Spis treści
Wstęp
Sprzedaż towarów lub wykonanie usługi nie zawsze oznacza, że przedsiębiorca natychmiastowo otrzyma za nie zapłatę. Przyjęło się, że firmy zazwyczaj wystawiają faktury z odroczonym terminem płatności. Obok faktur z 30-dniowym terminem płatności występują również takie, których odbiorca ma obowiązek uiścić należność w ciągu kolejnych 90 dni. W interesie przedsiębiorcy wystawiającego faktury z odroczonym terminem płatności jest to, by monitorować, czy poszczególni kontrahenci opłacili je w terminie. Jak to robić?
Polityka zarządzania należnościami
Każdy pracownik powinien zrozumieć, jak istotny jest proces zarządzania należnościami. To, jak dobrze firma zarządza swoimi należnościami, może znacząco wpłynąć na jej zdolność do utrzymania płynności finansowej i kontynuacji działalności. Dlatego istotne jest, aby polityka zarządzania należnościami była jasno określona i regularnie przekazywana pracownikom. Powinna ona uwzględniać szczegółowe procedury od wystawiania faktur, przez monitorowanie należności, aż po ewentualne działania windykacyjne.
Instrumenty zarządzania
Efektywne zarządzanie należnościami to nie tylko odpowiednia polityka, ale także właściwe narzędzia. Na rynku dostępne są różne programy do zarządzania należnościami, które mogą ułatwić ten proces. Niektóre z nich integrują się z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak księgowość czy CRM, umożliwiając automatyczne przypominanie o zbliżających się terminach płatności czy generowanie raportów o przeterminowanych fakturach. Wybór odpowiednich narzędzi zależy od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, rodzaj działalności czy specyfika klientów.
Zarządzanie należnościami w firmie
Pracownik Gospodarczy
Rekord Hale Namiotowe Sp. z o.o.
- Bojano
Kierowca kat. C 2650-2850 euro na rękę, solo, stałe godziny pracy, darmowe zakwaterowanie
ASMO Solutions
- Niemcy
Elektryk
OTTO Special Staffing
- Holandia
Kierownik Wydziału Produkcji
Paged Meble Sp. z o.o.
- Jasienica
Programista CNC
OTTO Special Staffing
- Holandia
W kontekście zarządzania należnościami, kluczowe jest zrozumienie, że każdy pracownik firmy ma w tym swój udział. Nie tylko dział finansów, ale również dział sprzedaży czy obsługi klienta, mogą przyczynić się do skutecznego zarządzania należnościami. Wiedza o tym, kiedy klient ma zaległości w płatnościach, może pomóc pracownikom w podejmowaniu decyzji, na przykład czy udzielić klientowi dalszego kredytu czy nie. Tym samym, zarządzanie należnościami staje się integralną częścią codziennej pracy w firmie, przyczyniając się do jej stabilności finansowej.
| Etapy zarządzania należnościami | Opis | Narzędzia | Wpływ na firmę |
|---|---|---|---|
| Wystawianie faktur | Pierwszy etap, który rozpoczyna proces zarządzania należnościami. | Programy do wystawiania faktur. | Poprawa organizacji i efektywność procesów. |
| Monitorowanie należności | Śledzenie terminów płatności i identyfikacja zaległości. | Programy do zarządzania należnościami. | Zapewnienie płynności finansowej firmy. |
| Działania windykacyjne | Ostatni etap, który ma na celu odzyskanie należności od dłużników. | Firmy windykacyjne, kancelarie prawne. | Minimalizowanie strat finansowych. |
Mała firma kontra duża
Najłatwiej w zakresie monitorowania spłat mają przedsiębiorcy prowadzący niewielkie firmy. Oni mogą na bieżąco sprawdzać stan konta. Współpracując z niewielką liczbą kontrahentów, nie powinni mieć też problemu z organizacją dokumentów (faktur) i ich podziałem na opłacone oraz te, których termin płatności jeszcze nie upłynął.
Dużym firmom jest znacznie trudniej monitorować płatności. Takie podmioty nie zawsze są sobie w stanie poradzić z nadmiarem ciążących na nich obowiązków, dlatego też kwestie płatności są spychane na margines i uznawane za mniej istotne. To poważny błąd, mogący w przyszłości doprowadzić firmę do poważnych kłopotów finansowych. Jak zatem rozwiązać kwestię zarządzania należnościami w przypadku dużej firmy? Rozwiązaniem może być…
…wdrożenie specjalnych programów
Na rynku istnieje wiele firm informatycznych, zajmujących się wdrażaniem rozwiązań dedykowanych przedsiębiorcom. Oferują one specjalne oprogramowanie, które pozwala m.in. na automatyczne oznaczanie faktur, których termin płatności się zbliża, jak i generowanie list faktur, których termin płatności już minął. Inwestycja w jeden z takich programów jest świetnym rozwiązaniem, jeżeli przedsiębiorca chce, by jego firma działa sprawnie i nie borykała się z problemami finansowymi w przyszłości.
Wdrożenie dedykowanego oprogramowania pozwala również na przypominanie klientom o płatnościach i szybkie reagowanie wówczas, gdy przekraczają oni terminy. Monitorowanie płatności przeterminowanych jest zatem szczególnie istotne. Jak wskazują zajmujący się tą tematyką specjaliści, im później przedsiębiorca zareaguje, tym mniejsze ma szanse na odzyskanie pieniędzy.
Współpraca z podmiotami zewnętrznymi jest dobrym rozwiązaniem
Zarówno przedsiębiorcy chcący unikać sytuacji, w których będą musieli występować na drogę sądową by dochodzić swoich należności, jak i ci, którzy są zmuszeni do formułowania wezwań do zapłaty, powinni pomyśleć o współpracy ze specjalistycznymi podmiotami. Mowa przede wszystkim o firmach windykacyjnych i kancelariach prawnych. Specjaliści tam zatrudnieni pomagają w formułowaniu pism do dłużników i odzyskiwaniu należności. Czasem warto także zlecić sprawdzenie potencjalnego kontrahenta agencji detektywistycznej. Wywiad gospodarczy jest jedną z form zabezpieczania się przed firmami, które już dawno utraciły płynność finansową.
To może Cię również zainteresować
