Własna firma

Firmowa pieczęć? Sprawdź, co powinieneś o niej wiedzieć

27 marca 2020

5 z 5

Ocena: 5 z 5 | 28 głosów

28 głosów

12 komentarzy
Firmowa pieczęć? Sprawdź, co powinieneś o niej wiedzieć
Nie każdy przedsiębiorca ma obowiązek posiadać pieczątkę firmową, ale często okazuje się niezbędna, a ponadto przydaje się w codziennej pracy. Warto jednak wiedzieć, jakie dane powinny się znaleźć na pieczątce, by dobrze spełniała ona swoje funkcje.

Pieczątka firmowa – dlaczego warto ją mieć? 

Pieczątka firmowa to rozwiązanie, na które decyduje się większość przedsiębiorców. Wszystko dlatego, że jej nabycie nie wiąże się z większym kosztem, a korzyści, jakie może odnotować przedsiębiorca są bardzo konkretne. Przede wszystkim możliwe jest zaoszczędzenie sporej ilości czasu, zwłaszcza jeżeli przedsiębiorca wysyła miesięcznie wiele listów.

Gdy mowa o pieczęci firmowej, pojawia się problemem: jakie dane powinny się na niej znaleźć. Co umieśić, by danych nie było za dużo an i za mało? Jest to kłopot, bo przepisy nie regulują tej kwestii. W związku właśnie z tym wielu przedsiębiorców zastanawia się, jakie informacje umieścić na pieczęci.

Jakie informacja na pieczęci firmowej?

Trzeba pamiętać, że przedsiębiorca będzie korzystać z pieczęci firmowej codziennie. By spełniała ona swoje funkcje, dane jakie się na niej znajdą, powinny wyeliminować konieczność umieszczania dodatkowych informacji o firmie. Dzięki temu pieczęć będzie można użytkować np. adresując koperty czy wykorzystać podczas załatwiania spraw w urzędach.

Co umieścić na firmowej pieczątce - infografika

A zatem co przedsiębiorcy umieszczają firmowej pieczęci? W pierwszej kolejności jest to pełna nazwa firmy. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej warto zawrzeć również imię i nazwisko przedsiębiorcy. Ponadto ważne jest by podać dokładny adres firmy i dane kontaktowe firmy, czyli numer telefonu, adres mailowy, adres strony www czy numer faksu. Przedsiębiorca powinien też pamiętać o podaniu numeru REGON i NIP.

Kto musi posiadać pieczęć firmową?

Warto pamiętać, że gdy mowa o pieczęciach firmowych, to nie istnieją żadne regulacje nakazujące przedsiębiorcom posiadanie takiej pieczęci. Z drugiej strony, o czym należy pamiętać, procedury obowiązujące w bankach czy nawet w urzędzie skarbowym, mogą spowodować, że przedsiębiorca i tak będzie musiał w taką zainwestować. Przykładowo w dokumentach, które składa się Fiskusowi, często znajduje się pole na „podpis i pieczątkę firmową”. Takie sytuacje można mnożyć, dlatego choć prawo nie nakłada tego obowiązku, w praktyce prędzej czy później przedsiębiorca musi wyrobić pieczątkę firmową.

Warto wiedzieć
Według Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, wymagania stosowania pieczątki formowej przewidziane są w blisko 170 aktach prawnych.

Trzeba też pamiętać, że w sytuacji kontaktów z organami innymi niż te należące do administracji publicznej, działają jeszcze wewnętrzne regulaminy. Ponadto posiadanie pieczęci podnosi prestiż przedsiębiorcy i czasem eliminuje konieczność noszenia przy sobie stale części pism i przechowywania danych, np. numeru NIP. W praktyce takie rozwiązanie jest po prostu korzystne. O tym, według jakich zasad umieszczać dane na pieczątce, piszemy w kolejnych akapitach.

Szukasz pracy?

Pracownik magazynu w Heerlen – PRACA IDEALNA NA WAKACJE

Carriere Contracting International Recruitment Polska Sp. z o. o.

  • Holandia
  • 58-65 zł / h
Dodana

Praca przy pakowaniu /Пакування

SGP APT Sp. z o.o.

  • Kostrzyn nad Odrą
Dodana
Dodana

Pracownik produkcji montażu -> 2 zmiany!

Randstad Polska Sp. z o.o.

  • Łódź
  • 4 550-6 000 zł / mc
Dodana

Projektant / Projektantka - LEROY MERLIN - Zgorzelec

Leroy Merlin Polska Sp. z o.o.

  • Zgorzelec
Dodana

Koszt wyrobienia pieczątki firmowej

Większość przedsiębiorców decyduje się na wyrobienie pieczęci firmowej również dlatego, że wiąże się to z niewielkim kosztem. Faktycznie – zakup pieczęci to koszt w granicach od 20 do 50 zł, w zależności od wybranego modelu. Cena jest niewielka, a dzięki nabyciu pieczątki, przedsiębiorca rozwiązuje wiele problemów, zwłaszcza z koniecznością tłumaczenia się, dlaczego tej nie przystawił na dokumencie.

Gdzie zamówić pieczątkę? Sprzedażą takich zajmują się profesjonalne firmy. Na rynku działają również przedsiębiorstwa, zajmujące się produkowaniem pieczątek, obecnie bardzo łatwo i szybko możne taką pieczęć także zamówić przez internet. W związku z tym wybór jest bardzo szeroki, a każdy przedsiębiorca ma możliwość wybrać swoją wśród różnorodnych modeli. Faktycznie zatem, choć osoba prowadząca działalność gospodarczą nie ma obowiązku posiadania pieczęci firmowej, warto na taką postawić.

Czy istnieje uniwersalny wzór pieczątki?

Pieczęć przedsiębiorstwa, jak wspomnieliśmy, nie jest wymagana przepisami prawa, dlatego nie istnieje jeden uniwersalny wzór pieczątki firmowej, na podstawie którego wszystkie byłyby wykonywane. Miejsce na pieczątkę znajduje się na większości urzędowych formularzy, dlatego należy uznać, iż pełni ona funkcję informacyjną i pozwala na identyfikacyjną firmy. Tym samym kwestie tego, co powinno być na pieczątce, regulowane są przepisami powiązanymi. Wskazuje się w nich, jakie informacje muszą pojawić się na zamówieniach handlowych i pismach wymaganych w różnego rodzaju instytucjach państwowych – to właśnie w takich sytuacjach najczęściej korzysta się z pieczęci.

Video

Pieczątki firmowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością mogą zawierać pełną nazwę przedsiębiorstwa, jednak pieczątka firmy zwykle nie jest zbyt duża, dlatego dozwolone jest korzystanie z nazw skróconych. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych wymagane jest podanie pełnego imienia i nazwiska przedsiębiorcy, a jeśli we wniosku CEIDG-1 zgłoszono jeszcze dodatkową nazwę, to ona również może być umieszczona na pieczęci. Pozostałe ważne dane na pieczątce to oczywiście numer identyfikacji podatkowej, czyli NIP oraz adres siedziby firmy. Adres musi być taki sam jak podany we wnioskach rejestracyjnych danej działalności. Jeśli siedziba nie jest wskazana, np. w jednoosobowej działalności gospodarczej, to trzeba podać adres przedsiębiorcy.

Od kilku już lat na pieczątce firmowej nie trzeba umieszczać numeru REGON – obowiązek ten nakładała Ustawa o statystyce publicznej, ale zapis ten usunięto po nowelizacjach. Wymienione informacje to podstawa, ale dodatkowo na pieczątce warto też umieścić numer telefonu, adres mailowy czy adres strony internetowej przedsiębiorstwa. Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą też zamieścić numer KRS i wzmiankę o wysokości kapitału zakładowego – wspomina o tym kodeks spółek handlowych, w którym podkreśla się, że zamówienia handlowe oraz pisma powinny zawierać nie tylko podstawowe dane, ale również informacje o sądzie rejestracyjnym i kapitale zakładowym.

Pieczątka firmowa

Własna firma to sposób na niezależności. By jednak działalność gospodarcza funkcjonowała sprawnie przez cały rok kalendarzowy, niezbędne jest jej wyposażenie w szereg urządzeń i akcesoriów. Pieczątka firmowa, czyli taka, która zawiera np. nazwę firmy, imię i nazwisko jej właściciela, adres firmy, NIP i adres firmowej strony internetowej, przydaje się na co dzień. Dzięki niej przedsiębiorca nie musi wypełniać np. danych firmy na formularzach – wystarczy, że przystawi pieczątkę.

Z uwagi na uniwersalność, pieczątki firmowe są najpopularniejszymi pieczątkami, z jakich korzystają przedsiębiorcy. Jeżeli właściciele firm decydują się na zakup pieczątki, to najczęściej jest to właśnie taka. Z drugiej jednak strony to nie jedyna, jaka może się w firmie znaleźć.

Datownik idealny do biura

W biurach firm handlowo-usługowych najczęściej można znaleźć datownik, czyli pieczątkę, której odcisk pokazuje datę. Eliminuje ona konieczność ręcznego nanoszenia daty na dokumenty przychodzące do firmy. Rozwiązanie jest praktyczne, bo pozwala na zaoszczędzenie czasu. Odbity odcisk prezentuje się też lepiej niż odręczne pismo – jest czytelniejszy.

Datowniki są powszechnie stosowane w biurach, bo pozwalają m.in. na uporządkowanie dokumentów według dat wpływu. Jest to szczególnie ważne, gdy mowa o np. rozpatrywaniu reklamacji. Wówczas data wpływu jest istotna, bo pozwala na określenie terminu, w którym należy reklamację rozpatrzeć i udzielić klientowi odpowiedzi.

Gdy firma się rozrasta…

…to zatrudnia pracowników i tworzy działy. Na czele tych najczęściej stoją najbardziej doświadczeni pracownicy. I to właśnie oni otrzymują imienne pieczątki. Na takich najczęściej znajduje się imię i nazwisko pracownika. Zdarza się, że pieczątka imienna zostaje wzbogacona o informacji o stanowisku zajmowanych przez pracownika. Dzięki niej zatrudniony może parafować, a nie czytelnie podpisywać sporządzone dokumenty.

To, czy rzeczywiście parafka wystarczy, wcale nie jest oczywiste. Warto pamiętać, że urzędnicy wymagają, by podpis złożony na dokumentach był czytelny. Zasadniczo zatem taka pieczątka sprawdza się wówczas, gdy mowa o obiegu dokumentów wewnątrz firmy.

Pieczątka pieczące nierówna

Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na zakup pieczątek, powinni pamiętać o tym, że produkty te są produkowane w oparciu o różnorodne technologie. W zależności od zastosowanej, zależy m.in. to, czy i jak długo z pieczątki będzie można korzystać. Jeżeli dodać do tego gabaryty opraw i paletę kolorystyczną, śmiało można powiedzieć, że każdy zainteresowany wybierze coś dla siebie. Ważne jednak, by zwrócić uwagę na to, czy pieczątka rzeczywiście będzie trwała i tym samym będzie służyła przez wiele lat.

Gdy mowa o pieczątkach, uwagę warto zwrócić również na to, jak uzupełnia się tusz. Z myślą o wygodzie klientów producenci stawiają na wygodę i łatwą obsługę. Nie oznacza to jednak, że na rynku brakuje bardziej skomplikowanych modeli. Tę kwestię również zatem warto mieć na uwadze.

Najczęściej zadawane pytania

Czy przedsiębiorca musi mieć pieczątkę firmową?

Teoretycznie prawo nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku posiadania pieczątki firmowej, dotyczą jej jednak powiązane przepisy, bo w praktyce jest ona niezbędna w wielu procedurach realizowanych przy zakładaniu i prowadzeniu przedsiębiorstwa.

Co trzeba zamieścić na pieczątce firmowej?

Na pieczątce firmy powinny się znaleźć: nazwa/imienia i nazwiska przedsiębiorcy (jeśli działalność jednoosobowa), numer NIP, adres siedziby firmy, warto dodać także numer telefonu, adres mailowy i/lub adres strony internetowej firmy. Spółki z o.o. mogą też zamieścić numer KRS i wzmiankę o wysokości kapitału zakładowego.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

12 komentarzy

Generał

Generał

Dzięki temu artykułowi dowiedziałem się, co warto umieścić na pieczątce firmowej. To cenne informacje przy zakładaniu własnej działalności gospodarczej.
Bolko

Bolko

Jako pracodawca jestem zdecydowanie za posiadaniem pieczątki firmowej. Jest to bardzo przydatne narzędzie, które pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć niepotrzebnych kłopotów.
praciownik

praciownik

Nie sądziłem, że pieczątka firmowa jest tak ważna. Wydawało mi się, że to coś przestarzałego. Teraz wiem, że warto o tym pamiętać przy poszukiwaniu pracy.
Rekin

Rekin

To ciekawe, że pieczątka firmowa może podnosić prestiż przedsiębiorcy. Mam nadzieję, że kiedyś będę miał swoją firmę i będę mógł sobie na to pozwolić.
Paweł Lenart

Paweł Lenart

Wydawać by się mogło, że pieczęć firmowa to niepotrzebny dodatek. Jednak w praktyce okazuje się, że jest to bardzo przydatne narzędzie, które ułatwia codzienną pracę. Warto zainwestować w pieczątkę, aby zminimalizować niepotrzebne problemy.
mini mini

mini mini

Sporo firm świadczy takie usługi. Pieczątki można obecnie dość łatwo zrobić, najważniejsze by nie popełnić błędu.
Krystyna

Krystyna

Nie ma się co zastanawiać. Firmowa pieczęć ma znaczenie i nie jest to zbędny wydatek.
Więcor

Więcor

Obecnie pieczątkę zrobi się w chwilę z własnego domu. W ten sposób można wszystko doskonale zaprojektować, podobnie stacjonarne punkty realizują to szybko.
Kita

Kita

Nieraz firma wcale nie potrzebuje pieczątek. Jeśli potrzebuje, to nie ma problemu z ich wyrobieniem. Tylko powinna mieć pieczątki trwałe.
Mesjasz

Mesjasz

No i dobrze i konkretnie napisane. Fajnie także, że pieczątki dzisiaj dość szybko w praktyce można zaprojektować i wykonać. Koszty także nie są zbyt duże pod tym względem.
Talia

Talia

To zawsze potrzebna rzecz. Najważniejsze informacje to dane kontaktowe nip oraz regon. Wiele jest drukarni i firm robiących to. W ogóle online szybko można zaprojektować i zamówić.
Tomasz Pilch

Tomasz Pilch

To zawsze się przyda. Poza tym jest to też pewna forma prestiżu. Pieczątki dzisiaj robią na zawołanie w wielu miejscach. Dobrze jednak wiedzieć co zawrzeć na pieczątce i jaki wzór.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.