Twoje wsparcie w rekrutacji
Znajdź wymarzoną
ofertę pracy i APLIKUJ
OGŁOSZEŃ: 929        SUBSKRYBUJE: 6965
Tematy, które interesują czytelników:  Obowiązki pracownika, Płaca minimalna, Handlowiec, Zainteresowania w CV, Praca na macierzyńskim, Działalność gospodarcza

Jak przeprowadzić aktualizację danych osobowych pracownika?

Jak przeprowadzić aktualizację danych osobowych pracownika?

Gdy pracownik zmienia dowód osobisty, pracodawca powinien dopilnować aktualizacji danych osobowych w aktach pracowniczych. W jaki sposób zrobić to poprawnie?

W trakcie życia wielokrotnie wymieniamy dowód osobisty. W takiej sytuacji pracodawca musi dopilnować, aby posiadać aktualne dane pracownika. Te znaleźć powinny się w aktach osobowych zatrudnionego. Obowiązek prowadzenia takich ma każdy podmiot zatrudniający pracowników. Co ważne, dla każdego podwładnego akta powinny być prowadzone oddzielnie. Choć przy wymianie dowodu osobistego najprościej byłoby do teczki złożyć jego kserokopię, w praktyce jest to niemożliwe. Pracodawca nie ma prawa aktualizować danych w taki sposób. Jak zatem prawidłowo dokonać zmian?

Do jakich informacji ma prawo pracodawca?

Pula informacji, jakich od pracownika może żądać pracodawca jest ograniczona. Zgodnie z art. 221 Kodeksu pracy osoba zatrudniająca ma prawo od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wymagać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo pracodawca jest upoważniony żądać od pracownika podania:

  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.

Udostępnienie tych danych osobowych następuje zawsze przez oświadczenie. Pracodawca, aby mieć pewność, że pracownik podaje poprawne dane, może wymagać okazania poszczególnych dokumentów, np. dowodu osobistego. Jednocześnie zabronione jest kserowanie tych dokumentów i ich składanie do teczki osobowej pracownika.

Kiedy potrzebna jest zgoda?

Gdy mowa o danych wymienionych powyżej, pracodawca nie ma obowiązku uzyskania zgody na ich przetwarzanie. Jeżeli pracownik poda swojemu przełożonemu inne dane, pracodawca będzie jednak otrzymać uzyskać zgodę na ich przetwarzanie. Dzieje się tak dlatego, że staje się on administratorem tych danych. Stosowne upoważnienie ? do przetwarzania danych osobowych innych zatrudnionych ? powinni otrzymać pracownicy, którzy będą mieli styczność z danymi osobowymi pozostałych zatrudnionych.

Konieczne będzie wypełnienie kwestionariusza osobowego

Zatrudnienie pracownika łączy się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności. Jedną z takich jest konieczność wręczenia osobie przyjmowanej do pracy kwestionariusza osobowego. To w nim pracownik powinien podać wszystkie dane, które wymienione zostały w wyżej podanym artykule Kodeksu pracy. Wypełnienie przez osobę przyjętą do pracy takiego formularza jest konieczne ? kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Przy aktualizacji danych ? która będzie konieczna np. przy wymianie dowodu osobistego ? pracownik jest zobowiązany do ponownego wypełnienia kwestionariusza osobowego.

Dlaczego nie można złożyć kserokopii do akt?

Pracodawcy mogą zastanawiać się, dlaczego nie jest możliwe złożenie kserokopii dowodu osobistego pracownika do jego teczki osobowej. Otóż, pula informacji, jakich może od podwładnego żądać podmiot zatrudniający jest ograniczona. Z wyżej wymienionego przepisu nie wynika jasno, że pracodawca ma możliwość żądania innych informacji, w tym np. zdjęcia czy terminu ważności dowodu. W praktyce zatem uznaje się, że także dołączanie do akt osobowych pracownika kserokopii dowodu osobistego jest nieprawidłowe.

Zobacz inne porady dla pracodawców

Komentarze do wpisu

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.