Podróż służbowa a zwrot kosztów za opłaty parkingowe

Wysłanie pracownika w podróż służbową wiąże się z koniecznością zwrotu środków między innymi za przejazd środkami komunikacji miejskiej. Gdy pracownik odbywa podróż samochodem służbowym lub prywatnym kwestią sporną pozostaje zwrot środków wydanych na płatne parkingi.

W Kodeksie pracy znaleźć można informacje o tym, że pracownikowi ?wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową? (art. 775 § 1). W szczegółowym rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych znaleźć można informacje na temat tego, za co przysługuje pracownikowi zwrot kosztów. Gdy mowa o parkingach i zwrocie pieniędzy za wynajem miejsca na nich, to należy podkreślić, że osoba zatrudniona ? w niektórych sytuacjach ? będzie miała podstawy, aby zwrócić się do swojego przełożonego o wypłatę środków w pewnej kwocie.

Przepisy w zakładzie pracy

Poza Kodeksem pracy pracodawcy są zobowiązani przestrzegać również przepisów wewnątrzzakładowych, które mogą sami ustalić. Przy omawianiu problemu podróży służbowej należy jednak rozróżnić pracodawców należących do sfery budżetowej i prywatnych.
Podmioty zatrudniające, które należą do pierwszej grupy powinny kierować się zapisami znajdującymi się w rozporządzeniach. W ich przypadku mowa o dwóch, czyli:

• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
• rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Wskazane powyżej akty umożliwiają wypłacenie pracownikowi pieniędzy tytułem zwrotu kosztów, jakie poniósł on za opłacenie parkingu. Jest to dopuszczalne, gdyż w obu rozporządzeniach znalazł się zapis przewidujący możliwość zwrotu osobie zatrudnionej innych kosztów podróży służbowej, które zostaną przez niego udokumentowane.

Prywatny przedsiębiorca też zwróci koszty

Również prywatny przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrotu kosztów podróży służbowej, w tym ewentualnych kosztów poniesionych tytułem wykupu miejsca na parkingu. Zasady powinny zostać uregulowane w przepisach zakładowych, czyli:

• układzie zbiorowym pracy lub
• w regulaminie wynagradzania albo
• w umowach zawieranych z pracownikami.

Ta ostatnia możliwość przewidziana została dla pracodawców, którzy nie są zobowiązani do ustalania układu zbiorowego pracy czy regulaminu wynagradzania. W praktyce oznacza to, że nawet prywatny przedsiębiorca może być zobowiązany do zwrotu kosztów właśnie za opłaty parkingowe. W takiej jednak sytuacji stosowne zapisy powinny znaleźć się w wyżej wymienionych dokumentach.

Koszty trzeba zwrócić

Pracownikowi, który został wysłany w podróż służbową należy się zwrot poniesionych kosztów. Wśród tych wskazać można zatem nie tylko na wyżej wymienione opłaty parkingowe, ale również na koszty związane z zakupem benzyny. Osobie zatrudnionej i wysłanej w podróż służbową będzie przysługiwała także dieta oraz tak zwana kilometrówka. Ważne jest jednak, aby wszystkie poniesione przez pracownika koszty zostały odpowiednio udokumentowane. Tylko na podstawie dowodów zakupu pracodawca jest zobowiązany wypłacić swojemu podwładnemu pieniądze, chyba że kwestia ta została uregulowana w inny sposób w przepisach, które obowiązują w danym zakładzie pracy.