Spis treści
Pomaga w otwarciu firmy, co miesiąc wypełnia dokumenty do urzędu skarbowego czy ZUS, czuwa nad skrupulatnym i regularnym rozliczaniem pracowników, prowadzi akta osobowe i… zajmuje się tysiącem innych, istotnych spraw. Księgowa, bo o niej mowa, to jedna z nielicznych osób, której przedsiębiorca powinien ufać bezgranicznie. To ona stoi za sukcesem firmy od formalnej strony. Zdarza się jednak, że przedsiębiorca myśli o zmianie biura rachunkowego. Powodów, dla których warto pomyśleć o takim kroku jest całkiem sporo.
Gdy biuro nie spełnia oczekiwań…
W ostatnich latach na rynku pojawiło się wiele biur rachunkowych. Przedsiębiorca, który nie jest zadowolony z dotychczasowej obsługi, może wybrać podmiot spełniający jego oczekiwania. Duża konkurencja sprawia, że większość podmiotów do tematu podchodzi kompleksowo i oferuje przedsiębiorcom szereg udogodnień. Wśród tych można wskazać np. odbieranie dokumentów z siedziby przedsiębiorcy (osobiście przez pracownika biura lub przez kuriera), dostęp do specjalnej platformy, na której można podglądać rozliczenia czy przeprowadzenie audytu, którego wyniki pozwolą na określenie, na jakich płaszczyznach można zminimalizować koszty.
Jeżeli przedsiębiorca nie jest zadowolony z usług dotychczasowego biura, to powinien zapoznać się z ofertą konkurencyjnych biur rachunkowych. W ten sposób może nawiązać współpracę z takim podmiotem, który zapewni mu kompleksową obsługę. Polecamy: Oszczędności, na które możesz liczyć, nawiązując współpracę z biurem rachunkowym.
W poszukiwaniu oszczędności
Korzystanie z usług specjalistów nigdy nie jest tanie. Gdy jednak firma ma przejściowe problemy finansowe i liczy się każda złotówka, również warto pomyśleć o zmianie. Z całą pewnością jednak należy podejść do sprawy w sposób profesjonalny – ważne jest zachowanie stosunku jakości do ceny. Co prawda z uwagi na konkurencję większość biur rachunkowych organizuje promocje (np. 3 pierwsze miesiące za połowę ceny), ale najważniejsza jest stała cena, z jaką będzie musiał liczyć się przedsiębiorca.
W przypadku, gdy firma ma przejściowe problemy finansowe, bo np. kontrahenci zalegają z zapłatą, dobrze, by księgowa mogła podpowiedzieć, co zrobić w takiej sytuacji. Część biur rachunkowych współpracuje z kancelariami prawnymi, dzięki czemu są w stanie zaoferować również działania windykacyjne, prowadzące do uregulowania należności przez kontrahentów.
Warto rozważyć korzyści
Kierowca kat. B lub C
Farutex Sp. z o.o.
- Łódź
Manager ds. windykacji
PROFI CREDIT Polska S.A.
- Szczecin
Praca przy drzewkach ozdobnych w Holandii!
GRUPA CONTRAIN
- Holandia
- 8 000-11 000 zł / mc
Zmiana księgowego lub biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego może przynieść korzyści dla Twojej firmy. Przedsiębiorca stojący przed wyborem nowego biura powinien wziąć pod uwagę, czy potencjalne biuro rachunkowe oferuje wsparcie w operacjach i jakie usługi księgowe świadczy. Ważne jest, aby wybranie nowego biura rachunkowego było przemyślaną decyzją i zapewniło Ci profesjonalną obsługę na wysokim poziomie.
Kontynuacja rozliczeń przez nowe biuro rachunkowe to kluczowy aspekt zmiany podmiotu księgowego. Sprawdź, czy nowe biuro będzie w stanie bezproblemowo przejąć dokumentację i zapewnić ciągłość rozliczeń. Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego powinno przebiegać sprawnie i bez żadnych utrudnień, aby uniknąć opóźnień w rozliczeniach oraz utraty ważnych informacji finansowych.
Warto również zweryfikować nowe biuro rachunkowe pod kątem kompetencji księgowej i odpowiedzialności. Upewnij się, że pracownicy biura posiadają odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie prowadzenia księgowości. Oczekuj od nowego biura rachunkowego wsparcia merytorycznego oraz rzetelności w przechowywaniu dokumentacji rachunkowej, co jest kluczowe w przypadku kontroli podatkowych.
By ponownie nie popełnić błędu
Z dobrym biurem księgowym można współpracować przez wiele lat. By jednak wybrać dobrze, warto pamiętać o kilku kwestiach. Podstawą jest sprawdzenie, czy wybrane biuro rachunkowe posiada certyfikat Ministra Finansów i ubezpieczenie OC. W drugiej kolejności należy zorientować się, czy pracownicy biura zapewniają kompleksową obsługę. Jeżeli tak, to niezbędne jest sprawdzenie cennika. Może zdarzyć się, że cena za miesięczną obsługą – z punktu widzenia przedsiębiorcy – będzie zbyt wysoka. Przeczytaj: Brexit to szansa dla twojej firmy?
Znalezienie dobrego biura rachunkowego wymaga czasu i cierpliwości. Wysiłek jednak się opłaca– dzięki nawiązaniu współpracy z podmiotem, u którego zatrudnieni są specjaliści, można zyskać pewność, że cała księgowość firmy będzie prowadzona zgodnie z przepisami. To zaś pewność tego, że w razie kontroli, urzędnicy nie będą mieli zastrzeżeń.
Co znajduje się w umowie?
Pierwszym krokiem powinno być dokładne zapoznanie się z zapisami widniejącymi w umowie z dotychczasowym biurem rachunkowym. Zdarza się, że przedsiębiorca zadeklarował skorzystanie z okresu wypowiedzenia trwającego np. 3 miesiące. Jest to możliwe, bo strony mają dużą dowolność przy konstruowaniu umów o współpracy.
Zapisy znajdujące się w umowie są o tyle istotne, że mogą określać również sposób wydania dokumentacji firmy. Na rynku działają biura rachunkowe pomagające swoim potencjalnym klientom w procesie przeniesienia dokumentacji, ale zdarza się, że o ten aspekt musi zadbać sam zainteresowany, czyli właściciel firmy.
Dobra organizacja to podstawa
Dobra organizacja jest kluczowa przy zmianie biura rachunkowego. Należy zgłosić zmianę biura rachunkowego w urzędzie podatkowym i przenieść dokumentację z dotychczasowego biura do nowego. Skontaktuj się z nowym biurem rachunkowym i sprawdź, czy oferuje kontynuację rozliczeń w trakcie zmiany biura.
Przekazanie dokumentacji – sprawdź, czy wszystko jest
Biuro rachunkowe, z którego usług rezygnuje przedsiębiorca, ma obowiązek oddać wszystkie dokumenty, jakie otrzymało od swojego byłego już klienta (np. potwierdzenia zapłaty, faktury czy wyciągi bankowe) i dokumenty, które przygotowało (np. deklaracje składane do ZUS, księgi podatkowe czy deklaracje podatkowe).
Poza odbiorem dokumentacji z jednego biura, konieczne jest zadbanie o to, by wybrane potwierdziło ich odbiór. Rozwiązanie to eliminuje sytuacje, w których pracownicy biura twierdzą, że nie otrzymali części dokumentów, a przedsiębiorca jest pewien, że dostarczył im wszystkie dokumenty, jakie otrzymał od poprzedniego biura rachunkowego. Protokół zdawczo-odbiorczy nie jest trudny do przygotowania i leży w interesie każdej ze stron.
Formalności, czyli zmiana danych
Przedsiębiorca, który nie prowadzi samodzielnie dokumentów księgowych swojej firmy, jest zobowiązany zgłosić ten fakt. Najprostszym sposobem jest dokonanie aktualizacji wpisu znajdującego się w CEIDG. Aktualizacji może dokonać zarówno zainteresowany, czyli przedsiębiorca, może również w jego imieniu nowe biuro rachunkowe. Drugie rozwiązanie eliminuje konieczność samodzielnego poszukiwania odpowiedniego formularza (w tym przypadku CEIDG-1) i wypełniania go. Aby jednak nie doszło do nieporozumień na tej płaszczyźnie, dobrze, by zainteresowane strony uzgodniły, kto dokona aktualizacji.
Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie będą wypełniać wspomniany formularze CEIDG-1, powinni skorzystać ze wskazówek. Publikowane są one na rządowych stronach, których treść została opracowana z myślą o przedsiębiorcach.
| Aspekt | Opis | Rekomendacja |
|---|---|---|
| Powody zmiany | Niezadowalające usługi, problemy finansowe, poszukiwanie lepszych ofert. | Zbadaj konkurencyjne opcje i dokonaj mądrego wyboru. |
| Czas | Podczas trudności finansowych lub niezadowolenia z aktualnych usług. | Rozważ zmianę, gdy jest to finansowo wykonalne i korzystne. |
| Kryteria wyboru | Zweryfikuj certyfikację, ubezpieczenie i kompleksowe usługi. | Przeprowadź dokładne badania przed podjęciem decyzji. |
| Przejście | Przenieś dokumentację i zweryfikuj jej kompletność. | Zadbaj o płynne przekazanie z odpowiednią dokumentacją. |
| Aspekty finansowe | Odpowiednie usługi w przystępnej cenie. | Wyważ jakość i cenę w celu wyboru odpowiedniej opcji. |
| Wsparcie i ekspertyza | Oferowanie specjalistycznego wsparcia i eksperckiej wiedzy. | Wybierz dostawcę z odpowiednią ekspertyzą. |
| Odpowiedzialność | Prawidłowe i dokładne prowadzenie dokumentacji finansowej. | Upewnij się, że nowy dostawca ma niezawodne referencje. |
Odpowiedzialność nowego biura
Wybór nowego biura rachunkowego to kluczowa decyzja, która wpłynie na prowadzenie księgowości Twojej firmy. Zweryfikuj dokładnie nowe biuro, sprawdź jego doświadczenie, kompetencje pracowników i zakres obowiązków. Warto rozważyć zmianę biura na sprawdzone podmioty, które oferują wsparcie w operacjach i kompleksową obsługę księgową.
To może Cię również zainteresować
