Delegacje krajowe i zagraniczne

Delegacja a podróż służbowa – różnice, wynagrodzenie i koszty

20 października 2023

3 z 5

Ocena: 3 z 5 | 4 głosy

4 głosy

8 komentarzy
Delegacja a podróż służbowa – różnice, wynagrodzenie i koszty
Dowiedz się o różnicach między delegacją a podróżą służbową. Poznaj wysokość diety krajowej i zagranicznej oraz sprawdź, jakie koszty związane z wyjazdem zrefunduje pracodawca. Bon voyage!

Oddelegowanie i podróż służbowa są często mylone. Mimo, że ich przebieg na pewnych etapach może wyglądać podobnie, nie jest to jedno i to samo. Jakie są różnice? Czy z delegacji i podróży służbowej wynikają prawa i obowiązki? Odpowiadamy.

Różnice między oddelegowaniem a podróżą służbową

Delegacja w praktyce oznacza to samo, co podróż służbowa i nazwy te są używane zamiennie. Jednak mówiąc „delegacja” często mamy na myśli „oddelegowanie”, które jest zupełnie czymś innym.

Oddelegowanie to przeniesienie pracownika do innego miejsca pracy, często poprzedzone wypowiedzeniem zmieniającym (jeśli czas oddelegowania przekroczy 3 miesiące). Zgodnie z prawem, pracownikowi nie przysługuje rekompensata. Jednak wewnętrzne ustalenia pracodawcy mogą obejmować wynikające z delegacji gratyfikacje.

Podróż służbowa to incydentalny wyjazd pracownika poza siedzibę pracodawcy lub miejsce dotychczasowgo pełnienia obowiązków na zlecenie pracodawcy, w określonym celu. Może to być na przykład szkolenie, konferencja, spotkanie z klientem lub inne działania związane z pracą. Co ważne: podczas podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta i zwrot kosztów. Kwestie dotyczące podróży służbowej reguluje artykuł 775 § 1 Kodeksu pracy.

Video

Czas trwania delegacji i podróży służbowej

Kolejną ważną kwestią dla pracowników jest określenie czasu trwania delegacji i podróży służbowej. Długość wyjazdu może wpłynąć na wysokość zwrotu kosztów oraz organizację codziennych obowiązków.

Oddelegowanie może być terminowe lub bezterminowe. Z kolei podróże służbowe mają różny czas trwania, w zależności od celu i potrzeb pracownika. Nie powinny jednak trwać dłużej niż 3 miesiące. Mogą to być krótkie wyjazdy na jeden dzień lub dłuższe podróże na kilka tygodni. 

Zwrot kosztów podróży służbowej – co jest refundowane?

W podróży służbowej pracodawca zazwyczaj pokrywa niezbędne koszty, takie jak:

  • bilet lotniczy,
  • zakwaterowanie,
  • wyżywienie,
  • transport lokalny,
  • koszty reprezentacyjne.

Pracownik musi pamiętać o zachowaniu wszystkich faktur i paragonów oraz o złożeniu raportu po delegacji, aby uzyskać zwrot kosztów. W podróży służbowej zazwyczaj musisz być przygotowanym na pokrycie wydatków z własnej kieszeni. 

Zwrot kosztów a dieta podczas podróży służbowej

Przepisy mówią, że zależnie od długości Twojej podróży, przysługuje Ci dieta. Jeśli podróż służbowa odbywa się w granicach miejscowości, w której mieszkasz, lub zapewniono Ci całodzienne wyżywienie, wówczas dieta nie przysługuje.

Od lipca 2022 dzienna dieta podczas podróży krajowej to kwota 38 zł. Nie należy Ci się, jeśli wyjazd trwa krócej niż 8 godzin. Między 8 a 12 godzin trwania podróży otrzymujesz połowę diety, a jeśli wyjazd trwa powyżej 12 godzin, pracodawca przyzna pełną kwotę przewidzianą za dzień.

Co więcej, dieta może ulec pomniejszeniu, jeśli pracodawca zorganizował Ci bezpłatny posiłek. 

Ustawodawca przewidział, że na pełen koszt diety w podróży krajowej składa się:

  • śniadanie – 25% wartości,
  • obiad – 50% wartości,
  • kolacja – 25% wartości.

Podróże zagraniczne rządzą się nieco innymi prawami. Wówczas koszt diety możesz podzielić między posiłki a drobne, niezbędne wydatki. Wysokość finansowania może być różna. Zależnie od państwa, które odwiedzisz, wysokość diety może być różna.

I tu zapewnione posiłki obniżają kwotę diety, która trafi na Twoje konto.

Na kwotę diety zagranicznej składają się:

  • śniadanie – 15% diety,
  • obiad – 30% diety,
  • kolacja - 30% diety,
  • inne wydatki – 25%.

Warto wiedzieć, że koszty służbowe są rozliczane na ogół już po Twoim powrocie. Musisz być przygotowany na pokrycie wydatków z własnej kieszeni. W przypadku wyjazdu za granicę, masz prawo poprosić o zaliczkę, a pracodawca nie może odmówić jej udzielenia.

Kiedy możesz odmówić wyjazdu służbowego?

Jeśli pracodawca chce Cię oddelegować lub wysłać na wyjazd służbowy, teoretycznie masz prawo odmówić tylko w 2 sytuacjach.

1. Jeśli jesteś w ciąży. 

Pracownicy w ciąży nie wolno zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Pracownicy w ciąży nie wolno bez jej zgody delegować poza stałe miejsce pracy ani zatrudniać w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139.
178 §1 Kodeksu pracy

Powyższy zakaz ma charakter względny. W przypadku, gdy pracownica wyrazi zgodę, może ona zostać wysłana w delegację. Sama zgoda powinna być udzielana każdorazowo.

2. Jeśli opiekujesz się dzieckiem do lat czterech.

Pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 139, jak również delegować poza stałe miejsce pracy.
art. 178 §2 Kodeksu pracy

Gdy pracodawca będzie chciał wysłać takiego pracownika w delegację, będzie musiał uzyskać jego zgodę. Warto wiedzieć, że zatrudniony ma prawo do złożenia do swoich akt osobowych stosownego oświadczenia o zamiarze lub też braku zamiaru korzystania z powyższego uprawienia.

Podsumowanie

Różnice między oddelegowaniem a podróżą służbową są istotne zarówno z perspektywy pracownika, jak i pracodawcy. Delegacja oznacza przeniesienie pracownika do innego miejsca pracy, bez konieczności zwrotu kosztów, podczas gdy podróż służbowa to incydentalny wyjazd pracownika w określonym celu, z prawem do diety i zwrotu kosztów.

Warto być świadomym tych różnic i przepisów, aby uniknąć nieporozumień i konfliktowych sytuacji w związku z podróżami służbowymi i oddelegowaniem.

To może Cię również zainteresować

Delegacja

Najczęściej zadawane pytania

Czym różni się delegacja od podróży służbowej?

Delegacja to czasowy przenosiny pracownika do innego miejsca, natomiast podróż służbowa nie wymaga pełnienia określonych zadań czy reprezentowania firmy.

Czy pracownik w ciąży może odmówić delegacji?

Tak, pracownica w ciąży nie może być delegowana bez jej zgody.

Kto pokrywa koszty podróży służbowej?

W przypadku delegacji pracodawca pokrywa koszty, podczas podróży służbowej często pracownik pokrywa koszty z własnej kieszeni.

Jak długo może trwać delegacja?

Delegacje mają określony czas trwania, na przykład od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od celu wyjazdu.

Czy opiekujący się dzieckiem do lat 4 może być delegowany?

Nie, pracownik opiekujący się dzieckiem do lat 4 nie może być delegowany bez jego zgody.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Anna Różak

Copywriterka, autorka głównie dla branży HR. Piszę o rekrutacji, benefitach pracowniczych, jestem na bieżąco ze zmianami w prawie pracy.

Prywatnie mnóstwo czytam i opiekuję się najpiękniejszym kundelkiem po tej stronie Wisły.

8 komentarzy

kacyk

kacyk

Wiele atrakcyjnych kierunków jest dla pracownika dodatkową atrakcją poza pracą, ale wyjazdy na jakieś inne tereny to zupełnie inna sprawa.
Czarek

Czarek

Pewnie jest tak jak u nas, są ludzie co lubią delegacje lub chcieliby na takie pojechać. Znajdzie się też duże grono ludzi co tego nie lubi. Tak samo jest ze szkoleniami i benefitami. To norm,alne ilu ludzi.
Pałczyńska

Pałczyńska

Delegacja czyli podróż służbowa jest pokrywana przez pracodawcę. Świadczenia, które powinien pracownik oddelegowany na delegacje otrzymać to dieta, zwrot kosztów przejazdu czy też zakwaterowania. Mnie chciano wysłać na delegację na 2 dni. Szef nie wiedział, że jestem w 4 -tym miesiącu ciąży. Odmówiłam i chyba zgodnie z prawem. Przeprosił mnie i znalazł inną osobę.
Bosmann

Bosmann

Dokładnie rozważając te kluczowe punkty przed procesem delegowania i w trakcie procesu delegowania, przekonasz się, że delegujesz bardziej skutecznie. Takie teksty pomagają.
Monika Pawlak

Monika Pawlak

Historia turystyki biznesowej jest zakorzeniona w odległej przeszłości, dziś jest jednym z najbardziej obiecujących obszarów turystyki. Podróże służbowe to niezbędne narzędzie do rozwoju biznesu w każdej branży.
Fabian

Fabian

Podróże służbowe i indywidualne są ważne dla zwiększenia kręgu kontaktów zawodowych, z ich pomocą możesz znaleźć nowych partnerów biznesowych, klientów i nawiązać współpracę.
gośc

gośc

Wielu pracowników przecież nie ma wyboru co do delegacji. Jeżeli takie jest zarządzenie w firmie, że ktoś musi jechać na delegację to w większości przypadków musi jechać.
Paweł

Paweł

Delegacja poza zwrotami kosztów to także korzyść finansowa z tego tytułu. Osoba przecież jest poza pracą w miejscu, które prywatnie nie wybrała. Dlatego musi to zawsze być korzystne.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.