Fundusz socjalny - ustawa, zapomoga, świadczenia

W zależności od pracodawcy i ustalonego regulaminu, środki funduszu mogą być przeznaczane na różne cele – zarówno te wspierające rozwój i zdrowie pracowników, jak i ich sytuację życiową i materialną. Idea funduszu wywodzi się z tego, że każdy pracodawca ma obowiązek zaspokajania potrzeb pracowników. Środki funduszu socjalnego nie mogą być jednak przeznaczane dowolnie, lecz na określone cele. Sprawdźmy zatem, na jakiej podstawie prawnej działa fundusz pracowniczy, kto może otrzymać zapomogę z funduszu socjalnego i dlaczego posiada go większość zakładów pracy.

Fundusz socjalny – czym jest?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to inaczej środki finansowe gromadzone przez pracodawcę na specjalnym, przeznaczonym do tego celu rachunku bankowym, które mają służyć wsparciu socjalnemu uprawnionych do tego pracowników i/lub emerytów, rencistów. ZFŚS, czyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to ważny temat dla każdego pracodawcy. Istotne jest odpowiednie zaplanowanie, jak gromadzone będą środki tego funduszu pracowniczego i na jakie cele uprawnieni jesteśmy je wykorzystać. Kiedy faktycznie możemy sięgnąć po zapomogę socjalną? Regulują to dość dokładnie przepisy prawne, z którymi trzeba się zapoznać w pierwszej kolejności.

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

Podstawę prawną gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych najczęściej stanowią: ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, regulamin oraz preliminarz dochodów i wydatków zakładowego funduszu socjalnego, stanowiący roczny plan podziału środków funduszu. Plan ten powinien zostać uzgodniony z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Na podstawie art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz art. 27 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych tworzy się w zakładach pracy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Środkami funduszu administruje pracodawca po zasięgnięciu opinii związków zawodowych. Co więcej, w zakładzie pracy może działać wybrana przez pracowników komisja socjalna. Środki funduszu socjalnego gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, a niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki przechodzą na kolejny rok.

Jak działa fundusz socjalny?

Inni pracodawcy nie są zobligowani do tworzenia funduszu socjalnego, niemniej, w związku z umacniającym się rynkiem pracownika i malejącą stopą bezrobocia – robią to coraz chętniej. W takich zakładach pracy fundusz socjalny może funkcjonować na zasadach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych bądź też mogą być wypłacanie z niego świadczenia urlopowe.

Budżet funduszu świadczeń socjalnych może być zwiększany o różne składniki, pozyskiwane systematycznie lub doraźnie, takie jak: darowizny, zapisy, spadki, odsetki od kwoty zgromadzonej w ramach funduszu pracowniczego, wierzytelności likwidowanych funduszy socjalnych i mieszkaniowych, przychody ze sprzedaży, dzierżawy lub likwidacji środków trwałych, będących własnością działalności socjalnej, wpływy z oprocentowania pożyczek udzielanych pracownikom (np. na cele mieszkaniowe).

Regulamin funduszu socjalnego oraz jego wszelkie zmiany w tym także zmiany dotyczące odpisu na fundusz pracowniczy lub jego likwidację zatwierdza pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową bądź osobą reprezentującą pracowników (w porozumieniu ze stroną pracowniczą).

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – kto może z niego korzystać?

Pierwszą grupę osób uprawnionych do korzystania z funduszu socjalnego stanowią pracownicy, czyli wszyscy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.), niezależnie od stażu pracy, rodzaju umowy o pracę (np. czas określony, zastępstwo itp.), czy korzystania ze zwolnienia lekarskiego lub urlopu wychowawczego. Na przyznanie świadczeń z funduszu nie powinno również mieć wpływu nieprawidłowe wykonywanie swoich obowiązków przez pracownika lub ukaranie go karą porządkową czy też znajdowanie się w okresie wypowiedzenia, a także emeryci i renciści – byli pracownicy, członkowie rodzin osób wymienionych. 

Do uprawnionych członków rodzin zalicza się: współmałżonków i inne osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym, pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, współmałżonka, przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej. Granica wieku dzieci wynosi ukończenie 18 roku życia bądź jeżeli kształcą się w szkole – do czasu ukończenia nauki, choć nie dłużej niż do dnia 25 urodzin. Osoby, co do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – bez względu na wiek.

W pierwszej kolejności zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i regulaminami wewnętrznymi, świadczenia socjalne przysługują:

• osobom uprawnionym, o niskim dochodzie na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym,
• osobom posiadającym rodziny wielodzietne (z trojgiem lub większą ilością dzieci) o niskim dochodzie na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym,
• osobom mającym dzieci, które ze względu na stan zdrowia wymagają specjalnej, kosztownej opieki, leczenia,
• osobom wychowującym dzieci częściowo lub całkowicie osierocone, o niskim dochodzie na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym.

Na co mogą być przeznaczone środki funduszu?

Środki funduszu socjalnego przeznacza się na dofinansowanie działalności socjalnej, organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. W szczególności mogą być przeznaczone na:

• dofinansowanie wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie wczasy pod gruszą,
• udzielanie pomocy materialnej w formie rzeczowej i finansowej,
• opiekę nad dziećmi pracowników, przebywającymi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach bądź na opiekę sprawowaną przez nianię,
• pomoc mieszkaniową (zwrotną lub bezzwrotną, oprocentowaną lub nie),
• działalność kulturalno-oświatową, np. bilety do kina, teatru, na koncerty,
• działalność rekreacyjno-sportową, np. karnety na basen czy siłownię, zajęcia fitness, masaże, wycieczki i spotkania integracyjne dla pracowników,
• paczki na dzień Świętego Mikołaja dla dzieci osób uprawnionych do ukończenia określonego wieku i dofinansowania wyjazdów i kolonii dla dzieci do ukończenia określonego wieku,
• inną działalność socjalną dla pracowników,
• inne świadczenia pieniężne i rzeczowe dla emerytów i rencistów, które zostały wyszczególnione w regulaminie funduszu socjalnego.

Zgodnie jednak z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r. (III AUa 1313/12), ze środków funduszu socjalnego nie mogą być finansowane pewne świadczenia. Należą do nich:

• składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• polisy ubezpieczeniowe,
• zakwaterowanie,
• wyżywienie,
• dowóz do pracy.

Jak uzyskać świadczenie z pakietu socjalnego?

Pracownicy mają prawo do wnoszenia próśb o sfinansowanie ze środków zakładowego funduszu socjalnego określonych świadczeń. Podstawą przyznania świadczenia finansowanego z funduszu jest wniosek osoby uprawnionej. Wniosek powinien zawierać oświadczenie o średnim dochodzie netto na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym oraz (ewentualnie) zwięzłe przedstawienie sytuacji życiowej i rodzinnej. Konkretne uzasadnienie wniosku o zapomogę, w którym zawarty zostanie zwięzły opis sytuacji życiowej i rodzinnej.

Szczegółowa procedura powinna być opisana w wewnętrznym regulaminie opisującym funkcjonowanie funduszu socjalnego w danym zakładzie pracy.

Pracodawca swoje stanowisko uzależnia każdorazowo od życiowej, rodzinnej i materialnej sytuacji pracownika, a decyzję musi skonsultować z zakładową organizacją związkową lub osobą oddelegowaną przez pracowników. Wniosek o zapomogę z funduszu socjalnego może zostać zaakceptowany, odrzucony bądź wymagający uszczegółowienia i poddany negocjacjom z zainteresowanym.

Zapomoga z funduszu socjalnego

W budżecie funduszu socjalnego ustalony zostaje obszar pomocy dla pracowników. Pomoc materialna ze środków funduszu pracowniczego, udzielana może być osobom uprawnionym w formie zapomóg lub świadczeń rzeczowych. Na przykład zapomoga z funduszu socjalnego stanowi bezzwrotną pomoc finansową, przyznawaną osobom uprawnionym, natomiast świadczenia rzeczowe przyznawane są najczęściej wszystkim pracownikom uprawnionym do danego świadczenia (spełniającym określone warunki).

Na przykład zapomoga, która może być przyznawana w zakładach pracy, dotyczy w szczególności:

• zdarzenia losowego, np. pożaru, zalania mieszkania/domu, klęski żywiołowej, kradzieży w wyniku włamania – sytuacje te powinny zostać odpowiednio udokumentowane;
• choroby długotrwałej/przewlekłej i kosztów jej leczenia – wysokość zapomogi najczęściej jest uzależniona od przedstawionych dokumentów potwierdzających stan zdrowia,koszty leczenia, sytuację materialną i rodzinną;
• trudnej sytuacji materialnej, niepozwalającej na zaspokojenie podstawowych potrzeb życiowych.

Ważne: Fundusz socjalny jest funduszem celowym, a więc jego środki nie mogą być przeznaczane z zasady w przypadku zwolnień z pracy, ale na pomoc celową dla indywidualnych pracowników, dla których w związku z utratą pracy nastąpiło pogorszenie sytuacji materialnej.

Jak ustalić średni dochód netto na osobę?

Pracodawca rozpatrujący wniosek o zapomogę socjalną jest zobligowany do szczegółowego zbadania sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Pracodawca musi przestrzegać zasady sprawiedliwego podziału świadczeń by konstruktywnie ustalić czas i zakres trwania świadczeń otrzymywanych z funduszu socjalnego dla konkretnego pracownika.

Ustawa o ZFŚS nakłada na pracodawców obostrzenia – obowiązek podziału środków z funduszu następuje w oparciu o kryteria socjalne. Do tego celu niezbędne jest obliczenie dochodu netto na osobę w rodzinie. Dokonuje się tego za okres ostatnich 3 miesięcy, poprzedzających złożenie wniosku w następujący sposób: wynagrodzenie brutto minus suma składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz należne podatki i płacone alimenty (bez odliczania zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych, spłacanych pożyczek itp.). Za dochód z działalności gospodarczej przyjmuje się dochód w wysokości nie niższej od zadeklarowanej przez osoby osiągające te dochody kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, a jeżeli z tytułu tej działalności lub współpracy nie istnieje obowiązek ubezpieczenia społecznego – kwoty nie niższej od najniższej podstawy wymiaru składek obowiązujących osoby ubezpieczone.

Z wejściem w życie RODO w art. 8 ustawy p zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pojawiły się cztery, nowe zapisy formułujące kwestie związane z funduszem socjalnym.

Ustawa nie określa, w jaki sposób Pracodawca pozyskuje dane o sytuacji materialnej i życiowej pracownika, dlatego najczęściej następuje to poprzez złożenie przez niego stosownego oświadczenia. Dla potwierdzenia stanu faktycznego pracodawca ma również prawo zażądać od wnioskującego o zapomogę z funduszu socjalnego, odpowiednich dokumentów, potwierdzających opisaną w oświadczeniu sytuację, czyli m.in. zaświadczenia o zarobkach innych członków rodziny, czy kiedy w grę wchodzi choroba - zaświadczenia lekarskiego. Niemniej, sposób potwierdzania sytuacji zawartej w oświadczeniu powinien określać regulamin funduszu.

Najczęściej takie oświadczenie zawiera następujące informacje: liczbę osób w gospodarstwie domowym, dochód brutto na członka rodziny, stan cywilny pracownika, liczbę dzieci, liczbę osób z gospodarstwa domowego z orzeczoną niepełnosprawnością oraz uzasadnienie wniosku o zapomogę socjalną.

Konstatując przyznawanie świadczeń z funduszu socjalnego, a także ich wysokość, uzależnia się od środków finansowych, zgromadzonych na koncie ZFŚS. Świadczenia socjalne finansowane z funduszu nie mają charakteru roszczeniowego, a więc nie są należne, lecz uznaniowe. Oznacza to, że osoby uprawnione, które nie uzyskały zapomogi socjalnej nie mogą domagać się jakichkolwiek ekwiwalentów z tego tytułu.