Specjalista/specjalistka ds. sekretarskich

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• Praca w biurze
• Praca na stanowisku wymaga dyspozycyjności
• Obciążenie mięśniowo-szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• Praca w pomieszczeniach biurowych, z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
• Budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, budynek nie przystosowany dla osób niepełnosprawnych ruchowo – brak podjazdów oraz toalet przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,
• Praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Opis dostępności budynku dla osób z niepełnosprawnością znajduje się na stronie

• Przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom
• Prowadzi sprawy związane z korespondencją w systemie EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją), przekazuje sprawy po dekretacji w systemie EZD do kancelarii i komórek organizacyjnych Oddziału
• Prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami oraz przygotowuje pod względem organizacyjnym i logistycznym obsługę spotkań i narad
• Udziela klientom zewnętrznym informacji i kieruje strony do komórek merytorycznych
• Obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału
• Redaguje pisma dyrektora oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli. Archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych
• Przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi, dba o estetyczny wygląd gabinetów Dyrekcji, sekretariatu i sal konferencyjnych
• Prowadzi zadania z zakresu obsługi administracyjno-biurowej oraz prowadzi sprawy związane z zakupami sprzętu, wyposażenia biurowego oraz realizacją bieżących usług na rzecz Oddziału

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze prowadzenia sekretariatu lub obsługi administracyjnej lub kancelaryjnej,
• Aktualne Poświadczenie Bezpieczeństwa uprawniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „Poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej,
• Znajomość aktów prawnych: Ustawa o dostępie do informacji publicznej, Kodeks Postępowania Administracyjnego, Ustawa o ochronie danych osobowych
• Znajomość zasad obiegu dokumentów w urzędzie, znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Kompetencje: wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
• Umiejętność obsługi pakietu MS Office (Word, Excel)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe administracyjne
• co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w administracji publicznej
• Kurs obsługi sekretariatu
• Umiejętność obsługi specjalistycznego programu EZD – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

• Ruchomy czas pracy
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Zniżki na wypoczynek w ośrodkach wypoczynkowych
• Stabilną pracę w elastycznych godzinach (rozpoczęcie pracy 7.00-9.00, a w poniedziałki 7.00-10.00)
• Przyjazną lokalizację (dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej)
• Dodatek za wieloletnią pracę w wysokości od 5% do 20 % wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne
• Nagrody jubileuszowe
• Dodatek służby cywilnej przysługujący urzędnikom mianowanym
• Odprawy emerytalne i rentowe
• Możliwość rozwoju kompetencji zawodowych m.in. refundacja kosztów nauki na studiach wyższych, studiach podyplomowych, kursach zawodowych i opłaty za egzamin, kursach językowych, kursu przygotowującego do postępowania kwalifikacyjnego i opłaty za egzamin
• Pożyczki pracownicze na preferencyjnych warunkach
• Dodatkowe ubezpieczenie NNW w przypadku osób wykonujących zadania związane z: utrzymaniem drogi, obszarem technologii, realizacji inwestycji, kierowania ruchem drogowym/pojazdem służbowym,
• Możliwość zakupu grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie (PZU)
• Możliwość zakupu pakietów opieki medycznej (Medicover, Luxmed)
• Możliwość zakupu abonamentów sportowych ( Multisport, Fitprofit, Fitsport)
• Możliwość wykupienia ubezpieczenia ochrony prawnej podczas wykonywania obowiązków służbowych oraz życia prywatnego
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Dofinansowanie do zakupu okularów/soczewek korekcyjnych