Podreferendarz/podreferendarka ds. obsługi sekretariatu

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie

• Wykonuje czynności kancelaryjne w szczególności przyjmuje i ewidencjonuje, w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (EZD), wpływającą do departamentu korespondencję
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne związane ze stanowiskiem pracy oraz obsługuje urządzenia biurowe
• Prowadzi, przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR, komputerową ewidencję czasu pracy i absencji pracowników biura (np. urlopów, pracy zdalnej, szkoleń)
• Tworzy i monitoruje kalendarz dyrektora i zastępcy dyrektora, koordynuje zaplanowane spotkania według hierarchii ważności oraz koordynuje przygotowania do udziału dyrektora w spotkaniach służbowych
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne departamentu (zaopatrzenie w materiały biurowe i eksploatacyjne, przygotowywanie zamówień na prasę)
• Przygotowuje projekty pism między innymi w sprawach pracowniczych i organizacyjnych departamentu oraz analizuje poprawność formalną dokumentów przedkładanych do podpisu kierownictwa departamentu
• Przygotowuje wnioski o zaangażowanie środków na służbowe krajowe wyjazdy pracowników i w razie potrzeby wnioski o zwiększenie limitu
• Przygotowuje wnioski o artykuły spożywcze i napoje na spotkania organizowane w departamencie

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji rządowej
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Umiejętność współpracy w zespole
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: wyższe
• doświadczenia zawodowego
• Przeszkolenie: z zakresu bezpieczeństwa informacji oraz ochrony danych osobowych

• Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
• Elastyczny czas pracy
• Możliwość świadczenia pracy w modelu hybrydowym (połączenie pracy zdalnej z pracą stacjonarną w budynku Ministerstwa Finansów)
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (od 5% do 20% wynagrodzenia), nagrody jubileuszowe
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów
  z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
• Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
• Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
• Przyjazne środowisko pracy: kiosk pracowniczy, pokój dla rodzica z dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
• Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności