Spis treści
Współcześnie sekretarki są bardzo doceniane, ponieważ to właśnie one są wizytówką firmy i często przyczyniają się do jej rozwoju. Jeżeli chcesz w przyszłości pracować na stanowisku sekretarki, to musisz zdawać sobie sprawę z tego, że konkurencja jest spora. Aby zdobyć wymarzoną posadę, konieczna będzie nie tylko znajomość obsługi urządzeń biurowych i programów komputerowych, lecz często także języków obcych.
Wykształcenie – średnie nie wystarczy
Jeszcze kilka lat temu sekretarce wystarczało wykształcenie średnie. Dziś przed osobami wykonującymi taką pracę stoi znacznie więcej wyzwań niż kiedyś, dlatego też muszą się one liczyć z koniecznością ukończenia co najmniej jednego kierunku studiów. Niezbędna jest też znajomość języków obcych. Dotyczy to oczywiście tych osób, które chcą w przyszłości pracować w dużych firmach lub międzynarodowych korporacjach.
W przypadku mniejszych lokalnie działających firm, wymagania stawiane przed sekretarkami są zdecydowanie niższe – wystarczy ukończenie np. szkoły policealnej. Warto też pamiętać, że na rynku jest sporo firm organizujących kursy dla sekretarek. Ukończenie takiego szkolenia pozwala poznać m.in. programy do obsługi poczty wychodzącej i przychodzącej, podstawowe programy z pakietu Office, czy zdobyć umiejętności związane z konstruowaniem oficjalnych pism.
Przydatne umiejętności
Poza umiejętnościami czysto biurowymi ważne są także umiejętności miękkie, takie jak predyspozycje do pracy w zespole, elastyczność czy zdolność do samodzielnej pracy. Wiedza na temat najnowszych narzędzi technologicznych i programów komputerowych również jest ceniona. Warto inwestować w siebie, rozwijając zarówno kompetencje zawodowe, jak i interpersonalne.
Schludny wygląd ma znaczenie
Asystentka/Sekretarka
Armax Sp. z o.o. Sp.k.
- Bielsko-Biała
- 4 800-6 800 zł / mc
KOORDYNATOR BIURA/ PRACOWNIK SEKRETARIATU
e-work HR Company Poland
- Łódź
Sekretarka to osoba reprezentująca firmę. Ważne jest zatem, by prezentowała się ona nienagannie. Jeżeli zamierzasz ubiegać się o taką posadę, pamiętaj o zasadach dress code’u obowiązujących u danego pracodawcy.
Wytyczne dotyczące ubioru dla sekretarki mogą różnić się w zależności od specyfiki firmy, kultury organizacyjnej oraz wymagań dotyczących wizerunku. Jednakże istnieje kilka ogólnych zasad, które mogą być stosowane w większości firm:
Profesjonalizm
Ubiór sekretarki powinien być profesjonalny i schludny. To oznacza noszenie ubrań, które są czyste, zadbane i odpowiednie do środowiska pracy.
Konserwatyzm
W większości przypadków warto wybierać ubrania o konserwatywnym kroju i kolorach. Sukienki, spódnice lub spodnie w stonowanych kolorach, takich jak granat, czarny, szary lub beżowy, mogą być odpowiednie. Unikaj ubrań o wyraźnych wzorach lub jaskrawych kolorach, które mogą odwracać uwagę od profesjonalnego wizerunku.
Dopasowanie do kultury firmy
Niektóre firmy mogą mieć bardziej formalne wymagania dotyczące ubioru, podczas gdy inne mogą być bardziej elastyczne. Ważne jest dostosowanie ubioru do kultury organizacyjnej i standardów przyjętych w firmie.
Wygoda
Ubiór sekretarki powinien być odpowiedni do wykonywanych obowiązków. Należy unikać ubrań, które mogą ograniczać ruchy lub być niepraktyczne podczas wykonywania codziennych zadań.
Dobrze dobrane dodatki
Dodatki takie jak biżuteria, torebki czy buty powinny być schludne i dopasowane do ogólnego stylu ubioru. Unikaj zbyt ekstrawaganckich lub rozpraszających dodatków.
Higiena osobista
Równie ważna jak ubiór jest dbałość o higienę osobistą. Sekretarka powinna dbać o czystość i porządek oraz zachowywać świeży zapach.
Elastyczność w zależności od okoliczności
W niektórych przypadkach, na przykład podczas spotkań z klientami czy partnerami biznesowymi, może być wymagany bardziej formalny strój, tak więc warto mieć kilka opcji ubioru dostosowanych do różnych sytuacji.
Dobra sekretarka, czyli jaka?
Kluczem do sukcesu w pracy na stanowisku sekretarki jest nie tylko wykształcenie i umiejętności, ale także cechy charakteru. Idealna sekretarka to osoba dyskretna, odpowiedzialna, z doświadczeniem w zakresie obsługi biurowej. Organizacyjne zdolności, doskonała komunikacja i umiejętność radzenia sobie w stresujących sytuacjach są niezbędne dla efektywnej pracy.
| Aspekt pracy | Wymagane umiejętności | Wyzywania zawodowe |
|---|---|---|
| Reprezentacja firmy | Znajomość języków obcych, prezentacja osobista | Utrzymanie profesjonalnego wizerunku |
| Obsługa biurowa | Znajomość programów komputerowych, umiejętność prowadzenia korespondencji | Szybkie adaptowanie się do nowych technologii |
| Zarządzanie czasem | Organizacja, planowanie, punktualność | Równoczesne zarządzanie wieloma zadaniami |
| Relacje interpersonalne | Komunikatywność, asertywność | Radzenie sobie z konfliktami |
Gdzie szukać zatrudnienia?
Oferty pracy znajdziesz w wielu miejscach, np. na lokalnych portalach z ogłoszeniami. Pamiętaj jednak, że konkurencja jest duża – na jedno stanowisko często aplikuje kilkanaście, jeżeli nie kilkadziesiąt chętnych. Aby się zaprezentować z jak najlepszej strony, powinnaś mieć nie tylko doświadczeni i wykształcenie, ale także podkreślić swoje umiejętności miękkie. Szczególnie ważne jest to, abyś nie poddawała się, jeżeli telefon będzie milczał. Poza serwisami internetowymi zajrzyj również do lokalnej prasy, popytaj znajomych. Poszukując zatrudnienia na własną rękę, pamiętaj, aby sprawdzić, czy sekretarki nie szukają np. okoliczne szkoły językowe, czy przychodnie. Być może pracę znajdziesz w salonie fryzjerskim lub SPA – i takie miejsca coraz częściej tworzą stanowisko pracy dla sekretarki.
Czytaj również: CV - tylko na jednej stronie A4?
Jakie są możliwości rozwoju na stanowisku sekretarki?
Mogłoby się wydawać, że sekretarki nie mają większych możliwości, jeżeli chodzi o awans. To jednak nie do końca prawda.
- Specjalizacja
Sekretarka może zdecydować się na specjalizację w określonym obszarze, na przykład w obsłudze klienta, zarządzaniu dokumentacją, organizacji spotkań czy obsłudze korespondencji. Posiadanie specjalistycznej wiedzy i umiejętności może prowadzić do awansu na stanowisko specjalisty w danym obszarze.
- Podnoszenie kwalifikacji
Sekretarka może kontynuować naukę i podnosić swoje kwalifikacje poprzez kursy, szkolenia zawodowe czy studia podyplomowe z zakresu administracji, zarządzania biurem, obsługi klienta itp. Posiadanie dodatkowych kwalifikacji może umożliwić awans na stanowiska kierownicze lub specjalistyczne.
- Awans w strukturze organizacyjnej
W niektórych firmach istnieje możliwość awansu na stanowiska kierownicze, takie jak kierownik biura, asystent zarządu czy menedżer administracyjny. Aby osiągnąć taki awans, sekretarka może potrzebować doświadczenia w zarządzaniu zespołem, doskonałych umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych oraz zdolności do podejmowania trudnych decyzji.
- Przejście na inne stanowisko
Sekretarka może zdecydować się na przejście na inne stanowisko w firmie, które bardziej odpowiada jej zainteresowaniom, umiejętnościom i aspiracjom zawodowym. Może to być na przykład stanowisko asystenta zarządu, specjalisty ds. obsługi klienta, koordynatora projektu itp.
- Praca jako freelancer, czyli wirtualna asystentka
Sekretarka może również rozważyć pracę jako freelancer, świadcząc usługi z zakresu administracji biurowej, obsługi klienta czy organizacji spotkań dla różnych firm na zlecenie. Praca na własny rachunek może umożliwić większą elastyczność i możliwość zarabiania na różnych projektach.
Podsumowanie
Praca sekretarki odgrywa kluczową rolę w sprawnym funkcjonowaniu biura i wspieraniu działań organizacji. Sekretarka nie tylko odpowiada za obsługę biurową i administracyjną, ale także pełni rolę wizytówki firmy. Na jej barkach leży ciężar pierwszego kontaktu z klientami i partnerami biznesowymi. Jej wszechstronne umiejętności komunikacyjne, organizacyjne i zarządzania czasem sprawiają, że stanowi nieocenioną wartość dla całego zespołu. Dzięki ciągłemu doskonaleniu się i podnoszeniu kwalifikacji sekretarka może osiągnąć sukces zarówno na swoim obecnym stanowisku, jak i w dalszej karierze zawodowej.
To może Cię również zainteresować
