Podreferendarz/podreferendarka ds. obsługi organizacyjnej i sekretarskiej

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa;
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie;
• nietypowe godziny pracy (w tym dyżury);
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) polegające na uzgadnianiu udziału członka kierownictwa w wydarzeniach, konferencjach.

• Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, w tym w szczególności: rejestruje korespondencję, przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji, dekretacji, rozdziela zadekretowaną korespondencję, archiwizuje oraz koordynuje terminową realizację spraw
• Bierze udział w organizacji udziału członka kierownictwa w spotkaniach, konferencjach, seminariach, wydarzeniach okolicznościowych
• Planuje, przygotowuje i rozlicza służbowe wyjazdy krajowe i zagraniczne członka kierownictwa w tym prowadzi stosowne rejestry
• Prowadzi terminarz spotkań, narad, wizyt, delegacji itd. w tym pozyskuje od organizatorów niezbędne informacje oraz udziela im odpowiednich informacji
• Obsługuje przychodzące i wychodzące połączenia telefoniczne
• Prowadzi wykaz upoważnień członka kierownictwa
• Sporządza, na polecenie członka kierownictwa lub kierownictwa biura, notatki ze spotkań oraz redaguje projekty wystąpień kurtuazyjnych
• Prowadzi sprawy administracyjno – organizacyjne biura, w tym zapewnia zaopatrzenie sekretariatu w niezbędne artykuły biurowe i spożywcze

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia bezpieczeństwa
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
• Znajomość protokołu dyplomatycznego
• Znajomość obsługi pakietu MS Office na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętność skutecznej komunikacji
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem – dotyczy kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
• Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji publicznej

• Stabilne zatrudnienie - umowa o pracę
• Równoważny czas pracy
• Benefity płacowe: dodatkowe wynagrodzenie (tzw. 13tka), nagrody uznaniowe za wyniki i osiągnięcia, dodatek za wysługę lat (od 5% do 20% wynagrodzenia), nagrody jubileuszowe
• Możliwość przystąpienia do Pracowniczych Planów Kapitałowych
• Możliwość rozwoju poprzez pracę w zespole profesjonalistów i ekspertów
  z różnych dziedzin oraz udział w strategicznych projektach
• Możliwość godzenia pracy zawodowej z pracą naukową
• Kursy, szkolenia, dofinansowanie do wybranych form edukacji własnej
• Możliwość zakupu: grupowego ubezpieczenia na życie i zdrowie, pakietów opieki medycznej, uprawnień do zniżek PKP
• Pakiet socjalny: dofinansowanie do sportu i kultury, wypoczynku, karty fitness
• Przyjazne środowisko pracy: kiosk pracowniczy, pokój dla rodzica z dzieckiem, biblioteka, poczta, bankomat, klimatyzowane pomieszczenia
• Doskonałą lokalizację urzędu w historycznym budynku w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
• Dostosowanie urzędu do zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, możliwość dopasowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności