Kompletny poradnik rozliczania delegacji dla pracodawców

Problem z podróżami służbowymi

Problem z podróżami służbowymi rodzi się już w momencie ich definiowania. Każdy pracownik, który zostaje w taką wysłany, ma prawo oczekiwać, że pracodawca zwróci mu jej koszty. Trzeba jednak pamiętać, że nie zawsze można mówić o podróży służbowej. Dzieje się tak w myśl art. 77⁵ Kodeksu pracy, zgodnie z którym podróży służbowej można mówić tylko wówczas, gdy zadania służbowe wykonywane są poza siedzibą pracodawcy lub też poza stałym miejscem wykonywania pracy. Istotnym rozróżnieniem jest tu zatem stałe miejsce wykonywania pracy, podróż wyróżnia się zawsze incydentalnym charakterem.

Z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że podróż służbowa daje pracownikowi prawo do różnych świadczeń. Wśród najbardziej znanych są wspomniane powyżej diety. Jest to świadczenie, które ma pokrywać koszty wyżywienia w podróży służbowej. Zgodnie z tym rozporządzeniem dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30 zł na dobę. Żeby jednak taka została przyznana, wyjazd musi trwać przez określony czas. Zgodnie z § 7 rozporządzenia, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje,

• od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety,

• ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Nieco inaczej jest, gdy podróż trwa dłużej niż dobę. Wówczas za każdą dobę pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany zapłacić również za każdą rozpoczętą dobę. Osobie zatrudnionej należy się odpowiednio:

• do 8 godzin połowa diety,

• ponad 8 godzin dieta wypłacana jest w pełnej wysokości.

W każdym przypadku czas podróży służbowej powinien być liczony od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do chwili jej zakończenia (przyjazdu). Oznacza to, że doba delegacyjna nie musi pokrywać się z dobą rozumianą w klasyczny sposób.

Szukasz pracy?

OPERATOR MASZYN

Eaton Automotive Systems Sp. z o.o.

• Bielsko-Biała

Dodana 27 wrz 2023

Elektronik w Dziale Utrzymania Ruchu

Eaton Automotive Systems Sp. z o.o.

• Bielsko-Biała

Dodana 28 wrz 2023

Praca ze skanerem/sortowanie paczek/załadunek busów**SKAWINA**TYGODNIÓWKI

TWG Polska Sp. z o.o.

• Kraków

Dodana 30 wrz 2023

Lider zmiany gastronomii

Hotel Crystal Mountain*****

• Wisła

Dodana 30 wrz 2023

Manager Gastronomii

Hotel Crystal Mountain*****

• Wisła

Dodana 30 wrz 2023

Praca Warszawa Praca Wrocław Praca Kraków Praca Katowice

Kiedy diety nie trzeba wypłacać?

Pracodawca nie zawsze będzie zobowiązany do wypłaty pracownikowi diety w pełnej wysokości. W niektórych sytuacjach może być nawet zwolniony od tego obowiązku. I tak pracownik nie będzie miał prawa do diety, jeżeli:

• będzie oddelegowany do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,

• przejazd do domu odbywać będzie się w dniu wolnym od pracy dla pracownika przy podróży służbowej, która trwała przez minimum 10 dni,

• pracodawca zagwarantował wyżywienie całodniowe (śniadanie, obiad i kolację).

W przypadku zagwarantowania pracownikowi częściowego wyżywienia dieta może zostać pomniejszona odpowiednio o:

• 1/4 za śniadanie i kolację,

• 1/2 za obiad.

Jak wygląda sytuacja, gdy wyjeżdżasz w delegację za granicę?

Jak obliczyć wysokość diety?

Obliczenie wysokości diety, jaka należy się pracownikowi, jest zadaniem nieskomplikowanym. Zgodnie z § 7 wyżej wymienionego rozporządzenia należy wskazać, że każdorazowo wysokość przysługującej pracownikowi diety oblicza się przyjmując jako podstawę pełną kwotę diety. Warto jednak zauważyć, że kontrowersje i rozbieżności w interpretacji przepisów pojawiają się w literaturze przedmiotu wówczas, gdy pracownikowi z uwagi na długość trwania podróży służbowej przysługuje jedynie połowa diety. W takim przypadku część pracodawców zastanawia się, czy dieta powinna być zmniejszana od pełnej wysokości, czy od diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi. Warto przy tym wskazać, że problemem tym zajęło się również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, które stanęło na stanowisku dosłownego rozumienia przepisów. Taka metoda obliczania wysokości diety przysługującej pracownikowi co istotne może prowadzić do uzyskania wyniku ujemnego. W takiej sytuacji jednak pracownik nie ma obowiązku dopłacać swojemu przełożonemu, przyjmuje się bowiem, że należność z tytułu diety wynosi zero.

Pracodawca, w którego firmie pracownicy są często wysyłani w podróże służbowe, powinien pamiętać, że może pokusić się o wprowadzenie regulaminu podróży służbowych. Więcej: Sporządzenie regulaminu podróży służbowej.

Wysokość diety podróży służbowej

Pierwszym i najważniejszym elementem delegacji jest dieta. Jak już wcześniej wspomniano, jej wysokość zależy od czasu trwania podróży służbowej. To jednak nie wszystko. Musimy także zwrócić uwagę na fakt, że kwota diety może ulec zmianie w zależności od miejsca wykonywania pracy. Pracownik oddelegowany do pracy w innym miejscu niż miejsce stałego wykonywania pracy, ma prawo do diety w pełnej wysokości, nawet jeżeli oddelegowanie miało miejsce na jeden dzień. Z drugiej strony, w przypadku delegacji do miejsca stałego pobytu, pracownikowi nie przysługuje dieta.

Rozliczenie podróży służbowej

Rozliczenie podróży służbowej jest niezbędnym krokiem po zakończeniu delegacji. Pracodawca musi wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć delegację, aby uniknąć potencjalnych problemów z pracownikami oraz organami kontrolującymi. Przy rozliczaniu podróży służbowej należy pamiętać o przysługujących pracownikowi dietach, zwrocie kosztów transportu, noclegów oraz innych niezbędnych kosztów podróży. Wszystkie te elementy powinny znaleźć się na liście wydatków w rozliczeniu delegacji.

Ubezpieczenie delegacji zagranicznej

Kolejnym ważnym elementem, który nie powinien być pomijany przez pracodawcę, jest ubezpieczenie delegacji zagranicznej. W przypadku delegacji zagranicznej pracodawca powinien zadbać o odpowiednie ubezpieczenie pracownika. Dzięki temu, w przypadku ewentualnych problemów zdrowotnych czy innych nieprzewidzianych sytuacji, pracownik będzie mógł skorzystać z pomocy i nie będzie musiał ponosić dodatkowych kosztów.

Problemy pracowników przy rozliczeniu delegacji

Niestety, pomimo jasno określonych przepisów, nie zawsze proces rozliczania delegacji przebiega bezproblemowo. Pracodawcy często napotykają problemy związane z brakiem dokumentacji potwierdzającej koszty podróży, niejasnościami co do przysługującej wysokości diety czy kwestiami związanymi z dojazdem do miejsca wykonywania pracy. Ważne jest, aby pracodawca miał na uwadze, że błędy w rozliczaniu delegacji mogą prowadzić do konfliktów z pracownikami oraz nieporozumień z organami kontrolującymi. W związku z tym zalecane jest przygotowanie odpowiednich procedur rozliczeniowych, które będą zrozumiałe dla wszystkich stron procesu.

Przelicznik kilometrów delegacji

Kiedy pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód do podróży służbowej, przysługuje mu zwrot kosztów w formie kilometrówki. Przelicznik kilometrów delegacji jest ustalany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i jest to kwota, którą pracownik otrzyma za każdy przejechany kilometr podczas podróży służbowej. Ten element jest istotny podczas rozliczania delegacji, ponieważ pozwala pracownikowi na odzyskanie części poniesionych kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego pojazdu na cele służbowe. Przy tym warto zauważyć, że nie jest to jedyny koszt, jaki może ponieść pracownik. Pracodawca powinien również pamiętać o ewentualnym zwrocie kosztów noclegu oraz innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą.