Spis treści
Czym właściwie jest ATS (i czym nie jest)?
ATS (Applicant Tracking System) to narzędzie do zarządzania całym procesem rekrutacyjnym, od publikacji oferty po decyzję kandydata. Może dla Ciebie zrobić kilka rzeczy, które zaoszczędzą Twój czas, np.:
- uporządkować przepływ kandydatów przez lejek rekrutacyjny (od etapu „aplikował” po „przygotować umowę zatrudnienia”),
- zautomatyzować powtarzalne zadania, np. wysyłki maili i SMS-ów z przypomnieniem o spotkaniach lub z wiadomością automatyczną o wyborze innego kandydata
- centralizować dane kandydatów, przypisywać im tagi i notatki – dzięki temu ATS to jednocześnie jeden z najcenniejszych rekruterskich zasobów, czyli talent pool,
- niektóre – np. Elevato – pozwalają wzmocnić zgodność z RODO i aktualnymi przepisami, np. z dyrektywą o jawności wynagrodzeń.
Skoro ten system tak wiele potrafi, a możliwości się tu nie kończą, dlaczego nie rekomendujemy go za każdym razem?
Czego ATS nie zrobi?
ATS nie zagwarantuje spływu CV (ale jest Aplikuj), nie wykluczy udziału rekrutera ani nie naprawi procesu, jeśli jest źle zaprojektowany.
Natomiast funkcje ATS-a mogą pomóc w namierzeniu, gdzie kryje się potencjalny problem – w Elevato podejrzysz przepływ kandydatów przez lejek rekrutacyjny i sprawdzisz, gdzie „utykają” kandydaci. Zyskasz tym samym wiedzę na temat tego, który element procesu warto usprawnić.
Jeśli prowadzisz 1 czy 2 rekrutacje rocznie, ATS będzie dla Ciebie tylko kosztem. Jeśli jednak prowadzisz 10-20 procesów jednocześnie, czujesz, że skala zaczyna Cię przerastać, to kosztem staje się brak ATS-a.
A jeśli nadal nie wiesz, czy to już TEN moment – mamy dla Ciebie coś specjalnego.
Po czym poznać, że to czas na ATS?
Poniżej znajdziesz listę, która ułatwi Ci przeanalizowanie na jakim etapie jesteś. Sprawdźmy, po czym poznać, że Twoja organizacja „wyrosła” z prowadzenia rekrutacji w Excelu:
- Liczba aplikacji przekracza możliwości ręcznej obsługi.
- CV są w mailach, na dysku, w Google Drive i... pewnie znalazłyby się gdzieś jeszcze.
- Nie masz podglądu przepływu kandydatów przez lejek, nie wiesz, na którym etapie odpada ich najwięcej, a czujesz, że podejrzanie dużo osób rezygnuje.
- Trudno Ci wrócić do kandydatów sprzed kilku miesięcy, bo nie możesz znaleźć ich CV.
- RODO i zgody są pilnowane ręcznie, przez co tracisz masę czasu (i żyjesz w ciągłym strachu przed kontrolą UODO – Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
- Przygotowanie raportów zajmuje więcej czasu niż sama analiza, musisz za każdym razem ręcznie zbierać dane.
- Doświadczenie kandydatów (candidate experience) biorących udział w procesach mogłoby być lepsze.
- Pojawia się chaos komunikacyjny, informacje nie przepływają sprawnie między rekruterami, hiring managerami, weryfikatorami umiejętności kandydatów i samymi kandydatami.
- Brief rekrutacyjny jest „rozlany” na maile, ręczne notatki i inne miejsca, zamiast być zebrany na jednym dokumencie.
- Nie wiesz, z którego źródła spływają najlepiej dopasowani kandydaci.
- Rekrutacje powtarzają się cyklicznie (te same role, podobne profile).
- Każdy rekruter pracuje „po swojemu”, przez co przekazywanie zadań (np. przed urlopem) to skomplikowany logistycznie proces.
- Ręcznie publikujesz ogłoszenia w kilku miejscach.
- Ręcznie przepisujesz dane kandydatów między narzędziami.
- Każde potwierdzenie aplikacji wysyłasz „z palca”.
- Trudno utrzymać jednolite standardy kontaktu z kandydatami.
Jeżeli zgadzasz się co najmniej 3 stwierdzeniami, oznacza to, że ATS mógłby przynieść Twojej organizacji sporo dobrego. A jeśli punktów jest więcej, uff, musisz mieć masę pracy! W takim wypadku sprawdż jaką ofertę ma Elevato - na pewno usprawnisz swoje rekrutacje.
Co zrobi dla Ciebie ATS? Funkcje narzędzia w praktyce (na przykładzie Elevato)
Nie wiesz w czym konkretnie może Ci pomóc ATS? Poniżej przedstawiamy najbardziej popularne funkcje, z których będziesz mógł skorzystać.
Wiele źródeł pochodzenia kandydatów...
W firmach prowadzących wiele rekrutacji największym wyzwaniem jest dywersyfikacja źródeł kandydatów. Ręczne publikowanie ofert, kopiowanie treści i zbieranie aplikacji z kilku miejsc szybko przestaje być skalowalne.
Dobry ATS dzięki integracjom (warto o nie zapytać przy wyborze) umożliwi publikację ogłoszeń w wielu kanałach z jednego miejsca, zbierze aplikacje do jednej bazy, a do tego będzie miał funkcje wspierające sourcing i programy poleceń.
...i jeszcze więcej kandydatów (asystent AI)
Powiedzieć, że rekrutacja to wyzwanie, to nic nie powiedzieć. Kandydatów o wiele za dużo lub za mało, spływ aplikacji tak ogromny, że wyłowić tych właściwych bywa niezwykle trudno – to dlatego coraz większa liczba dostawców ATS, w tym Elevato, korzysta ze wsparcia w postaci sztucznej inteligencji.
Preselekcja, precyzyjny scoring i dane do feedbacku – to tylko część zadań, w których wyręczy Cię asystent AI. Narzędzie to znacząco przyspiesza pracę, nie ograniczając przy tym decyzyjności rekrutera. System dostarcza twardych danych, ale to Ty decydujesz, kogo zaprosisz do dalszych etapów rekrutacji.
Centralna baza kandydatów i zarządzanie talent poolem
Bez centralnej bazy kandydatów - określaną często talent pool - tracisz do nich dostęp. Przez Twoje ręce przepływają dziesiątki CV – czy dziś pamiętasz tego świetnego specjalistę, którego dokumenty znalazły się na Twoim biurku w zeszłym kwartale?
Zbyt często CV rozpływają się w mailach, a proces trzeba zacząć od zera.
Dobry system ATS:
- porządkuje wszystkie aplikacje w jednym miejscu,
- umożliwia szybkie wyszukiwanie i segmentację,
- pozwala wracać do kandydatów w kolejnych procesach.
Dodatkowo w systemie Elevato możesz – korzystać z zaawansowanego wyszukiwania (Boolean, tagi, oceny), filtrować kandydatów według kompetencji czy powodów odrzucenia oraz wykonywać multiakcje na całych listach. A dzięki unikalnej funkcji newslettera rekrutacyjnego zbudujesz relację i pozostaniesz w kontakcie ze swoją bazą talentów.
Talent pool to zasób rekrutacyjny tylko wtedy, jeśli można z niego skorzystać.
Procesy rekrutacyjne pod kontrolą – zaprojektuj, jak potrzebujesz
W miarę rozwoju organizacji jeden proces rekrutacyjny przestaje pasować do wszystkich ról. Różne stanowiska wymagają różnych etapów, a brak jasnego pipeline’u utrudnia raportowanie i współpracę pozostałymi działami organizacji.
Już na estapie wyboru ATS, zwróć uwagę na to, by:
- pozwalał projektować procesy dopasowane do stanowisk,
- dawał przejrzysty widok statusów kandydatów,
- ułatwiał identyfikację wąskich gardeł.
Dream team: współpraca rekrutera z hiring managerami
Oj, ten punkt zwykle budzi emocje i jest jednym z częstszych wyzwań rekrutacji. Wakaty zgłasza się w biegu, brakuje jasnych wymagań, a hiring managerowie nie są zbyt wyrywni do angażowania się w proces (i trudno się dziwić – mają wiele innych operacyjnych zadań, jednak rekrutacja nie odbędzie się bez ich udziału). Natomiast do dopytywania o to, gdzie ich kandydaci, już jak najbardziej.
Dlatego ATS:
- porządkuje zgłaszanie potrzeb rekrutacyjnych,
- daje managerom wgląd w proces,
- tym samym ogranicza liczbę maili i spotkań statusowych.
System Elevato umożliwia, hiring managerom zgłaszać potrzeby rekrutacyjne przez dedykowany formularz i mieć dostęp do wybranych etapów procesu, włącznie z możliwością komentowania i oceny kandydatów. System pozwala też nadawać różne poziomy uprawnień, dzięki czemu każdy uczestnik procesu widzi dokładnie tyle, ile potrzebuje.
Komunikacja z kandydatami i candidate experience
Już nie tylko doświadczenia pracowników, ale i candidate experience (doświadczenie kandydata po kontakcie z firmą) wpływa na employer branding. Brak informacji zwrotnej, opóźnienia, ghosting czy niespójna komunikacja obniżają zaangażowanie kandydatów i ich ocenę firmy.
Kandydaci chcą wiedzieć, na czym stoją. Z ATS-em nie tak trudno tę wiedzę dostarczyć.
Rekruterzy mogą korzystać z gotowych szablonów wiadomości, automatycznych powiadomień o zmianie etapu rekrutacji oraz komunikacji SMS. Ponadto Elevato integruje się z narzędziami do planowania spotkań i automatycznie dodaje rozmowy online do kalendarzy kandydatów i zespołu, dzięki czemu komunikacja ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces jest o wiele sprawniejsza.
RODO, bezpieczeństwo danych i compliance
Kto robił to choć raz, pewnie przyzna nam rację: ręczne zarządzanie zgodami i danymi kandydatów jest czasochłonne i obarczone ryzykiem błędu. Łatwo zapomnieć o zwróceniu się do obiecującej osoby z prośbą o przedłużenie ważności zgody RODO i stracić ciekawego kandydata, i niestety, równie łatwo jest popełnić błąd przy usuwaniu danych z bazy.
Nowoczesny ATS powinien automatyzować kwestię RODO, dać Ci kontrolę nad danymi i minimalizować ryzyko naruszeń.
Rekruterzy mogą korzystać z gotowych szablonów wiadomości, automatycznych powiadomień o zmianie etapu rekrutacji oraz komunikacji SMS. Ponadto Elevato integruje się z narzędziami do planowania spotkań i automatycznie dodaje rozmowy online do kalendarzy kandydatów i zespołu, dzięki czemu komunikacja ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w proces jest o wiele sprawniejsza.
Pobierz checklistę funkcjonalności systemu ATS i przygotuj się na spotkania z dostawcami.
Pamiętaj – ATS to Twoje wsparcie, nie cel sam w sobie
ATS nie rozwiąże wszystkich Twoich problemów, ale korzystanie z niego ma kilka zalet, które doceniają rekruterzy jak świat długi i szeroki:
- oszczędza czas – a to właśnie cecha, której w pierwszej kolejności oczekujemy od automatyzacji, prawda?
- pozwala zobaczyć procesy z „lotu ptaka” – i łatwiej je uporządkować,
- dostarcza danych do optymalizacji.
Najlepszy ATS to taki, który pasuje do procesów firmy. Wcześniej pojawiła się tu checklista. Pamiętaj by wypełniając ją zrobić to z poziomu potrzeb zespołu, a nie tego, co fajnie brzmi. Choć to kuszące może się okazać, że ten dodatkowy bajer będzie jedynie kolejną pozycją na fakturze, z której nigdy nie skorzystasz, a w niektórych przypadkach nawet dołoży Ci pracy.
Funkcje ATS możesz skalować z czasem. Nie od razu Rzym zbudowano, Ty również nie musisz na starcie korzystać z najbardziej rozbudowanych funkcji. Upewnij się, które są w cenie – i czy dostawca jest w stanie już dziś powiedzieć Ci, od czego będą zależały kwoty na fakturach przez cały okres obowiązywania umowy.
A jeśli chcesz porozmawiać z Elevato, które specjalnie dla czytelników tego artykułu przygotował miesiąc gratis i rabat 10% na pierwszy rok – zerknij na... OFERTĘ ELEVATO
