Starszy inspektor ds. obsługi sekretariatu

Praca administracyjno-biurowa polegająca m.in. na opracowywaniu dokumentów, obsłudze urządzeń biurowych, czynnościach koncepcyjnych.

Realizacja zadań wiąże się z:

• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach

Budynek jest częściowo dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo. W budynku zapewniona jest odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych, drzwi wewnętrzne odpowiedniej szerokości oraz windy dostosowane do osób poruszających się na wózku inwalidzkim. Brak odpowiednio przystosowanych łazienek.

W budynku nie występują szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.

• Prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających do Biura Dyrektora Generalnego i Biura Prawnego w systemie EZD;
• Przyjmuje, rejestruje, rozdziela i przedkłada do dekretacji Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego i Dyrektora Biura Prawnego korespondencję oraz kompletuje i rozdziela dokumenty do podpisu Dyrektorów Biur oraz dokumenty wewnątrz Biur;
• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne z klientami zewnętrznymi;
• Prowadzi terminarz spotkań i innych wydarzeń w Biurze Dyrektora Generalnego i Biurze Prawnym oraz przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno-recepcyjnym spotkania z interesantami Biur;
• Redaguje pisma na polecenia dyrektora Biura Dyrektora Generalnego i dyrektora Biura Prawnego;
• Przygotowuje, prowadzi oraz aktualizuje elektroniczną listę obecności pracowników Biura Dyrektora Generalnego i Dyrektora Biura Prawnego oraz prowadzi ewidencje delegacji służbowych Dyrekcji oraz pracowników Biur;
• Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne oraz pilnuje terminowego załatwiania spraw zleconych pracownikom Biura Dyrektora Generalnego i Biura Prawnego przez Dyrektorów tych Biur;
• Zapewnienia pracownikom pomoc administracyjno-biurową.

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Umiejętność obsługi komputera: pakietu MS Office: Word, Excel, Internet, poczta elektroniczna
• Komunikatywność
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej
• Umiejętność redagowania pism
• Informacja dla osób urodzonych przed 1 sierpnia 1972 roku: W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
• wykształcenie: brak
• co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze obsługi kancelaryjno-biurowej
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość obsługi systemu EZD

• ruchomy czas rozpoczęcia pracy (między 7 a 10)
• możliwość świadczenia pracy w trybie home office (6 dni w miesiącu)
• pracę w nowoczesnym biurze w dogodnej lokalizacji - blisko dworca Warszawa Zachodnia
• dodatkowe 4 godziny wolnego z okazji urodzin
• pakiet medyczny
• dodatek stażowy - od 5% do 20%
• dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
• możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych
• dostęp do platformy wsparcia zdrowia psychicznego: materiały edukacyjne i możliwość kontaktu ze specjalistami
• karty sportowe lub dofinansowanie zajęć sportowo-rekreacyjnych
• dofinansowanie do wypoczynku
• dopłatę do biletów na imprezy kulturalne
• możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach ubezpieczenia na życie
• pomieszczenie lub stojaki na rowery na terenie urzędu oraz prysznice