie stanowisko pracy, bo od stanowiska pracy wiele zależy.
praciownik

praciownik

Zatrudniając pracownika należy liczyć się z kosztami. Inne koszty będą, jak zatrudni się handlowca, któremu należy dać samochód służbowy, komórkę a jeszcze inne, jak zatrudni się pracownika do pracy biurowej.
zorza

zorza

Dobrze poznać koszty takiego pracownika. Trzeba zawsze wiedzieć ile za niego się płaci miesięcznie i co za to w zamian się z niego otrzymuje. To jest bardzo logiczna rzecz.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.