Archiwum firmowe - podstawa prawna
Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej została uregulowana przez ustawodawcę w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z wytycznymi, pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe i płacowe osób zatrudnionych przez okres 50 lat. Czas liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (akta osobowe) lub od dnia jej wytworzenia (dokumentacja płacowa). Stworzenie firmowego archiwum lub przekazanie zebranej dokumentacji pracowniczej do wyspecjalizowanego archiwum jest zatem konieczne, by pracodawca dopełnił obowiązków wynikających z prawa pracy.
Przechowywanie dokumentacji firmowych, gdy firma zostaje zamknięta
Problem pojawia się wówczas, gdy pracodawca zaprzestaje prowadzenia działalności gospodarczej np. z uwagi na osiągnięcie wieku emerytalnego. W takim przypadku firmowe archiwum nie ma racji bytu, ale nie oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku zadbać o dokumentację swoich byłych pracowników. Przywołana wyżej ustawa przewiduje, że pracodawca ma możliwość (a czasem nawet obowiązek) przekazać dokumentację pracowniczą wyspecjalizowanym podmiotom zajmującym się przechowywaniem dokumentów. W praktyce oznacza to, że może on – najczęściej za opłatą – uwolnić się od konieczności stworzenia i utrzymywania archiwum byłej firmy. Podmiot może też starać się o przekazanie akt do archiwum państwowego. W takim przypadku konieczne będzie jednak wykazanie, że np. spółka nie posiada majątku, z którego mogłaby samodzielnie opłacić koszty przechowania dokumentacji.
Archiwum firmowe - ważne jest bezpieczeństwo danych
Jeżeli pracodawca decyduje się na stworzenie archiwum na terenie zakładu pracy, musi pamiętać o prawidłowym przetwarzaniu danych osobowych. W praktyce sprowadza się to do tego, by zapewnić dokumentacji ochronę przed jej przypadkowym zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych. Warto przy tym pamiętać o tym, że do zgromadzonych danych dopuszczone mogą zostać wyłącznie administratorzy danych. W praktyce i w zależności od wielkości zakładu pracy, archiwum może znajdować się np. w gabinecie szefa (odpowiednia szafa lub sejf).
Zniszczenie dokumentów – jak to zrobić poprawnie?
Upływ wyżej wskazanych okresów upoważnia pracodawcę do zniszczenia dokumentów. W przypadku dużych firm ma to niebagatelne znaczenie, gdyż najczęściej muszą one organizować np. dodatkowe pomieszczenie funkcjonujące jako archiwum. Gdy mowa jednak o niszczeniu dokumentacji, pracodawca nie ma pełnej dowolności. Powinien dokonać zniszczenia np. akt osobowych swoich byłych pracowników w taki sposób, by zawarte tam informacje zostały usunięte całkowicie i nie były dostępne dla osób postronnych. Dobrym rozwiązaniem jest np. wykorzystanie niszczarki.
Problemu ze zniszczeniem dokumentów nie będą mieli pracodawcy, którzy zdecydowali się na przekazanie akt do wyspecjalizowanej jednostki – prywatnego archiwum. W takim przypadku czynności zniszczenia dokumentów przeprowadzają odpowiednio przeszkoleni pracownicy, a pracodawca (lub jego spadkobiercy) otrzymuje tylko stosowną informację.
Archiwum firmy - niedopełnienie obowiązków grozi karą
Pracodawcy, którzy nie dostosują się do aktualnie obowiązujących przepisów muszą liczyć się z tym, że mogą zostać ukarani. Ustawodawca przewidział, że podmioty, które nie prowadzą dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy czy akt osobowych pracowników mogą zostać ukarani karą grzywny. Ta wynosi od 1 000 do nawet 30 000 zł. Jednocześnie były pracownik może dochodzić swoich roszczeń na drodze cywilnej.
To może Cię również zainteresować
