Twoje wsparcie w rekrutacji

Zaświadczenie o zatrudnieniu i obowiązek jego wydawania

Zaświadczenie o zatrudnieniu i obowiązek jego wydawania
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest najczęściej potrzebne pracownikom do przedłożenia go w różnych instytucjach, w tym choćby w bankach czy szkołach. I choć wydawanie takich dokumentów nie jest uregulowane w przepisach, pracodawca nie powinien pracownikowi zaświadczenia o zarobkach odmawiać. Poniżej wyjaśniamy, jak wypełnić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, ile czasu ma pracodawca na wydanie zaświadczenia o zarobkach oraz pokazujemy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu.

Część pracowników może mylić zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie czy wykazujące zarobki ze świadectwem pracy. Trzeba pamiętać, że to dwa różne dokumenty. Ten drugi pracodawca wręczyć powinien pracownikowi wraz z ostatnim dniem pracy, czyli po ustaniu stosunku pracy. Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach jest najczęściej potrzebne osobom zatrudnionym do różnych wniosków, w tym kredytowego.

Pracodawca nie ma całkowitej dowolności w zakresie tworzenia treści zaświadczeń. Powinien on pamiętać, że jest zobowiązany zawsze podawać dane zgodne ze stanem rzeczywistym. W sytuacji, gdy podmiot zatrudniający wyda zaświadczenie, w którym znajdą się nieprawdziwe dane, naraża się na poświadczenie nieprawdy w dokumencie, który ma znaczenie prawne (mowa tu dokładnie o art. 271 Kodeksu karnego). Pracodawca, który wystawia wiele zaświadczeń w ciągu roku kalendarzowego, może stworzyć własny formularz, może także pobrać z internetu wzór zaświadczenia o zatrudnieniu pdf.

Zasady współżycia społecznego

Na kwestię wydawania przez pracodawców zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach uwagę zwrócił Sąd Najwyższy. W uzasadnieniu postanowienia z dnia 16 września 1999 roku (sygn. akt I PKN 331/99) wskazał on, że pracodawca powinien dostosować się do zasad współżycia społecznego. Skoro ustawodawca nie podjął trudu unormowania problematyki wydawania osobom zatrudnionym zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach, to przedsiębiorca powinien dbać o swoich pracowników, umożliwiając im otrzymanie takiego po złożeniu stosownego wniosku. Jednocześnie, wystawiając dokumenty, pracodawca powinien pod uwagę wziąć to, o co pracownik wnioskował.

Dane w zaświadczeniu o zatrudnieniu

Z punktu widzenia pracownika, który potrzebuje zaświadczenia o zatrudnieniu czy zarobkach istotne są informacje, jakie się w nim znajdą. Najczęściej banki wręczają osobom zainteresowanym pożyczką lub kredytem gotowe druki, które pracodawca powinien wypełnić. Problemem nie jest także sytuacja, gdy pracownik nie dysponuje stosownym drukiem. Wówczas wystarczy, że złoży on wniosek i wskaże, jakie informacje są mu potrzebne. Najczęściej pojawia się żądanie o wskazanie rodzaju umowy, wysokości wynagrodzenia czy ewentualnych obciążeń.

Do czego potrzebne może być zaświadczenie o zatrudnieniu?

Jak się okazuje, każdy może znaleźć się w sytuacji, w której będzie musiał przedstawić dokument potwierdzający zatrudnienie. Warto wiedzieć, do czego potrzebne może być zaświadczenie o zatrudnieniu. Niżej wyjaśniamy, kiedy zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie jest wymagane:

  • Podczas starania się o kredyt lub szybką pożyczkę;
  • Przy zakupach sprzętów AGD na raty;
  • Podczas rozprawy o alimenty lub rozwodowej;
  • Kiedy rodzic stara się zapisać dziecko do przedszkola lub żłobka;
  • Podczas zawierania umowy z siecią komórkową.

Na zdjęciu pracownik podpisuje dokument

Jakie wskazywać wynagrodzenie?

W praktyce pracodawcy mają często kłopot, w jaki sposób prawidłowo określić wynagrodzenie, które jest wypłacane podwładnemu. Ponieważ brak szczegółowych wytycznych dotyczących tej kwestii, ważne jest, aby podać informacje o wszystkich wypłatach świadczeń pieniężnych, które są związane ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że najczęściej podmioty zatrudniające podają nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również ewentualne premie czy dodatki. W taki sposób nie narażają się też na zarzut, że działają na ewentualną niekorzyść pracownika. Zaświadczenie obejmuje przy tym najczęściej okres wynagrodzenia w wysokości trzech lub sześciu miesięcy.

Co powinno zawierać zaświadczenie o zarobkach?

Zaświadczenie o wynagrodzeniu potrzebne jest w różnych sytuacjach, np. przy zaciąganiu kredytu bankowego, składaniu wniosku o zapomogę czy nawet do zapisania dziecka do państwowego przedszkola. W tego typu dokumencie muszą znaleźć się dane osoby, której on dotyczy, PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego. Są to podstawowe dane osobowe, które zawiera oświadczenie o zarobkach. Nie istnieje odgórny wzór tego dokumentu, ale w niektórych firmach kwestie te są uregulowane przepisami wewnętrznymi. Na pewno w zaświadczeniu musi być umieszczona data rozpoczęcia pracy w danej firmie. Ponadto podane jest stanowisko pracownika oraz funkcje, jakie pełni on w danej firmie, łącznie z typem umowy, na podstawie której jest zatrudniony.

Warto zapamiętać!

W przypadku, gdy zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie i wykazujące zarobki potrzebne jest do zaciągnięcia kredytu długoterminowego, jego kluczowym elementem będzie informacja o tym, czy dana osoba zatrudniona jest na czas określony, czy nieokreślony. Dzięki temu instytucja rozpatrująca wniosek ma lepsze rozeznanie co do sytuacji zawodowej potencjalnego kredytobiorcy i jego zdolności do spłacenia zaciągniętych zobowiązań.

Jednak w dokumencie dotyczącym zarobków liczą się nie tylko liczby obrazujące ilość zarabianych pieniędzy, ale również różnego rodzaju obciążenia, np. obciążenia komornicze. Ponadto większość instytucji, w tym również banki, oczekuje podania miesięcznego wynagrodzenia brutto z trzech ostatnich miesięcy. W dokumencie musi być uwzględnione wynagrodzenie w różnych formach, np. czasowej, prowizyjnej czy akordowej, a także wszelkie dodatki za staż pracy, szczególne warunki pracy, szczególne kwalifikacje czy premie i nagrody uznaniowe oraz regulaminowe. W dochodach ujęte muszą być również nagrody jubileuszowe, ekwiwalenty pieniężne za niewykorzystany urlop wypoczynkowy czy odprawy rentowe. W przypadku, gdy firma jest w upadłości lub w stanie likwidacji, informacja o tym musi znaleźć się w zaświadczeniu.

Ile czasu ma pracodawca na wydanie zaświadczenia o zarobkach?

Choć w Polsce nie funkcjonują przepisy, które regulowałyby wydawanie zaświadczenia o zarobkach, to trzeba wiedzieć, że pracodawca w praktyce nie może odmówić ich wydania. Co więcej, nie powinien on też ograniczać liczby wydawanych zaświadczeń. W praktyce zatem osoba zatrudniona może składać wniosek w regularnych odstępach czasu lub wówczas, gdy faktycznie zaświadczenia potrzebuje. Nie istnieje jednak ściśle określony termin, w którym pracodawca ma obowiązek wydać dokument.

Zaświadczenie o zatrudnieniu bez wynagrodzenia

Zaświadczenie o zatrudnieniu bez wynagrodzenia również może być wystawione. Kto może dostać taki dokument?

  • Bezrobotni;
  • Studenci;
  • Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym oraz bezpłatnym.

Poza tym na etacie mogą zaistnieć okoliczności, w których pracodawca powinien zwolnić pracownika od pracy. Mowa o zwolnieniach związanych z pełnieniem służby za wezwaniem organów administracji rządowej, obrony narodowej, Ochotniczej Straży Pożarnej, Najwyższej izby kontroli itp. Wówczas pracownik odbywa służbę w czasie pracy bez prawa do wynagrodzenia, ale przysługuje mu prawo do rekompensaty od ww. organów, o które warto wówczas wykorzystać.

Zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie – co musi się w nim znaleźć?

Zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie wydawane jest przez pracodawcę na wniosek pracownika. Nie jest to dokument równoważny ze świadectwem pracy, ponieważ wydaje się go w zupełnie innym celu. Przede wszystkim takie zaświadczenie stanowi potwierdzenie, że dana osoba jest aktualnie zatrudniona w firmie, która je wydaje. Tymczasem świadectwo wydaje się w momencie, gdy doszło już do rozwiązania stosunku pracy. Co więcej, pracodawca nie jest zobowiązany do wydania zaświadczenia o zatrudnieniu i nie musi nawet uzasadniać swojej odmowy do złożonego wniosku. Zaświadczenie potwierdzające zatrudnienie najczęściej wymagane jest w różnego rodzaju urzędach, bankach, instytucjach finansowych oraz przy procedurach rekrutacyjnych. W procesie kredytowym dokument ten stanowi potwierdzenie zdolności kredytowej oraz gwarancję wypłacalności kredytobiorcy. Jak wypełnić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu?

Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu

  • Data
  • Dane pracodawcy
  • Dane pracownika (imię i nazwisko, miejsce zamieszkania, PESEL)
  • Rodzaj umowy
  • Stanowisko 
  • Data zatrudnienia pracownika
  • Podpis osoby odpowiedzialnej za wydanie zaświadczenia

Treść zaświadczenia o zatrudnieniu nie jest prawnie uregulowana. Z tego właśnie względu to, co się w nim znajdzie, zależy w dużej mierze od pracodawcy oraz przepisów wewnętrznych danej firmy. W praktyce pracownik często wnioskuje o zawarcie w dokumencie konkretnych informacji. Z powodu braku uregulowania ustawowego pracownik nie ma w tym zakresie żadnej ochrony prawnej, co oznacza, iż nie ma możliwości, aby zażądać wydania takiego dokumentu od pracodawcy lub sprostować znajdujących się w nim informacji. Nie może też wystąpić na drogę sądową, jeśli pracodawca nie uwzględni wniosku. O ile wydanie świadectwa pracy jest obowiązkowe, o tyle wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu zależy tylko od dobrej woli pracodawcy.

Podstawowe elementy, które powinny znaleźć się w zaświadczeniu o pracę, to data i miejsce sporządzenia zaświadczenia oraz dane osobowe pracownika, które o to zaświadczenie się ubiega. Ponadto w dokumencie musi być wskazany zakład pracy oraz rodzaj umowy, na który zatrudniony jest pracownik. Istotne kwestie to także czas zatrudnienia oraz zajmowane stanowisko. Dokument musi być podpisany przez pracodawcę lub upoważnioną do tego osobę. Niekiedy zaświadczenie o zatrudnieniu wydawane jest łącznie z zaświadczeniem o zarobkach – wówczas jest to zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach.

Oceń ten wpis
Zaświadczenie o zatrudnieniu i obowiązek jego wydawania
Ocena: 4.2, liczba głosów: 5

Opinie

Alek
2019-05-21, 08:34
Jak pracownik zostanie zatrudniony w zakładzie pracy, to musi dostać zaświadczenie o zatrudnieniu. Co takie zaświadczenie musi zawierać, na pewno wie pracodawca.
Dermika
2019-05-08, 13:49
To jest ważne jeżeli nie ma potrzeby świadectwa pracy to zaświadczenie jest ważne bowiem dowodzi zatrudnienia w danym okresie na danym stanowisku jakie można przedłożyć.
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.