Spis treści
1) Brak jasnego podziału ról i odpowiedzialności
Jednym z najbardziej typowych błędów jest założenie, że „księgowość zajmie się wszystkim”. W rzeczywistości biuro rachunkowe wykonuje określone czynności, ale to przedsiębiorca pozostaje stroną w relacji z urzędem i odpowiada za terminowe dostarczenie dokumentów oraz rzetelność danych źródłowych. Nieporozumienia zaczynają się wtedy, gdy nie ustalono, kto i w jakim zakresie:
- pilnuje terminów ZUS, VAT, zaliczek na PIT/CIT oraz sprawozdań,
- analizuje umowy handlowe pod kątem skutków podatkowych,
- zgłasza zmiany (adres, PKD, formy opodatkowania, reprezentacji),
- przygotowuje i wysyła JPK, deklaracje oraz korekty,
- odpowiada za kontakt z urzędami i przygotowanie do kontroli.
Praktyczna rada: warto spisać w formie krótkiego dokumentu lub aneksu zakres usług, granice odpowiedzialności oraz ścieżkę eskalacji (np. „w pilnych sprawach telefon, w pozostałych e-mail, czas reakcji do 24–48 h”). Takie ustalenia zmniejszają stres i ryzyko wzajemnych pretensji.
2) Dostarczanie dokumentów „na ostatnią chwilę” albo w niepełnej formie
Wiele firm działa w dużym obciążeniu operacyjnym. Gdy priorytetem jest obsługa klientów, dokumenty księgowe schodzą na dalszy plan. Skutki są jednak realne: narastają zaległości, pojawiają się pomyłki w ewidencji, a biuro rachunkowe musi działać pod presją czasu. Typowe scenariusze:
- faktury kosztowe trafiają po terminie rozliczenia VAT,
- brakuje potwierdzeń zapłaty lub informacji o kursie waluty,
- nie ma dokumentów magazynowych przy sprzedaży towarów,
- nie przekazano umów z podwykonawcami, a pojawiają się koszty,
- dokumenty są w formie zdjęć o niskiej jakości, bez opisów.
Warto wdrożyć prosty rytuał: stały dzień tygodnia na „zamknięcie dokumentów” (np. piątek 15:00) i listę kontrolną. Przy większej skali działalności pomocne jest narzędzie do obiegu dokumentów lub choćby uporządkowany folder w chmurze z podziałem na miesiące i typy dokumentów.
3) Mylenie księgowości z doradztwem podatkowym i prawnym
Biuro rachunkowe prowadzi ewidencje i rozliczenia, ale nie każda umowa z biurem obejmuje pogłębione analizy podatkowe czy prawne. Przedsiębiorcy czasem oczekują, że księgowa „z góry” zakwestionuje ryzykowną umowę, zaproponuje optymalizację lub przeprowadzi przez skomplikowaną transakcję (np. aport, sprzedaż udziałów, leasing zwrotny, transakcje z podmiotami powiązanymi). Problem narasta, gdy decyzje biznesowe zapadają bez konsultacji, a dopiero potem pojawia się prośba o „rozliczenie tak, żeby było dobrze”.
Praktyczna rada: przy nietypowych zdarzeniach (sprzedaż środka trwałego, duże inwestycje, kontrakty zagraniczne, świadczenia pozapłacowe) warto zadać trzy pytania przed podpisaniem umowy:
- Jakie są skutki podatkowe w VAT i w podatku dochodowym?
- Jakie dokumenty muszę gromadzić, aby obronić rozliczenie?
- Czy potrzebuję dodatkowej opinii doradcy podatkowego lub prawnika?
4) Brak komunikacji o zmianach w firmie i „życiu” przedsiębiorcy
Z perspektywy przedsiębiorcy wiele zmian wydaje się czysto organizacyjnych: nowy rachunek bankowy, rozszerzenie usług, praca z domu, zawieszenie działalności na krótki okres, zatrudnienie członka rodziny. Księgowo to jednak często zmiany o konsekwencjach formalnych, podatkowych albo ubezpieczeniowych. Brak informacji prowadzi do opóźnień w zgłoszeniach, błędów w deklaracjach i niepotrzebnych korekt.
Warto pamiętać także o wymiarze emocjonalnym i zdrowotnym. Gdy przedsiębiorca jest przemęczony, w kryzysie lub przeciążony odpowiedzialnością, łatwiej „odkłada” sprawy księgowe, co pogłębia napięcie. Dobrą praktyką jest ustalenie jednej osoby po stronie firmy, która w razie choroby lub urlopu przejmie przekazywanie dokumentów oraz bieżące uzgodnienia.
5) Niespójne oczekiwania co do jakości obsługi i trybu kontaktu
Konflikty często wynikają z tego, że przedsiębiorca i biuro rachunkowe inaczej rozumieją „dobrą obsługę”. Dla jednych jest to natychmiastowa odpowiedź i telefon dostępny codziennie, dla innych – uporządkowana komunikacja mailowa, gdzie każda informacja zostaje udokumentowana. Jeśli te oczekiwania nie są nazwane, rośnie frustracja, a z czasem spada zaufanie.
Pomocne bywa ustalenie standardów: kto odpowiada za dany obszar, jakie są godziny kontaktu, jak wygląda obsługa pilnych tematów oraz w jakiej formie przekazywane są rekomendacje (np. krótkie notatki po rozmowie). Więcej o tym, na co zwracać uwagę przy doborze partnera i jak wygląda dojrzała współpraca, można praktycznie prześledzić tutaj: dobre biuro rachunkowe, zwłaszcza jeśli zależy Państwu na uporządkowaniu procesów, a nie tylko „wysyłce dokumentów”.
6) Bagatelizowanie ryzyka kontrolnego i braku „ścieżki dowodowej”
Kontrola podatkowa czy czynności sprawdzające nie muszą oznaczać, że firma zrobiła coś nieprawidłowo. Często są wynikiem analityki urzędowej, branżowych działań kontrolnych albo zwykłych niezgodności w plikach JPK. Błąd przedsiębiorców polega na tym, że skupiają się wyłącznie na tym, czy „koszt da się zaksięgować”, a pomijają kwestię, czy da się go udokumentować i obronić.
Przykład: firma usługowa rozlicza koszty marketingu, ale nie gromadzi raportów, zrzutów ekranów kampanii, umów i protokołów odbioru. W razie pytań urzędu księgowość może posiadać fakturę, ale nie ma pełnej historii potwierdzającej realność świadczenia. Podobnie bywa przy usługach niematerialnych, transakcjach z zagranicą, kosztach samochodowych czy wydatkach mieszanych (firma + cele prywatne).
Praktyczna rada: przy kosztach „wrażliwych” warto budować prostą teczkę dowodową:
- umowa / zamówienie / mail potwierdzający zakres,
- dowód wykonania (raport, protokół, rezultat pracy),
- potwierdzenie płatności,
- uzasadnienie biznesowe (krótka notatka, do czego to było potrzebne).
7) Nieweryfikowanie danych i brak okresowych uzgodnień
Przedsiębiorcy czasem przyjmują, że skoro biuro prowadzi księgi, dane „na pewno się zgadzają”. Tymczasem błędy mogą wynikać z niepełnych informacji, literówek, zdublowanych dokumentów, mylnego przypisania płatności czy niejasnego opisu transakcji. Bez cyklicznych uzgodnień łatwo przeoczyć problem przez kilka miesięcy.
Dobrą praktyką jest comiesięczne lub kwartalne spotkanie (nawet krótkie), podczas którego omawia się:
- wynik finansowy i podstawę opodatkowania,
- należności i zobowiązania (czy coś nie „wisi” bez wyjaśnienia),
- nietypowe zdarzenia i ryzyka,
- prognozę podatkową na kolejne miesiące.
To podejście ma także wymiar psychologiczny: zmniejsza poczucie chaosu i pomaga przedsiębiorcy odzyskać poczucie wpływu na sytuację finansową.
8) Zbyt późna reakcja na problem: korekty, zaległości, spory
Gdy pojawia się błąd w rozliczeniach lub zaległość w dokumentach, naturalną reakcją bywa stres i unikanie tematu. Niestety, czas działa wtedy przeciwko firmie: rosną odsetki, kumuluje się praca, trudniej odtworzyć zdarzenia. Najlepszym rozwiązaniem jest szybkie „zatrzymanie krwawienia”: ustalenie, co jest faktem, od kiedy trwa problem i jakie są kolejne kroki.
W praktyce pomaga plan naprawczy:
- inwentaryzacja braków (lista dokumentów i miesięcy),
- priorytety (terminy ustawowe, największe ryzyka),
- korekta procesu (dlaczego to się wydarzyło i co zmienić),
- jasna komunikacja między przedsiębiorcą a księgowością.
Wnioski i obszary do przemyślenia
Najczęstsze błędy we współpracy z biurem rachunkowym rzadko są „technicznymi pomyłkami” w księgowaniu. Znacznie częściej wynikają z braku ustaleń, presji czasu, niedostatecznego przepływu informacji oraz pomijania kwestii dowodowych i kontrolnych. Warto spojrzeć na księgowość jak na proces organizacyjny oparty na rytmie, odpowiedzialnościach i dobrej komunikacji – wtedy maleje ryzyko finansowe i prawne, a rośnie spokój w codziennym prowadzeniu firmy.
Jeśli odczuwają Państwo narastające napięcie wokół dokumentów, terminów lub kontaktu z księgowością, dobrym krokiem jest spokojna analiza: które elementy są niejasne, gdzie brakuje procedur i jakie informacje nie docierają na czas. Taka refleksja często otwiera drogę do prostych zmian, które w dłuższym okresie oszczędzają czas, koszty i zdrowie – a także pozwalają skupić się na tym, co w przedsiębiorczości najważniejsze: stabilnym rozwoju i odpowiedzialnym podejmowaniu decyzji.
