Spis treści
Trudu wyobrazić sobie, by w biurze nie znalazły się meble biurowe. To jednak, jakie wybierze właściciel firmy ma znaczenie. Współcześnie wciąż niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że to, jak wygląda przestrzeń biurowa, w której przyjmują kontrahentów czy potencjalnych klientów ma znaczenie. Jeśli biuro zostanie urządzone ze smakiem, to jego odbiór będzie zupełnie inny niż wówczas, gdy w lokalu znajdą się sprzęty pochodzące z różnych kolekcji. Drugie rozwiązanie daje wrażenie chaosu, które w biznesie nie jest pożądane.
Wśród mebli biurowych mających największe znaczenie należy wskazać na szafy i regały. Dzięki nim biuro może wyglądać profesjonalnie – dokumenty czy segregatory nie będą na widoku. Przed zakupem szaf do biura warto jednak zwrócić uwagę na użyte do ich produkcji materiały i wymiary.
Szafy czy regały?
Między szafami a regałami jest znacząca różnica – te pierwsze są wyposażone w drzwi, dzięki czemu zawartość mebla nie jest widoczna dla osób trzecich. Z tego też względu zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na zakup szaf. Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę – firmy produkujące meble biurowe mają w swojej ofercie modele zamykane na klucz. Wyposażenie drzwi szafy w zamek sprawdza się idealnie wówczas, gdy przedsiębiorca chce, by dokumenty były dobrze chronione.
Kiedy sprawdzą się regały? Takie meble najczęściej są wybierane do przechowywania segregatorów. Faktycznie, regały nie nadają się do przechowywania pojedynczych dokumentów. Gdy mowa jednak o segregatorach, to są one idealnym rozwiązaniem.
Wysokość i szerokość szaf
Zarówno szafy, jak i regały, które znajdą się w pomieszczeniach biurowych najlepiej zakupić bezpośrednio od firm zajmujących się produkcją mebli biurowych. W ten sposób można zminimalizować ryzyko, że szafy nie pomieszczą np. segregatorów lub będą niewłaściwie zaprojektowane.
Kupując w standardowych sklepach meblowych liczyć trzeba się z koniecznością wykonania pomiarów. Dodatkowo cena poszczególnych mebli może być wyższa niż w firmach koncentrujących się na dystrybucji mebli biurowych. I o tym warto pamiętać jeszcze przed wyborem konkretnych modeli.
Rozmieszczenie regałów biurowych
Manager ds. windykacji
PROFI CREDIT Polska S.A.
- Szczecin
Kierowca kat. B lub C
Farutex Sp. z o.o.
- Łódź
Przedstawiciel handlowy ds. exportu (Austria lub Holandia Lub Słowenia)
Moto Profil
- Chorzów
Rozmieszczenie mebli w biurze, zwłaszcza regałów, ma istotne znaczenie dla komfortu pracy i efektywności operacji. Dobrze zaprojektowane i umieszczone regały mogą służyć nie tylko jako przechowalnia dokumentów, ale również jako ścianki działowe, tworząc naturalne strefy i oddzielając różne działy lub obszary pracy. Jest to szczególnie istotne w otwartych przestrzeniach biurowych, gdzie prywatność i minimalizacja hałasu mogą znacznie przyczynić się do poprawy produktywności.
Wybierając regały jako ścianki działowe, ważne jest, aby wziąć pod uwagę kilka czynników. Pierwszym jest stabilność - regały muszą być stabilne i solidne, aby sprostać dodatkowemu obciążeniu. Kolejnym jest estetyka - regały powinny komponować się z resztą wystroju biura. Ponadto, muszą one także zapewnić odpowiedni poziom prywatności, co może wymagać zastosowania dodatkowych paneli czy ekranów.
Co w przepisach?
Zakup biurowych mebli wydaje się nie być skomplikowany – wystarczy wybrać i zamówić. Niestety, sprawa wygląda zupełnie inaczej. Jeśli właściciel firmy zatrudnia pracowników, to powinien pamiętać o tym, że nie wszyscy mogą mieć dostęp np. do danych osobowych pozostałych współpracowników. Przydadzą się zatem np. meble z zamkami. Klucze do takich powinny mieć wyłącznie wybrane osoby.
Gdy mowa o szafach, to warto pamiętać, że będą w nich przechowywane różne dokumenty, np. umowy zawierające dane osobowe kontrahentów. I wówczas należy zachować szczególną ostrożność, bo miejsce przechowywania takich danych powinno być prawidłowo zabezpieczone przed osobami trzecimi. To też kolejny powód, dla którego właściciel firmy powinien zdecydować się na współpracę z podmiotem zajmującym się produkcją i dystrybucją mebli biurowych – przedstawiciele takiej firmy mogą pomóc w zamówieniu mebli spełniających nie tylko oczekiwania właściciela firmy, lecz także wykonywanych z myślą o aktualnych przepisach.
| Temat | Podsumowanie |
|---|---|
| Rozmieszczenie regałów biurowych | Dobrze zaprojektowane i umieszczone regały mogą tworzyć naturalne strefy i oddzielać różne obszary pracy. |
| Przechowywanie dokumentów online | Dostęp do dokumentów online jest łatwy i szybki, ale ważne jest zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych danych. |
| Czas przechowywania dokumentów | Zgodnie z prawem pracy, niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas. |
| Dlaczego warto mieć kopię dokumentów? | Kopie dokumentów zapewniają dodatkowy poziom bezpieczeństwa w przypadku utraty lub zniszczenia oryginalnych dokumentów. |
Przechowywanie dokumentów online
Część przedsiębiorców zdecydowała się na przechowywanie dokumentów online, co jest nowoczesnym i wygodnym rozwiązaniem. Dostęp do tak przechowywanych dokumentów jest łatwy i szybki, niezależnie od miejsca, w którym się znajdujesz. Ważne jest jednak, aby pamiętać o bezpieczeństwie tak przechowywanych dokumentów. Korzystając z systemów do przechowywania dokumentów online, powinniśmy zawsze korzystać z zaufanych dostawców, którzy gwarantują bezpieczeństwo i ochronę naszych danych.
Przechowywanie dokumentów online może także przyczynić się do optymalizacji miejsca w biurze. Zamiast wielu szaf i regałów zapełnionych papierami, będziesz potrzebować jedynie komputera z dostępem do Internetu. To z kolei może przekładać się na oszczędności finansowe, gdyż mniej miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentów to mniej mebli do zakupu i utrzymania.
Czas przechowywania dokumentów
Każdy pracownik musi znać przepisy dotyczące czasu przechowywania dokumentów. Te zasady są szczególnie istotne, gdy mówimy o dokumentach, które zawierają wrażliwe dane, takie jak informacje o wynagrodzeniach, umowy o pracę czy dokumenty związane z przeprowadzonymi audytami. Zgodnie z prawem pracy, niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez określony czas, a niezrozumienie tych wymogów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Pamiętaj, że odpowiedzialność za prawidłowe przechowywanie dokumentów spoczywa na pracodawcy. Dlatego ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli świadomi zasad dotyczących czasu przechowywania dokumentów i stosowali się do nich. Nie tylko pomoże to uniknąć potencjalnych problemów prawnych, ale także pomoże utrzymać biuro w porządku i uporządkować przechowywanie dokumentów.
Dlaczego warto mieć kopię dokumentów?
Posiadanie kopii ważnych dokumentów to podstawowy krok w zarządzaniu dokumentami. Kopie zapewniają dodatkowy poziom bezpieczeństwa w przypadku utraty lub zniszczenia oryginalnych dokumentów. Jest to szczególnie istotne dla dokumentów, które są trudne do zastąpienia, takich jak umowy czy dokumenty prawne.
Oprócz tworzenia fizycznych kopii, warto również rozważyć tworzenie cyfrowych kopii dokumentów. Dzięki temu, nawet w przypadku awarii systemów komputerowych lub utraty fizycznych kopii, będziesz mógł szybko i łatwo odzyskać niezbędne dokumenty. Pamiętaj jednak, aby regularnie aktualizować kopie zapasowe i przechowywać je w bezpiecznym miejscu, najlepiej oddzielnie od oryginałów.
5 ciekawostek i dodatkowych informacji o przechowywaniu dokumentów
- Według różnych źródeł, przeciętny pracownik biurowy zużywa do 10 000 kartek papieru rocznie! Sporo miejsca potrzebne do przechowywania tych wszystkich dokumentów, prawda?
- Niektóre dokumenty muszą być przechowywane przez wiele lat. Dla przykładu, dokumenty księgowe zgodnie z polskim prawem powinny być przechowywane przez 5 lat.
- Pierwszy patent na szafę metalową do przechowywania dokumentów został złożony w USA w 1898 roku.
- Badania wykazują, że ponad 80% dokumentów, które przechowujemy nigdy nie jest ponownie otwieranych. Może warto zastanowić się, co naprawdę potrzebujemy zachować?
- Według badań przeprowadzonych przez AIIM, 92% firm uważa, że informacje są cenniejsze w formie cyfrowej niż papierowej. Digitalizacja dokumentów to trend, który zdobywa na popularności.
To może Cię również zainteresować
