Podinspektor ds. obsługi kancelarii ogólnej (sekretariat) (se) (k/m)

Do zakresu zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) należy w szczególności:
należy w szczególności:
1. prowadzenie sekretariatu zgodnie z zasadami instrukcji kancelaryjnej i niniejszym regulaminem;
2. sprawna i profesjonalna obsługa interesantów; przestrzeganie zasad uprzejmości i życzliwości w kontaktach z interesantami,
3. udzielanie wszechstronnej informacji i pomocy interesantom w sprawach dotyczących zadań realizowanych przez Urząd oraz obowiązujących w tym zakresie procedur;
4. przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich według właściwości do innych pracowników Urzędu;
5. przekazywanie niezwłocznie pilnej korespondencji Burmistrzowi a w razie jego nieobecności Zastępcy Burmistrza, Sekretarzowi lub według właściwości innym pracownikom Urzędu;
6. współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe, potwierdzanie pod względem merytorycznym faktur za przesyłki pocztowe oraz inne zakupy na potrzeby sekretariatu;
7. organizacja i obsługa spotkań i narad organizowanych przez Burmistrza lub zastępcę Burmistrza;
8. przyjmowanie, sprawdzanie, ewidencjonowanie korespondencji kierowanej do Urzędu;
9. obsługa centrali telefonicznej, faksu, poczty elektronicznej;
10. odbiór i rozdysponowanie korespondencji przekazywanej elektronicznie, z platformy ePUAP i e-doręczeń,
11. organizowanie obiegu akt w urzędzie poprzez właściwe ich przyjmowanie, rejestrowanie, załatwianie i przechowywanie, wysyłanie, rozdział korespondencji i przesyłek,
12. wysyłanie korespondencji Urzędu;
13. prowadzenie rejestru kancelaryjnego;
14. dbanie o estetykę pomieszczenia sekretariatu i gabinetów;
15. prowadzenie prenumeraty prasy, czasopism i publikacji dla całego Urzędu;
16. zabezpieczenie rejestru pieczęci urzędowych, zamawianie pieczęci;
17. prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego;
18. koordynowanie prac związanych z archiwizacją dokumentów Urzędu;
19. prowadzenie magazynu materiałów biurowych, kancelaryjnych oraz artykułów sanitarnych;
20. prowadzenie spraw związanych z zakupem odzieży ochronnej i środków ochrony osobistej i środków czystości;
21. zakup produktów spożywczych na potrzeby Urzędu Miasta w Uniejowie;
22. prowadzenie:
a) książki kontroli zewnętrznych;
b)centralnego rejestru skarg i wniosków,
c) rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
d) rejestru delegacji,
e) rejestru zarządzeń Burmistrza Miasta Uniejów,
23. wywieszanie w urzędzie pism otrzymanych do wywieszenia do publicznej wiadomości;
24. dokonywanie zamówień publicznych w zakresie powierzonych materiałów;
25. zastępowanie pracowników na stanowiskach: ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE) i ds. Obsługi Kancelarii Ogólnej (Sekretariat) (SE-I) w razie ich nieobecności;
26. wykonywanie innych zadań określonych w przepisach szczególnych oraz zadań powierzonych przez Burmistrza lub Sekretarza.

• Wykształcenie: wyższe (w tym licencjat)
• Inne wymagania: niezbędne:
  a. obywatelstwo polskie, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych,
  b. posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
  c. wykształcenie wyższe,
  d. posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na określonym stanowisku,
  e. brak prawomocnego wyroku sądu skazującego za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
  f. nieposzlakowana opinia,
  g. posiadanie stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na określonym stanowisku;
  dodatkowe:
  a. znajomość przepisów regulujących zagadnienia z zakresu funkcjonowania samorządu gminnego, o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ochrony danych osobowych, dostępu do informacji publicznej, o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami; ustawy o pracownikach samorządowych, kodeks postepowania administracyjnego, Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
  b. preferowane doświadczenie w pracy na pokrewnym stanowisku lub praca w administracji samorządowej;
  c. znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
  d. obsługa komputera w zakresie pakietów biurowych,
  e. umiejętność pracy z wykorzystaniem programów do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów,
  f. znajomość struktury organizacyjnej zadań i Urzędu Miasta w Uniejowie i gminnych jednostek organizacyjnych,
  g. predyspozycje osobowościowe: wysoka kultura osobista, terminowość, obowiązkowość, systematyczność, umiejętność współpracy, rzetelność, dyspozycyjność, samodzielność i inicjatywa, bardzo dobra organizacja czasu pracy.
• Przeznaczone wyłącznie dla osób zarejestrowanych w urzędzie pracy: nie

• Wynagrodzenie brutto: od 5 060 do 8 300 PLN
• Opis wynagrodzenia: praca w godzinach: poniedziałek: 9:00-17:00; wtorek - czwartek 8:00-16:00; piątek 8:00-15:00
• System wynagrodzenia: Czasowy ze stawką miesięczną