Pracownik - prawa i obowiązki

Zaświadczenie o niekaralności - kiedy pracodawca może go żądać?

16 stycznia 2024

4 z 5

Ocena: 4 z 5 | 19 głosów

19 głosów

9 komentarzy
Zaświadczenie o niekaralności - kiedy pracodawca może go żądać?
Poszukujesz pracy i zastanawiasz się, czy potrzebujesz zaświadczenia o niekaralności? Dowiedz się, kiedy pracodawca może go wymagać oraz gdzie szybko je uzyskać.

Rozmowy kwalifikacyjne są organizowane zazwyczaj w celu poznania kandydata, jego umiejętności czy też zdobytego dotychczas doświadczenia. Mogą być również idealną okazją do uzupełnienia informacji, które nie znalazły się w dokumentach aplikacyjnych. I choć katalog informacji, których pracodawca może żądać od pracownika jest zamknięty, to często zdarza się, że rekrutujący proszą właśnie o zaświadczenia o niekaralności. Na etapie rozmowy kwalifikacyjnej kandydat nie ma obowiązku go dostarczyć, niemniej w przypadku o ubieganie się o niektóre stanowiska, dokument taki będzie prędzej czy później niezbędny.

To wolno pracodawcy

Ustawodawca w każdym przypadku chroni pracownika, jak i kandydata, który ubiega się o posadę. Wniosek taki można wysnuć, gdy przyjrzymy się bliżej art. 22§1 Kodeksu pracy. Tam bowiem został wymieniony kanon danych, których może żądać pracodawca od osoby, która pojawiła się na rozmowie kwalifikacyjnej. Wspomniane dane obejmują:

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Z powyższych podpunktów jasno wynika, że wśród danych, których podania żądać może pracodawca nie ma zaświadczenia o niekaralności. W przypadku, gdy zatrudniający od przedłożenia tego dokumentu warunkuje ewentualne zatrudnienie danego pracownika, naraża się na zarzut dyskryminacji i jednocześnie narusza dobra osobiste kandydata, który aplikuje. To zaś może prowadzić do określonych konsekwencji, w tym również finansowych. Z drugiej jednak strony, warto wiedzieć, że o dokument ten zatrudniający może wnioskować na podstawie innych aktów prawa lub może żądać od kandydata informacji tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj posady zezwalają na to właściwe przepisy. W innych przypadkach jest to niedopuszczalne. Powyższa informacja jest istotna również z uwagi na ewentualną odpowiedzialność karną. Przetwarzanie danych osobowych, do których nie jest się uprawnionym na podstawie stosownej umowy, jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.

Kiedy pracodawca może sprawdzić pracownika?

W przypadku niektórych posad pracownik musi wykazać się nieposzlakowaną opinią oraz faktem, iż nie był karany. Zgodnie zaś z art. 6 ust. 1 pkt. 10 Ustawy z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym, zatrudniającym przysługuje prawo do uzyskania informacji w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalania uprawienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania ustalonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Obowiązek przedstawienia informacji z Krajowego Rejestru Karnego dotyczy szerokiego grona osób.

Wyliczyć można choćby:

  • taksówkarzy,
  • ochroniarzy osób i mienia,
  • agentów celnych,
  • detektywów,
  • pracowników samorządowych,
  • komorników,
  • policjantów,
  • sędziów.

Gdy pracownik stara się o jedną z powyżej wymienionych posad, pracodawca może zwrócić się do Rejestru z właściwym wnioskiem lub też wnieść, aby określony dokument dostarczył sam zainteresowany.

Cykliczy obowiązek?

Przy wykonywaniu niektórych zawodów, przepisy nakładają na pracowników, jak i właścicieli firm cykliczne uzyskiwanie zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego. Tak jest choćby w przypadku osób, które prowadzą kantory wymiany walut. Zgodnie z art. 14§2: "Przedsiębiorca jest obowiązany uzyskiwać, z upływem każdego roku działalności, zaświadczenie o niekaralności za przestępstwa, o których mowa w art. 12." I tak, działalność kantorową może wykonywać osoba fizyczna, która nie została prawomocnie skazana za przestępstwo skarbowe, albo za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowej lub osobistej, jak również osoba prawa oraz spółka niemająca osobowości prawnej, której żaden członek władz lub też wspólnik nie został skazany za takie właśnie przestępstwo. Z powyższego wynika zatem, że kantory wymian walut prowadzić mogą jedynie osoby niekarane w przeszłości. Dalej, obowiązek przedstawienia stosownych zaświadczeń dotyczy również wszystkich pracowników kantorów.

Szukasz pracy?

Pomocnik operatora linii produkcyjnej

mdm NT Sp. z o.o.

  • Bażanowice
Dodana

Specjalista ds. obsługi sklepu internetowego

Concentrix CVG International sp. z o.o.

  • Lublin
Dodana
Dodana

Pracownik działu handlowego

Firma ART Sp.zo.o Sp.k

  • 4 700-6 900 zł / mc
  • Bielsko-Biała
Dodana

Stażysta/stażystka w dziale lean

Paged Meble Sp. z o.o.

  • Jasienica
Dodana

Na własną rękę

Choć zaświadczenie o niekaralności jest odpłatne, część osób poszukujących pracy decyduje się na jego dołączenie do dokumentów aplikacyjnych. Działają wówczas bez przymusu - mowa o sytuacjach, w których nie są do tego zobligowani. Taki stan rzeczy może być związany z faktem starania się o posadę np. sprzedawcy, gdy potencjalny kandydat będzie miał do czynienia z pieniędzmi. Z punktu widzenia kandydata taka informacja podpięta do dokumentów aplikacyjnych, może być swojego rodzaju atutem. Z drugiej strony, wszyscy, którzy poszukują pracy powinni pamiętać, że w takim przypadku muszą wyrazić zgodę na przetwarzanie danych zawartych we wspomnianym zaświadczeniu. W przeciwnym przypadku pracodawca nie będzie mógł skorzystać z przedstawionego dokumentu. Nie brakuje osób uważających, że dołączając taki dokument, będą miały większą szansę, aby otrzymać pracę.

Jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności?

Jesteś zainteresowany zdobyciem zaświadczenia o niekaralności? Zatem powinieneś wiedzieć, jak o takie zaświadczenie wystąpić. Powinieneś złożyć specjalny formularz w Krajowym Rejestrze Karnym oraz wnieść odpowiednią opłatę. Jeśli wniosek składasz elektronicznie będzie to 20 zł, a jeśli wysyłasz go pocztą to 30 zł. Możesz także osobiście zanieść wypełniony wniosek do jednego z Punktów Informacyjnych KRK, które znajdują się przy sądach na terenie całego kraju.

Formularz, który należy wypełnić można odszukać na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Video

Zaświadczenie o niekaralności pobierane w punkcie informacyjnym

Jeżeli chcesz osobiście złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niekaralności, to wystarczy, że udasz się do punktu informacyjnego. Aby jednak na miejscu nie wypełniać dokumentów, możesz pobrać stosowny formularz. Nie możesz pojawić się osobiście i nie masz możliwości, aby skorzystać z dwóch pozostałych opcji? Wniosek w Twoim imieniu może złożyć również Twój pełnomocnik.

Pamiętaj!
Jeśli udasz się do Punktu Informacyjnego KRK osobiście, to zaświadczenie o niekaralności otrzymasz od ręki!

Jeśli zajdzie konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, czas udzielenia informacji może się wydłużyć.

Zaświadczenie o niekaralności przez Internet

Z uwagi na rozwój technologii, coraz więcej spraw możemy załatwić przez Internet. Nie inaczej jest w przypadku zaświadczenia o niekaralności. Wniosek o wydanie takiego zaświadczenia możesz złożyć bez wychodzenia z domu, czyli przez internet. Będzie to jednak możliwe tylko wówczas, gdy dysponujesz bezpiecznym podpisem elektronicznym (odpowiednio wcześniej założyłeś konto na platformie ePUAP). Dodatkowym plusem jest to, że posiadając taki podpis i ubiegając się o zaświadczenie o niekaralności, zapłacisz mniej za wydanie takiego dokumentu – 20 zł. Pamiętaj jednak, że opłaty nie możesz uiścić np. w placówce Poczty Polskiej – akceptowane są wyłącznie opłaty uiszczone przez e-KRK.
W jakim terminie otrzymasz zaświadczenie, składając wniosek w formie elektronicznej? Zdecydowana większość osób otrzymuje odpowiedź jeszcze tego samego dnia, zaś nieliczni muszą czekać maksymalnie 7 dni.

Wniosek o zaświadczenie o niekaralności składany listownie

Jeżeli poszukujesz zatrudnienia i zależy ci na czasie, to z pewnością ten sposób złożenia wniosku będzie najmniej korzystny z Twojego punktu widzenia. Dlaczego? Odpowiedź jest wydawana w ciągu 7 dni. Jeżeli doliczyć do tego czas na dostarczenie przesyłki pod wskazany przez Ciebie adres, to zaświadczenie możesz otrzymać wtedy, gdy nie będziesz już go potrzebował. Aby złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia o niekaralności listownie, wystarczy, że wypełnisz stosowny formularz i wyślesz go za pośrednictwem wybranego operatora pocztowego. Pamiętaj przy tym o dołączeniu potwierdzenia dokonania opłaty w wysokości 30 zł za udzielenie odpowiedzi.

Przy ubieganiu się o pracę, szczególnie w zawodach wymagających zaświadczenia o niekaralności, sprawdź czy jest to wymagane w ofercie pracy. Pamiętaj o możliwościach złożenia wniosku zarówno osobiście, listownie, jak i elektronicznie.

Gdzie załatwić zaświadczenie o niekaralności?

Zaświadczenie o niekaralności może być potrzebne w wielu różnych sytuacjach, jednak najczęściej Polacy zgłaszają się po nie, ponieważ tego wymaga od nich nowy pracodawca. Aby uzyskać taki dokument należy odwiedzić Biuro Informacyjne Krajowego Rejestru Karnego. Znajduje się ono w sądach rejonowych i okręgowych.

Jednak jeśli do sądu mamy za daleko i chcielibyśmy załatwić to w inny, wygodniejszy dla nas sposób, to możemy na przykład wysłać pismo z zapytaniem o zaświadczenie z KRK. Od kilku lat można też wybrać jeszcze prostszą drogę, by załatwić całą sprawę bez wychodzenia z domu. W tym celu należy wejść na stronę ekrk.ms.gov.pl, zarejestrować się podając potrzebne dane, potwierdzić rejestrację i zalogować się na utworzony profil. A następnie z poziomu swojego profilu złożyć wniosek.

Zaświadczenie o niekaralności - czas oczekiwania

W przypadku składania wniosku o wydanie zaświadczenia w sposób tradycyjny czyli podczas wizyty w Krajowym Rejestrze Karnym, taki dokument wydawany jest z zasadzie od ręki, jeśli wypełnimy na miejscu wniosek i opłacimy opłatę w wysokości 30 złotych. Osoby składające wniosek online otrzymają go niezwłocznie, ale trzeba też podkreślić, że w ich przypadku opłata będzie zdecydowanie niższa – 20 złotych.

W KRK bardzo często wydawane jest zaświadczenie o niekaralności nauczyciela, ponieważ osoby aplikujące do pracy na tym stanowisku, obowiązkowo muszą przedstawić taki dokument. Jest też wiele innych zawodów, które tego wymagają, jak np. wojskowi, policjanci, pracownicy sektora finansowego.

Zaświadczenie o niekaralności jest wymagane nie tylko przez pracodawców, którzy w wyniku obowiązującej ich ustawy muszą pobierać od kandydatów takie zaświadczenia. Dokumentu może wymagać także każdy inny pracodawca. Najczęściej dotyczy to stanowisk, na których pracownik będzie miał kontakt z pieniędzmi.

Wymóg niekaralności a dyskryminacja

Należy pamiętać, że wymóg niekaralności nie może prowadzić do dyskryminacji pracownika. Pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności jedynie w przypadkach, gdy jest to związane z rodzajem wykonywanej pracy i jest uzasadnione przepisami prawa. Niewłaściwe żądanie takiego dokumentu może być uznane za naruszenie praw pracownika.

Dane dotyczące niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności zawiera informacje o ewentualnych konfliktach z prawem danej osoby. Jeżeli wnioskodawca nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu, zaświadczenie potwierdza jego niekaralność. Jeżeli jednak osoba była karana, w zaświadczeniu znajdują się informacje o wyroku i rodzaju przestępstwa. Te dane pracodawcy mogą wykorzystać do oceny, czy kandydat spełnia wymogi stawiane pracownikom na danym stanowisku.

Ważność zaświadczenia o niekaralności

Ważność zaświadczenia o niekaralności nie jest określona w przepisach prawa. Zazwyczaj jednak pracodawcy akceptują zaświadczenia, które nie są starsze niż 3 miesiące. Należy pamiętać, że niektóre instytucje mogą wymagać świeższych dokumentów, dlatego zawsze warto zapytać o to pracodawcę.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie i kiedy mogę uzyskać zaświadczenie o niekaralności?

Możesz złożyć wniosek o zaświadczenie o niekaralności osobiście w punkcie informacyjnym, drogą listowną lub elektronicznie. Czas oczekiwania zależy od wybranej metody.

Czy pracodawca zawsze może żądać zaświadczenia o niekaralności?

Nie, pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności tylko wtedy, gdy jest to związane z rodzajem wykonywanej pracy i jest to uzasadnione przepisami prawa.

Jakie zawody wymagają zaświadczenia o niekaralności?

Zaświadczenie o niekaralności często jest wymagane w zawodach, które wiążą się z dużą odpowiedzialnością, takie jak taksówkarze, pracownicy ochrony, detektywi czy pracownicy samorządowi.

Jak długo jest ważne zaświadczenie o niekaralności?

Ważność zaświadczenia o niekaralności nie jest określona w przepisach prawa. Zazwyczaj jednak pracodawcy akceptują zaświadczenia, które nie są starsze niż 3 miesiące.

Czy wymóg niekaralności może prowadzić do dyskryminacji?

Nie, wymóg niekaralności nie może prowadzić do dyskryminacji pracownika. Pracodawca może żądać zaświadczenia o niekaralności tylko w przypadkach, gdy jest to związane z rodzajem wykonywanej pracy i jest to uzasadnione przepisami prawa.

Autor

Artykuł został opracowany i zmodyfikowany przez kilku autorów. Poniżej podajemy dane redaktora lub autora, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Ewa Sztuczka-Mazur

Social Media Manager

Social Media Manager w branży HR, autorka tekstów, copywriterka, specjalistka Facebook ADS, wokalistka i pszczelarka.
Obecnie w Aplikuj.pl odpowiedzialna głównie za treści z obszaru miękkiego HR oraz prawa pracy.

9 komentarzy

Tomcat

Tomcat

@Nogaj. Tylko ze w służbach takich jak wojsko policja itd itp.. pracodaca sam przeprowadzi ci takie postepowanie sprawdzające.
Bogdan

Bogdan

Pracuje jako pielęgniarz systemu w Wojewódzkim Pogotowiu Ratunkowym pracodawca zażądał od wszystkich pracowników zaświadczenia o niekaralności. Czy to jest prawidłowe postępowanie.
Andrzej

Andrzej

Witam jestem pracownikiem DOZORU - recepcja .. pracodawca po dziewietnastu miesiącach pracy chce bym mu dostarczył zaświadczenie o niekaralności czy mam obowiązek mu go dostarczyć
pracownik

pracownik

DZIEN DOBRY, PRACUJE JAKO OPIEKUN OSOB STARSZYCH ,WYDELEGOWANY DO NIEMIEC, FIRMA POSREDNICZACA ZARZADALA ODE MNIE ZASWIADCZENIA O NIEKARALNOSCI ??? od kilku lat pracuje na tym stanowisku i dopiero obecna firma tego zaarzadala? czy to uczciwe? dziekuje za odpowiedz,
hmm

hmm

Niestety, ale artykuł wsadzający na minę i pracodawców i pracowników. W zdecydowanej większości przypadków żądanie zaświadczenia o niekaralności jest naruszeniem przepisów RODO. Przepisy mówią jasno jakie informacje od kandydata można przetwarzać, "niekaralność" jest kategorią informacji szczególnego rodzaju i pracodawca ma prawo żądać takiej informacji TYLKO GDY MÓWI TAK PRZEPIS PRAWA. W innych przypadkach nie może przetworzyć takiej danej nawet, jeżeli kandydat/pracownik wyrazi zgodę.
Amanda

Amanda

Jeżeli nie jest coś wymagane to po co mam to przedstawiać?
Alek

Alek

Nie zawsze jest to wymagane ale są konkretne zawody gdzie to jest niezbędne i w nich jeżeli coś by było z tym nie tak to nie ma się szans do przyjęcia w takim fachu.
Ola

Ola

Zaświadczenie o niekaralności w pewnych zawodach jest wymagane. W jakich zawodach- to jest wykaz takich zawodów.
Nogaj

Nogaj

W pewnych zawodach to jest zawsze norma, chodzi na przykład o administrację państwową, służby mundurowe takie jak wop, żw, wojsko, policja i cała reszta miejsc pracy.

Dodaj komentarz

Wszystkie pola muszą być prawidłowo wypełnione

Komentarz został dodany

Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających wulgarne słowa, adresy www oraz adesy e-mail i numery telefonów.