Czy delegacja zawsze jest nagrodą dla pracownika?
Służbowy wyjazd nie dla wszystkich pracowników jest powodem do radości. W praktyce wysłanie podwładnego przez szefa do innego miasta czy kraju może być traktowane jako oznaka zaufania. Ale delegacja może być też kłopotem dla pracownika, zwłaszcza jeżeli nie jest zorientowany w danym projekcie, a to właśnie ten będzie przedmiotem rozmów.
W jaki sposób przygotować się do delegacji? Jest kilka punktów, których nie sposób pominąć, bo to właśnie od nich zależy to, czy służbowy wyjazd będzie udany. Warto postawić na staranną organizację i przede wszystkim załatwić wszystkie formalności. Dużo przy tym zależy od przełożonego i środka transportu, jakim będzie podróżował pracownik.
Delegacja w pracy - co ustalić przed wyjazdem
Podstawą jest uzgodnienie z szefem lub bezpośrednim przełożonym terminu wyjazdu. Pracownik powinien dowiedzieć się, jakim środkiem transportu będzie podróżował, by móc sprawdzić połączenia. W przypadku podróży zagranicznych konieczne może być załatwienie wizy. Jeżeli zapada decyzja o podróżowaniu np. samolotem czy pociągiem, niezbędne jest zarezerwowanie biletu.
Więcej kłopotów jest z noclegiem. Jeżeli pracodawca nie zapewnia pracownikowi noclegu, to on sam powinien o niego zadbać. Wówczas jednak rodzi się pytanie o zwrot kosztów, jakie pracownik poniósł tym tytułem. Zwrot środków wyłożonych na opłacenie np. hotelowego pokoju przysługuje podróżującemu pracownikowi na podstawie przedstawionego przez niego rachunku. Trzeba jednak pamiętać, że od powyższej zasady jest wyjątek – jeżeli pracownik nie wyjeżdża daleko i ma możliwość powrotu do swojemu domu na noc, to w takiej sytuacji będzie mu przysługiwał jedynie zwrot kosztów przejazdu.
Jakie dokumenty zabrać w delegację
Delegacja to służbowy wyjazd mający zawsze konkretny cel. Jeżeli pracownik jedzie zaprezentować np. potencjalnemu kontrahentowi produkty lub omówić kwestie współpracy, to niezbędne jest przygotowanie prezentacji czy dokumentów. Do takiego zadania nie powinno się przystępować w ostatniej chwili – ważne, by pracownik wiedział, co konkretnie musi przygotować przynajmniej kilka dni przed planowaną datą wyjazdu.
By spotkanie z potencjalnymi partnerami biznesowymi było udane, warto również przeprowadzić przykładową rozmowę w firmie. Jest to szczególnie ważne, jeżeli w podróż służbową jedzie pracownik, który dotychczas nie miał takiej okazji. W ten sposób może on zyskać pewność siebie i przede wszystkim wiedzieć, na czym ma się skupić.
Kogo szef nie może wysłać w delegację?
Gdy mowa o podróżach służbowych, warto pamiętać, że nie każdy pracownik może zostać w taką wysłany. Właściciel firmy powinien wybrać takiego podwładnego, który jest zorientowany w temacie i opanował trudną sztukę rozmawiania z klientami czy kontrahentami. Nie bez znaczenia są też przepisy prawa pracy, które wyraźnie stanowią, kogo pracodawca nie będzie mógł wysłać w delegację, jeżeli pracownik ten nie wyrazi na to zgodę.
Pracownicy, którzy muszą wyrazić zgodę na służbowy wyjazd poza stałe miejsce pracy to przede wszystkim kobiety w ciąży, zatrudnione na podstawie umowy o pracę. O zgodę pracodawca będzie musiał zapytać tego podwładnego, który opiekuje się dzieckiem poniżej 4. roku życia. W tych przypadkach bez zgody pracownika (dla celów dowodowych powinna ona zostać wyrażona na piśmie) pracodawca nie będzie mógł go wysłać w podróż służbową.
Delegacja krok po kroku
Pracownicy delegowani na wyjazd w celach zawodowych bardzo często zastanawiają się, jak będzie wyglądać taka praca w delegacji. Powinni się do niej odpowiednio przygotować.
Delegacja – jak się przygotować?
Przede wszystkim muszą dowiedzieć się, z jakimi obowiązkami w ich firmie wiążą się wyjazdy w delegacje. Co konkretnie mają zrobić, z jakimi klientami i kiedy się spotkać, gdzie mogą nocować i stołować się. Najczęściej nocleg jest z góry załatwiony przez asystentkę lub innego pracownika biura naszej firmy. Problem pojawia się z dojazdem i wyżywieniem.
Nie zawsze pracownicy korzystają z prywatnych samochodów, by dotrzeć do punktu docelowego delegacji. Jeśli jednak tak się dzieje, to po powrocie powinni otrzymać zwrot pieniędzy wydanych za paliwo i dodatek za tzw. amortyzację samochodu. Często mogą też liczyć na dodatkową dniówkę po prostu za delegację, która jest rekompensatą tego, że przez parę dni nie będą mogli spędzać popołudnia i nocy ze swoją rodziną, we własnym domu.
Dobrze jest wiedzieć, że pracodawcy coraz chętniej wysyłają swoich pracowników w podróż służbową pociągiem. Nie tylko za zdecydowanie niższe koszty, ale także możliwość wykorzystania czasu przeznaczanego na podróż np. na pracę przy komputerze. Koszt zakupu biletów spoczywa na pracodawcy, a konkretny sposób zakupu powinien być ustalony indywidualnie. W większych firmach pracownicy otrzymują karty kredytowe, z których mogą opłacić bilety, przejazd taksówką czy posiłki. W mniejszych otrzymują pewien budżet, z którego potem muszą się rozliczyć na podstawie przedstawionych paragonów i faktur. W niewielu przypadkach zakładają pieniądze z własnego portfela a po powrocie z delegacji otrzymują należny im zwrot.
Delegacje pracowników stają się coraz popularniejsze. Jest to związane przede wszystkim z tym, że coraz częściej za kontakt z kontrahentami i klientami zaczynają odpowiadać nie tylko właściciele firm i kierownicy wyższego szczebla, ale także „zwykli” pracownicy.
To może Cię również zainteresować
