Spis treści
W zależności od pracodawcy i ustalonego regulaminu, środki funduszu mogą być przeznaczane na różne cele – zarówno te wspierające rozwój i zdrowie pracowników, jak i ich sytuację życiową i materialną. Idea funduszu wywodzi się z tego, że każdy pracodawca ma obowiązek zaspokajania potrzeb pracowników. Środki funduszu socjalnego nie mogą być jednak przeznaczane dowolnie, lecz na określone cele. Sprawdźmy zatem, na jakiej podstawie prawnej działa fundusz pracowniczy, kto może otrzymać zapomogę z funduszu socjalnego i dlaczego posiada go większość zakładów pracy.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to inaczej środki finansowe gromadzone przez pracodawcę na specjalnym, przeznaczonym do tego celu rachunku bankowym, które mają służyć wsparciu socjalnemu uprawnionych do tego pracowników i/lub emerytów, rencistów. ZFŚS, czyli Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to ważny temat dla każdego pracodawcy. Istotne jest odpowiednie zaplanowanie, jak gromadzone będą środki tego funduszu pracowniczego i na jakie cele uprawnieni jesteśmy je wykorzystać. Kiedy faktycznie możemy sięgnąć po zapomogę socjalną? Regulują to dość dokładnie przepisy prawne, z którymi trzeba się zapoznać w pierwszej kolejności.
Ważne!
Fundusz Socjalny jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców z jednostek budżetowych i samorządowych (bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników) oraz pozostałych, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają min. 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a także 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli z wnioskiem o utworzenie funduszu wystąpiła zakładowa organizacja związkowa.
Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą podjąć decyzję o nietworzeniu Funduszu i niewypłacaniu świadczenia urlopowego. Środki finansowe pochodzą z odpisów, których wysokość jest ściśle określona.
Podstawę prawną gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych najczęściej stanowią: ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, regulamin oraz preliminarz dochodów i wydatków zakładowego funduszu socjalnego, stanowiący roczny plan podziału środków funduszu. Plan ten powinien zostać uzgodniony z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Na podstawie art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz art. 27 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych tworzy się w zakładach pracy regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Środkami funduszu administruje pracodawca po zasięgnięciu opinii związków zawodowych. Co więcej, w zakładzie pracy może działać wybrana przez pracowników komisja socjalna. Środki funduszu socjalnego gromadzone są na odrębnym rachunku bankowym, a niewykorzystane w danym roku kalendarzowym środki przechodzą na kolejny rok.
Inni pracodawcy nie są zobligowani do tworzenia funduszu socjalnego, niemniej, w związku z umacniającym się rynkiem pracownika i malejącą stopą bezrobocia – robią to coraz chętniej. W takich zakładach pracy fundusz socjalny może funkcjonować na zasadach określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych bądź też mogą być wypłacanie z niego świadczenia urlopowe.
Budżet funduszu świadczeń socjalnych może być zwiększany o różne składniki, pozyskiwane systematycznie lub doraźnie, takie jak: darowizny, zapisy, spadki, odsetki od kwoty zgromadzonej w ramach funduszu pracowniczego, wierzytelności likwidowanych funduszy socjalnych i mieszkaniowych, przychody ze sprzedaży, dzierżawy lub likwidacji środków trwałych, będących własnością działalności socjalnej, wpływy z oprocentowania pożyczek udzielanych pracownikom (np. na cele mieszkaniowe).
Kto zarządza funduszem socjalnym?
Decyzje dotyczące sposobu podziału środków z „socjalu” oraz kwestie związane z zasadami przyznawania zapomogi socjalnej podejmuje pracodawca na wniosek związku zawodowego. Wniosek ten nie jest jednak wiążący dla pracodawcy i to do niego należy ostateczna decyzja. Dlatego tak istotne jest odpowiednie uzasadnienie wniosku o zapomogę socjalną z funduszu socjalnego.
Regulamin funduszu socjalnego oraz jego wszelkie zmiany w tym także zmiany dotyczące odpisu na fundusz pracowniczy lub jego likwidację zatwierdza pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową bądź osobą reprezentującą pracowników (w porozumieniu ze stroną pracowniczą).
Pierwszą grupę osób uprawnionych do korzystania z funduszu socjalnego stanowią pracownicy, czyli wszyscy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k.p.), niezależnie od stażu pracy, rodzaju umowy o pracę (np. czas określony, zastępstwo itp.), czy korzystania ze zwolnienia lekarskiego lub urlopu wychowawczego. Na przyznanie świadczeń z funduszu nie powinno również mieć wpływu nieprawidłowe wykonywanie swoich obowiązków przez pracownika lub ukaranie go karą porządkową czy też znajdowanie się w okresie wypowiedzenia, a także emeryci i renciści – byli pracownicy, członkowie rodzin osób wymienionych.
Do uprawnionych członków rodzin zalicza się: współmałżonków i inne osoby pozostające we wspólnym gospodarstwie domowym, pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, współmałżonka, przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej. Granica wieku dzieci wynosi ukończenie 18 roku życia bądź jeżeli kształcą się w szkole – do czasu ukończenia nauki, choć nie dłużej niż do dnia 25 urodzin. Osoby, co do których orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności – bez względu na wiek.
W pierwszej kolejności zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i regulaminami wewnętrznymi, świadczenia socjalne przysługują:
Środki funduszu socjalnego przeznacza się na dofinansowanie działalności socjalnej, organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu. W szczególności mogą być przeznaczone na:
Zgodnie jednak z wyrokiem Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r. (III AUa 1313/12), ze środków funduszu socjalnego nie mogą być finansowane pewne świadczenia. Należą do nich:
Pracownicy mają prawo do wnoszenia próśb o sfinansowanie ze środków zakładowego funduszu socjalnego określonych świadczeń. Podstawą przyznania świadczenia finansowanego z funduszu jest wniosek osoby uprawnionej. Wniosek powinien zawierać oświadczenie o średnim dochodzie netto na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym oraz (ewentualnie) zwięzłe przedstawienie sytuacji życiowej i rodzinnej. Konkretne uzasadnienie wniosku o zapomogę, w którym zawarty zostanie zwięzły opis sytuacji życiowej i rodzinnej.
Szczegółowa procedura powinna być opisana w wewnętrznym regulaminie opisującym funkcjonowanie funduszu socjalnego w danym zakładzie pracy.
Pracodawca swoje stanowisko uzależnia każdorazowo od życiowej, rodzinnej i materialnej sytuacji pracownika, a decyzję musi skonsultować z zakładową organizacją związkową lub osobą oddelegowaną przez pracowników. Wniosek o zapomogę z funduszu socjalnego może zostać zaakceptowany, odrzucony bądź wymagający uszczegółowienia i poddany negocjacjom z zainteresowanym.
W budżecie funduszu socjalnego ustalony zostaje obszar pomocy dla pracowników. Pomoc materialna ze środków funduszu pracowniczego, udzielana może być osobom uprawnionym w formie zapomóg lub świadczeń rzeczowych. Na przykład zapomoga z funduszu socjalnego stanowi bezzwrotną pomoc finansową, przyznawaną osobom uprawnionym, natomiast świadczenia rzeczowe przyznawane są najczęściej wszystkim pracownikom uprawnionym do danego świadczenia (spełniającym określone warunki).
Na przykład zapomoga, która może być przyznawana w zakładach pracy, dotyczy w szczególności:
Ważne: Fundusz socjalny jest funduszem celowym, a więc jego środki nie mogą być przeznaczane z zasady w przypadku zwolnień z pracy, ale na pomoc celową dla indywidualnych pracowników, dla których w związku z utratą pracy nastąpiło pogorszenie sytuacji materialnej.
Pracodawca rozpatrujący wniosek o zapomogę socjalną jest zobligowany do szczegółowego zbadania sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Pracodawca musi przestrzegać zasady sprawiedliwego podziału świadczeń by konstruktywnie ustalić czas i zakres trwania świadczeń otrzymywanych z funduszu socjalnego dla konkretnego pracownika.
Jaka jest wysokość zapomogi socjalnej?
Wysokość świadczenia przyznanego osobie uprawnionej do korzystania z funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej oraz od średniego dochodu netto na osobę we wspólnym gospodarstwie domowym.
Dochód ten obejmuje: wynagrodzenie ze stosunku pracy i umów cywilnych, emerytury, renty, zasiłek dla bezrobotnych, świadczenie i zasiłek przedemerytalny, zasiłek rodzinny i pielęgnacyjny, otrzymywane alimenty, rentę rodzinną, dochód z prowadzenia działalności gospodarczej, stypendia.
Ustawa o ZFŚS nakłada na pracodawców obostrzenia – obowiązek podziału środków z funduszu następuje w oparciu o kryteria socjalne. Do tego celu niezbędne jest obliczenie dochodu netto na osobę w rodzinie. Dokonuje się tego za okres ostatnich 3 miesięcy, poprzedzających złożenie wniosku w następujący sposób: wynagrodzenie brutto minus suma składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne oraz należne podatki i płacone alimenty (bez odliczania zasiłków rodzinnych, pielęgnacyjnych, spłacanych pożyczek itp.). Za dochód z działalności gospodarczej przyjmuje się dochód w wysokości nie niższej od zadeklarowanej przez osoby osiągające te dochody kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne, a jeżeli z tytułu tej działalności lub współpracy nie istnieje obowiązek ubezpieczenia społecznego – kwoty nie niższej od najniższej podstawy wymiaru składek obowiązujących osoby ubezpieczone.
Z wejściem w życie RODO w art. 8 ustawy p zakładowym funduszu świadczeń socjalnych pojawiły się cztery, nowe zapisy formułujące kwestie związane z funduszem socjalnym.
Ustawa nie określa, w jaki sposób Pracodawca pozyskuje dane o sytuacji materialnej i życiowej pracownika, dlatego najczęściej następuje to poprzez złożenie przez niego stosownego oświadczenia. Dla potwierdzenia stanu faktycznego pracodawca ma również prawo zażądać od wnioskującego o zapomogę z funduszu socjalnego, odpowiednich dokumentów, potwierdzających opisaną w oświadczeniu sytuację, czyli m.in. zaświadczenia o zarobkach innych członków rodziny, czy kiedy w grę wchodzi choroba - zaświadczenia lekarskiego. Niemniej, sposób potwierdzania sytuacji zawartej w oświadczeniu powinien określać regulamin funduszu.
Najczęściej takie oświadczenie zawiera następujące informacje: liczbę osób w gospodarstwie domowym, dochód brutto na członka rodziny, stan cywilny pracownika, liczbę dzieci, liczbę osób z gospodarstwa domowego z orzeczoną niepełnosprawnością oraz uzasadnienie wniosku o zapomogę socjalną.
Konstatując przyznawanie świadczeń z funduszu socjalnego, a także ich wysokość, uzależnia się od środków finansowych, zgromadzonych na koncie ZFŚS. Świadczenia socjalne finansowane z funduszu nie mają charakteru roszczeniowego, a więc nie są należne, lecz uznaniowe. Oznacza to, że osoby uprawnione, które nie uzyskały zapomogi socjalnej nie mogą domagać się jakichkolwiek ekwiwalentów z tego tytułu.
