Spis treści
Archiwum firmowe - podstawa prawna
Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej została uregulowana przez ustawodawcę w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z wytycznymi, pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe i płacowe osób zatrudnionych przez okres 50 lat. Czas liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (akta osobowe) lub od dnia jej wytworzenia (dokumentacja płacowa). Stworzenie firmowego archiwum lub przekazanie zebranej dokumentacji pracowniczej do wyspecjalizowanego archiwum jest zatem konieczne, by pracodawca dopełnił obowiązków wynikających z prawa pracy.
Archiwum firmy - niedopełnienie obowiązków grozi karą
Pracodawcy, którzy nie dostosują się do aktualnie obowiązujących przepisów muszą liczyć się z tym, że mogą zostać ukarani. Ustawodawca przewidział, że podmioty, które nie prowadzą dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy czy akt osobowych pracowników mogą zostać ukarani karą grzywny. Ta wynosi od 1 000 do nawet 30 000 zł. Jednocześnie były pracownik może dochodzić swoich roszczeń na drodze cywilnej.
Archiwum firmowe - ważne jest bezpieczeństwo danych
Jeżeli pracodawca decyduje się na stworzenie archiwum na terenie zakładu pracy, musi pamiętać o prawidłowym przetwarzaniu danych osobowych. W praktyce sprowadza się to do tego, by zapewnić dokumentacji ochronę przed jej przypadkowym zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych. Warto przy tym pamiętać o tym, że do zgromadzonych danych dopuszczoni mogą zostać wyłącznie administratorzy danych. W praktyce i w zależności od wielkości zakładu pracy, archiwum może znajdować się np. w gabinecie szefa (odpowiednia szafa lub sejf).
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także efektywnej organizacji. Tworzenie 'menu' dla dokumentacji pracowniczej jest jednym ze sposobów na ułatwienie zarządzania tymi dokumentami. Może to obejmować wyodrębnienie różnych kategorii dokumentacji, takich jak dokumentacja zatrudnienia, dokumentacja płacowa, dokumentacja szkoleniowa itd. Kluczem jest zapewnienie łatwego dostępu do dokumentów, gdy są one potrzebne, jednocześnie przestrzegając przepisów o ochronie danych i prywatności pracowników.
Monter fasad kamiennych, polska umowa
Pracownicy Budowlani Sp. z o.o.
- Niemcy
Pracownik ogólnobudowlany
MB Mariusz Bizowski
- Warszawa
- 5 000-7 000 zł / mc
Brukarz
Przedsiębiorstwo Budownictwa Drogowego Sp. z o.o.
- Głogów
Pracownik drogowy / Bitumiarz
Przedsiębiorstwo Budownictwa Drogowego Sp. z o.o.
- Głogów
Mechanik samochodowy
Przedsiębiorstwo Budownictwa Drogowego Sp. z o.o.
- Głogów
Zrozumienie i zarządzanie papierową dokumentacją pracowniczą
Chociaż wiele firm przechodzi na cyfrową dokumentację, nadal istnieje wiele organizacji, które polegają na papierowej dokumentacji pracowniczej. W tym kontekście, prawidłowe przechowywanie i zarządzanie tymi dokumentami staje się jeszcze bardziej krytyczne. Ważne jest, aby te dokumenty były przechowywane w bezpiecznym miejscu, chroniąc je przed przypadkowym uszkodzeniem lub utratą. W tym celu niezbędne mogą okazać się odpowiednie środki, takie jak szafy na dokumenty, sejfy czy specjalne pomieszczenia archiwalne.
Jak właściwie przechowywać stare dokumenty pracownicze
Inną kwestią, która często zasługuje na uwagę pracodawców, jest zarządzanie dawnymi dokumentami pracowniczymi, które są częścią tzw. "archiwum głównego akt dawnych". Choć te dokumenty mogą wydawać się nieistotne lub przestarzałe, prawo wymaga ich odpowiedniego przechowywania i zarządzania. Na przykład, akt płacowych należy przechowywać przez co najmniej 50 lat od dnia ich wytworzenia. Jest to kluczowe dla zapewnienia prawidłowej zgodności i zdolności do reagowania na potencjalne zapytania lub spory prawne związane z zatrudnieniem w przeszłości.
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej: przyszłość archiwizacji
Digitalizacja akt jest procesem, który umożliwia przekształcenie tradycyjnej, papierowej dokumentacji pracowniczej w elektroniczną formę. Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do formatu cyfrowego może przynieść wiele korzyści. Między innymi, poprawia dostępność i wyszukiwalność dokumentów, redukuje potrzebę fizycznego miejsca do przechowywania dokumentów, a także zwiększa bezpieczeństwo danych pracowniczych. Pomimo początkowych kosztów, inwestycja w digitalizację może przynieść znaczne oszczędności w długim terminie.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej: co musisz wiedzieć
Oprócz ustalenia, jakie dokumenty należy przechowywać, istotne jest także zrozumienie, jak długo te dokumenty muszą być przechowywane. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest ściśle określony przez ustawy archiwalne. Wszystko to, począwszy od akt osobowych pracowników, aż po dokumenty płacowe, musi być przechowywane przez określony czas, zgodnie z przepisami prawa. Często ten czas jest liczony od momentu zakończenia pracy pracownika lub od dnia wytworzenia dokumentu, co bywa wymagane przez ustawodawcę. Pracodawcy powinni zapoznać się z tymi wymaganiami, aby uniknąć potencjalnych kłopotów z prawem.
Przechowywanie dokumentacji firmowych, gdy firma zostaje zamknięta
Problem pojawia się wówczas, gdy pracodawca zaprzestaje prowadzenia działalności gospodarczej np. z uwagi na osiągnięcie wieku emerytalnego. W takim przypadku firmowe archiwum nie ma racji bytu, ale nie oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku zadbać o dokumentację swoich byłych pracowników. Przywołana wyżej ustawa przewiduje, że pracodawca ma możliwość (a czasem nawet obowiązek) przekazać dokumentację pracowniczą wyspecjalizowanym podmiotom zajmującym się przechowywaniem dokumentów. W praktyce oznacza to, że może on – najczęściej za opłatą – uwolnić się od konieczności stworzenia i utrzymywania archiwum byłej firmy. Podmiot może też starać się o przekazanie akt do archiwum państwowego. W takim przypadku konieczne będzie jednak wykazanie, że np. spółka nie posiada majątku, z którego mogłaby samodzielnie opłacić koszty przechowania dokumentacji.
Zniszczenie dokumentów – jak to zrobić poprawnie?
Upływ wyżej wskazanych okresów upoważnia pracodawcę do zniszczenia dokumentów. W przypadku dużych firm ma to niebagatelne znaczenie, gdyż najczęściej muszą one organizować np. dodatkowe pomieszczenie funkcjonujące jako archiwum. Gdy mowa jednak o niszczeniu dokumentacji, pracodawca nie ma pełnej dowolności. Powinien dokonać zniszczenia np. akt osobowych swoich byłych pracowników w taki sposób, by zawarte tam informacje zostały usunięte całkowicie i nie były dostępne dla osób postronnych. Dobrym rozwiązaniem jest np. wykorzystanie niszczarki.
Problemu ze zniszczeniem dokumentów nie będą mieli pracodawcy, którzy zdecydowali się na przekazanie akt do wyspecjalizowanej jednostki – prywatnego archiwum. W takim przypadku czynności zniszczenia dokumentów przeprowadzają odpowiednio przeszkoleni pracownicy, a pracodawca (lub jego spadkobiercy) otrzymuje tylko stosowną informację.
To może Cię również zainteresować
