Prowadzenie ewidencji czasu pracy osób zatrudnionych przez pracodawcę wynika bezpośrednio z Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 149: "Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalania jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie". Warto przy tym podkreślić, że podmiot zatrudniający jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przez cały okres zatrudniania danego pracownika. Wyjątkiem są tu pracownicy, którzy objęci są systemem zadaniowego czasu pracy, jak również pracownicy, którzy za nadgodziny wynagradzani są w formie ryczałtu. W takim przypadku ? z oczywistych względów ? nie jest konieczne ewidencjonowanie ich godzin pracy.
Co obejmuje ewidencja czasu pracy?
Dokumentacja związana z czasem pracy osób zatrudnionych musi zawierać szereg informacji. Te związane są między innymi z ewidencjonowaniem pracy pracowników w poszczególnych dobach, w tym również w niedziele i święta. Ponadto, pracodawca jest zobowiązany umieszczać informacje o pracy zatrudnionych w porze nocnej, godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne. Poza powyżej wskazanymi danymi konieczne jest też zapisywanie dyżurów pełnionych przez zatrudnionych, ich urlopów czy zwolnień od świadczenia pracy. W ostatnim przypadku mowa zarówno o zwolnieniach od pracy usprawiedliwionych, jak i nieusprawiedliwionych.
Pracownicy młodociani ? osobne zasady
Ewidencję czasu pracy, jak wspominano powyżej, pracodawca jest zobowiązany prowadzić osobno dla każdego pracownika. Warto przy tym pamiętać, że dodatkowe elementy znaleźć muszą się w dokumencie, który dotyczy pracownika młodocianego. Mowa tu o konieczności wyszczególnienia ich czasu pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, które to wykonywane były przez niego w celu odbycia przygotowania zawodowego. Taki wymóg wynika bezpośrednio z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Jak to wygląda w praktyce?
W praktyce, aby ewidencjonować czas pracy zatrudnionych, wykorzystuje się najczęściej listę obecności czy ustalone harmonogramy pracy dla poszczególnych pracowników. Warto zauważyć, że dzieje się tak dlatego, że w przepisach nie ma dokładnych wytycznych związanych z tym, jak powinien wyglądać formularz ewidencji czasy pracy. W takim przypadku duże pole mają sami pracodawcy, którzy mogą dowolnie i samodzielnie opracować wzór potrzebnego im dokumentu i jednocześnie dostosować go do swoich potrzeb. Ponieważ współcześnie nie rzadko zdarza się, że karta prowadzona jest przez pracodawcę w formie elektronicznej ? co nie jest zabronione ? trzeba pamiętać, aby istniała jej możliwość wydrukowania i dołączenia do akt osobowych prowadzonych dla danego pracownika.
Wyjątki od zasady
Warto pamiętać, że gdy mowa o ewidencji czasu pracy, w przypadku niektórych pracowników, możliwe jest jej prowadzenie w formie uproszczonej. Mowa tu o braku konieczności wyszczególniania godzin pracy. Taką formę ewidencjonowania czasu pracy można zastosować tylko w przypadku pracowników, którzy:
-
objęci są systemem zadaniowym czasu pracy,
-
zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
-
otrzymują wynagrodzenia za nadgodziny w formie ryczałtu.
Dodatkowo, w przypadku uproszczonej ewidencji, pracodawca jest również zobowiązany do odnotowywania szczegółowych informacji związanych z urlopami czy dyżurami osób zatrudnionych. Niezależnie od formy, w jakiej prowadzona jest ewidencja czasu pracy, ważne jest, że pracodawca jest zobowiązany przechowywać ją przez okres 3 lat. Niedostosowanie się do tego wymogu traktowane jest jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika i zagrożone jest karą przewidzianą w art. 281 Kodeksu pracy.
To może Cię również zainteresować
