Delegacje krajowe i zagraniczne

Kompletny poradnik rozliczania delegacji dla pracodawców

14 lipca 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 20 głosów

20 głosów

9 komentarzy
Kompletny poradnik rozliczania delegacji dla pracodawców
Zrozum i optymalizuj proces rozliczania delegacji dla Twojej firmy. Dowiedz się o przeliczniku kilometrów, dietach, zwrocie kosztów noclegu, i unikaj typowych błędów.

Problem z podróżami służbowymi

Problem z podróżami służbowymi rodzi się już w momencie ich definiowania. Każdy pracownik, który zostaje w taką wysłany, ma prawo oczekiwać, że pracodawca zwróci mu jej koszty. Trzeba jednak pamiętać, że nie zawsze można mówić o podróży służbowej. Dzieje się tak w myśl art. 775 Kodeksu pracy, zgodnie z którym podróży służbowej można mówić tylko wówczas, gdy zadania służbowe wykonywane są poza siedzibą pracodawcy lub też poza stałym miejscem wykonywania pracy. Istotnym rozróżnieniem jest tu zatem stałe miejsce wykonywania pracy, podróż wyróżnia się zawsze incydentalnym charakterem.

Z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że podróż służbowa daje pracownikowi prawo do różnych świadczeń. Wśród najbardziej znanych są wspomniane powyżej diety. Jest to świadczenie, które ma pokrywać koszty wyżywienia w podróży służbowej. Zgodnie z tym rozporządzeniem dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30 zł na dobę. Żeby jednak taka została przyznana, wyjazd musi trwać przez określony czas. Zgodnie z § 7 rozporządzenia, jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • mniej niż 8 godzin dieta nie przysługuje,

  • od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety,

  • ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Nieco inaczej jest, gdy podróż trwa dłużej niż dobę. Wówczas za każdą dobę pracownikowi przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dodatkowo pracodawca jest zobowiązany zapłacić również za każdą rozpoczętą dobę. Osobie zatrudnionej należy się odpowiednio:

  • do 8 godzin połowa diety,

  • ponad 8 godzin dieta wypłacana jest w pełnej wysokości.

W każdym przypadku czas podróży służbowej powinien być liczony od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do chwili jej zakończenia (przyjazdu). Oznacza to, że doba delegacyjna nie musi pokrywać się z dobą rozumianą w klasyczny sposób.

Szukasz pracy?

OPERATOR MASZYN

Eaton Automotive Systems Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Elektronik w Dziale Utrzymania Ruchu

Eaton Automotive Systems Sp. z o.o.

  • Bielsko-Biała
Dodana

Lider zmiany gastronomii

Hotel Crystal Mountain*****

  • Wisła
Dodana

Manager Gastronomii

Hotel Crystal Mountain*****

  • Wisła
Dodana

Kiedy diety nie trzeba wypłacać?

Pracodawca nie zawsze będzie zobowiązany do wypłaty pracownikowi diety w pełnej wysokości. W niektórych sytuacjach może być nawet zwolniony od tego obowiązku. I tak pracownik nie będzie miał prawa do diety, jeżeli:

  • będzie oddelegowany do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,

  • przejazd do domu odbywać będzie się w dniu wolnym od pracy dla pracownika przy podróży służbowej, która trwała przez minimum 10 dni,

  • pracodawca zagwarantował wyżywienie całodniowe (śniadanie, obiad i kolację).

W przypadku zagwarantowania pracownikowi częściowego wyżywienia dieta może zostać pomniejszona odpowiednio o:

  • 1/4 za śniadanie i kolację,

  • 1/2 za obiad.

Jak wygląda sytuacja, gdy wyjeżdżasz w delegację za granicę?

Jak obliczyć wysokość diety?

Obliczenie wysokości diety, jaka należy się pracownikowi, jest zadaniem nieskomplikowanym. Zgodnie z § 7 wyżej wymienionego rozporządzenia należy wskazać, że każdorazowo wysokość przysługującej pracownikowi diety oblicza się przyjmując jako podstawę pełną kwotę diety. Warto jednak zauważyć, że kontrowersje i rozbieżności w interpretacji przepisów pojawiają się w literaturze przedmiotu wówczas, gdy pracownikowi z uwagi na długość trwania podróży służbowej przysługuje jedynie połowa diety. W takim przypadku część pracodawców zastanawia się, czy dieta powinna być zmniejszana od pełnej wysokości, czy od diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi. Warto przy tym wskazać, że problemem tym zajęło się również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, które stanęło na stanowisku dosłownego rozumienia przepisów. Taka metoda obliczania wysokości diety przysługującej pracownikowi co istotne może prowadzić do uzyskania wyniku ujemnego. W takiej sytuacji jednak pracownik nie ma obowiązku dopłacać swojemu przełożonemu, przyjmuje się bowiem, że należność z tytułu diety wynosi zero.

Pracodawca, w którego firmie pracownicy są często wysyłani w podróże służbowe, powinien pamiętać, że może pokusić się o wprowadzenie regulaminu podróży służbowych. Więcej: Sporządzenie regulaminu podróży służbowej.

"Pamiętaj o prawidłowym rozliczeniu delegacji, uwzględniając diety, zwrot kosztów transportu i noclegów, aby uniknąć nieporozumień i problemów z organami kontrolującymi."

Wysokość diety podróży służbowej

Pierwszym i najważniejszym elementem delegacji jest dieta. Jak już wcześniej wspomniano, jej wysokość zależy od czasu trwania podróży służbowej. To jednak nie wszystko. Musimy także zwrócić uwagę na fakt, że kwota diety może ulec zmianie w zależności od miejsca wykonywania pracy. Pracownik oddelegowany do pracy w innym miejscu niż miejsce stałego wykonywania pracy, ma prawo do diety w pełnej wysokości, nawet jeżeli oddelegowanie miało miejsce na jeden dzień. Z drugiej strony, w przypadku delegacji do miejsca stałego pobytu, pracownikowi nie przysługuje dieta.

Rozliczenie podróży służbowej

Rozliczenie podróży służbowej jest niezbędnym krokiem po zakończeniu delegacji. Pracodawca musi wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć delegację, aby uniknąć potencjalnych problemów z pracownikami oraz organami kontrolującymi. Przy rozliczaniu podróży służbowej należy pamiętać o przysługujących pracownikowi dietach, zwrocie kosztów transportu, noclegów oraz innych niezbędnych kosztów podróży. Wszystkie te elementy powinny znaleźć się na liście wydatków w rozliczeniu delegacji.

Ubezpieczenie delegacji zagranicznej

Kolejnym ważnym elementem, który nie powinien być pomijany przez pracodawcę, jest ubezpieczenie delegacji zagranicznej. W przypadku delegacji zagranicznej pracodawca powinien zadbać o odpowiednie ubezpieczenie pracownika. Dzięki temu, w przypadku ewentualnych problemów zdrowotnych czy innych nieprzewidzianych sytuacji, pracownik będzie mógł skorzystać z pomocy i nie będzie musiał ponosić dodatkowych kosztów.

Problemy pracowników przy rozliczeniu delegacji

Niestety, pomimo jasno określonych przepisów, nie zawsze proces rozliczania delegacji przebiega bezproblemowo. Pracodawcy często napotykają problemy związane z brakiem dokumentacji potwierdzającej koszty podróży, niejasnościami co do przysługującej wysokości diety czy kwestiami związanymi z dojazdem do miejsca wykonywania pracy. Ważne jest, aby pracodawca miał na uwadze, że błędy w rozliczaniu delegacji mogą prowadzić do konfliktów z pracownikami oraz nieporozumień z organami kontrolującymi. W związku z tym zalecane jest przygotowanie odpowiednich procedur rozliczeniowych, które będą zrozumiałe dla wszystkich stron procesu.

Przelicznik kilometrów delegacji

Kiedy pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód do podróży służbowej, przysługuje mu zwrot kosztów w formie kilometrówki. Przelicznik kilometrów delegacji jest ustalany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i jest to kwota, którą pracownik otrzyma za każdy przejechany kilometr podczas podróży służbowej. Ten element jest istotny podczas rozliczania delegacji, ponieważ pozwala pracownikowi na odzyskanie części poniesionych kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego pojazdu na cele służbowe. Przy tym warto zauważyć, że nie jest to jedyny koszt, jaki może ponieść pracownik. Pracodawca powinien również pamiętać o ewentualnym zwrocie kosztów noclegu oraz innych niezbędnych wydatków związanych z podróżą.

To może Cię również zainteresować

Delegacja

Najczęściej zadawane pytania

Jak wygląda rozliczenie podróży służbowej?

Rozliczenie podróży służbowej powinno uwzględniać diety, koszty transportu, noclegów i inne niezbędne koszty. Pracodawca musi wiedzieć, jak prawidłowo rozliczyć delegację, aby uniknąć problemów z pracownikami oraz organami kontrolującymi.

Jak ustala się przelicznik kilometrów delegacji?

Przelicznik kilometrów delegacjijest ustalany przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej i jest to kwota, którą pracownik otrzyma za każdy przejechany kilometr podczas podróży służbowej.

Jak rozliczyć delegację krajową?

Rozliczenie delegacji krajowej obejmuje zwrot kosztów związanych z dietą, transportem, noclegami i innymi niezbędnymi wydatkami. Istotne jest prowadzenie dokładnej dokumentacji związanej z wyjazdem.

Co to jest długość trwania wyjazdu służbowego?

Długość trwania wyjazdu służbowego to czas spędzony poza miejscem stałego wykonywania pracy w związku z obowiązkami służbowymi. Czas ten wpływa na wysokość diety przysługującej pracownikowi.

Jak rozliczyć delegację pracownika?

Rozliczenie delegacji pracownika powinno obejmować zwrot kosztów związanych z dietą, transportem, noclegami i innymi niezbędnymi wydatkami. Wszystkie te elementy muszą być uwzględnione i odpowiednio udokumentowane.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Jakub Strykowski

Copywriter

Jestem copywriterem dla Aplikuj.pl. Pisze teksty na wiele tematów od kilku lat, pracowałem też w researchu.
Zawsze interesowało mnie prawo pracy i wszystko co związane z prowadzeniem firmy.

9 komentarzy

Jan

Jan

Już teraz 2wiem dlaczego za 5 lat wyjazdów do Holandii nigdy nie otrzymywałem diet.... Pracodawca stosował aneksy do umowy aby wyjechać. Zamieniał wtedy nasz pobyt tam na pobyt tymczasowy i w ten sposób nie musiał wypłacać już nam diet. My (pracownicy) utrzymywaliśmy siebie w Holandii (pełne wyżywienie) i dodatkowo nasze rodziny w Polsce.
Pcimski

Pcimski

Dla pracownika ważne zasady są by je znać gdyż nikt nie chce potem zostać ewentualnie oszukany.
Mecenas

Mecenas

Zawsze na wszystko trzeba brać papiery. Jeżeli jest dieta albo ma się vouchery to i tak mogą zostać przecież nieprzewidziane koszty powstać. Dlatego rachunki, faktury i całą reszta musi zostać rozliczona odpowiednio.
Misia

Misia

Delegacja a rozliczenie pracownika - bardzo ciekawy temat i informacje ujęte w tym artykule bardzo przydatne. U nas w pracy znajduje się regulamin podróży służbowych. Z niego pracownik faktycznie wszystko wie, jak przebywa na delegacji. Powinien wiedzieć, ile będzie miał zapłacone za delegacje.... Jak mam być szczera, nikt na ochotnika nie pragnie wyjeżdżać na delegacje.
Pumeks

Pumeks

Gdy oddelegowana praca zostanie ci dostarczona, poświęć jej wystarczająco dużo czasu, aby dokładnie ją przejrzeć. Jeśli to możliwe, akceptuj tylko dobrej jakości, w pełni kompletną pracę. Oczywiście na jasnych zasadach ze zwrotem kosztów.
Sebatian Czak

Sebatian Czak

Wynagrodzenie za czas spędzony w podróży służbowej oblicza się przez pomnożenie średniego wynagrodzenia dziennego pracownika przez liczbę dni roboczych podróży służbowej (w tym dni spędzonych w podróży).
Akrim

Akrim

Podróż służbowa to przewodnik wycieczek lub pierwsze osoby firmy do rozwiązywania zadań strategicznych. Często inicjatorami spotkań biznesowych są Ty lub Twoja firma.
Czecho

Czecho

Dobrze, że jest pula dodatkowa za delegacje. Przecież osoba jadąca na delegację dobrze pracuje, ale także jest np. poza domem i zostawia swoje prywatne sprawy i to nie jest ok.
Salomea

Salomea

Dieta zależna od tego co napisaliście ok. Najlepiej jednak jak jest jak jest pewna pula odpowiednio przeznaczona na konkretne rzeczy i faktyczni uzgodnione ile w rachunkach można zwrotu mieć.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka