Spis treści
Pracodawca zobowiązany jest posiadać aktualne dane pracownika, które powinny znaleźć się w aktach osobowych zatrudnionego. Obowiązek prowadzenia takich akt ma każdy podmiot zatrudniający pracowników – nawet, gdy zatrudnia tylko jedną osobę! Co ważne, dla każdego podwładnego akta powinny być prowadzone oddzielnie. Trzeba też pamiętać, że pula informacji, jakich może od podwładnego żądać podmiot zatrudniający, jest ograniczona.
Akta osobowe pracownika – co w nich znajdziemy?
Pula informacji, jakich od pracownika może żądać pracodawca jest ograniczona. Zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy, osoba zatrudniająca ma prawo od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wymagać podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo pracodawca jest upoważniony żądać od pracownika podania:
- innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności.
Udostępnienie tych danych osobowych następuje zawsze przez oświadczenie. Pracodawca, aby mieć pewność, że pracownik podaje poprawne dane, może wymagać okazania poszczególnych dokumentów, np. dowodu osobistego. Jednocześnie zabronione jest kserowanie tych dokumentów i ich składanie do teczki osobowej pracownika.
Zatrudnienie pracownika łączy się z koniecznością dopełnienia szeregu formalności. Jedną z takich jest konieczność wręczenia osobie przyjmowanej do pracy kwestionariusza osobowego. To w nim pracownik powinien podać wszystkie dane, które wymienione zostały w wyżej podanym artykule Kodeksu Pracy. Wypełnienie przez osobę przyjętą do pracy takiego formularza jest konieczne – kwestię tę reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku, w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników. Przy aktualizacji danych, która będzie konieczna np. przy wymianie dowodu osobistego, pracownik jest zobowiązany do ponownego wypełnienia kwestionariusza osobowego.
Akta osobowe składają się z trzech części, w których gromadzi się dokumenty powstałe i potrzebne na rożnych etapach zatrudnienia pracownika:
- Część A – w niej znajdują się dokumenty zebrane podczas procesu rekrutacji, czyli: wypełniony kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkół, orzeczenie lekarskie (stwierdzające np. brak przeciwwskazań do pracy na wybranym stanowisku) i inne dokumenty (np. certyfikaty, dyplomy, referencje).
- Część B – w tej części gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, czyli umowę o pracę, oraz m.in.: pisemne potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy i zasadami BHP, zakres informacji objętych tajemnicą służbową, PIT-2, orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowa o zakazie konkurencji, dokumenty dotyczące indywidualnego rozkładu czasu pracy, pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego i wiele innych dokumentów dotyczących przebiegu stosunku pracy.
- Część C – w tym miejscu znajdują się dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy. Są to m.in.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty związane z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, orzeczenia lekarskie wystawione po rozwiązaniu stosunku pracy itp.
Ponieważ są to bardzo ważne dokumenty, zawierające istotne, prywatne informacje, należy zadbać o ich odpowiednie, bezpieczne przechowywanie. Współcześnie istnieje wiele sposobów na popełnienie przestępstwa, kradzieży i innych szkodliwych zachowań, których mogą dopuścić się osoby posiadające czyjeś dane osbowe, dlatego tak ważna jest ochrona dokumentacji pracowniczej.
Pracownik biurowy (branża techniczna) (K/M)
AUDIT HR Sp. z o.o.
- Poznań
Zbrojarz-Betoniarz
Pracownicy Budowlani Sp. z o.o.
- Legionowo
Tokarz - frezer
Paged Meble Sp. z o.o.
- Jasienica
Szwaczka/Szwacz
conTeyor Poland Sp. z o.o.
- Czechowice-Dziedzice
Sprzedawca w sklepie firmowym By Dziubeka - Warszawa Złote Tarasy
By Dziubeka
- Warszawa
Podział teczek do akt osobowych
Podział teczek do akt osobowych jest niezwykle istotny dla sprawnej organizacji pracy. W skład takich teczek wchodzą dokumenty dotyczące stosunku pracy, dokumenty dotyczące wykonywania pracy oraz dokumentacja czasu pracy. Każdy z tych elementów powinien być odpowiednio oznaczony i uporządkowany w teczce. To ułatwi pracodawcy szybki wgląd w akta osobowe pracownika, a pracownikowi - lepsze zrozumienie swoich praw i obowiązków. Ważne jest, aby pracodawca regularnie aktualizował tę dokumentację, włącznie ze świadectwem pracy pracownika.
Teczki na akta osobowe
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą jest łatwiejsze dzięki stosowaniu odpowiednich teczek na akta osobowe. Dostępne są one do zakupu w wielu miejscach, zarówno online, jak i w tradycyjnych punktach sprzedaży. Przy wyborze teczki na akta osobowe, warto zwrócić uwagę na jej jakość - powinna być solidna i wytrzymała, aby mogła służyć przez wiele lat. Jednocześnie powinna być praktyczna, umożliwiając łatwe dodawanie nowych dokumentów i segregację już istniejących.
Wgląd w akta osobowe pracownika
Pracownik ma prawo do wglądu w swoje akta osobowe. Jest to zgodne z prawem do informacji, które jest podstawowym elementem ochrony danych osobowych. Pracownik może również zażądać od pracodawcy odebrania swoich akt osobowych. Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi pełny dostęp do jego dokumentów, z wyjątkiem tych, które mogłyby naruszyć prawa innych osób. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien udostępnić pracownikowi kopie dokumentów, które są przechowywane w jego aktach osobowych.
Dokumentacja pracownicza – wymagane zgody i aktualizacja danych
Kwestie dotyczące pozyskiwania i przechowywania danych pracowników reguluje Ustawa o ochronie danych osobowych. Kodeks Pracy nie dostarcza wyczerpujących informacji w tym zakresie. Ostatnie zmiany, związane z RODO, wprowadziły prawdziwą rewolucję, dlatego należy dopilnować wszystkich związanych z tym obowiązków.
Przekazując pracodawcy jakiekolwiek dokumenty zawierające dane osobowe, pracownik załącza do nich stosowne oświadczenie. Już w momencie rekrutacji, w CV i liście motywacyjnym muszą znaleźć się stosowne klauzule, zgodne z RODO. W momencie jej załączenia, pracodawca lub odpowiedni podmiot, najczęściej określony w tej klauzuli, staje się administratorem danych. Oznacza to, że zyskuje prawo do gromadzenia, udostępniania, zarządzania i przetwarzania danych pracownika.
Osoba zatrudniona musi zostać poinformowana o tym, kto będzie odpowiedzialny za jej dane i do czego będą one wykorzystywane. Pracownik jest zobowiązany do podania prawdziwych informacji, a także do aktualizacji danych, jeśli ulegną one zmianie, np. w wyniku zmiany miejsca zamieszkania, zmiany stanu cywilnego itp. Wszelkie zmiany muszą zostać zgłoszone do administratora danych osobowych.
Elektroniczne akta osobowe
Przechowywanie akt osobowych pracowników w formie elektronicznej staje się coraz popularniejsze w erze cyfryzacji. Pozwala to na oszczędność miejsca, łatwiejszy dostęp i zarządzanie informacjami. Istotne jest jednak, aby proces ten był zgodny z przepisami prawa, w szczególności z ustawą o ochronie danych osobowych. Wdrożenie elektronicznych akt pracowniczych wymaga nie tylko odpowiedniej infrastruktury IT, ale także procedur, które zapewnią bezpieczeństwo przechowywanych danych. Przed podpisywaniem elektronicznych akt pracowniczych, pracodawca powinien zapewnić, że system jest zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem i utratą danych.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Akta osobowe pracowników absolutnie nie mogą być dostępne do wglądu osobom nieupoważnionym. Warto stworzyć w firmie specjalne miejsce, do którego będą miały dostęp jedynie osoby posiadające specjalny kod, klucz itp. Powinno być to miejsce odpowiednio zabezpieczone, objęte monitoringiem i szeregiem innych systemów zabezpieczających.
Warunki panujące w takim miejscu powinny być odpowiednio dostosowane do przechowywania papierowych dokumentów – nie mogą być wystawione na ekspozycję słoneczną, zbyt niską lub wysoką temperaturę, wilgoć itp. Zgodnie z prawem, akta osobowe pracowników muszą być bowiem nadal przechowywane w firmie, przez okres aż 50 lat, od momentu rozwiązania umowy. Czas ten od początku 2019 roku zostanie najpewniej skrócony, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Rozwoju, które okres ten uznało za zbyt długi w stosunku do innych krajów europejskich i wyszło z postulatem zmiany.
Dane osobowe są bardzo cenne, dlatego muszą być chronione przed tym, by nie dostać się w niepowołane ręce. Pracodawcy mają kontrolę nad danymi wielu pracowników, dlatego muszą mieć świadomość ogromnej odpowiedzialności, jaka na nich ciąży. Odpowiednie zarządzanie i przechowywanie danych gwarantuje bezpieczeństwo obu stronom.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej są ściśle określone w przepisach prawa. Akta osobowe pracowników muszą być przechowywane przez okres 50 lat od momentu rozwiązania umowy o pracę. Istnieją jednak sytuacje, gdy dokumentacja musi być przechowywana dłużej niż określony minimalny okres przechowywania dokumentacji. Tak jest na przykład w przypadku dokumentów dotyczących narażenia pracownika na szkodliwe czynniki. Pracodawca musi więc dokładnie znać i przestrzegać obowiązujące przepisy w tym zakresie.
Podmioty, które zatrudniają pracowników gromadzą dokumenty na ich temat. Już w trakcie procesu rekrutacyjnego pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wypełnionego kwestionariusza osobowego, świadectwa pracy z poprzednich zakładów pracy czy dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje zawodowe. Ponadto, w teczce pracowniczej powinno ? już po zatrudnieniu pracownika ? znaleźć się orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca może przy tym żądać innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. Oznacza to, że przechowywanie tych wszystkich informacji o pracownikach przez pracodawców można uznać za formę przetwarzania danych osobowych. To zaś niesie za sobą określone obowiązki.
Wytyczne nie tylko w Kodeksie pracy
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej przez podmiot zatrudniający wynika między innymi z zapisów poczynionych przez ustawodawcę w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 94 § 9a każdy pracodawca powinien ?prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników?. Sposób prowadzenia tej dokumentacji reguluje zaś rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Dzieje się tak dlatego, że pracodawcę uznaje się za administratora danych osobowych, który powinien zapewnić im odpowiednią ochronę.
Chronić przez zniszczeniem
Podstawowym obowiązkiem, jaki spoczywa na podmiocie zatrudniającym jest ochrona zgromadzonych danych zarówno przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, jak i udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Z punktu widzenia pracodawcy dopuszczenie do naruszenia na tym polu może prowadzić do poważnych konsekwencji natury finansowej. Zgodnie z art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy ?pozostawienie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem? jest traktowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracowników. Kara przewidziana za takie wykroczenie to od 1000 do nawet 30 000 złotych.
Kiedy dokumenty do archiwum?
Zakończenie działalności gospodarczej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku właściwego przechowywania dokumentacji byłych już pracowników. W tej sytuacji, aby wywiązać się z nałożonych przez ustawodawcę wytycznych, były przedsiębiorca najczęściej musi skorzystać z archiwum. Wynika to z tego, że okres przez który powinien on przechowywać pracownicze teczki jest bardzo długi ? dokładnie 50 lat od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego. Warto przy tym wskazać, że były pracodawca może skorzystać w tym celu zarówno z archiwum państwowego, prywatnego, jak i utworzyć swoje własne.
Przeniesienie dokumentów do archiwum państwowego nie jest proste. Jeżeli przedsiębiorca, który podlegał wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej nie posiada środków na opłacenie właściwego przechowywania dokumentów, może zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o stwierdzenia braku możliwości ich zabezpieczenia przez wymagany czas. Jeżeli sąd sprawę rozpatrzy pozytywnie, to były przedsiębiorca będzie mógł złożyć dokumentację do archiwum państwowego. Aby tak się jednak stało, wnioskujący musi przedstawić szczegółowe informacje na temat swojej aktualnej sytuacji finansowej.
Nieco inaczej jest w sytuacji, gdy były pracodawca decyduje się złożyć dokumentację pracowniczą do archiwum prywatnego lub utworzyć własne. To wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów przechowywania teczek swoich byłych podwładnych. Niezależnie jednak od tego, do jakiego archiwum przekazywana jest dokumentacja, niezbędne jest jej właściwe uporządkowanie. To polega między innymi na ułożeniu dokumentów w teczkach w sposób chronologiczny czy ich zabezpieczeniu. Dopiero tak przygotowane dokumenty można przekazać do wybranego archiwum.
