Specjalista/specjalistka ds. obsługi sekretarsko-biurowej

Informacja dotycząca warunków pracy:
- budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
- bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich
- konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
- praca w pokoju wieloosobowym,
- praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych,
- przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:

• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.

• Prowadzi obsługę kancelaryjno-biurową komórki organizacyjnej, w tym prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających, ewidencję obecności pracowników Biura, rejestr skarg, listów, wniosków i petycji oraz sporządza okresowe sprawozdania ze sposobu ich załatwienia.
• Prowadzi kalendarz spotkań dyrekcji, obsługuje rozmowy telefoniczne, organizuje i koordynuje narady, konferencje, wyjazdy służbowe, w tym krajowe i zagraniczne kierownictwa Biura.
• Koordynuje sprawy pracownicze, socjalne i administracyjne, organizuje przepływ informacji, przekazuje zadekretowaną korespondencję oraz komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Biura, monitoruje terminowość załatwiania spraw wskazanych przez kierownictwo komórki organizacyjnej oraz udziela informacji interesantom Biura.
• Koordynuje na poziomie Biura proces uzgodnień wewnętrznych i zewnętrznych projektów aktów prawnych, regulaminów, regulacji, dokumentów rządowych i strategicznych.
• Prowadzi sprawy związane z procesem identyfikacji potrzeb, negocjacji oraz obsługi formalnej zakupu na rzecz Ministerstwa legitymacji umożliwiających dokonywanie zakupu ulgowej usługi transportowej dla pracowników Ministerstwa.
• Wspiera organizacyjnie wydział właściwy ds. zamówień publicznych w zakresie prowadzenia rejestru umów dysponenta III stopnia, w tym wprowadza dane i nadaje numery umów.
• Wspiera organizacyjnie wydział właściwy ds. administracyjnych w zakresie funkcjonowania systemu rezerwacji sal, w tym wprowadza i odwołuje rezerwację sal konferencyjnych i szkoleniowych w budynkach użytkowanych przez Ministerstwo.
• Wykonuje inne zadania, w tym przygotowuje projekty pism, zgodne z właściwością zlecone przez przełożonego.

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w pracy biurowej
• Znajomość struktury organizacyjnej Ministerstwa
• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Kompetencje: organizacja pracy i osiąganie rezultatów, pozytywne podejście do klienta, skuteczna komunikacja, umiejętność współpracy.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• doświadczenia zawodowego na stanowisku sekretarskim lub asystenckim lub w jednostkach sektora finansów publicznych
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1.
• Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją.
• Znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych.

• Ruchomy czas pracy
• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Częściowe wykonywanie pracy poza siedzibą urzędu (praca zdalna, „home office”)
• Dopłata do biletów na imprezy kulturalne
• Pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu

• Dofinansowanie do wypoczynku pracownic/pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracownic/pracowników
• Dodatek za wieloletnią pracę (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy, dodatek służby cywilnej dla osób mianowanych, dodatki zadaniowe
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka), nagrody jubileuszowe, nagrody za szczególne osiągnięcia, odprawy emerytalne/rentowe
• Szkolenia, możliwość refundacji kosztów nauki języków obcych oraz studiów podyplomowych
• Pakiet socjalny (np. niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach)
• Dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• Dofinansowanie do kart sportowych
• Możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownicy/pracownika i członków rodziny oraz ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie
• Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• Dobrą lokalizację
• Miłą atmosferę pracy