Podmioty, które zatrudniają pracowników gromadzą dokumenty na ich temat. Już w trakcie procesu rekrutacyjnego pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnionego kwestionariusza osobowego, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy czy dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje zawodowe. Ponadto, w teczce pracowniczej powinno ? już po zatrudnieniu pracownika ? znaleźć się orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca może przy tym żądać innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Oznacza to, że przechowywanie tych wszystkich informacji o pracownikach przez pracodawców można uznać za formę przetwarzania danych osobowych. To zaś niesie za sobą określone obowiązki.
Wytyczne nie tylko w Kodeksie pracy
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez podmiot zatrudniający wynika między innymi z zapisów poczynionych przez ustawodawcę w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 94 § 9a każdy pracodawca powinien ?prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników?. Sposób prowadzenia tej dokumentacji reguluje zaś rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dzieje się tak dlatego, że pracodawcę uznaje się za administratora danych osobowych, który powinien zapewnić im odpowiednią ochronę.
Specjalista ds. technologii i wdrożeń z zakresu termoformowania włóknin
MARBET Spółka z o.o.
- Bielsko-Biała
Chronić przez zniszczeniem
Podstawowym obowiązkiem, jaki spoczywa na podmiocie zatrudniającym jest ochrona zgromadzonych danych zarówno przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, jak i udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Z punktu widzenia pracodawcy dopuszczenie do naruszenia na tym polu może prowadzić do poważnych konsekwencji natury finansowej. Zgodnie z art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy ?pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem? jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowników. Kara przewidziana za takie wykroczenie to od 1000 do nawet 30 000 złotych.
Kiedy dokumenty do archiwum?
Zakończenie działalności gospodarczej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku właściwego przechowywania dokumentacji byłych już pracowników. W tej sytuacji, aby wywiązać się z nałożonych przez ustawodawcę wytycznych, były przedsiębiorca najczęściej musi skorzystać z archiwum. Wynika to z tego, że okres przez który powinien on przechowywać pracownicze teczki jest bardzo długi ? dokładnie 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego. Warto przy tym wskazać, że były pracodawca może skorzystać w tym celu zarówno z archiwum państwowego, prywatnego, jak i utworzyć swoje własne.
Przeniesienie dokumentów do archiwum państwowego nie jest proste. Jeżeli przedsiębiorca, który podlegał wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie posiada środków na opłacenie właściwego przechowywania dokumentów, może zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenia braku możliwości ich zabezpieczenia przez wymagany czas. Jeżeli sąd sprawę rozpatrzy pozytywnie, to były przedsiębiorca będzie mógł złożyć dokumentację do archiwum państwowego. Aby tak się jednak stało, wnioskujący musi przedstawić szczegółowe informacje na temat swojej aktualnej sytuacji finansowej.
Nieco inaczej jest w sytuacji, gdy były pracodawca decyduje się złożyć dokumentację pracowniczą do archiwum prywatnego lub utworzyć własne. To wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów przechowywania teczek swoich byłych podwładnych. Niezależnie jednak od tego, do jakiego archiwum przekazywana jest dokumentacja, niezbędne jest jej właściwe uporządkowanie. To polega między innymi na ułożeniu dokumentów w teczkach w sposób chronologiczny czy ich zabezpieczeniu. Dopiero tak przygotowane dokumenty można przekazać do wybranego archiwum.
To może Cię również zainteresować
