Własna firma

Kontrahent - jak sprawdzić czy jest rzetelny?

27 lipca 2023

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 18 głosów

18 głosów

9 komentarzy
Kontrahent - jak sprawdzić czy jest rzetelny?
Odkryj skuteczne metody przeprowadzania wywiadu gospodarczego. Dowiedz się, jak zabezpieczyć swoją firmę na przyszłość i uniknąć niepotrzebnych ryzyk finansowych.

Przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie firmy powinien znać realia branży i – chcąc się w niej utrzymać – do nich się dostosować. By jednak nie okazało się, że zostanie bez towaru i pieniędzy na zakup kolejnej jego partii, powinien pomyśleć nie tylko np. o linii kredytowej, lecz także o sprawdzeniu kontrahenta. Jak to zrobić? Oto 3 zasady, o których powinien pamiętać każdy właściciel firmy.

Biznes partner – sprawdź, z kim będziesz współpracować

Podstawową kwestią jest sprawdzenie, czy firma kontrahenta rzeczywiście istnieje i prowadzi działalność gospodarczą. Podstawowym źródłem, w którym można znaleźć takie informacje jest CEIDG. To właśnie w tym zbiorze są zebrane wszystkie najważniejsze dane o firmach. Co powinno wzbudzić szczególne zainteresowanie przedsiębiorcy? Przede wszystkim data rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Początkujące w branży firmy nie muszą od razu być podejrzane, ale przedsiębiorca decydujący się na współpracę z takimi powinien być bardzo czujny. Wszystkie informacje niezbędne, by sprawdzić firmę we wspomnianej bazie CEIDG, można znaleźć na firmowej pieczątce, z której korzysta przedsiębiorstwo.

Odroczony termin płatności tylko dla rzetelnych kontrahentów

Nie każda firma oferuje wystawianie faktur z odroczonym terminem płatności. Takie dokumenty, choć powszechnie używane, nie są dostępne dla wszystkich. By nie okazało się więc, że z miesiąca na miesiąc przybywać będzie nieopłaconych w terminie faktur – przez co firmowa kasa zacznie świecić pustkami – dobrym rozwiązaniem jest stosowanie odroczonych terminów płatności wyłącznie wobec stałych, rzetelnych klientów.

Jeżeli przedsiębiorca inwestuje w reklamę, warto to podkreślać. Niezbędne jest też określenie, po ilu miesiącach lub opłaconych fakturach firma kontrahenta będzie uprawniona do korzystania z tego ułatwienia. Z myślą o lojalnych klientach warto przygotować też promocje i rabaty. Wszystko to powinno skusić tych, którzy są w stanie terminowo regulować płatności i są zainteresowani oszczędzaniem.

Czytaj również: Skąd wziąć pomysł na firmę, która przyniesie zysk?

Kontrahent - sprawdź opinię o jego firmie

Niezależnie od branży, opinię można wyrobić sobie dość szybko. Idąc dalej przykładem sektora budowlanego – podwykonawcy zawsze są oceniani przez wykonawców, ci zaś przez inwestora. By być pewnym, że firma nie zniknie z rynku nie płacąc za towar, warto odpowiednio wcześniej sprawdzić, czy jej sytuacja jest ustabilizowana, a jej właściciel ma dobrą opinię. Zdecydowanie najłatwiej mają w tej kwestii przedsiębiorcy działający lokalnie – oni nie powinni mieć większego problemu z tym, by sprawdzić potencjalnego kontrahenta, gdyż wystarczy w tym celu wykonać kilka telefonów.

W przypadku firm działających na terenie całego kraju lub za granicą sprawa jest trudniejsza. Warto jednak poświęcić czas, by sprawdzić chociaż opinie w sieci. Jeżeli takich brak, to alternatywnym rozwiązaniem jest wypytanie wśród innych podmiotów, np. hurtowni, dostawców, usługodawców, czy wcześniej współpracowali z daną firmą. Takie działania pozwalają skutecznie uchronić się przed nieuczciwymi kontrahentami.

 Każdy przedsiębiorca doskonale wie, że tylko współpraca z poważnymi podmiotami jest opłacalna również z finansowego punktu widzenia. Ponieważ sprawdzenie potencjalnego kontrahenta wymaga dużych nakładów finansowych czy czasu, warto poświęcić chwilę i – jeszcze przed podpisaniem umowy – sprawdzić, czy potencjalny partner biznesowy jest osobą godną zaufania.

Gdy mowa o sprawdzaniu kontrahentów, pracodawcy powinni wiedzieć, że istnieje szereg możliwości. Poza bezpłatnymi bazami postawić można również na płatne, gromadzące informacje np. o zadłużeniu firm i osób fizycznych. To, na jakie bazy postawi przedsiębiorca, zależy wyłącznie od niego samego.

Na czym polega wywiad gospodarczy?

Szukasz pracy?
Dodana
Dodana

Pracownik hali w markecie budowlanym Ostrowiec Świętokrzyski

Work&Profit sp. z o.o.

  • Ostrowiec Świętokrzyski
Dodana
Dodana

Specjalista ds. kadr i płac

Agencja Zatrudnienia HR SIGMA

  • Bielsko-Biała
Dodana

Wywiad gospodarczy koncentruje się na pozyskaniu informacji o przedsiębiorstwie. Nie zawsze mowa wyłącznie o danych finansowych, lecz także prawnych czy kadrowych. Wszystkie te elementy pozwalają bowiem oszacować ryzyko, wiążące się z nawiązaniem współpracy z wybranym podmiotem. Ale z wywiadu gospodarczego nie korzystają wyłącznie przedsiębiorcy zainteresowani współpracą z innymi działającymi na rynku podmiotami. Współcześnie, wywiad gospodarczy jest istotny również dla państw i dlatego też powszechnie funkcjonuje termin „szpiegostwo gospodarcze”.

Z punktu widzenia działającego na rynku przedsiębiorcy, wywiad gospodarczy pozwala uchronić się przed sytuacją, w której w jego biurze będzie piętrzyć się stos nieopłaconych faktur za dostarczone usługi lub towary. Przeterminowane płatności są zmorą polskich przedsiębiorstw i zdecydowana większość przedsiębiorców wskazuje, że to główny czynnik hamujący rozwój firm.

Jak przeprowadzić wywiad gospodarczy?

Przedsiębiorcy, świadomi czyhających na nich problemów natury finansowej i chcący skorzystać z wywiadu gospodarczego powinni wiedzieć, że na rynku działają podmioty, które są w stanie sprawdzić każdą firmę. Najczęściej wywiadem gospodarczym zajmują się agencje detektywistyczne. Tych na polskim rynku nie brakuje – istnieją nawet takie, które specjalizują się wyłącznie w pracy na rzecz podmiotów gospodarczych.

Skorzystanie z pomocy zewnętrznych agencji w celu sprawdzenia potencjalnych kontrahentów jest rozwiązaniem dobrym, ale kosztownym. Przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają działalność i szukają tańszego rozwiązania powinni pamiętać o tym, że w Polsce istnieją bazy gromadzące informacje o zobowiązaniach dłużników. Przykładem takich biur są: BIG InfoMonitor czy Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej.

Potrzebne dane

By sprawdzić potencjalnego kontrahenta potrzebne są jego dane. W przypadku firm ich zdobycie nie jest problemem – większość przedsiębiorstw numery NIP i REGON podaje na swoich stronach internetowych. Podobnie jest z adresem. Zdobycie danych nie jest zatem problemem, a dzięki nim można sprawdzić, czy potencjalny kontrahent rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą i nie posiada przeterminowanych zobowiązań.

By sprawdzić, czy potencjalny partner biznesowy rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą, warto skorzystać z informacji zawartych w CEIDG. Ten podmiot gromadzi dane na temat zarejestrowanych, zawieszonych i wykreślonych z rejestrów firm. Dla przedsiębiorcy ta baza jest nieoceniona, by zweryfikować dane przedstawione przez biznesowego partnera.

Krajowy Rejestr Długów

Zatory płatnicze są jednym z najpoważniejszych problemów firm. By zatem zorientować się, czy współpraca z firmą nie okaże się bolesna pod kątem finansowym, warto odpowiednio wcześnie sprawdzić, czy podmiot nie ma zaległości. Jeżeli kontrahentem ma być spółka prawa handlowego, przedsiębiorca powinien sięgnąć do danych zgromadzonych w KRD.

Wywiad gospodarczy to klucz do zabezpieczenia finansowego Twojego przedsiębiorstwa, unikania niepewnych zobowiązań i podjęcia świadomych decyzji.

Informacje zgromadzone w KRD pozwalają na stwierdzenie, czy podmiot posiada zaległości wobec ZUS lub urzędu skarbowego. Uwagę warto zwrócić również na dział VI, w którym umieszczane są informacje na temat prowadzonego postępowania likwidacyjnego lub o ogłoszeniu upadłości. Dodatkowo przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę na to, czy przeciwko spółce nie są prowadzone egzekucje komornicze.

A może BIG?

BIG, czyli Biuro Informacji Gospodarczej to kolejny podmiot, gromadzący dane na temat przedsiębiorców. Z ich punktu widzenia najważniejszy jest InfoMonitor. To raport o przedsiębiorcy, w którym można znaleźć informacje na temat tego, czy podmiot figuruje w Rejestrze Długów. Aby zdobyć raport, konieczne jest złożenie stosownego wniosku. Ale uwaga, dane z BIG przedsiębiorca uzyskuje po uiszczeniu opłaty – to płatna baza.

Zasięgnąć informacji w urzędzie skarbowym i ZUS

Jeżeli firma ma zaległości w urzędzie skarbowym lub ZUS, to na pewno zły znak. Każdy przedsiębiorca ma możliwość złożyć odpłatny wniosek w tych podmiotach i uzyskać informacje na temat potencjalnego kontrahenta. Ograniczeniem może być przy tym brak zgody potencjalnego partnera biznesowego – co do zasady powinien on wyrazić zgodę na wydanie takich informacji lub sam postarać się o stosowne zaświadczenia.

Współpraca z firmą windykacyjną

Jeszcze innym rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z firmą windykacyjną. Takie podmioty, poza dochodzeniem należności, najczęściej oferują możliwość sprawdzenia potencjalnego kontrahenta. W ten sposób przedsiębiorca może też zorientować się, jak wygląda sytuacja materialna podmiotu, np. czy posiada on nieruchomości mogące być zabezpieczeniem na wypadek nieuiszczenia przez niego swoich zobowiązań.

W ostatnich latach wzrasta wśród przedsiębiorców świadomość tego, jak chronić się przed nieuczciwymi kontrahentami. Jest to szczególnie istotne w przypadku niewielkich firm, dla których nawet jedna nieopłacona faktura jest sporym problemem. Jak weryfikować potencjalnych klientów? Okazuje się, że możliwości jest wiele. To, na którą z nich zdecyduje się właściciel firmy, powinno zależeć wyłącznie od środków, jakie może on przeznaczyć na ten cel.

Etapy wywiadu gospodarczego Opis
Zgłoszenie do agencji detektywistycznej Firmy specjalizujące się w wywiadach gospodarczych mogą sprawdzić każdą firmę.
Konsultacje z bazami dłużników Bazy danych jak BIG InfoMonitor i Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej gromadzą informacje o zobowiązaniach dłużników.
Zabezpieczenie majątku Wywiad gospodarczy dostarcza informacji o majątku firmy, co pozwala na zabezpieczenie wierzytelności.
Prewencja przed upadłością Kosztowny, ale skuteczny sposób ochrony firmy przed upadłością, szczególnie w czasach kryzysu.

Weryfikację można powierzyć specjalistom

Powierzając weryfikację potencjalnego kontrahenta zewnętrznemu podmiotowi, przedsiębiorca może liczyć na szczegółowy raport. Na podstawie informacji w nim zawartych będzie mógł podjąć decyzję o ewentualnej współpracy lub odrzuceniu oferty. Raport może być również wskazówką co do tego, jak postępować z klientem – zamiast np. oferować faktury z odroczonym terminem płatności, można żądać zapłaty natychmiast po dostarczeniu towaru lub przed wykonaniem usługi.

Zaletą zlecenia weryfikacji podmiotu gospodarczego np. agencji detektywistycznej jest również możliwość zaoszczędzenia czasu. Przeglądanie baz gromadzących informacje o dłużniku jest czasochłonne. Agencja, jeżeli posiada swoje oddziały w całym kraju, może również sprawdzić, czy firma pod wskazanym przez siebie adresem rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą. To duże ułatwienie – zwłaszcza, że współcześnie nie brakuje oszustów podszywających się pod podmioty gospodarcze. Za wszystkie usługi wykonane przez pracowników agencji będzie trzeba uiścić opłatę – koszt ten może być dla niektórych przedsiębiorców, zwłaszcza początkujących, ogromnym obciążeniem.

Gdy w firmowym budżecie nie ma pieniędzy

Nie każda firma może pozwolić sobie na to, by skorzystać z pomocy specjalistów. Co wówczas? Rozwiązaniem może być samodzielnie przeprowadzenie czynności, mających odpowiedzieć na pytanie, czy wybrany podmiot będzie w stanie regulować swoje zobowiązania.
By zweryfikować wybraną firmę, szczególnie istotne jest to, by zgromadzić jej podstawowe dane. Ważny jest REGON, NIP, a także adres siedziby przedsiębiorstwa. Mając takie dane, można przejrzeć bazy gromadzące informacje o dłużnikach. Jeżeli sprawdzana firma widnieje w takiej bazie, to najlepszym rozwiązaniem będzie zrezygnowanie ze współpracy lub zabezpieczenie się na wypadek, gdyby faktura nie została opłacona w terminie.

„Łatwiej zapobiegać niż leczyć”

Ta maksyma świetnie się sprawdza, gdy mowa o prowadzeniu firmy. Gdy jednak okaże się, że podjęte środki nie uchroniły przed wystąpieniem przeterminowanych faktur, przedsiębiorca nie pozostanie bez możliwości dochodzenia swoich praw. Skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej lub na drogę sądową pozwala sprawdzić, czy kontrahent posiada majątek, co do którego mogłaby zostać wszczęta egzekucja.

W sytuacji skierowania wniosku do kancelarii komorniczej (po uzyskaniu tytułu wykonawczego) i stwierdzeniu przez komornika sądowego bezskuteczności egzekucji, tytuł pozostanie ważny przez 10 lat, licząc od dnia stwierdzenia bezskuteczności. Oznacza to, że wierzyciel może dochodzić swoich roszczeń przez długi czas – właściciel firmy zalegającej z płatnością wcale nie może spać spokojnie.

W biznesie, nie każda wystawiona faktura jest opłacana od razu. Zwłaszcza w branży budowlanej istnieje zasada, według której termin zapłaty jest odroczony i to nawet o 90 dni. Ponieważ jednak nie każda firma jest solidna, z punktu widzenia przedsiębiorcy dobrym rozwiązaniem może być skrupulatne sprawdzenie podmiotu, z którym zamierza on nawiązać współpracę. Wywiad gospodarczy pozwala na sprawdzenie kondycji potencjalnego kontrahenta i tym samym uzyskanie odpowiedzi na pytanie: czy będzie on wywiązywał się ze swoich obowiązków płatniczych?

By zabezpieczyć się na przyszłość

Zastosowanie wywiadu gospodarczego jest też sposobem, by zabezpieczyć się na przyszłość. Nie można zapomnieć, że przeprowadzenie takiego daje informacje o dobrach materialnych, posiadanych przez daną firmę. Przykładem takich mogą być nieruchomości. Dla przedsiębiorcy to cenna informacja, bo w przypadku zadłużenia kontrahenta można wystąpić do sądu o wydanie stosownego postanowienia. Na nieruchomości można również zabezpieczyć wierzytelność.

Przeprowadzenie wywiadu gospodarczego, choć jest kosztowne i czasochłonne, może skutecznie uchronić firmę przed upadłością. Taka forma sprawdzania potencjalnego kontrahenta jest szczególnie doceniana przez przedsiębiorców w czasach kryzysu, czyli wówczas, gdy niewypłacalność podmiotów gospodarczych jest najwyższa.

5 ciekawostek i dodatkowych informacji o wywiadzie gospodarczym

  • Wywiad gospodarczy jest jak detektywistyczne śledztwo w biznesie. Nie jest to tylko zwykłe sprawdzenie informacji, ale pełne śledztwo, które może obejmować różnego rodzaju metody zbierania danych.
  • Wywiady gospodarcze są nie tylko dla dużych korporacji. Również małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skorzystać z tych usług, aby zabezpieczyć swoje interesy i zminimalizować ryzyko.
  • Wywiad gospodarczy nie jest nowym zjawiskiem. Praktyka ta ma swoje korzenie w dawnych cywilizacjach, gdzie handlowcy zawsze sprawdzali wiarygodność i solidność swoich partnerów biznesowych.
  • Według statystyk, około 25% firm upada z powodu złych decyzji wynikających z braku informacji o kontrahentach. Wywiad gospodarczy może pomóc w zminimalizowaniu tego ryzyka.
  • Według badania przeprowadzonego przez BIG InfoMonitor i Biuro Informacji Kredytowej (BIK), prawie połowa Polaków (48%) nie wie, że istnieją bazy dłużników. Te bazy są kluczowym narzędziem w wywiadzie gospodarczym.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Mateusz Strykowski

Stażysta

Jako copywriter współpracuje z Aplikuj.pl, tworząc treści głównie związane z prawem pracy i wszystkim, co wiąże się z zarządzaniem firmą.  

9 komentarzy

emerytka

emerytka

Dobrze wiedzieć jak się do tego zabrać by sprawdzić kontrahenta.
Jerzy

Jerzy

Z pewnością obecnie jest wiele łatwiej sprawdzić kontrahentów. Mimo wszystko warto znać receptę na sukces w zbieraniu tych informacji.
Dominika

Dominika

Dzisiaj dużo łatwiej jest posprawdzać drugą stronę. Kiedyś był z tym owszem problem, a teraz można to zrobić dość szybko i nawet za pomocą własnych szybkich narzędzi www.
Teodor

Teodor

Dobrze jest sprawdzić kontrahentów i dzisiaj o wiele łatwiej jest to zrobić nawet samemu by w ten sposób być pewnym co do realizacji wszystkich działań i tak podobnie.
Kazik

Kazik

Kontrahent - jak sprawdzić czy jest rzetelny? Wszystko ujęte w tym artykule. Kontrahent to osoba fizyczna lub osoba prawna będąca stroną transakcji..
Donata

Donata

Jeśli myślisz o założeniu firmy, prawdopodobnie już wiesz, co chcesz sprzedać, a przynajmniej rynek, na który chcesz wejść. Szybkie wyszukiwanie istniejących firm w wybranej branży. Dowiedz się, co robią obecni liderzy marki i dowiedz się, jak możesz to zrobić lepiej. Kontrahentów sprawdzac można dzisiaj łatwo.
Monika Jo290

Monika Jo290

Aby wymyślić lub znaleźć pomysł na sprawdzenie kontrahenta, przeczytaj różne artykuły i po przeczytaniu będziesz w 100% zdeterminowany pomysłem i zrealizujesz wyszukanie.
jumbo jamm

jumbo jamm

Dzisiaj wiele jest mechanizmów by to dobrze sprawdzić. Lepiej dmuchać na zimno i realizować to wszystko starannie i bez obaw, że coś wyjdzie nie tak jak się chce,.
Mariusz z Rudy Śląskiej

Mariusz z Rudy Śląskiej

Ja zawsze sprawdzam na linkedin, na wszelakich forach i innych serwisach. Można znaleźć często ciekawe informacje chociaż to nie do końca musi być prawda.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.

Dbamy o Twoją prywatność

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli pliki tekstowe, które za zgodą Użytkownika są przechowywane na komputerze lub urządzeniu mobilnym Użytkownika, co może wiązać się również z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika. Pliki cookies przetwarzane przez Aplikuj.pl Paweł Strykowski, zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod adresem: ul. Legionów 26/28, 43-300 Bielsko-Biała, NIP: 5471567654, REGON: 070776507, w celu umożliwienia korzystania z Serwisu, jak również na potrzeby analizy zachowań Użytkownika w Serwisie, personalizacji prezentowanych Użytkownikowi treści oraz reklam, zapewnienia działania funkcji mediów społecznościowych oraz do zarządzania Serwisem. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, jak również dostęp do panelu zarządzania ustawieniami cookies znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych zawartych w plikach cookies jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyrażona poprzez akceptację wykorzystania plików cookies (art. 6 (1)(a) RODO).

Zgoda udzielona poprzez wybór opcji "Wyrażam zgodę" oznacza akceptację wszystkich wykorzystywanych w Serwisie plików cookies. Zgoda Użytkownika może być w każdym momencie zmieniona poprzez kliknięcie w link umieszczony w Polityce Prywatności.

Użytkownikom przysługują następujące prawa: prawo do żądania dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych. Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych, w tym przysługujących Użytkownikowi praw, można znaleźć w naszej Polityce Prywatności.

Dostosowuję swój wybór

Dokonaj szczegółowego wyboru poniższych ustawień, aby zapisać indywidualne ustawienia prywatności. Więcej szczegółowych informacji na ten temat znajdziesz w naszej Polityce Prywatności.

Pliki cookies niezbędne do świadczenia usług drogą elektroniczną Zawsze aktywne
Narzędzia statystyczne i marketingowe Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Facebook Piksel (remarketing)
Narzędzie analityczne HotJar Statystyka