Jak zarządzać należnościami w firmie?

Sprzedaż towarów lub wykonanie usługi nie zawsze oznacza, że przedsiębiorca natychmiastowo otrzyma za nie zapłatę. Przyjęło się, że firmy zazwyczaj wystawiają faktury z odroczonym terminem płatności. Obok faktur z 30-dniowym terminem płatności występują również takie, których odbiorca ma obowiązek uiścić należność w ciągu kolejnych 90 dni. W interesie przedsiębiorcy wystawiającego faktury z odroczonym terminem płatności jest to, by monitorować, czy poszczególni kontrahenci opłacili je w terminie. Jak to robić?

Mała firma kontra duża

Najłatwiej w zakresie monitorowania spłat mają przedsiębiorcy prowadzący niewielkie firmy. Oni mogą na bieżąco sprawdzać stan konta. Współpracując z niewielką liczbą kontrahentów, nie powinni mieć też problemu z organizacją dokumentów (faktur) i ich podziałem na opłacone oraz te, których termin płatności jeszcze nie upłynął.

Dużym firmom jest znacznie trudniej monitorować płatności. Takie podmioty nie zawsze są sobie w stanie poradzić z nadmiarem ciążących na nich obowiązków, dlatego też kwestie płatności są spychane na margines i uznawane za mniej istotne. To poważny błąd, mogący w przyszłości doprowadzić firmę do poważnych kłopotów finansowych. Jak zatem rozwiązać kwestię zarządzania należnościami w przypadku dużej firmy? Rozwiązaniem może być…

…wdrożenie specjalnych programów

Na rynku istnieje wiele firm informatycznych, zajmujących się wdrażaniem rozwiązań dedykowanych przedsiębiorcom. Oferują one specjalne oprogramowanie, które pozwala m.in. na automatyczne oznaczanie faktur, których termin płatności się zbliża, jak i generowanie list faktur, których termin płatności już minął. Inwestycja w jeden z takich programów jest świetnym rozwiązaniem, jeżeli przedsiębiorca chce, by jego firma działa sprawnie i nie borykała się z problemami finansowymi w przyszłości.

Wdrożenie dedykowanego oprogramowania pozwala również na przypominanie klientom o płatnościach i szybkie reagowanie wówczas, gdy przekraczają oni terminy. Monitorowanie płatności przeterminowanych jest zatem szczególnie istotne. Jak wskazują zajmujący się tą tematyką specjaliści, im później przedsiębiorca zareaguje, tym mniejsze ma szanse na odzyskanie pieniędzy.

Współpraca z podmiotami zewnętrznymi jest dobrym rozwiązaniem

Zarówno przedsiębiorcy chcący unikać sytuacji, w których będą musieli występować na drogę sądową by dochodzić swoich należności, jak i ci, którzy są zmuszeni do formułowania wezwań do zapłaty, powinni pomyśleć o współpracy ze specjalistycznymi podmiotami. Mowa przede wszystkim o firmach windykacyjnych i kancelariach prawnych. Specjaliści tam zatrudnieni pomagają w formułowaniu pism do dłużników i odzyskiwaniu należności. Czasem warto także zlecić sprawdzenie potencjalnego kontrahenta agencji detektywistycznej. Wywiad gospodarczy jest jedną z form zabezpieczania się przed firmami, które już dawno utraciły płynność finansową.