Twoje wsparcie w rekrutacji
Znajdź wymarzoną
ofertę pracy i APLIKUJ
OGŁOSZEŃ: 989        SUBSKRYBUJE: 6981
Tematy, które interesują czytelników:  Zatrudnienie po stażu, Zmiana pracy, Składka chorobowa

Firmowe archiwum - co w nim musi się znaleźć?

Firmowe archiwum - co w nim musi się znaleźć?

Akta osobowe i płacowe pracowników muszą być odpowiednio przechowywane. Dotyczy to zarówno sytuacji, w której pracownik odchodzi z firmy, jak i takiej, kiedy zakład pracy zostaje zlikwidowany. O jakich zasadach w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej powinni pamiętać pracodawcy?

Kwestia przechowywania dokumentacji pracowniczej została uregulowana przez ustawodawcę w ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z wytycznymi, pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe i płacowe osób zatrudnionych przez okres 50 lat. Czas liczy się od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (akta osobowe) lub od dnia jej wytworzenia (dokumentacja płacowa). Stworzenie firmowego archiwum lub przekazanie zebranej dokumentacji pracowniczej do wyspecjalizowanego archiwum jest zatem konieczne, by pracodawca dopełnił obowiązków wynikających z prawa pracy.

Gdy firma zostaje zamknięta

Problem pojawia się wówczas, gdy pracodawca zaprzestaje prowadzenia działalności gospodarczej np. z uwagi na osiągnięcie wieku emerytalnego. W takim przypadku firmowe archiwum nie ma racji bytu, ale nie oznacza to, że pracodawca nie ma obowiązku zadbać o dokumentację swoich byłych pracowników. Przywołana wyżej ustawa przewiduje, że pracodawca ma możliwość (a czasem nawet obowiązek) przekazać dokumentację pracowniczą wyspecjalizowanym podmiotom zajmującym się przechowywaniem dokumentów. W praktyce oznacza to, że może on – najczęściej za opłatą – uwolnić się od konieczności stworzenia i utrzymywania archiwum byłej firmy. Podmiot może też starać się o przekazanie akt do archiwum państwowego. W takim przypadku konieczne będzie jednak wykazanie, że np. spółka nie posiada majątku, z którego mogłaby samodzielnie opłacić koszty przechowania dokumentacji.

Ważne jest bezpieczeństwo danych

Jeżeli pracodawca decyduje się na stworzenie archiwum na terenie zakładu pracy, musi pamiętać o prawidłowym przetwarzaniu danych osobowych. W praktyce sprowadza się to do tego, by zapewnić dokumentacji ochronę przed jej przypadkowym zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych. Warto przy tym pamiętać o tym, że do zgromadzonych danych dopuszczone mogą zostać wyłącznie administratorzy danych. W praktyce i w zależności od wielkości zakładu pracy, archiwum może znajdować się np. w gabinecie szefa (odpowiednia szafa lub sejf).

Zniszczenie dokumentów – jak to zrobić poprawnie?

Upływ wyżej wskazanych okresów upoważnia pracodawcę do zniszczenia dokumentów. W przypadku dużych firm ma to niebagatelne znaczenie, gdyż najczęściej muszą one organizować np. dodatkowe pomieszczenie funkcjonujące jako archiwum. Gdy mowa jednak o niszczeniu dokumentacji, pracodawca nie ma pełnej dowolności. Powinien dokonać zniszczenia np. akt osobowych swoich byłych pracowników w taki sposób, by zawarte tam informacje zostały usunięte całkowicie i nie były dostępne dla osób postronnych. Dobrym rozwiązaniem jest np. wykorzystanie niszczarki.

Problemu ze zniszczeniem dokumentów nie będą mieli pracodawcy, którzy zdecydowali się na przekazanie akt do wyspecjalizowanej jednostki – prywatnego archiwum. W takim przypadku czynności zniszczenia dokumentów przeprowadzają odpowiednio przeszkoleni pracownicy, a pracodawca (lub jego spadkobiercy) otrzymuje tylko stosowną informację.

Niedopełnienie obowiązków

Pracodawcy, którzy nie dostosują się do aktualnie obowiązujących przepisów muszą liczyć się z tym, że mogą zostać ukarani. Ustawodawca przewidział, że podmioty, które nie prowadzą dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy czy akt osobowych pracowników mogą zostać ukarani karą grzywny. Ta wynosi od 1 000 do nawet 30 000 zł. Jednocześnie były pracownik może dochodzić swoich roszczeń na drodze cywilnej.

Zobacz inne porady dla pracodawców

Komentarze do wpisu

(brak komentarzy)
Redakcja Aplikuj.pl zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.