Spis treści
Tworzenie nowego stanowiska pracy to znacznie więcej niż tylko wynagrodzenie przyszłego pracownika. Koszt ten składa się z wielu czynników, od wydatków związanych z rekrutacją, przez wyposażenie miejsca pracy, aż po szkolenia i adaptację pracownika.
Wstępne koszty rekrutacyjne mogą obejmować ogłoszenia o pracę, wydatki na agencje rekrutacyjne oraz czas poświęcony na przeprowadzenie procesu selekcji. Kolejnym istotnym elementem jest wyposażenie stanowiska pracy – od zakupu sprzętu biurowego, przez oprogramowanie, aż po narzędzia niezbędne do wykonywania zadań.
Jakie koszty ponosi pracodawca tworząc nowe stanowisko?
Koszty tworzenia nowego stanowiska pracy są różnorodne i mogą znacznie różnić się w zależności od branży i wymagań. Do podstawowych należą:
- wydatki na sprzęt, takie jak komputer, telefon czy biurko
- koszty związane z infrastrukturą, taką jak dostęp do Internetu czy miejsce w biurze,
- koszt rekrutacji, szkoleń, onboardingu.
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które mają zamiar zatrudnić pracownika, są zobowiązane do tego, aby stworzyć im stanowisko pracy. W zależności od branży, w jakiej działa firma, niezbędne jest odpowiednie wyposażenie w narzędzia lub sprzęt biurowy. Ale to nie jedyne koszty, jakie ponosi pracodawca.
Niezbędne jest też zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy. Wśród podstawowych zadań z tego zakresu należy wymienić między innymi opłacenie badań wstępnych czy szkolenia w zakresie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. W niektórych przypadkach kosztem utworzenia stanowiska będzie także zakup odpowiedniego sprzętu i odzieży ochronnej.
Jak rozliczać koszty utworzenia nowego stanowiska?
Rozliczanie kosztów związanych z utworzeniem nowego stanowiska wymaga precyzyjnego planowania i analizy. Pracodawcy powinni dokładnie kalkulować wszystkie wydatki, począwszy od kosztów rekrutacyjnych, poprzez wyposażenie stanowiska pracy, aż po szkolenia. Istotne jest, aby ująć te koszty w budżecie firmy i odpowiednio je monitorować. Można to robić za pomocą oprogramowania księgowego, które pozwala na segregację i śledzenie wydatków związanych z każdym stanowiskiem. Dzięki temu pracodawca ma jasny obraz rzeczywistych kosztów i może lepiej zarządzać finansami firmy.
Operator maszyn | od 5600 PLN brutto!
Gi Group S.A.
- Gdynia
Technik - elektryk utrzymania ruchu / 8000 – 8500 PLN brutto / premie i benefity
Gi Group S.A.
- 8 000 do 8 500 zł brutto / mc
- Fugasówka
Operator maszyn | od 5600 PLN brutto!
Gi Group S.A.
- Gościcino
Technik - elektryk utrzymania ruchu / 8000 – 8500 PLN brutto / premie i benefity
Gi Group S.A.
- 8 000 do 8 500 zł brutto / mc
- Chruszczobród
Operator maszyn | od 5600 PLN brutto!
Gi Group S.A.
- Reda
Korzystanie z samochodu pracownika
Korzystanie z samochodu pracownika na potrzeby służbowe to jeden ze sposobów na optymalizację kosztów związanych z transportem w firmie. Pracodawca może w tym przypadku zaoferować pracownikowi zwrot kosztów za używanie prywatnego pojazdu, co jest zwykle tańsze niż utrzymanie floty służbowych samochodów.
Ważne jest jednak, aby takie rozwiązanie było oparte na jasnych zasadach i umowach, określających m.in. stawkę za kilometr przejazdu oraz sposób dokumentowania przejazdów służbowych.
- Rząd ustala stawkę za każdy kilometr przejechany samochodem prywatnym w celach służbowych. Ta stawka jest podawana w złotych i może być aktualizowana, np. ze względu na zmiany cen paliwa. Stawki różnią się w zależności od typu pojazdu.
- Aby rozliczyć kilometrówkę, pracownik musi prowadzić ewidencję przejazdów. Ewidencja powinna zawierać datę przejazdu, cel wyjazdu, trasę (miejsce początkowe i końcowe), liczbę przejechanych kilometrów oraz podpis pracownika.
- Na podstawie tej ewidencji pracownik rozlicza się z pracodawcą, który wypłaca ryczałt za przejechane kilometry. Pracodawca może potem zaliczyć te koszty do kosztów uzyskania przychodu.
- Pracodawca może wyznaczyć limit kilometrów, do których pracownik może otrzymywać zwrot kosztów. Przekroczenie tego limitu może skutkować koniecznością uiszczenia podatku od nadwyżki.
- Warunki zwrotu kosztów za używanie prywatnego samochodu powinny być określone w umowie między pracodawcą a pracownikiem lub w wewnętrznym regulaminie firmy.
- Kwoty wypłacane pracownikowi w ramach kilometrówki są zwolnione z podatku dochodowego do określonego limitu. Przekroczenie tego limitu może skutkować koniecznością zapłaty podatku od nadwyżki.
Pamiętaj, że stawki kilometrówki oraz zasady ich stosowania mogą ulec zmianie, dlatego warto być na bieżąco z aktualnymi przepisami w tym zakresie.
Optymalizacja kosztów tworzenia stanowiska
Optymalizacja kosztów związanych z tworzeniem nowego stanowiska pracy polega na znalezieniu równowagi między inwestycją a przewidywanym zwrotem. Pracodawcy powinni analizować różne opcje wyposażenia stanowiska, szukając rozwiązań kosztowych, które jednocześnie nie wpłyną negatywnie na efektywność pracy.
Możliwością jest na przykład wybór sprzętu poleasingowego lub korzystanie z usług w modelu abonamentowym, co może obniżyć wstępne koszty inwestycji. Ważne jest również planowanie długoterminowe – inwestycje w dobrej jakości sprzęt czy systemy mogą przynieść oszczędności w przyszłości.
Umowa o pracę – czy jest najdroższa?
Wśród najpopularniejszych umów, jakie zawierane są przez pracodawcę i pracownika, wskazać należy na umowę o pracę. W jej przypadku kosztami uzyskania przychodu firmy są zarówno wynagrodzenie brutto pracownika, jak i składki, jakie odprowadzić musi pracodawca z własnej kieszeni.
W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi 4 666 zł brutto od 1 stycznia. Dodatkowo, minimalna stawka godzinowa dla niektórych umów cywilnoprawnych również wzrosła, osiągając 30,50 zł od stycznia.
- Składka emerytalna: 4 666,00 zł x 9,76% = 455,40 zł
- Składka rentowa: 4 666,00 zł x 6,50% = 303,29 zł
- Składka wypadkowa: przyjmując średnią wartość: 4 666,00 zł x 1,67% = 77,92 zł
- Składka na Fundusz Pracy: 4 666,00 zł x 2,45% = 114,32 zł
- Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 4 666,00 zł x 0,1% = 4,67 zł
Należy pamiętać, że składka wypadkowa może się różnić w zależności od warunków pracy i jest ustalana indywidualnie dla każdej firmy. Wartości te są przybliżone i mogą się nieznacznie różnić w zależności od dokładnych wartości procentowych i zaokrągleń stosowanych w praktyce księgowej.
Czy umowa zlecenie jest tańsza?
Zgodnie z wytycznymi zawartymi w Krajowym Planie Odbudowy wejście w życie nowych przepisów dotyczących zmiany ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych miało nastąpić 1 stycznia 2025 roku. Zmiany miały objąć między innymi:
- oskładkowanie wszystkich umów cywilnoprawnych składkami na ubezpieczenia społeczne (emerytalnym, rentowym, wypadkowym i z tytułu chorób zawodowych oraz – z wyjątkiem umów o dzieło, w przypadku których będą dobrowolne – chorobowym), niezależnie od uzyskiwanych dochodów, z wyjątkiem umów zawieranych ze studentami poniżej 26. roku życia;
- zniesie zasady, zgodnie z którą w przypadku umów cywilnoprawnych składki na ubezpieczenia społeczne są płacone na podstawie minimalnego wynagrodzenia.
Zapowiadane zmiany nie weszły jednak w życie, głównie z inicjatywny aktualnej Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk, która stoi na stanowisku, że proponowane zmiany są tak ogromne, że nie można wprowadzać ich po łebkach.
Głównym celem tych zmian jest redukcja segmentacji rynku pracy i zapewnienie większego socjalnego zabezpieczenia dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie kolejnych umów zleceń. Zmiany te mają dotyczyć wyłącznie umów zlecenia, a nie umowy o dzieło.
Od 2024 roku zatrudnianie na podstawie umów zlecenia wiąże się z większymi obciążeniami dla pracodawców, ponieważ składki ZUS są obowiązkowe, niezależnie od wysokości przychodów z tych umów. To oznacza, że koszty zatrudnienia na umowie zlecenia są teraz bardziej zbliżone do kosztów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przynajmniej pod względem składek ZUS.
Koszty przy umowie o dzieło
Umowa o dzieło jest jednym z najtańszych sposobów zatrudnienia, ponieważ nie wymaga odprowadzania składek ZUS ani innych obciążeń typowych dla umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca płaci tylko wynagrodzenie ustalone za konkretną pracę lub projekt. Jest to atrakcyjne rozwiązanie dla pracodawców szukających oszczędności, ale trzeba pamiętać, że umowa o dzieło jest przeznaczona wyłącznie do realizacji określonych zadań czy projektów i nie nadaje się do regularnego zatrudnienia.
Podsumowanie
Tworzenie nowego stanowiska pracy jest procesem, który wymaga uwzględnienia wielu czynników, od kosztów rekrutacji, przez wyposażenie stanowiska pracy, aż po zobowiązania prawne i finansowe związane z różnymi formami zatrudnienia. Rozważne podejście do tych kwestii pozwala na efektywne zarządzanie zasobami firmy i budowanie solidnych fundamentów dla jej przyszłego rozwoju.
To może Cię również zainteresować
Formy prowadzenia działalności gospodarczej – wybierz odpowiednią dla siebie
