Aktualnie biur rachunkowych na rynku jest sporo. W każdym większym mieście można znaleźć przynajmniej kilkanaście. To, na które zdecyduje się przedsiębiorca, nie powinno być przypadkowe. Na co zwrócić uwagę? Otóż najważniejsza jest oferta – im szersza, tym lepiej. Wówczas przedsiębiorca może liczyć nie tylko na prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych stworzonego przez siebie przedsiębiorstwa, lecz także na doradztwo.
Biuro rachunkowe – korzyści płynące ze współpracy
Samodzielne wykonywanie wszystkich zadań rzadko jest dobrym pomysłem. Korzystanie z usług specjalistów gwarantuje terminowe, rzetelne i profesjonalne wykonanie usługi. Biura rachunkowe gromadzą zespoły idealnie dobranych pracowników, którzy dzięki swojemu doświadczeniu i umiejętnościom odciążą każde przedsiębiorstwo od konieczności zapanowania nad zawiłymi finansami i księgowością.
Budowanie własnego działu księgowości jest czasochłonne, a także drogie. Wymaga zorganizowania procesu rekrutacyjnego, zatrudnienia nowych pracowników, stworzenia dla nich miejsca do pracy i zapewnienia odpowiedniego sprzętu i warunków. Należy także zapewnić im dostęp do nowych programów, szkoleń i innych metod rozwoju – po to, aby byli na bieżąco z dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Cały proces generuje ogromne wydatki, a przy tym nie ma się nigdy stuprocentowej pewności, że nowozatrudnieni pracownicy okażą się niezawodni. Co więcej, za każdy błąd i niedopatrzenie trzeba słono zapłacić. Ryzyko jest więc duże. Biura rachunkowe przejmują na siebie całą odpowiedzialność za wszelkie niepowodzenia i opłacają związane z tym kary, a Ty możesz spać spokojnie.
Przedsiębiorca powinien pamiętać, że decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, może zaoszczędzić wiele czasu. Przepisy zmieniają się bardzo często, zaś bycie z nimi na bieżąco jest niezbędne, aby nie popełnić kosztownego błędu. Trudno wyobrazić sobie, by przedsiębiorca wykonywał pracę przez kilka czy kilkanaście godzin w swojej firmie, następnie zaś siadał do biurka i skrupulatnie sprawdzał, czy i jakie zmiany miały miejsce. Co więcej, nie każdy dysponuje odpowiednią wiedzą czy umiejętnościami, aby nad tym zapanować. Postawienie na biuro rachunkowe pozwala zaoszczędzić cenny czas. Można oczywiście założyć, że każdy przedsiębiorca, który poświęciłby wystarczająco dużo czasu na naukę, byłby w stanie samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy. Czy jednak ma to sens i opłaca się finansowo?
Profesjonaliści mają praktykę i doświadczenie. Prowadząc księgi rachunkowe dla wielu firm, wiedzą, jakie rozwiązania są szczególnie korzystne. Są na bieżąco z wszystkimi zmianami w prawie, mają dostęp do profesjonalnego oprogramowania i najnowszego sprzętu. Próba samodzielnego stworzenia zespołu takich specjalistów mogłaby zająć nawet wiele lat, dlatego warto skorzystać z gotowego rozwiązania.
Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić do Urzędu Skarbowego fakt prowadzenia dokumentacji przez biuro rachunkowe. Dzięki temu, to właśnie specjaliści kontaktują się z urzędnikami w imieniu swojego klienta. Jeżeli wspomnieć o kolejkach, jakie najczęściej są w urzędach, to można powiedzieć, że właściciel firmy nie tylko oszczędza czas, lecz także sporo nerwów. A zaprawieni w boju eksperci, z całą pewnością poradzą sobie ze wszystkimi zawiłościami i szybko doprowadzą do końca każdą powierzoną im sprawę. Przy tym ma się pewność, że zrobią wszystko co w ich mocy, aby rozwiązać każdy napotkany problem.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się również z koniecznością drukowania wielu dokumentów. Tradycyjnie przechowuje się je w segregatorach. Nie każda firma ma jednak taki metraż, aby można w jej siedzibie zorganizować dodatkowe pomieszczenie na dokumentację. Biura rachunkowe nie tylko posiadają własne magazyny, które są odpowiednio zabezpieczone, lecz także własne segregatory czy teczki. W praktyce, przedsiębiorca korzysta podwójnie – nie jest zobowiązany do wygospodarowania miejsca na dokumentację, nie musi również nabyć szeregu produktów papierniczych, służących do przechowywania i archiwizacji dokumentów.
Solidne biuro rachunkowe pozwoli właścicielowi firmy na rozwój biznesu, bo będzie go wspierało w jego działaniu na wielu płaszczyznach – poza prowadzeniem ksiąg rachunkowych firmy, nie można zapomnieć o doradztwie. Coraz więcej biur rachunkowych zatrudnia nie tylko ekonomistów i księgowych, lecz także radców prawnych. Ci mogą wiele podpowiedzieć, choćby w sprawach pracowniczych. Przekazanie księgowości zewnętrznej firmie pozwala także na skupienie się na istotniejszych zadaniach firmy, tzw. core business. Profesjonalna księgowość, monitorująca wszelkie zmiany i tendencje w strukturze finansowej firmy może także przyczynić się do jej rozwoju, np. raportując o zauważonych zależnościach i proponując nowe rozwiązania.
Outsourcing księgowości – czy to się opłaca?
Zlecenie zewnętrznej firmie kompleksowej obsługi księgowości to rozwiązanie, które jest coraz częściej wybierane przez przedsiębiorców. Dzieje się tak z wielu powodów. Outsourcing księgowości sprawia, że firma jest odciążona od konieczności stałego nadzorowania i koordynowania sprawami związanymi z księgowością, a także ma pewność, że wszelkie powierzone obowiązki, zostaną wykonane szybko, prawidłowo i w pełni profesjonalnie.
Prawo podatkowe i jego zapisy często ulegają zmianom. Przedsiębiorcy muszą być z tym na bieżąco i prawidłowo dokonywać wszystkich rozliczeń. Nie każdy ma jednak wystarczającą wiedzę, zdolności czy czas, by się tym na co dzień zajmować. Większość musi więc wybierać między zatrudnieniem sztabu pracowników i tworzeniem działu księgowości we własnej firmie, lub zleceniem tej usługi firmie zewnętrznej.
Drugie rozwiązanie, czyli outsourcing księgowości, jest niezwykle korzystne. Pozwala na realne oszczędności – nie ma konieczności rekrutowania dodatkowych pracowników, wyposażania ich biur, instalowania drogich oprogramowań do księgowości, itd. Oszczędza się także czas. Nie trzeba bowiem organizować procesu rekrutacji, tworzyć nowego działu czy wdrażać pracowników. Co więcej, w razie jakichkolwiek problemów, odpowiedzialność ponosi firma zewnętrzna. Outsourcing księgowości jest więc także sposobem ubezpieczenia się w razie wystąpienia błędów. Konsekwencje finansowe za wszelkie niepowodzenia, niezgodności z prawem czy nieterminowość, nie obciążą przedsiębiorstwa.
Dzięki outsourcingowi, przedsiębiorca może skupić się na ważniejszych celach i rozwoju firmy, mając zagwarantowaną profesjonalną obsługę i bezpieczeństwo. Wynajęcie zewnętrznej firmy nie tylko jest mniejszą inwestycją, ale powala zapobiec dodatkowym, nieprzewidywanym wydatkom i kłopotom innego rodzaju.
