Spis treści
Zgodnie z kodeksem pracy, za podróż służbową uważa się zlecony przez przełożonego wyjazd w celu wykonywania określonych zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy albo poza stałym miejscem świadczenia pracy. W ten sposób też podróż służbowa rozpoczyna się z momentem opuszczenia stałego miejsca świadczenia pracy i kończy się w chwili powrotu pracownika do firmy lub też miejsca zamieszkania. Kto ponosi koszty? I jak rozlicza się czas pracy?
Podróż służbowa a miejsce świadczenia pracy wskazane w umowie
W umowie powinno zostać wskazane miejsce świadczenia pracy. Może być określone na stałe lub też strony mogą wskazać, że miejsce będzie zmienne. W drugim przypadku może to być spowodowan samym charakterem pracy, jeśli wiąże się z odbywaniem częstych podróży służbowych.
Niezależnie od umowy, pracodawca ma możliwość zlecić pracownikowi udanie się w podróż służbową. Powinien jednak ponieść jej koszty.
Czas w podróży - ile właściwe pracujesz?
Możliwość rozumienia i definiowania podróży służbowej na kilka sposobów nie sprzyja liczeniu czasu pracy. W doktrynie powszechnie przyjmuje się, że w przypadku typowych podróży służbowych wyodrębnia się trzy jej okresy, czyli:
- czas dojazdu do miejsca świadczenia pracy,
- czas świadczenia pracy (wykonywanie powierzonych zadań służbowych),
- czas powrotu do miejsca pracy lub miejsca zamieszkania.
W literaturze znaleźć można wiele rozmaitych sposobów na wyliczanie czasu trwania podróży służbowej, niemniej uznaje się, że przejazd do i z miejsca wykonywania zadania przez pracownika nie jest wliczany do czasu pracy. Dzieje się tak dlatego, że czas ten de facto nie jest przeznaczony przez zatrudnionego do wykonywania polecań czy zadań służbowych, jakie zostały mu zlecone.
Inżynier Sprzedaży
RULAND Engineering & Consulting Sp. z o.o.
- Tychy
Operator autoklawu
Hutchinson Polska
- Żywiec
Zbieranie zamówień w magazynie z odzieżą
Covebo Work Office
- Holandia
Manager Stacji Paliw bp Studnia
bp Polska Services Sp. z o.o.
- Szczecin
- 5 817-7 317 zł / mc
Kasjer/merchandiser w sklepie kosmetycznym/drogerii Kraków Nowa Huta
Work&Profit sp. z o.o.
- Kraków
Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy, który stwierdził, że faktycznie przejazd do oraz z miejsca odbywania podróży służbowej jest bezpośrednio związany z obowiązkami zawodowymi, to jednak nie jest przeznaczony na wykonywanie pracy, zatem pracownik nie pozostaje w pełnej dyspozycji pracodawcy. Jedno odstępstwo może mieć miejsce tylko wówczas, gdy ewentualnie godziny podróży przypadają na godziny rozkładowe pracownika.
Warto wiedzieć, że zagraniczna podróż służbowa zaczyna się w momencie:
- wystartowaniu samolotu,
- przekroczenia granicy,
- wypłynięcia z polskiego portu.
Koszty podróży służbowej
Podróż służbowa jest odpłatna, co znaczy, że pracownik ma prawo do otrzymania za nią wynagrodzenia. Mało tego, pracownikowi podróżującemu służbowo przysługują zwroty kosztów:
- biletów lotniczych,
- transportu,
- zakwaterowania,
- kosztów reprezentacyjnych zatwierdzonych przez pracodawcę.
Pracownikom w podróży przysługuje także dieta, chyba że pracodawca udostępnił możliwość nieodpłatnego posiłku. Wysokość diety różni się dla podróży zagranicznej i krajowej.
Od 2023 roku kwota diety dziennej w podróżach po Polsce wynosi 45 zł. Rozkłada się następująco:
- śniadanie – 25% wartości,
- obiad – 50% wartości,
- kolacja – 25% wartości.
Z kolei w podróżach zagranicznych wysokość diety zależy od kraju, który odwiedzisz. Jej części składowe to:
- śniadanie – 15% diety,
- obiad – 30% diety,
- kolacja - 30% diety,
- inne wydatki – 25%.
Warto wiedzieć, że przed podróżą służbową masz prawo wnioskować o zaliczkę na pokrycie wydatków. Pracodawca nie może odmówić Ci jej udzielenia.
Jak rozliczyć podróż służbową?
Skoro wiesz już, z czym wiąże się podróż służbowa, pozostaje odpowiedź na pytanie, jak ją rozliczyć. Należy zrobić to sporządzając dokument, który powinien zawierać następujące informacje:
- dane pracodawcy,
- stanowisko, imię i nazwisko osoby podróżującej,
- miejsce i cel wyjazdu,
- nazwę miejsca docelowego,
- miejsce startu,
- liczbę dni i godzin spędzonych w podróży,
- datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu,
- stawkę i wartość przysługujących diet,
- informację o transporcie w podróży,
- podsumowanie kosztów,
- dokumenty potwierdzające wydatki.
Jeśli otrzymanie faktur lub rachunków było niemożliwe, pracownik powinien złożyć stosowne oświadczenie.
Podsumowanie
Podróże służbowe to częsty element życia zawodowego, ale ich regulacje i rozliczenia mogą budzić wiele pytań. Warto zapamiętać, że:
- podróż służbowa zaczyna się od momentu opuszczenia stałego miejsca świadczenia pracy i kończy się po powrocie do siedziby firmy lub miejsca zamieszkania,
- pracodawca zobowiązany jest do ponoszenia kosztów takich podróży, w tym biletów, transportu, zakwaterowania i kosztów reprezentacyjnych, pod warunkiem ich zatwierdzenia,
- pracownikowi przysługuje dieta, której wysokość zależy od rodzaju podróży (krajowa czy zagraniczna). Pracownik ma prawo ubiegać się o zaliczkę na pokrycie wydatków przed podróżą.
Po lekturze tego artykułu znasz już najważniejsze kwestie, które dotyczą podróży służbowych. Nie zapomnij, aby rozliczyć się po powrocie!
To może Cię również zainteresować
